ASISTENCIA, ANALISIS Y

PRODUCCION DE LA
INFORMACION
ADMINISTRATIVA

Tutor: Alba Meléndez Rodelo – Administrador en los Servicios de la

Salud – Tec. Análisis y Programación de Computadores.
 GESTION SECRETARIAL

OBJETIVO GENERAL
 Desarrollar competencias técnico-
administrativas que permitan a las secretarias o
asistentes desempeñar un rol clave en el
funcionamiento de la organización a la que
pertenece, Bajo las normas legales
establecidas, en busca de las mejores
relaciones entre jefe y empleado.
 GESTION SECRETARIAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Brindar los conocimientos mecánicos para la
ejecución de actividades, procesos,
procedimientos y servicios que demanda la
gestión secretarial.
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las
tareas establecidas, además de acompañar en la
vigilancia de los procesos a seguir dentro de la
empresa
 GESTION SECRETARIAL
COMPETENCIA

Facilitar el servicio a Los clientes de

acuerdo con las políticas de la organización.
 GESTION SECRETARIAL
JUSTIFICACIÓN
 
El estudio de esta asignatura se
constituye en pieza fundamental de la
profesión para proporcionar los
conocimientos básicos necesarios que le
servirán de soporte para los semestres
venideros.
 GESTION SECRETARIAL

ORIGEN DEL SECRETARIADO

La palabra “secretario” viene
directamente del latín, del participio de verbo secernere,
secretum, que significaba “distinguir” o “discernir”. Un
secretarius era la persona que llevaba los negocios en
secreto sobre todo para una persona poderosa como un
noble. Esta figura se comenzó a popularizar en el
Renacimiento y fue en el siglo XIX cuando ya se constituyó
en una figura estable que se ocupaba sobre todo de la
correspondencia diaria y de otro tipo de ayudas para los
poderosos.
 GESTION SECRETARIAL

ORIGEN DEL SECRETARIADO

Con el tiempo, el título se fue ampliando y
un secretario fue asumiendo distintas
funciones, con una cierta especialización.
Encontramos, pues, un secretario financiero,
un secretario general… Dejando simplemente
la palabra “secretario” para los puestos menos
concretos
 EL SECRETARIADO EN LA
ACTUALIDAD
 
 EL SECRETARIADO EN LA
ACTUALIDAD
El trabajo de una secretaria
o asistente ejecutiva en la
actualidad ha cobrado gran
relevancia, y éstas
profesionales no reciben
solo órdenes
directas del jefe, sino que a
su vez tienen decisión y
peso propio.
EL SECRETARIADO EN LA
ACTUALIDAD

Por ello es que las exigencias en cuanto a

su formación son cada vez más altas, ya
no basta con tener conocimientos 
administrativos, atender el teléfono y ser
simpáticas, ahora una secretaria debe de
tener conocimiento de recursos humanos,
economía y finanzas, como a su vez estar al
tanto de los asuntos públicos e
institucionales.
EL SECRETARIADO EN LA
ACTUALIDAD

En la actualidad una secretaria puede elaborar y

proponer proyectos, los cuales también lleva
adelante a la vez que posee el manejo de
procedimientos internos de los diferentes sectores
de una oficina y se mantiene siempre al tanto de la
realidad política y social. ciegamente, es
ella quien imparte las directivas y tiene mayor
implicación con el desarrollo de las mismas.
EL SECRETARIADO EN LA
ACTUALIDAD

La importancia y la
renovación de las
profesionales del secretariado revalorizan
el puesto y marca un cambio crucial, ahora
la secretaria ha dejado de cumplir órdenes
ciegamente, es ella quien imparte las
directivas y tiene mayor implicación con el
desarrollo de las mismas.
FORMACIÓN DE LA SECRETARIA
Una secretaria debe tener una sólida
preparación, extensa cultura general, uso
correcto del lenguaje escrito y oral con una
expresión fluida y clara y además de una
muy buena educación, que le facilitará su
desenvolvimiento en cualquier nivel en el
ámbito empresarial.
 
FORMACIÓN DE LA SECRETARIA
 Ofimática (La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y
herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de
perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados. La
palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina)
y mática (informática)

 Ortografía y gramática
 Caligrafía
 Archivo
 Idiomas extranjeros
 Matemática financiera.- Contabilidad
 Relaciones con sus compañeros
  Relaciones con la empresa
FORMACIÓN DEL SECRETARIO

Hoy en la actualidad hay muchas carreras

técnicas que nos permiten ejercer esta Profesión
como tal. Sin embargo hay empresas que son
muy exigentes y solicitan que la persona
aspirante a este cargo sea egresada de una
Institución aprobada y reconocida con el titulo de
Secretaria Ejecutiva, Secretaria Administrativa,
secretari@ Judicial, Secretarias Auxiliares o
Auxiliares Administrativos.
LA PERSONALIDAD DE UNA
SECRETARIA
LA PERSONALIDAD DE UNA
SECRETARIA

Desempeñar el rol como secretaria significa

frecuentemente ser la cara de la institución
hacia los de afuera, a través del teléfono correo
electrónico o correspondencia. La profesión de
secretaria es mucho más que un simple
trampolín para escalar una posición en una
organización y mucho más que un pasatiempo.
El cargo de secretaria de la empresa es un
puesto de gran importancia y
responsabilidad.   
 LA PERSONALIDAD DE UNA
SECRETARIA
Una secretaria debe cumplir con la siguiente
personalidad:

Paciencia; Esta es una virtud indispensable si eres secretaria;

enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar
nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad
cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso,
refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos
Organización; Una secretaria debe ser organizada, sin
excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza
en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y
forma
 LA PERSONALIDAD DE UNA
SECRETARIA
 Lealtad; La lealtad es otra de las características indispensable
para el cargo (Es un valor que básicamente consiste en nunca darle
la espalda a determinada persona o grupo social que están unidos
por lazos de amistad o por alguna relación social, es decir, el
cumplimiento de honor y gratitud). Sin embargo, lealtad no significa
quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de…
 Responsabilidad; La responsabilidad es vital en un
cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier
tipo, Implica que debe ser capaz de realizar su trabajo de manera
óptima sin necesidad de supervisión.
 Discreción; Es vital para una persona que ocupa
especialmente un cargo de confianza, como lo   es el cargo
secretarial, dado que tiene acceso a material reservado.
 LA PERSONALIDAD DE UNA
SECRETARIA
 Puntualidad; Ten en cuenta que la puntualidad es una
manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al
trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el
cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
 Adaptabilidad; Se requiere que toda secretaria tenga la
capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de
funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe
tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de
trabajo.
 Cooperación; El trabajo administrativo constantemente
requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser
capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de
trabajo.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Personalidad; Patrón de sentimientos,
pensamientos ligados al comportamiento que
persisten a lo largo del tiempo y de las
situaciones… tiene dos aspectos importantes:
Que la personalidad se refiere a aquellos
aspectos que distinguen a un individuo de
       cualquier otro, y en este sentido la
personalidad es característica de una persona.
Que la personalidad persiste a través del tiempo
y de las situaciones.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Al hablar de la personalidad es  importante
 indicar que la personalidad contiene elementos
de origen hereditario y ambiental, estos
elementos o factores constitutivos de la
personalidad son:
El temperamento
El carácter moral
La constitución física
La inteligencia
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
La personalidad es tan importante para conseguir
un trabajo como para conservarlo. En un estudio
realizado en 76 empresas se encontró que sólo el
10% de los despidos se debía a incompetencia
técnica y el 90% fue despedido por lo inadecuado
de sus características personales.
Se despide a la gente porque no se muestra
dispuesta a trabajar, a asumir responsabilidades,
a llevarse bien con los demás; en definitiva, no
quieren molestarse.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Temperamento; Desde el momento de nacer,
cada ser humano tiene ciertas actitudes
distintivas que predominan en su actividad.
Estas características biológicas , se les conoce
como temperamento y, a través de ellas, es
como el individuo se relaciona e interactúa en
la familia, el trabajo y la sociedad. El
temperamento es innato a la persona, fruto de
la herencia psico-social que ha recibido y no se
altera..
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Temperamento; Es la
constitución hereditaria de
cada individuo. Es la
individualidad heredada
que permanentemente
afecta la manera de
pensar, sentir y actuar de
cada persona.
Combinación de rasgos
heredados y afectados por
la cultura, el género y otros
factores.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Clases de temperamentos
según Hipócrates (460-375
a.c)
Sanguíneo. Se trata de
una persona cálida,
campante, vivaz y que
disfruta de la vida.
Es receptiva por naturaleza,
las impresiones externas
encuentran fácil entrada en
su interior en donde provocan
un alud de respuestas.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Tiende a tomar decisiones
basándose en los
sentimientos más que en
la reflexión.
Es tan comunicativo que,
es considerado un súper
extrovertido.
Tiene una capacidad
insólita para disfrutar y por
lo general contagia a los
demás su espíritu que es
amante de la diversión
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Debilidades del sanguíneo; Indisciplinado y
falto de voluntad.
La tendencia a ser indisciplinado y su voluntad débil
puede llegar a destruirlo a menos que sepa vencer
estas debilidades. Inestabilidad emocional.
Los sanguíneos son tremendamente desorganizados
y siempre están en movimiento. Raras veces
planifican por anticipado; generalmente aceptan las
cosas a medida que se le presentan. Son felices
buena parte del tiempo porque raramente vuelven la
mirada hacia atrás (y en consecuencia no se
benefician de los errores pasados),
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Flemático; Es
tranquilo, nunca pierde la
compostura y casi nunca
se enfada. Por
su equilibrio, es el más
agradable de todos los
temperamentos. Trata de
no involucrarse
demasiado en las
actividades de los
demás.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Debilidades del Flemático;
Sin interés, lento y ocioso. La debilidad más evidente del
flemático es su aparente falta de empuje o de ambición.
Si bien pareciera que siempre hace lo que se espera de
él, raras veces hace más de lo necesario. Hace pensar
en que tiene un metabolismo bajo, o lento, y con
frecuencia se queda dormido en el momento que se
sienta. Raramente propicia alguna actividad, El flemático
generalmente se levanta temprano, se va a su trabajo o
actividad diaria de buen humor, y habiendo cumplido un
horario corrido, regresa "completamente agotado
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Melancólico; Es
abnegado,
perfeccionista y
analítico. Es muy
sensible
emocionalmente. Es
propenso a ser
introvertido, sin
embargo, puede actuar
de forma extrovertida.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
No se lanza a conocer
gente, sino deja que la
gente venga a él. Sus
tendencias perfeccionistas
y su conciencia hacen que
sea muy fiable, pues no le
permiten abandonar a
alguien cuando están
contando con él
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Debilidades del Melancólico; Negativo,
pesimista y crítico.
Las admirables cualidades del
perfeccionismo y la escrupulosidad conllevan
con frecuencia la sería desventaja del
negativismo, el pesimismo y da un espíritu
de critica. Normalmente, la primera reacción
de un melancólico ante cualquier cosa va a
ser negativa o pesimista
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Colérico: Es rápido, muy
activo, práctico en sus
decisiones,
autosuficiente y sobre
todo independiente. Es
extrovertido, pero no
tanto como la persona
de temperamento
sanguíneo. Se fija metas
y objetivos.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Es muy ambicioso. Valora
rápida e intuitivamente y no
reconoce los posibles
tropiezos y obstáculos que
puede encontrar en el camino
si busca lograr una meta. Es
extrovertido, no hasta el punto
del sanguíneo.
Generalmente, prefiere la
actividad.
•
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
• Debilidades del Colérico; El enojo y la
hostilidad. El colérico es extremadamente hostil.
Algunos aprenden a controlar su ira, El enojo de
los coléricos es enteramente diferente a la de los
sanguíneos. La explosión del colérico no es tan
fuerte como las del sanguíneo ya que es menos
extrovertido, pero puede ser mucho más
peligrosa. El colérico puede herir a los demás con
toda intención y gozarse de haberlo hecho. La
esposa del colérico generalmente le tiene miedo,
y éste tiende a aterrorizar a los hijos.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
El colérico da portazos, golpea la mesa con
el puño, usa la bocina del automóvil sin
discreción. Cualquier persona o cosa que se
le cruce en su camino, que retarde su
progreso, o que deje de funcionar en la
medida de sus expectativas, no tardará en
experimentar la erupción de su cólera. Y a
diferencia del sanguíneo, al colérico no se le
pasa el enojo fácilmente
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
EL CARÁCTER MORAL; Es
el resultado del
temperamento modificado
por experiencias
personales, preparación,
educación, principios,
motivaciones, creencias y
poderes sobrenaturales.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
El carácter se basa en el
temperamento. Sobre él
se acumulan los hábitos,
el influjo ambiental y la
educación. Es la parte
de la personalidad
adquirida, que se ha ido
fraguando a lo largo de
la vida. “EL CARÁCTER
ES EDUCABLE”
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
Constitución Física; Se llama constitución
física al conjunto de características morfológicas,
fisiológicas y bioquímicas que caracterizan a un
individuo.
La constitución física es fundamentalmente
heredada. Todo individuo recibe
hereditariamente una base estructural
bioquímica, glandular, nerviosa, muscular, ósea
y sensorial que va a determinar a través del
proceso de desarrollo su constitución física.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
LA INTELIGENCIA;
Es la capacidad para
adaptarme a
situaciones nuevas con
rapidez y resolver con
éxito los problemas en
ellas implícitos
Cada persona se
adapta a la realidad de
una manera diferente.
 LA PERSONALIDAD Y SUS
ASPECTOS
No todos captamos las
cosas con la misma
amplitud y profundidad,
lo que da origen a las
diferencias individuales
al tratar de solucionar
los problemas.
La inteligencia es, por
tanto, un elemento
importante de la
personalidad
Consejitos para tener cuenta!

Corrígete, instrúyete….
Practica lo aprendido…
Lucha con tu orgullo…
Medita sobre lo que esta mal en ti…
Confía en Dios y Ora….
 IMPORTANTE!

“Nadie diga: No puedo remediar mis defectos de

carácter. La imposibilidad reside en tu propia
voluntad. Si no quieres, no puedes vencer”
White, E.