Institución: INFOTEP.

Participantes: Scarlet Mercedes Vicioso Núñez Y Víctor Emanuel Valerio.

Curso: Secretariado Auxiliar.

Tema: Función secretarial.

Profesor: Nicole Hernández de Valerio.

Fecha: 11/06/2022
Introducción………………………......................................3
Presentación……………………………………………….1
Desarrollo………………………………………………………..4
Diagrama…………………………………………………………9
Cronograma…………………………………………………..11
Encuesta……………………………………………………………….12
Conclusión……………………………………………………….13
Bibliografía……………………………………………………………….14
Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del
negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural
de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos
agentes externos.

Con el paso de los años y la tecnología, el rol de las secretarias ha

evolucionado, se ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas
responsabilidades, volviéndose progresivamente más impactantes para el
corazón del negocio.

Nuestro mayor objetivo por el cual queremos investigar sobre el desempeño de

la secretaria en la empresa es con el fin de proyectar e indagar la imagen o
perfil que debe adoptar esta, en el ámbito profesional al momento de
desenvolverse en esta área, puesto que la secretaria debe promover el
desempeño de una manera eficaz y responsable. Implicarse en los valores
éticos, actitudes y comportamientos que la ayudan en su desarrollo personal
Secretario o secretaria es la persona que
ejerce como asiste de dirección o
administrativo encargada de supervisar los
asuntos, sobre todo aquello que requiera
confidencialidad (es decir lo secreto), de
personas de cierto poder, como monarcas,
papas, presidentes, directores etc.

Este significado todavía se da en varios

países del mundo anglosajón o
latinoamericano con los cargos políticos de
secretario de estado o con el significado de
´´ministro´´ de un departamento importante
de gobierno, como Home Secretary,
Foreign Secretary y otros.

Muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo administrativo o de

gestión, como secretario general.

Según el tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las

tareas de auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades
básicas de oficina. Existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en
cargos de alto nivel en las empresas.

Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina:

 Recibir documentos.
 Atender llamadas telefónicas.
 Atender visitas.
 Acompaña a todos lados.
 Archivar documentos.
 Realizar cálculos elementales.
 Informar todo lo relativo al departamento del que depende.
 Estar al pendiente de la tramitación de expedientes.
 Tener actualizada agenda, tanto telefónica como de direcciones y de
reuniones.
 Poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones
públicas con los que este mas relacionada la sección de que dependa.
 Tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopias, pasando por ordenadores.
 Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional dedicada al secretariado es
como gestora de tiempo del directivo con el que colabora, para que este no
deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el regreso
de la compañía.

Para poder conseguir acometer de la amera más eficaz y eficiente estas

funciones es vital que la secretaria tenga amplios conocimientos en áreas tales
como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital
que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos,
plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

DISTINTOS CARGOS Y FUNCIONES

Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o

mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta
función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de
secretario.

Entre las distintas variedades de secretarias que pueden existir, podríamos

descartar, la que se da en llamar
secretaria particular. Como su propio
nombre indica, aquella es la que tiene
como funciones el encargarse de todos
los asuntos personales y privados de su
jefe, que ocupa un puesto de autoridad.

Las relaciones que se establecen entre

jefes y secretarias si como el poder que
tienen estas últimas, al conocer de
primera mano todos los secretos de
aquellos, han inspirado mucho a los
ámbitos del cine, la literatura o la
televisión.

Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de los

perfiles claves en las compañías. Para muchas empresas, son parte del éxito
en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de soporte influyen
en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a las áreas específicas.

Las secretarias tienen un rola que contribuye con la eficiencia general del
negocio participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural
de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos
agentes externos.

¿Cómo es el perfil profesional de las secretarias en la actualidad?

Uno de los puntos más importantes en cuanto a la manera en la que ha

cambiado el perfil profesional de las secretarias es la diversidad de formación.
Actualmente, ya no es necesario tener una carrera en la secretaría o
administración y opciones profesionales como las relaciones públicas, la
traducción y la administración de negocios pueden conectarse con las
necesidades puntuales de ciertas empresas.

¿Cuál es la importancia del rol de las secretarias en el manejo de crisis?

Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad

de desafíos en tiempos de crisis. Cambios de clima organizacional, renuncias y
despidos, salidas ejecutivas, perdidas comerciales son todas situaciones que
requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo de la información.

ESTAS SON LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE UNA SECRETARIA.

Las funciones de una secretaria en una empresa son las de colaborar y dar
soporte a su jefe para conseguir un
buen trabajo es dar soporte y
colaboración a su jefe para que
logre cumplir con su rol dentro de la
organización, sin retrasos ni
distracciones. Por ello, ¿Cuáles son
las funciones de una secretaria?

 Atención al público

La atención al público es la tarea

más importante que realizara la
secretaria. El trabajador o
trabajadora deberá responder a las
llamadas recibidas dentro de la oficina y registrarlas. La recepcionista recibirá a
todos los visitantes que accedan a la empresa. Por ello, se deberá guardar una
imagen corporativa correcta dentro de trabajo.

 Gestión de la agenda

La secretaria o secretario deberá mantener actualizada la agenda de su jefe

para poder llevar una buena organización diaria. En dicha agenda deberá
indicar todos los reflejar los compromisos laborales y personales que sean
requeridos.

 Gestión de documentos.

La recepcionista deberá recibir y gestionar toda la correspondencia de la

presidencia al cargo, deberá redactar y responder a la mayoría de emails o
cartas recibidos.

Deberá estar formada en el manejo de aplicaciones informáticas que le sirvan

para poder desarrollar sus funciones con documentos con rapidez y agilidad.

Tendrá que administrar y apuntar todos los asuntos que sean tratados en las
reuniones realizadas en la empresa para un mayor control.
 Organización de la oficina.

El secretario o secretaria deberá manejar y mantener el equipo informático y

del mobiliario en la oficina como pueden ser los teléfonos, muebles,
archivadores, fotocopiadoras, etc.

Llevará el manejo del inventario de y equipos de oficina. Mantendrá el orden de

los sistemas de archivos electrónicos y físicos para que la información esté
disponible en todo momento y mantendrá su trabajo de manera organizada y
limpia para los empleados de la empresa o visitantes…

 Manejo de información.

Entre las funciones principales de una secretaria son mantener eficientemente

toda información que sea importante para el desarrollo de trabajo en la
empresa.

Deberá mantener el control de los documentos importantes o legales como

pueden ser albaranes, facturas o contratos.

 Vigilancia administrativa.

Es tarea de la secretaria la de vigilar que se cumplen los procedimientos y

políticas necesarias para administrar los bienes de la oficina. Tendrá que
validar los datos reflejados en las operaciones presupuestales.

Dentro de las labores de una secretaria entra la de llevar la organización y

gestión administrativa correcta de los recursos en la empresa.

Otras de las funciones básicas de una secretaria o secretario, tareas

principales de la secretaria o recepcionista serían las de llevar la comunicación
telefónica, labores administrativas, el protocolo en llamadas, atención al cliente,
etc.

Para conocer profundamente las funciones de la secretaria y encontrar trabajo

de secretariado, es necesario formarse cuanto antes en este ámbito
profesional.

LA SECRETARIA VIRTUAL

Con el auge de los trabajos en línea, surge la figura de ls secretarias online o

asistentes virtuales,

Estas secretarias hacen la mayoría de las tareas antes descritas pero de forma
remota. En estos casos, las secretarias cobran sus servicios por hora o por
proyecto.

¿Cuáles son los objetivos
específicos de una
secretaria?
Las secretarias o asistentes
administrativas son responsables de la
operación diaria de una oficina. Una
secretaria puede haber varias trabajando
juntas con responsabilidades específicas
bajo el mando de un jefe o supervisor.
Función secretarial
¿Qué es una secretaria?
¿Cuáles son los
Es una persona que se encarga de objetivos generales de
recibir y redactar la correspondencia de la secretaria?
un superior jerárquico, llevar adelante la
agenda de este y custodiar y ordenar
los documentos de una oficina.
 Definir, implementar y controlar
las políticas, programas y
proyectos.
 Elaborar, formalizar y actualizar
los procedimientos al amparo del
marco legal.
 Supervisar el sistema de gestión
y aseguramiento de la calidad de
la administración.

¿Qué aspecto conforman la
imagen?
Considero que estos elementos
son cuatro: actitud, expresión,
imagen externa y aptitud.
Las actividades que cumplen
una secretaria
 Recibir documentos.
 Atender llamadas telefónicas.
 Atender visitas.
 Archivar documentos.
 Realizar cálculos
elementales.
 Informar todo lo relativo al
departamento del que
depende.
 Estar al pendiente de la
tramitación de expedientes.
Características de un
buen comunicador.
 Manejo de emociones.
 Capacidad de enfoque.
 Aprender a escuchar.
 Evitar hacer juicios.
 Ofrecer retroalimentación.
 Comunicación no verbal.
 Asertividad.
Recursos
 Silla.
 Mesa de trabajo.
 Archivo y almacenaje.
 Estantería.
 Blog de notas.
 Carpetas de manilla.
 Hojas en blanco.
 Tijera.
 Lapiceras.
 Computadora.
La importancia del
¿Quiénes son las
saludo y la
secretarias ejecutivas?
presentación personal.
El saludo es un gesto de la vida
cotidiana y profesional, una
Son quienes trabajan en
señal de respeto y
cargos de alto nivel en
consideración hacia los demás,
las empresas.
y la oportunidad para agradar a
nuestros clientes, colaboradores
o compañeros.
Debe caminar con el rostro
Etiqueta y protocolo. erguido, paso en firme y seguro.
También debe cuidar su forma
de sentarse y de ponerse en pie,
su forma de hablar, debe utilizar
La etiqueta y el protocolo
tonos correctos para la oficina.
implican normas de
comportamiento establecidas
para hacer la vida social más
agradable, pero la diferencia
se marca en que la etiqueta
regula la conducta personal y
el protocolo establece los
criterios de trato y
procedencia de una persona
o institución.
Cronograma de actividades de una secretaria.

Fechas de realización Actividades

06 Recibir documentos.
09 Atender llamadas.
12 Archivar documentos.
14 Atender visitas.
16 Realizar cálculos elementales.
18 Informar todo lo relativo al
departamento del que depende.
20 Estar al pendiente de la tramitación de
expedientes.
¿Cómo clasificamos en los siguientes atributos?

Por debajo Por debajo Promedio Por encima Muy por

del promedio del del encima de la
promedio promedio media
Experiencia de servicio al cliente 
La entrega a tiempo de servicio 

profesionalismo 

La experiencia de compra 

Calidad de servicio 

Compresión de las necesidades 

de los clientes
Este trabajo concluye con la satisfacción de haber adquirido nuevos conocimientos
comportamientos que la ayudan en su desarrollo personal.

Esto es una suma importancia ya que pueden ejecutar con claridad precisión y vigor
en su trabajo. Este tipo de temas son esenciales ya que hay secretarias que no miden
la magnitud de su trabajo, que es por general llevar un control exhaustivo de la
papelería, asuntos, actividades dentro y fuera de la empresa. También debemos
moldear o mejorar la dinámica del trabajo partiendo de la honestidad y la
responsabilidad.

La secretaria ejecutiva, es una base fundamental para una empresa al momento de

desempeñar sus funciones correspondientes o asignadas por sus superiores, pues da
apoyo importante a su gestión pues gracias a ella puede lograr que sus acciones
alcancen las repercusiones requeridas.

Las secretarias deben estar bien integradas a las funciones del gerente y ser capaz de
colaborar con sus acciones y todo aquello, con los requerimientos necesarios para que
se manifieste en un rol como una profesional proactiva y capaz de enfrentar los retos
generados por los cambios y transformaciones producidos por nuestra era actual.
https://www.academyformacion.com/funciones-de-una-secretaria/ -
:~:text=Las%20principales%20funciones%20de%20una,tareas%20administrativas%20en%20la
%20oficina.

https://www.lifeder.com/funciones-secretaria/

https://es.wikipedia.org/wiki/Secretario_(administraci%C3%B3n)

https://definicion.de/secretaria/

https://www.pagepersonnel.cl/advice/potencia-tu-organizaci%C3%B3n/tips-de-
management/la-importancia-del-rol-de-las-secretarias-para-el -
:~:text=Las%20secretarias%20tienen%20un%20rol,empresa%20y%20distintos%20agentes%20
externos.