Institut

o
“EBEN
EZER”
TRABAJO DE
INVESTIGACION
FUNCIONES BASICAS DE LA
SECRETARIA

MATERIA: Gestión Secretarial I

DOCENTE:

ESTUDIANTES: Yohana Micaela Irahola

Ines Vedia Padilla

Lizeth Brenda Limachi Nieto

GESTION: 2023
 FUNCIONES BASICAS DE LA SECRETARIA

1. LA REPRESENTATIVIDAD EN SECRETARIADO
La secretaria tiene como una de sus primeras funciones de la representación personal de su
jefe y de la empresa. El jefe confía totalmente en su secretaria, y de ahí que delegue en ella
una serie de competencias; así, la secretaria realiza ciertas gestiones, como atender y coordinar
el trabajo de los colaboradores, ocuparse del trabajo con el personal, de la relación con los
proveedores de la empresa o de su departamento, etc.
La secretaria es, además, la primera imagen que se muestra en la empresa y de su superior, al
ser la primera persona, o la segunda si hay una recepción, con la que se relacionan quienes se
acercan por primera vez a la empresa. La impresión que reciben en un primer contacto
dependerá muchas veces de la eficacia con que se desenvuelva la secretaria. Para potenciar esa
buena imagen, la secretaria debe tener un buen conocimiento de la técnica de las relaciones
públicas.

2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Una secretaria moderna administrativa generalmente es asignada o bajo la supervisión de un
ejecutivo o departamento, y puede estar a cargo de trabajadores de nivel inferior como
recepcionistas o asistentes de medio tiempo. Por esto, saber que hace una secretaria
administrativa es saber que cumple funciones como:
 Debe mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar
todos sus compromisos labores y, en ocasiones personales.
 Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos
datos que le permita a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto.
 Una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones,
memorandos y correos electrónicos de su empleador.
 Maneja adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la
operación de la empresa o institución en la que trabaja.
 Debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la oficina:
teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.
  Presenta sus reportes en forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la
información.
 Esta pendiente de que se cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para
cuidar los bienes de la empresa o institución en la que se desempeña.
 Organiza todo lo referente al desplazamiento de su jefe. Desde la adquisición de
billetes de tren o avión, la reserva del hospedaje o la contratación de un chofer o guía
local.
 Se encarga de distribuir o recibir información de otros departamentos antes de que
pasen por su jefe.

LA LABOR DE ENLACE DEL PROFESIONAL EN SECRETARIADO

Además de una función meramente administrativa, la secretaria ejerce una labor de enlace y
coordinación de la empresa, en la medida en que facilita las comunicaciones de esta tanto
internas como externas.
Como conducto de comunicación interna, la secretaria actúa de enlace entre su superior y
cualquier otra persona de la empresa. Al propio tiempo, desempeña un papel importante en el
terreno de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones privadas y
oficiales, etc.). así como en el de todas las cuestiones que se le comunican desde el exterior
para que informe a su jefe.
Para desarrollar las actividades de esta área, hay que transmitir los mensajes con eficacia, por
lo tanto debe dominar las técnicas de redacción y el manejo del equipo de comunicaciones.

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN
En el ámbito de la secretaria la comunicación es importante puesto que esta entre sus
funciones básicas y son características propias de la profesión. Puesto que en su cotidianidad
está recibir y transmitir mensajes, órdenes o requerimientos de los directivos; negociamos,
solicitamos y acordamos en nombre de la empresa. Para ello es necesario la formación
intangible en: Inteligencia Emocional y las habilidades de comunicación confluyen como
herramientas de crecimiento y aprendizaje para la empresa.
Fundamentos de la comunicación secretarial
 Flujo de comunicación
  Ascendentes
 Descendentes
 Lateral
Beneficios de la comunicación en el ámbito secretarial
 Desaparecer los rumores y la radio de pasillo
 Se comprenden mejor los problemas
 Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas
 Favorece la identificación del personal
 Incrementa la participación
 Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso
 Aumenta la productividad
Tipos de la comunicación de la secretaria
 Escrita
 Verbal
 Corporal
Mecanismos de comunicación de las secretarias
 Palabras
 Imágenes
 Acciones
 Gestos
 Contextos
Comunicación Efectiva
 Simplificación y precisión en mensajes escritos
 Capacidad de escucha empática
 Coherencia entre el mensaje y la acción
Comunicación Organizacional
 La comunicación existe siempre en las organizaciones (formal e informal)
 Los empleados necesitan comunicarse con sus superiores
 La comunicación es un proceso continuo y acumulativo
 La comunicación efectiva requiere canales múltiples