CÓDIGO PP-MCA

MANUAL PARA EL MANEJO DE VERSIÓN 01

FECHA Mayo de 2019
ANTICIPOS
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1. PROPÓSITO

Establecer lineamientos que permitan orientar los procesos de apertura, manejo de

anticipos en la Copropiedad, a fin de garantizar el normal funcionamiento de las
actividades administrativas del conjunto.

• DEFINICIONES

Anticipo:

Se entiende por Anticipo, la entrega de recursos financieros de naturaleza ESPORADICA

que, de conformidad con lo previsto en la presente normativa se hagan, a funcionarios del
Conjunto o Terceros para atender compromisos específicos y quienes tienen la
obligación de rendir cuenta de la utilización de los mismos en un lapso no mayor de
diez (10) días hábiles.

• POLÍTICAS

Los Anticipos serán administrados únicamente por la Administración del Conjunto, pero
autorizada por el comité financiero de existir, para cubrir gastos de la Copropiedad, con el
lleno de todos los requisitos exigidos.

2. GENERALES

2.1. Los dineros asignados por este concepto serán única y exclusivamente
responsabilidad de la persona asignada (Administrador) para este fin.

2.2. Todas las compras realizadas bajo esta modalidad deben estar comprendidas
dentro de las definiciones establecidas para su utilización especifica en un 90%,
dando espacio para otros conceptos, los cuales deben estar debidamente
soportadas con documentos para generarse el anticipo.

2.3. Toda solicitud de anticipo se hará mediante comunicación previa al Administrador

del Conjunto, en la cual se exponga el motivo del mismo.

2.4. De requerirse solicitud de anticipo para compras, se deberá adjuntar a la solicitud

de anticipo la cotizacion del material requerido con la informacion necesaria del
tercero.

2.5. Todo Tercero que solicite anticipo, deberá rendir cuenta de la utilización del
mismo en un lapso no mayor de cinco (5) días hábiles.

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2.6. Toda factura que soporte la rendición de cuentas por concepto deberá
presentarse en original, sellada por el establecimiento comercial o la persona que
la emita y avalada por el administrador del Conjunto. De igual forma la factura
deberá contener fecha, el número del NIT o C.C dirección y Teléfono del
establecimiento comercial o la persona que la emita, y emitida a nombre de la
Copropiedad.

2.7. Todo comprobante o soporte de Anticipo deberá presentarse sin borrones ni

enmiendas que den lugar a dudas, especialmente en lo relacionado a fecha,
cantidad y concepto.

2.8. El incumplimiento de los lineamientos establecidos en las normas de este

documento 2.5, 2.6 y 2.7 conllevará al responsable de la Copropiedad, el
descuento respectivo por nómina por permitir la presente irregularidad.

2.9. Todo documento comprobatorio de transacción económica financiera realizada

por el Administrador, deberá conservarse organizado y numerado en orden
consecutivo, en expedientes físicos para cada ejercicio económico financiero.

2.10.La Revisoría Fiscal podrá sin previo aviso, realizar comprobaciones físicas
mediante arqueos sorpresivos periódicos a los movimientos del Conjunto y en
caso de comprobar irregularidades informar al consejo de Administración y/o a la
Asamblea de Copropietarios.

3. ACTIVIDADES PARA EL MANEJO DEL ANTICIPO

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA

a. Legalizar el contrato o Compra: Para la legalización del contrato o compra, el

contratista debe anexar los documentos solicitados y mencionados en la
propuesta o Cotización.

b. Aprobar Plan de Inversión del Anticipo: El Plan de Inversión del Anticipo debe
estar debidamente aprobado por el Administrador y si este supera los topes que
maneja, serán aprobados por el Consejo de Administración, con los Vistos
Buenos de los responsables generadores de los desembolsos.

c. Revisar documentación: La administración y/o comité financiero a cargo del

proceso revisa que la documentación entregada cumpla con los requisitos por el
contratista, autoriza para el respectivo desembolso.

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d. Entregar el anticipo: El contratista presenta la cuenta de cobro de acuerdo al

porcentaje establecido contractualmente, debidamente aprobada por la
Administradora.

3.2. SEGUIMIENTO PLAN DE INVERSION.

a. Verificar traslado de efectivo y cheques girados. La Revisoría Fiscal y/o el

(la) Contador(a) verifica el traslado de efectivo, la relación de cheques girados y
copias de las órdenes de pago con sus respectivos soportes, certificando que
corresponden al Plan de Inversión del Anticipo.

b. Balance del estado del anticipo. La Revisoría Fiscal y/o el (la) Contador (a)
elabora informes mensuales indicando el saldo del anticipo, beneficiarios de los
pagos y saldo final.

3.3. AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO

a. En caso de pago único, en éste se deberá amortizar la totalidad del anticipo

entregado.

b. Con el último pago realizado al contratista, de ser el caso, se debe

amortizar lo que reste por este concepto.

3.4. PAGOS PARCIALES

Se realiza en cada pago parcial, en la medida en que se reciban, en forma parcial,

los materiales o equipos o los servicios convenidos siempre que sean claramente
cuantificables.

Cuando los pagos parciales estén asociados a contratos o convenios, se harán

mediante la presentación, por parte del contratista, de un avance de obra (actas), la
cual deberá estar firmada por el responsable de la ejecución de la Obra contratada
por parte de la Copropiedad y, por el contratista.

Para procesar el pago de la última valuación o el último pago parcial de la orden de

compra, es decir el pago final, deberá hacerse un finiquito en el cual el contratista
presentará una factura con un anexo que muestre el monto total del contrato o de la
orden de compra, menos los pagos parciales recibidos. El Contador, según sea el
caso hará una conciliación de acuerdo con sus registros, para asegurar que el pago
final solicitado por el Contratista o el Proveedor es correcto, luego de esta
conciliación positiva, procederá a la emisión del pago.

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Los pagos parciales por concepto de avance (actas) de obras, requieren, también el
soporte de una factura, además de la hoja de valuación, firmada por el responsable
de la obra por parte de la Copropiedad y el Contratista.

3.5. RESPONSABLES.

A. Comité Financiero.

A través del Comité Financiero o Verificador de Pagos revisa la documentación que

soporte las solicitudes de anticipos y/o pagos parciales y procede a la emisión de
los mismos, si de la revisión se concluye que son procedentes.

Si la revisión se encontrare que la documentación presentada no es razonable

adecuada, competente y suficiente, devolverá la solicitud a la Administrador, para
que proceda a solicitar la documentación faltante o a complementar la información
que hiciere falta.

B. Administrador.

Solicitará (solicitud de pago) al Comité Financiero o Verificador de Pagos el

procesamiento de los anticipos y/o pagos parciales, acompañado de la “Solicitud de
Pago” con la documentación de soporte correspondiente, previa verificación de la
misma.

Mantendrá control individualizado, y seguimiento sostenido, por beneficiario de

todos los anticipos y/o pagos parciales realizados, hasta cerrar cada caso.

4. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha de Detalles de la

Elaborado Revisado
No. Aprobación Revisión

1.0

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