Una profesional del secretariado

Esa idea de una persona cuyo único trabajo es coger el teléfono y apuntar los
recados ha quedado en el olvido en los tiempos que corren.

Y es la verdad, en la terminología tradicional, se denominaba a la secretaria

como la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las
reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una
oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado
notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el
punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con
credibilidad.

La mayoría de las personas atribuyen el concepto de una secretaria según lo

que ven en las películas y series de televisión, pero esta percepción del
secretariado no es la más acertada, ya que, actualmente, el Técnico Superior
en Asistencia a la Dirección es un perfil profesional que tiene las
capacidades necesarias para desarrollar una serie de funciones y
competencias fundamentales dentro de su puesto de trabajo.

El perfil de una buena profesional del secretariado debe ser:

- Personalidad equilibrada y proactiva. Autoestima positiva.

- Capacidad de adaptación a los cambios.
- Habilidades comunicativas y escucha activa. Capacidad de crear,
innovar e implementar.
- Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposición para trabajar en equipo.
- Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Espíritu de
superación.
- Flexibilidad.
- Sentido de humor.
- Resistencia física y nerviosa. Agudeza visual.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar

sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección
una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará,
tales como son:

- Técnicas de archivo. Técnicas de oficina.

- Digitación o mecanografía. Uso apropiado del teléfono.
- Manejo y organización de la agenda.
- Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
- Conocimiento y dominio del idioma del país.
- Principios y prácticas de formación y proporcionar dirección de obra a
los demás Organización, programas, operaciones, procedimientos,
normas y precedentes de la oficina asignada específicas.
- Las normas que rigen la compra de materiales del Distrito, suministros y
equipos.
 - Técnicas de preparación y distribución de la Agenda.
- Prácticas de las oficinas modernas, procedimientos y equipos.
- Técnicas de preparación de oficios e informe.
- La gestión de datos, sistemas de almacenamiento y recuperación.
- Técnicas y la etiqueta de recepcionista y teléfono.
- Inglés correcta utilización, la gramática, la ortografía, puntuación y el
vocabulario.
- El funcionamiento de máquinas de oficina incluyendo equipos de
computación y software asignado.
- Las habilidades interpersonales, incluyendo el tacto, paciencia y
cortesía.

A pesar de que las funciones de una secretaría están ciertamente delimitadas,

las tareas que se lleven a cabo van a depender del tipo de empresa y del
tipo de secretariado al que pertenezca. Por ejemplo, la asistencia a la
dirección de una empresa de alimentación no va a tener las mismas labores
que la de un bufete de abogados. Así como existen secretarias especificas
para esas aéreas, también podemos mencionar a las:

 Secretaría administrativa. Este tipo de secretariado se encarga de

implementar los sistemas, procedimientos y políticas que se van a seguir
dentro de la empresa, con el objetivo de poder realizar su actividad de la
manera más efectiva. También se encargan de administrar los recursos
financieros, humanos y materiales de la organización.
 Secretaría ejecutiva. El ejecutivo de alto nivel depende de la asistencia
de este grupo. Ocuparse de las peticiones de información, organizar
reuniones y gestionar programas son algunas de las tareas esenciales
que va a llevar a cabo un secretario o secretaria ejecutiva.
 Secretaría científica. En una empresa de investigaciones científicas,
este sector se encarga de controlar la calidad y conveniencia científica
de todos los trabajos, así como de las actividades científicas que se
desarrollan. Este profesional no solo se encarga de la revisión, ya que
también puede proponer programas de actuación en las investigaciones.
Entre otras más.

Hoy en día, somos muchas las personas que optamos por estudiar
secretariado con el objetivo de dedicarse a ello en un futuro, de las cuales
podemos destacar:

1.- Diferentes conocimientos y habilidades

La secretaria ejecutiva o asistente administrativo, debe poseer conocimientos

en técnicas de administración, contabilidad básica, dominio básico de idiomas,
uso computacional y  dominio de ofimática.

2.- Amplio campo laboral

El profesional en secretariado ejecutivo, tendrá un campo laboral muy amplio

y podrá desempeñarse en empresas públicas y privadas, bancos, compañías
de seguro, ministerios, consulados, colegios nacionales y particulares,
microempresas propias y de terceros, agencias, aeropuertos, empresas de
telecomunicaciones y toda empresa existente siempre necesitará de las
funciones de éste perfil profesional.

3.- Tiempo corto de estudios

Otra ventaja de estudiar esta carrera es el tiempo de estudio. En promedio se

realiza en 2 a 3 años como máximo con la oportunidad de poder convalidarlo
con muchas carreras profesionales debido a la currícula que ofrece la
profesión.

4.- Estabilidad

El trabajo a ejercer por parte de esta profesión posee calidad de confianza,

pues su labor dentro de una compañía es primordial y llega a ser el eje de la
empresa, quien permite que todos los procesos administrativos se realicen de
manera correcta.

En definitiva, estudiar secretariado es una oportunidad interesante para las

personas que quieran formar parte de uno de los sectores más importantes
dentro de una empresa. Cabe destacar que su importancia no solo reside en
su relación directa con la directiva, sino también en la contribución con los
buenos resultados del negocio y la participación directa en el desarrollo
económico y cultural de la empresa