CLASE I

El Secretario Administrativo se encarga de proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos
necesarios para salvaguardar los bienes institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el
registro de las operaciones presupuestales y contables, desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como
supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo con
oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las
leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en todo momento al logro de
los objetivos institucionales.

OBJETIVO GENERAL: Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando
técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

Es una persona que cumple un rol importante en la empresa ya que es la cara visible de esta, porque es ella quien se
comunica con los clientes, colaboradores y principalmente con el superior; tiene conocimiento integral de las
actividades del jefe y del sector donde trabaja.

PERFIL DEL SECRETARIO

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y

que cumpla con las siguientes características:

Buena presencia.
Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
Excelente redacción y ortografía.
Facilidad de expresión verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada.
Facilidad para interactuar en grupo.
Dominio de Microsoft Office, internet, redes sociales.
Aptitudes para la organización.
Buenas relaciones interpersonales.
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondiente, para que todos estén
informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y
toma de decisiones.
 Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Ser puntual en las actividades.
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
Obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por su jefe.
Mejora y aprendizaje continúo.

SECRETARIO = CONFIANZA

- Un buen secretario debe ser acreedor de la máxima confianza.

- Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad es clave para que exista una relación de confianza
absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa.
- Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.
- Si se consigue la empatía y confianza total entre el jefe y la secretaria, se está dando un paso de gigantes en
multitud de facetas.

LA IMAGEN DEL SECRETARIO

La imagen personal, pulcra y elegante es y será siempre la mejor carta de presentación y dirá más que mil palabras.

La forma de vestir, junto con los modales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damos de la empresa o
institución a la que representamos.

La imagen personal se compone de una serie de elementos que van más allá del vestuario y el maquillaje y está
conformada por los conocimientos adquiridos, la educación, la personalidad, el carácter, el comportamiento nuestros
conceptos morales, espirituales, todo lo cual transmitimos a través de nuestra imagen visual por medio de nuestra
apariencia personal, voz y el lenguaje no verbal.

La apariencia personal es el aspecto externo de la persona, que involucra varios componentes: la ropa, accesorios, el
físico (tipos de cuerpo), la cara (la piel), la comunicación no verbal (gestos y posturas) y las habilidades para
interrelacionarse socialmente.

EL TIEMPO ES UN RECURSO MUY VALIOSO

Para un alto directivo el tiempo es su recurso más escaso y valioso.

Poder atender el máximo de temas posibles y hacerlo sin estrés y “en buena forma” es fundamental en el apoyo de
una secretaria intuitiva e inteligente.

Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total.

Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión.

Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente.

Es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión.

Es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en
perfectas condiciones a una reunión importante.

Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal.

Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse.

Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual.

Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe.

Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.

TAREAS PRINCIPALES

 Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
 Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados,
actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de
cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
 Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra
y demás formatos de uso de la dependencia.
 Recibe y envía correspondencia.
 Opera la máquina fotocopiadora y fax.
 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
 Realiza y recibe llamadas telefónicas.
 Actualiza la agenda de su superior.
 Toma mensajes y los transmite.
 Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.
 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
 Convoca a reuniones de la unidad.
 Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
 Actualiza el archivo de la unidad.
 Distribuye la correspondencia de la unidad.
 Elabora cheques.
 Desglosa y entrega cheques.
 Lleva control de caja chica.
 Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
 Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
 Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
 Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-
servicio, adscritos a la unidad.
 Elabora actas de notas.
 Elabora hemeroteca.
 Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
 Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
 Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
 Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
 Actualiza la cartelera.
 Vende guías a los estudiantes.
 Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
 Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN

RESPONSABILIDAD:

Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.

Dinero: Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de los mismos.

Información confidencial: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.

Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

Supervisión: El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y ejerce supervisión sobre su grupo.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes
con los integrantes de la comunidad usual del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar
lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y pudiendo desenvolverse auxiliarmente en otros
campos con los que debería portar conocimientos básicos.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión
manual y visual alto.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

 Técnicas secretariales.
 El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, máquina de escribir electrónica y
otros).
 Métodos y procedimientos de oficina.
 Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía.
 Computación básica.
 Relaciones humanas.
 Normas de cortesía.

HABILIDAD PARA:

 Relacionarse con público en general.

 Expresarse claramente en forma verbal y escrita.
 Seguir instrucciones orales y escritas.
 Tratar en forma cortés y efectiva al público.
 Redactar correspondencia de rutina, actas e informe de cierta complejidad.
 Comprender situaciones de diversa índole.
 Organizar el trabajo de la oficina.

DESTREZAS EN:

 El manejo de computador, máquina de escribir, ficheros, archivos.

 El manejo del equipo común de oficina.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

 Secretariado Computarizado.
 Nuevos programas de computación.
 Técnicas actualizadas de ortografía y redacción.
 Actualización en el área secretarial.
 Relaciones Humanas.
LOS CINCO ASPECTOS PRINCIPALES DEL SECRETARIO ADMINISTRATIVO

Si aspiras a gestionar un negocio, a menudo debes primero ser un asistente administrativo. El administrador puede
ser el principal encargado, pero en ciertos casos, un asistente administrativo es el que mantiene funcionando todo sin
problemas. Los asistentes administrativos normalmente trabajan largas horas, se encargan de varias tareas y pueden
ser muy valiosos para una empresa.

Contratación y despido

Como asistente del gerente, tienes cierta responsabilidad cuando se trata de contratar a nuevos empleados. En
algunos casos, tú te encargarás de la contratación y en otros sólo seleccionarás a los candidatos que pasarán a la
entrevista con el gerente. Si contratas a alguien que resulte ser un fracaso, tendrás que enfrentar las consecuencias.
También es probable que seas quien lo despida, así como a cualquier otro empleado que no se esté desempeñando
bien.

Disciplina de los empleados

En casi todas las empresas, hay empleados a los que les gusta romper las reglas, actuar de forma poco profesional o
aprovecharse de la empresa. Las empresas tienen reglas y políticas para proteger el negocio de este tipo de
trabajadores. Los asistentes administrativos supervisan a los empleados y se aseguran de que sigan las reglas y
políticas de la empresa. Cuando un empleado se comporta inapropiadamente, el asistente del gerente debe manejar
la situación. Si no se corrige el comportamiento inapropiado, no se hacen cumplir las políticas de la empresa y no se
mantiene la disciplina en un empleado, los demás empleados pueden comenzar a actuar igual y con el tiempo esto
puede perjudicar a la empresa.

Servicio al cliente

Un asistente administrativo ofrece un excelente servicio al cliente y esto incluye encargarse de los clientes
insatisfechos. Cuando hay quejas, el asistente administrativo debe manejarlas de tal manera que satisfaga a los
clientes sin dejar de cuidar los intereses y la reputación de la empresa. A menudo, esto significa hacerse responsable
de problemas que tal vez no son su culpa o hacer a un lado los sentimientos negativos para apaciguar a los clientes.

Horarios y nómina

Los asistentes administrativos normalmente se ocupan de establecer los horarios de los empleados y de pagarles las
horas que trabajaron. El asistente administrativo tiene que asegurarse de programar el número correcto de
empleados para cada turno. También debe considerar las limitaciones individuales de los empleados, cómo
interactúan entre ellos y las peticiones específicas de horarios. Cuando varios empleados piden el mismo día de
descanso, pero sólo se le puede otorgar a uno de ellos, el asistente debe decidir a cuál de ellos otorgárselo y explicar
el porqué de su decisión a los demás. Al final de un período de pago, el asistente administrativo debe corroborar las
horas que cada empleado trabajó con las horas programadas y presentar un informe de la nómina verificada al
gerente o al departamento de nómina para asegurarse de que todos reciban su pago a tiempo.

Reemplazos

Cuando un empleado no se presenta a trabajar, el asistente administrativo debe encargarse de encontrar un

reemplazo, y si no lo hay debe hacerse cargo del turno él mismo. Si hay mucho trabajo en la empresa, el asistente
debe quedarse hasta tarde para ayudar. Cuando hay un problema, un asistente administrativo no puede irse hasta
resolverlo. Un asistente debe estar listo para reemplazar a un empleado en cualquier momento y así mantener las
cosas funcionando sin problemas. Los asistentes administrativos normalmente son empleados asalariados y se espera
que trabajen horas adicionales sin recibir un pago extra.