22Organización de trabajo de la secretaria

Integrantes: Humeres Nelsy

Mamani Aracely
Ordoñez Shirley
Docente: Maria Esther Soliz
Fecha: 30-05-23
Materia: Gestión Secretarial
 1. Organización de la jornada laboral

Para que la jornada laboral sea eficaz, sin que se pierdan horas en actividades
repetitivas ni se crucen los trabajos por falta de organización, es prioritario
prever las acciones, cuidar la calidad de cada una, nacionalizar metódicamente
el tiempo y distribuir todas las tareas según un orden lógico. Así evitara
tensiones inútiles que a la larga solo llevarían al agotamiento físico y mental.

Ante todo, hay que tener en cuenta que una norma muy importante para una
secretaria es que su jornada laboral debe adaptarse siempre a la de su jefe, y
que la organización de su propio de su trabajo depende fundamentalmente de
las actividades de él.

Las sugerencias que se presentan a continuación no suponen sino una pequeña

guía orientativa de actuación. Seguirlas con mayor o menor fidelidad
dependerá en parte del tipo de actividad a que se dedica la empresa y de los
hábitos de trabajo de su superior.

a) Como organizarse antes de que llegue el jefe

 Empezar la jornada laboral llegando cinco minutos antes de la

hora de entrada.
 Acudir enseguida al despacho del jefe para comprobar su todo
está en orden (los ceniceros vacíos, la mesa limpia y ordenada, la
agenda abierta por la pagina correspondiente y el calendario
puesto al día)
 Retirar y archivar la prensa del anterior.
 Asegurarse de que la agenda propia coincide con la del jefe.
 Ya en su despacho, disponerlo todo para iniciar la jornada.
 Comprobar que no falta nada para tener completo el material de
escritorio y de oficina.
 Confeccionar una lista de las visitas para que se espera recibir
durante el día y enviarla a la recepcionista, si hay en la empresa.
 Si, como es frecuente; es la responsable de abrir el correo del jefe
o superior, hacerlo nada más llegar. Leerlo, fecharlo y depositarlo
en la bandeja de ¨entradas del jefe.
 Ordenar el resto de las tareas según su urgencia. La buena
secretaria es capaz de establecer prioridades racionalmente,
utilizando la lógica, ante todo.
  Al regresar del despacho del jefe, tras el primer contacto del día,
la secretaria debe despechar el correo urgente y pasarlo para que
se firme antes del mediodía.

b) Como organizarse en el transcurso del día

En el ámbito de las actividades de la secretaria consideradas como

fundamentales, destacan unas acciones diarias:

 Coordinación del trabajo personal y de equipo agendas,

calendarios y plannings.
 Despacho de la correspondencia y el correo. Fórmulas de envío
 Comunicaciones de régimen interno y preparación de reuniones
 Actualización del archivo en cuanto tenga la posibilidad de
hacerlo
 Organización de visitas
 Preparación de viajes de negocios.

2. Coordinación del trabajo personal y de equipo

La función de la secretaria está íntimamente relacionada con las tareas de

organización, no solo respecto a su labor, sino también a la de su jefe.

Para que este aspecto de su labor de los resultados apetecidos, la secretaria

tiene que conocer a fondo los distintos instrumentos existentes destinados a la
planificación del trabajo, como son las agendas, los calendarios y los plannigs,
conocimiento que le permitirá emplearlos correctamente y obtener de ellos
todo el rendimiento posible.

Para lograr el máximo fruto de su trabajo, utilizando dichos instrumentos, la

secretaria ha de atender a dos requisitos básicos diarios.

 Ordena las tareas de la jornada, distribuyendo los cometidos que

se deben realizar de acuerdo con un horario predeterminado.

3. Tarea de la secretaria
Las más importantes:
Son las de gestionar la agenda, manejar información confidencial de la
empresa, mantener una comunicación telefónica con clientes o asociados
y atender al público que se dirija a la empresa. Igualmente, se trata de alguien
encargado o encargada de realizar todas las tareas del área administrativa en la
oficina.

 Recibir documentos.
 Atender llamadas telefónicas.
 Atender visitas.
 Archivar documentos.
 Realizar cálculos elementales.
 Informar todo lo relativo al departamento del que depende.
 Estar al pendiente de la tramitación de expedientes

Por supuesto, las tareas de una secretaría ejecutiva variarán un poco,

pues estas se centran en prestar apoyo administrativo de alto nivel a los
ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo
Tecnologías de la Información como preparar la correspondencia, recibir a los
visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas de acción en el
horario laboral.

4. Los recordatorios
  Debe revisarse claramente la agenda, en un momento tranquilo.
 Anotar lo que se necesita para el día siguiente.
 Si una cita es fuera de una oficina, debe recordarse el dia antes asi para
llegar al tiempo.
 Algunos jefes solicitan semanal o mensual la lista de compromisos.

Agenda de trabajo

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier

profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas
buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que
afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer
importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas,
asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, debemos tener en cuenta
los siguientes consejos:

 Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos

guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda
planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas
físicas (en papel).
 La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una
recomendación es que aquello que se anote siempre responda a
preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita?
¿Cuándo se anota y vence?, etc.
 La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es
conveniente fechar las notas o codificarlas.
 No es recomendable usar la agenda física para anotar información
confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse
siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
¿Qué información debe contener?

Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la

información que deberá contener es:

 Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.

 Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior
donde poder planificar.
 Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos,
etc. durante un cierto período de tiempo.
 Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a
lo largo de un día de trabajo.
 Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores
para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información
más rápidamente.

Importancia de llevar una agenda

 Prepara y clarifica tus objetivos: Cuidadosamente reconsidera tus

objetivos antes de una reunión importante, prestando precisa atención
en cuáles son tus metas y que preguntas necesitas decir.
 Se siempre puntual: Hazlo una prioridad el estar a tiempo y busca
convertirlo en una reputación. Pocas cosas van a hablar mejor de ti y de
tu profesionalismo que tu manejo del tiempo.
 Se realista: El tiempo es el factor últimamente así que hacer una
suposición surrealista de un evento puede desestructurar la agenda de
todo un día. Aprende a agendar de manera realista no idealista.
 Manda confirmaciones: Un cronograma que incluye reuniones con
otras personas puede desestabilizar tu agenda un poco. Un buen paso
para rentabilizar el control es mandar un e-mail para reconfirmar tu
reunión con la gente involucrada. También te ayudara a reprogramar en
caso de cancelaciones.
 Considera los tiempos entre actividades: En un papel, en un PDA o
en la computadora un cronograma puede lucir lindo y eficiente. La
realidad es diferente. Vas a tener que calcular el tiempo de traslado para
reuniones fuera de la oficina o puede que se encuentre con la persona
indicada el día equivocado y trates de resolver los asuntos entonces.
 Toma las riendas: No importa con quien tengas una reunión hace tu
parte de mantener un perfil profesional a través de un cronograma
 efectivo. En otras palabras no seas el que inicia una de esas
conversaciones banales que desperdician tu tiempo.

Tipos de agendas

a. Agenda de papel: Representa la agenda tradicional que podemos encontrar

en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta
fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin
necesidad de disponer de ninguna infraestructura.

b. Pero presenta también inconvenientes: se agota y por tanto hay que

renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la
información es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente
a la confidencialidad de los datos que porta, etc.

c. Agenda tradicional de papel:

 Agenda electrónica: La evolución de la agenda electrónica ha pasado a

las denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos
dispositivos disfrutan de enormes posibilidades frente a la agenda
tradicional.
 Miniordenador: Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones
y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos
grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que
necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos
permita llevar la agenda del día a día. Tres de las herramientas más
utilizadas y que todo profesional de secretariado debería conocer: Lotus
notes, Outlook y project.

Según el ámbito de la agenda podemos encontrar:

 Agenda personal: De uso estrictamente personal.

 Agenda de trabajo: De uso profesional, en ella se anotará todo aquello
que afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa
y fechada.
 Agenda de su superior: Es donde se anotan las actividades, tareas,
citas, reuniones, viajes, etc. que su superior tiene planificadas.
 5. Organización de visita

Protocolo de actuación

Establece un protocolo de actuación, de manera formal y por escrito, en el que

se detallen los pasos a seguir teniendo en cuenta aspectos como el tipo de
visita, el motivo, número de asistentes o duración. De esta manera, cualquier
trabajador tendrá las pautas necesarias para intervenir y actuar según los
objetivos de la empresa.

Elabora este manual de procedimiento en colaboración con la Dirección de la

empresa y los responsables de los diferentes departamentos o áreas de la
compañía, incluido el departamento de seguridad y prensa, si la empresa
cuenta con ellos. Si, por el contrario, la empresa es pequeña y no cuenta con
esos departamentos, habrá que designar a un responsable que, junto con la
dirección, diseñe la estrategia y el procedimiento a desarrollar desde el
principio hasta el final de cada visita.

Invitados

Si eres tú quien organiza la visita y no es una solicitud externa, determina bien

a quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones,
comerciales, institucionales o promocionales. No es lo mismo organizar una
visita para unos posibles clientes que para recibir a autoridades. Elabora una
lista de invitados y envía unas invitaciones en las que se indique la fecha, la
duración, el motivo de la visita, el aforo y el recorrido.

Confirmaciones

Para evitar sorpresas de última hora o que los invitados estratégicos no asistan,
es fundamental que confirmes asistencia días antes de la fecha prevista. Una
vez tengas todas las confirmaciones, realiza el listado definitivo con la
información de cada invitado para que el día de la visita puedas identificar
fácilmente a cada uno de los visitantes.

Recibimiento

Las atenciones vendrán determinadas por el rango de los visitantes. Las visitas
de mayor nivel serán recibidas por los cargos más altos de la empresa, las de
segundo nivel serán recibidas por los cargos directivos, y por último, las
generales, serán recibidas por el responsable del departamento implicado en la
visita o el encargado de las relaciones institucionales o el protocolo, en su
caso.

El “Cicerón”

Establece de antemano quién será el responsable de recibir a los invitados y

dónde esperará. Dependiendo del rango de los invitados, se hará en un lugar u
otro.

Si la visita es de autoridades, será la dirección de la empresa quien, junto con

el jefe de protocolo o relaciones institucionales, esperarán a los visitantes en el
vestíbulo, la puerta del edificio o incluso a pie de coche, si las autoridades que
nos visitan son de altísimo rango. Por otro lado, para visitas más generales,
determina el personal técnico que atenderá, dará las explicaciones y contestará
aquellas preguntas que realicen los invitados durante la visita.

Espacio y logística

Elige y prepara los espacios en los que se desarrollará la visita, incluyendo el

lugar en el que los invitados esperarán mientras llega el resto del grupo.

Chequea previamente el material y equipos necesarios para el desarrollo de la

visita y contrata todos los servicios que vas a necesitar ese día. Por lo general,
y siempre que la empresa tenga espacio adecuado para ello, es habitual
proyectar un breve audiovisual de presentación de la compañía. Por otra parte,
posiblemente necesites un micrófono con equipo de sonido, una tarima o un
servicio de catering.

Recorrido

Planifica un itinerario fácil, cómodo y que muestre lo que realmente quieres

que se vea. Comprueba que todo está en perfecto estado de limpieza y
funcionamiento y elimina las barreras arquitectónicas, si existen.

Si has planificado un recorrido largo, establece una pequeña parada en un sitio

de interés en el que podrás hacer un breve resumen de lo visto, e incluso
utilizar material de apoyo como, por ejemplo, un panel descriptivo con
imágenes o gráficos.

Cóctel

Es habitual que, una vez terminada la visita, el grupo se traslade a un espacio

habilitado para agradecer y departir con los invitados en torno a un pequeño
cóctel.

La despedida

Este es uno de los aspectos que más debes cuidar, ya que por muy bien que
haya ido la visita, un final descuidado puede estropear el conjunto. Realiza
una despedida en la que se agradezca a los invitados su asistencia e intenta que
se les quede el mejor sabor de boca posible del día y de la empresa.

No todos los invitados tienen que ser despedidos por el anfitrión, de ahí la
importancia de tener claro previamente el criterio de cómo, dónde y a quién
hay que despedir. Toma como referencia las máximas de “Quien recibe,
despide”, y “la persona que despide, nunca debe ser de rango inferior a la que
recibe”.

Difusión

Si la visita ha sido de relevancia mediática, aprovecha la oportunidad para dar

a conocer la empresa y crear marca. Si, por el contrario, se trata de una visita
general, puedes entregar a los invitados información y documentación relativa
a la visita. Puede ser un dossier, un folleto, una revista o, incluso algún regalo
promocional.

Las visitas son una oportunidad magnífica para enseñar cómo trabaja tu
empresa y las redes sociales son una herramienta de difusión masiva que no
debes desaprovechar. Comparte el evento con tus seguidores.