Cartilla de Recepción de Documentos por Pagar – Externa
recepcionfacturas@mota-engil.pe
Recepción comprobante de pago Nota: presentar por este medio sus facturas electrónicas con sus respectivo
Electrónico : sustento (un archivo PDF por factura donde contenga FACTURA Y
SUSTENTOS). En el campo “Asunto” del correo deberá indicar el Centro de
Costo imputado por la compra y/o servicio.
1. Información / Registro del Proveedor en SAP:
1. Razón Social Completa.
2. Nro. del Registro Único del Contribuyente - RUC.
3. Condición del contribuyente: Activo y habido.
4. Escaneo del Estado de Cuenta de Detracciones del Banco de la
Nación.
5. Escaneo del Estado de Cuenta Corriente del Banco Comercial, donde
se visualice el nombre de la empresa, Nro. De la Cuenta Corriente,
Nro. de Cuenta Corriente Interbancaria (CCI).
2. Documentos de sustento adjunto al Comprobante de Pago (en
archivo PDF)
Compra de Bienes
1. Comprobante de Pago en formato PDF y archivo XML.
2. Orden de Compra
3. Hoja de Entrada de Mercadería (MIGO)
4. Guía de Remisión de entrega de mercadería (fotocopia de la Guía de
Remisión Destinatario), que cuente con sello y firma del Almacén de
Mota-Engil Perú o sociedades del grupo.
5. Guía de Remisión del Transportista (De ser aplicable).
Prestación de Servicios
6. Comprobante de Pago en formato PDF y archivo XML
7. Orden de Servicio (Según lo coordinado con el contacto con quien
gestionó el servicio)
8. Hoja de Conformidad de Servicio Aprobado (MIGO)
9. Guía de Remisión Remitente – Transportista (fotocopia de la Guía de
Remisión Destinatario), aplicable para el Transporte de bienes u otros.
10. Estado de Pago – EDP- aprobado (aplicable para el caso de servicios
de arrendamiento y sub-contratos).
11. Valorización del Servicio aprobado (aplicable para el caso de servicios
de arrendamiento y sub-contratos).
12. Otros sustentos necesarios que respalden la prestación del servicio
(Según lo coordinado con el contacto con quien gestionó el servicio).
Anticipo a Proveedores
13. Comprobante de Pago.
14. Orden de servicio.
15. Carta Fianza (de no contar con Carta Fianza adjuntar correo de
aprobación del Director Administrativo y Financiero).
MEP-CONT-FRM-003.00 Documento No Controlado. Considere el Medio Ambiente antes de imprimir este documento.
Fecha: 08/02/2022
Página Web de proveedores: En construcción
Horario de atención para Lunes y Miércoles 2:00pm-5:00pm
Programación de pagos de Teléfono 414 3665 - Anexo 2110
comprobantes de pago (Finanzas): Correo de atención a proveedores: proveedoresmep@mota-engil.pe
3. Requisitos de Comprobantes de Pago
1. La emisión de Comprobantes de Pago, debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago, y otras normativas que
se vinculan.
2. La fotocopia de la Guía de Remisión Destinatario debe contar con el sello y firma del Almacén de Mota-Engil Perú o sociedades del grupo.
3. Las cantidades, moneda y montos del Comprobante de pago debe ser el mismo que la Orden de Compra y con la Hoja de Entrada de
Mercadería/Conformidad del servicio (MIGO).
4. Es de carácter obligatorio consignar en el comprobante de pago el número de Orden de Compra y centro de costo. No será obligatorio
consignar la Orden de Compra para gastos excepcionales y de menor cuantía (cuando no se requiera).
5. La información consignada en los Comprobantes de Pago debe ser correcta y no presentar borrones ni enmendaduras.
6. Son datos obligatorios en los comprobantes de pago: RUC, razón social, dirección de la sociedad del Grupo Mota-Engil Perú, fecha de
emisión, detalle, N° de Orden de Compra (para las relacionadas al proceso logístico), centro de costo, moneda y monto en forma numérica y
en letras.
4. Lineamientos (reglas, normas y políticas)
1. Los Comprobantes de Pago electrónicos con sus respectivos sustentos únicamente serán recepcionados a través del correo
recepcionfacturas@mota-engil.pe. En el campo “Asunto” del correo deberá indicar el Centro de Costo imputado por la compra y/o servicio.
2. Los sustentos que deben enviar los proveedores para que la documentación sea válidamente recepcionada, están señalados en la sección “2.
Documentos de Sustento adjunto al Comprobante de Pago” y sección “3 Requisitos de Comprobantes de Pago“ de la presente cartilla.
Aquellos que no cumplan con los requisitos no recibirán la “Conformidad de Recepción”.
3. La “Conformidad de Recepción” u observación será enviada dentro de los 10 (diez) días hábiles de recibida la documentación y la fecha de
recepción a considerar para el cómputo del plazo de pago del documento será la fecha en que enviaron los documentos correctamente.
4. Nota de Crédito, debe considerarse lo siguiente:
1. Para devolución de materiales: deberá consignar el número de MIGO de la devolución en la Guía de Remisión que presenta
conjuntamente con la Nota de Crédito. Adicionalmente adjuntar la fotocopia del documento que afecta.
2. Para descuento comercial: debe estar aprobada, notificando el sustento vía correo al responsable de Procesos Contables, por el
área que gestionó con el proveedor la emisión de la Nota de Crédito. Adicionalmente adjuntar la fotocopia del documento que
afecta.
5. Nota de Débito, son aceptadas previa aprobación del responsable del Centro de Costo.
6. Los Adelantos según contrato deberán ser respaldados por una Carta Fianza (visada por el “área solicitante” y de “Finanzas”), cuya copia será
enviada conjuntamente con el Comprobante de Pago y la Orden de Compra.
7. Los Recibos por Honorarios Electrónicos emitidos sin retención del Impuesto a la Renta de 4ta Categoría y que superen el monto máximo
permitido de inafectación (ver norma vigente), el locador deberá adjuntar una copia de la Constancia de Suspensión de Retención.
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