MODULO N° 2 ROL DEL SECRETARIO JURIDICO

INTRODUCCION.

Con el objetivo de cubrir las principales tareas que un profesional lleva o llevará a
cabo en un estudio jurídico, será necesario establecer un marco de conocimientos
adecuado a la profesión.

1. Formación académica:

La formación en cualquier profesión es el sustrato en el cual se desarrollará

posteriormente el secretario, atesorando experiencia, conocimiento y aportando valor al
estudio. Sin duda, cuanto mayor sea nuestra formación académica muchas más ventajas
de partida tendremos, pero no sólo de títulos se forma a una persona, además hay que
poseer otras características y habilidades que no se estudian en .el colegio, instituto o
universidad.

Uno deberá poseer unos estudios mínimos de bachillerato, aunque también se

valorarán titulaciones de grado medio, superior o universitario dependiendo del perfil al
que se desea optar en el mundo laboral. Pero también es importante un buen nivel de
cultura general (no siempre va ligado al título académico): buen nivel del lenguaje,
ortografía, gramática, matemáticas, etc. nos permitirá desenvolvernos con soltura en el
día a día.

Será necesario completar nuestra formación de una forma permanente, mediante

cursos. La formación continua es necesaria e imprescindible para adaptarse a los
cambios que van acaeciendo en el mundo laboral.
2. Técnicas secretariales:

Además de una formación académica, será necesario dominar una mucho más
específica y relacionada directamente con el puesto de trabajo a ocupar. Resumimos
alguna de ellas:

 Confección de informes, actas, memorandos, circulares, etc.

 Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.
 Recepción y filtrado de la documentación que llega al estudio.
 Confección y cumplimentación de documentos oficiales: instancias, oficios y
modelos oficiales para la presentación en tribunales y otros entes.
 Cartas, correspondencia privadas, certificados, etc.
 Mantenimiento del archivo. Gestión, clasificación y mantenimiento de los
documentos.
 Gestión de la agenda de trabajo. Reuniones, citas, establecimiento de prioridades,
gestión del tiempo, etc.
 Organización y planificación de eventos corporativos y reuniones de trabajo.
 Organización y planificación de viajes.
 Atención telefónica.
 Atención al público: personal, por teléfono o por vídeo conferencia.

3. Conocimiento informáticos:

Sistemas operativos.

Se hace indispensable un dominio del procesador de textos, (Word), de las hojas

de cálculo (Excel) y de un editor de presentaciones como Power Point.

Es recomendable disponer de conocimientos básicos de Access para gestionar

bases de datos sencillas, por ejemplo, los contactos profesionales. Desde estas bases de
datos se podrán enlazar con programas como Word para la gestión de la correspondencia
masiva.
 Internet se ha convertido en una de las más potentes herramientas para cualquier
profesional, por eso es necesario dominar la navegación, saber buscar información, ser
capaces de realizar trámites por Internet, etc.

El uso del correo electrónico es esencial, por ello, debemos dominar herramientas
corporativas que nos permitan gestionar el correo, las más importante son: Outlook y
Notes, aunque también existen otras como: Mozilla

Thunderbird, Eudora, Pegasus…

Actitudes y/o habilidades del profesional del secretariado

Con actitud se consigue aptitud, al contrario es bastante complicado, con esta

sencilla premisa, trataremos de describir algunas de las actitudes necesarias que debe
tener un secretario/a:

1. Sentido de la lealtad, honradez, honestidad, dignidad profesional y buena fe.

2. Su comportamiento no debe suponer jamás un descrédito para su persona o para
el lugar de trabajo que representa.
3. Al igual que un médico jura su secreto hipocrático, todo secretario/a deberá seguir
el principio del secreto profesional, que, además de un deber, se considera una
obligación amparada por las leyes.
4. La buena educación, cortesía, simpatía y buenos modales son imprescindibles.
5. Adaptabilidad al desempeño de distintas tareas y momentos.
6. Capacidad de trabajo.
7. Responsabilidad en el desempeño de sus funciones.
8. Dotes de organización.
9. Dotes comunicativas: expresarse con fluidez, tener tacto, empatía…
10. Discreción.
11. Buena imagen y decoro profesional.
 12. Afán de superación.
13. Iniciativa propia.
14. Capacidad de trabajo en equipo.
15. Capacidad de adaptación a los cambios técnicos o tecnológicos.
16. Ser proactivo.

Obligaciones del secretario.

Como en todos los trabajos, existen una serie de obligaciones que conviene
conocer:

1. Actualizar las aptitudes y conocimientos para adaptarlas así a los nuevos tiempos y
tecnologías con el objetivo de aumentar la eficiencia, eficacia y productividad en el
desempeño de sus funciones.

2. No realizar práctica alguna que pueda suponer un descrédito para su trabajo.

3. No utilizar cualquier tipo de influencia, amistad o recomendaciones de sus superiores

con el objetivo de ascender o conseguir cualquier ventaja.

Un reciente estudio revela como el secretario/a cada vez aumenta más sus
responsabilidades dentro de la organización, llegando en muchos casos a tener
ayudantes para poder abordar todas las tareas que les encomiendan, desde la ayuda al
responsable, a gestionar proyectos específicos hasta optimizar el uso de las nuevas
tecnologías. Pero si pudiésemos resumir cuales son las más importantes, nos
quedaríamos con estas:

1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.

2. Buscar información a través de Internet y gestionar el e-mail.
3. Gestionar el archivo.
4. Filtrar llamadas.
5. Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes, entre otras.
ASPECTOS PERSONALES DEL SECRETARIADO.

Imagen personal, estilo y vestimenta.

El cuerpo es un elemento importante de presentación, que debe ir acompañado

del control del lenguaje verbal y no verbal. Cuando nos referimos a la imagen personal,
hablamos no solo de la vestimenta que llevemos, sino que es algo mas amplio, que
incluye: los rasgos físicos, las posturas y movimientos al sentarnos, al caminar, al saludar,
al tono de voz, la mirada, la sonrisa, la higiene, la cortesía, la educación, entre otras mas.
Es un estilo de vida, la forma de ser y actuar en consecuencia, cada persona ya tiene la
suya. “Como suelen decir la primera impresión es la que cuenta.”

La regla de oro para transmitir una buena imagen es estar a gusto y seguro con uno
mismo. Para potenciar su imagen debe cuidar una norma fundamental que es mantener
una coherencia entre cuatro canales de información que se usan al transmitir cualquier
mensaje. Cuatro instrumentos que deben apoyarse entre si:

1. Condiciones físicas: apariencia exterior.

2. La voz, el tono y su modulación

3. Los gestos

4. La indumentaria

Cuando alguno de los elementos no están armonizados con el resto, sitúa al oyente
en la disyuntiva de creer en lo se dijo o cómo se dijo. Muchas personas tienden a creer
mas en lo que ven, que en lo se les dice.

La confianza que una persona tenga en los productos y servicios que se les vende, la
creencia y el sentimiento de pertenencia a un equipo de trabajo y la certeza, de que su
trabajo es importante y necesario, reforzará su imagen personal, lo que permitirá
favorecer la correcta transmisión de la identidad corporativa de su empresa.

ASISTENCIA AL PROFESIONAL

Rol del secretario/ secretaria.

 El trabajo del secretario/a en cuanto a la procuración debe ser efectuado con
mucha atención y responsabilidad, ya que suplimos muchas veces la actividad del
profesional matriculado. La ineficacia del secretario puede redundar en la perdida de
confianza del profesional en sus virtudes y/o capacidades esenciales, así como también
verse afectado en si mismo por parte de los Colegios que ejercen la vigilancia del ejercicio
de la profesión.

El asistente jurídico, generalmente es el aprendiz de la profesión de ser abogado por

lo tanto la capacitación y desarrollo de sus objetivos y acciones lo llevan a alcanzar las
metas propuestas para su presente y futuro profesional. En este sentido no se debe
olvidar:

1. Su forma de ser y sus valores fundamentales

2. Su capacidad gerencial.

3. Que técnicas utilizar para tomar decisiones y resolver problemas

4. Sus habilidades interpersonales.

5. Como está preparada su capacidad intelectual para desarrollar habilidades en esta

disciplina.

6. Todos los esfuerzos deben estar concentrados en labores específicas.

7. Planificación del trabajo en el caso de una sociedad cuya tarea se duplica, en

tema de la organización y distribución del tiempo de trabajo para cada profesional
es un objetivo que debe negociar el secretario con el grupo de miembros o socios
del estudio jurídico.

En tiempos como éstos, en donde el mercado fluye en forma vertiginosa, aplicándose

cada vez más el nuevo marketing, el asistente jurídico o secretario del estudio jurídico
debe estar capacitado en cuanto a las técnicas de satisfacción del cliente, al ser la
primera persona en mantener contacto con el cliente y dar la primera impresión del lugar
en que se trate, o en el caso de la cartera de clientes del estudio, la interacción, en cuanto
a la información correcta e idónea de sus inquietudes, sin desdibujar la figura de un
secretario eficaz o eficiente sin meternos en el terreno de lo exclusivamente profesional.

La mayoría de los clientes no posee la suficiente educación para medir la calidad de

un servicio calificado como el que brindan los profesionales del derecho. La disminución
en la calidad del servicio afecta la reputación del estudio, y también lo expone a
demandas por responsabilidad civil o mal ejercicio de la profesión. Por todo lo dicho el
personal del estudio debe tener un cuidadoso entrenamiento en cuanto a:

 Realizar una cuidadosa supervisión sobre los expedientes para poder alertar sobre
alguna posible corrección necesaria.

 Transmitir al abogado todas las necesidades del cliente, sus dudas, las visitas
personales, telefónicas o si se han formulado quejas por alguna cuestión.

En la actualidad, los clientes suele “comprar gente” en lugar de servicios, o sea,

primero compran la relación y luego compran el servicio. Los niveles de educación,
experiencia, buen trato, capacidad de comunicación, liderazgo, capacidad analítica para
resolver problemas, motivación, etc., son fundamentales ya que dan forma real a esos
productos que el servicio profesional.

Nunca hay que desjerarquizar al abogado para el cual trabajamos, aunque nos haya
delegado más de lo que sería nuestra orbita de trabajo, debemos reclamar su atención
para que mantenga ese lugar de importancia que se merece.

Otro principio fundamental del secretariado es no relevar ningún dato de la profesión

que como subordinado no está capacitado para informar.

ORGANIZACIÓN DE LA AGENDA Y CALENDARIO.

Las bases del éxito de la gestión administrativa se fundamentan en un perfecto

manejo de agenda. La pérdida de tiempo, la optimización del mismo y la administración
general de la agenda brindan las herramientas necesarias para lograr metas a corto,
mediano y largo plazo.

Una agenda puede guardar para nosotros parte de la información que debemos tener a la
mano, pero no necesariamente en la memoria.

Una agenda nos da la posibilidad de:

- Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.
- Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al respecto de ellas.
- No olvidar nunca una fecha importante, una presentación, un vencimiento, un
aniversario, cumpleaños o evento.
- Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus preferencias y de ésta manera
asesorar al abogado en cuestiones de relación interpersonales.
- Manejar los gastos y los pagos pendientes.
- Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, presentaciones en tribunales, u otros
organismos, etc.
- Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al organizarnos.

La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.

En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y tenemos que consultarla

para recordar la misma.

Existen varios tipos de agenda:

− Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.

− Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están

diferenciadas por separadores de colores.

− Agenda electrónica: Son prácticas por la gran cantidad de información que almacenan
en el mínimo espacio.

− Agenda de ordenador: Están en el ordenador (Outlook)

Partes mínimas de una agenda

− Listado telefónico y de direcciones

− Calendarios: Año actual, anterior y posterior

− Planning: Suele ser mensual

− Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria

− Agenda de la secretaria:

En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.

− Agenda del jefe:

En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestión de la agenda del jefe

Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:

− Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser
casos excepcionales.

− Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En
caso necesario se debe consultar con él.

− Tiempo profesional: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita

permiso para la gestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas
y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas
complicadas al principio o final de la jornada.

Siempre que no se use la agenda tiene que estar bajo llave.

Planificación diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas
que tendremos en cuenta para la planificación son:

 El objetivo tiene que ser concreto y asequible.

 Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un
trimestre. El tiempo ideal son 15 días.
 Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.
  Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning
siguiendo lo siguiente:
 No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea.
 La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.
 Las tareas más difíciles se harán en primeras horas del día o de la tarde.
 Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles
 Los días festivos no se programan
 No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad.

 Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes

 Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que tu jefe pueda
devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.

 Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la oficina

 Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que el jefe se organice

 Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus
asuntos y prepararse para el día siguiente.

 No utilices la agenda como archivador ni para tomar nota en seminarios o

reuniones.

Cuando el abogado tiene una reunión que se sabe que será complicada, conviene
protegerlo de llamadas y visitas que lo distraigan de los temas importantes a ser tratados.
De esta manera, será más productivo y tú serás directamente responsable de ese
resultado.

Los equipos ideales de jefe/secretaria o asistente son aquellos en los que el

asistente es responsable, junto con su jefe, de coordinar las citas. Para ello es
conveniente que el abogado como la secretaria/o manejen su propia agenda, para
compararlas al final del día y organizar los compromisos del siguiente, manteniendo la
misma información.

Se sugiere conversar con tu jefe sobre los asuntos del día. Realiza los cambios
necesarios (agregar, eliminar, etc.). Contactar a las personas afectadas por los cambios
realizados en la agenda. Repasar con el abogado los eventos de las próximas semanas.
 Es recomendable adelantarse a las necesidades del abogado. Esto reduce los
apuros de último momento y la posibilidad contar con todos los elementos y materiales
necesarios para una reunión en el debido momento.
Si llegan correos a última hora y la reunión ya ha comenzado, no hay que dejar de
hacérselo saber.

En cuanto al calendario, es fundamental la confección de uno anual. Uno para el

profesional, exclusivo para anotar las fechas de audiencias, los expedientes y juzgados,
que no sólo se utiliza de recordatorio, sino que de esta forma sin dejar de chequearlo,
debemos tener presente el diligenciamiento de cédulas, oficios e informes previos.

Atención de los clientes.

Toda persona que trabaja dentro de una organización y toma contacto con el cliente,
aparece identificada como si fuera la organización misma. Es importante tener en cuenta
los siguientes aspectos que hacen a la atención de un cliente:

 Aspectos físicos: imagen del estudio, de las personas que lo integran, de la

tecnología visible que se utiliza. Los usuarios juzgan por el agradable lugar, por lo
moderno, por los equipamientos, por la vestimenta, por el clima en general que se
percibe del lugar.

 Fiabilidad: se refiere a la confiabilidad del servicio, a la habilidad de quienes lo

prestan para responder a las necesidades del cliente.

 Capacidad de respuesta: básicamente a cómo responde el estudio frente a las

emergencias, o posibles situaciones, inconvenientes o imprevistos que sufra el
cliente.

 Profesionalidad: un alto grado de profesionalidad debe ser evidenciado en todos

los niveles visibles, es decir, en todos los integrantes del grupo de trabajo.

 Cortesía: el modo y el buen trato hacen que los clientes se sientan valorados y
respetados. Este sentimiento es generador de posturas mas positivas de mejor
predisposición para la resolución de conflictos.

 Credibilidad: ser previamente creíble es de gran ayuda en momentos difíciles.

 Seguridad: tiene relación directa con la profesionalidad. Esto se genera a partir de

acciones certeras y eficaces a la hora de dar soluciones.
  Accesibilidad: los servicios son visualizados como mejores cuanto mas fácil le
resulta al usuario el acceso al mismo.

 Comunicación: se refiere al contacto, a la relación que mantengamos con los

clientes por medio de acciones comunicacionales fluidas. Para que esa relación
sea intensa, debemos brindar canales de comunicación por medio de los cuales el
cliente pueda expresarse y se sienta escuchado.

 Compresión: las personas se disponen mejor hacia aquellos que entienden con
claridad. Las explicaciones difíciles, demasiado técnicas que no muestran cual es
el beneficio que tiene para el cliente, no sólo carecen de valor sino que
demuestran su desconfianza.

 Atención rápida y eficaz: al cliente no le agrada esperar o sentir que se le ignora.

 Simpatía: el trato comercial con el cliente no debe ser frio no distante, sino por el
contrario, responder a sus necesidades con entusiasmo y cordialidad.

Hay ciertos aspectos a tener en cuenta para el asistente jurídico:

- En cuanto a las comunicaciones: tienen que ser fluidas, sintéticas y

concretas. Se sugiere por ejemplo un manual de respuestas básicas para
que no sólo el abogado pueda atender al cliente, sino que también la
secretaria/o pueda atender al cliente, sino que también pueda ayudarlo si
es un tema subjetivo como ser: donde está el expediente, quien es el juez
interviniente en la causa, pasos a seguir, fechas importantes, etc.

- En cuanto a consultas frecuentes: lo ideal es que se eviten las

interrupciones al profesional que está ocupado en la oficina con un cliente,
para que el consultante no se lleve una imagen negativa. Se sugiere: en tal
caso lo que se debería hacer es que el asistente pudiera solucionar al
menos parcialmente el problema de otro cliente. Cuesta a veces decidir
qué hacer: cuando el profesional está en una consulta con un cliente y
pretendemos pasar una llamada, pero lo ideal sería poder manejarlo
respondiendo con acierto o pedir a quien llama los datos para su ubicación
informándole que, cuando el abogado se desocupe, lo llamaremos
inmediatamente.

- En cuanto a la ubicación del estudio: es conveniente capacitar a los

empleados del estudio en la tarea de guiar al cliente cuando éste debe
concurrir al estudio. Es sugerible indicarles si así lo requiere el cliente,
 cómo llegar, donde estacionar, qué precauciones tomar, horario apropiado,
duración aproximada de la reunión, entre otras.

- En cuanto al historial del caso: indispensable instrumento que el abogado

podrá usar para registrar y controlar todos los movimientos y acciones
judiciales y extrajudiciales de la relación entre el estudio y sus clientes,
caso por caso.

- En cuanto a la carpeta del cliente: no se trata de la réplica del expediente,

sino la carpeta administrativa y comercial del cliente, donde se guardan las
copias de las facturas y recibos que se le entregan, comprobantes de
gastos desde que comienza la relación, la orden de trabajo que es el pilar
fundamental para comenzar una tarea profesional a partir de las
especificaciones del cliente. Esta carpeta debe estar organizada, completa
y actualizada para cuando el profesional o el cliente lo soliciten.

ACTUACION EN TRIBUNALES. RESPONSABILIDADES. CONSECUENCIAS.

En la mayoría de los casos las secretarias/os de los estudios jurídicos colaboran

con el abogado en la procuración de los expedientes en tribunales. La procuración
de los Tribunales es una actividad necesaria y esencial en la representación de los
clientes ante los Juzgados. En esa labor el secretario/a que realiza la gestión actúa como
intermediario entre el abogado, el Juzgado y el cliente. Es quien conoce en detalle el
funcionamiento de cada juzgado, trata a diario con quienes atienden la barandilla, los
secretarios y hasta a veces con los jueces. Está al tanto de los plazos y debe informar al
letrado sobre los mismos, advertir de las exigencias y posturas de cada juzgado ante
diferentes situaciones.

Así, los secretarios se convierten en el "brazo armado" del abogado en los

tribunales. En algunas circunstancias son los encargados de dar impulso al expediente
con sus gestiones personales ante los Juzgados. Por ello, el secretario debe estar atento
a lo que se debe hacer diariamente en los tribunales, controlando el estado de los
expedientes, las próximas presentaciones o plazos a vencer y las diligencias en otras
entidades a los fines de la cumplimentación de requerimientos de los juzgados.

Es decir, cuando se tiene a cargo la procuración del estudio, las funciones y

responsabilidad más destacadas son:
  Seguir el proceso, estar pendientes de todas las etapas, plazos y tener informados
al abogado.
 Responsabilizarse de todos los trámites: elaborar, enviar y recibir los
emplazamientos, citaciones, notificaciones, etc.; asistir en la mayoría de las
diligencias y actos necesarios del pleito. Todo ello colaborando con el abogado en
la representación y a favor de los clientes del estudio.
 Transmitir al abogado todos los documentos e instrucciones que lleguen a sus
manos.
 Pagar los gastos que se generen a instancia del cliente y dar cuenta documentada
de los mismos.

La responsabilidad por las tareas encomendadas es mucha, debido a que en

ocasiones los abogados descansan en sus secretarios, por lo que dependerá de la
eficiencia del asistente que un pleito llegue a buen puerto. La falla en alguna diligencia de
rutina puede ocasionar diversas consecuencias, desde la decisión de un cliente de retirar
la carpeta del estudio, la demora en la resolución de un conflicto, la pérdida de un juicio y
hasta someter al letrado a un juicio de responsabilidad civil por mala praxis.

Por lo dicho es importante tener presente que al asumir la tarea de procuración del
estudio el secretario, se responsabiliza por su tarea y también por la del abogado ante sus
clientes.

RELACIÓN CON LOS CLIENTES

Tipos de clientes.

+ El cliente discutidor: no está de acuerdo y discute cada cosa que se le dice. Para tratar
a este tipo de clientes se aconseja:

- solicitarle su opinión

- hablar suavemente pero firme, sin discusión.

- Concentrar la conversación en los puntos en que se está de acuerdo.

- Contar hasta 10 o más….

+ El cliente enojado: para este caso no hay que negar su enojo diciéndole “No hay
motivo para enojarse”. Esto lo enojará más. Se aconseja:
 - Ver mas allá del enojo

- No ponerse a la defensiva

- No involucrarse en las emociones

- No provocar situaciones mas irritantes

- Calmar el enojo

- No prometer lo que no se puede cumplir

- Analizar a fondo el problema

- Negociar la posible solución

+ El cliente conversador: estas personas pueden ocupar mucho de nuestro tiempo, nos
cuentan la historia de su vida. No hay que tratar de sacárselos de encima rápido, si no
que se debe demostrar interés y tener un poco de paciencia, ya que el motivo real de su
comportamiento suele ser a que se encuentran solos.

+ El cliente ofensivo: para este caso lo mejor es ser amables, excepcionalmente

amables. Esto los descoloca y hace bajar el nivel de confrontación.

+ El cliente infeliz: estas personas no necesariamente tienen un problema con nosotros o

con el estudio, su conflicto es con la vida en general. No hay que intentar cambiarlos, se
debe procurar mejorar la situación, mostrarse amable y comprensivo, tratando de
colaborar y satisfacer sus inquietudes.

El cliente que siempre se queja: a esta persona no nada que le guste. Hay que asumir
que es parte de su personalidad. Se debe intentar separar las quejas reales de las falsas.
Hay que dejarlo hablar y una vez que se desahogue, encarrilar la solución teniendo en
cuenta el tema principal.

+ El cliente exigente: es el que interrumpe y pide atención inmediata. Hay que tratarlos
con respeto, pero no acceder de manera completa a sus demandas.

El cliente coqueteador: para este caso se debe mantener una actitud calma, ubicada y de
tipo profesional en todo momento. Solucionar su situación por la cual ha venido así
terminamos con él o ella lo mas rápido posible.
+ El cliente que no habla y el cliente indeciso: hay que tener paciencia, ayudarlos, no
hacerles preguntas donde sus respuestas tengan que ser muy elaboradas. Sugerirles
alternativas y colaborar en la toma de decisiones.

Atención telefónica

Una de la formas de contactarse con un cliente es mediante el uso del teléfono. Es

importante la forma en que se establece la comunicación y el tono de conversación. Antes
de iniciar el tratamientote tema, el dialogo con la persona que está del otro lado de la línea
debe iniciarse siguiendo una serie de pasos tales como:

1. Saludar al interlocutor

2. Dar el nombre del estudio jurídico

3. Decir nuestro nombre

4. Ofrecer ayuda (por ej. “ ¿en que puedo ayudarlo?).

Además, hay tener en cuenta una serie de requisitos que se deben cumplir al momento de
hablar por teléfono:

- Comprender todas las funciones del teléfono

- Contestar tan pronto sea posible

- Mantener el micrófono del receptor alineado frente a la boca y hablar con

claridad

- Evitar ruidos innecesarios

- Mientras se habla, no beber, no comer, ni masticar chicle.

- No hablar con terceros mientras se esta atendiendo

- Se debe pedir consentimiento para hacer esperar al cliente

- Utilizar el botón de espera cuando hagamos esperar al cliente

- No dejar al cliente esperando mucho tiempo.

 Antes de tomar el auricular, debe haber una disposición entusiasta de la persona
que atiende. Luego se debe escuchar cuidadosamente para descubrir qué es lo que
deseo nuestro interlocutor.

La secretaria/o debe dar respuestas básicas que puedan ayudar al cliente,

informándole donde se encuentra el expediente, quién es el Juzgado y Juez interviniente,
datos de peritos y todo profesional que participe en la causa, donde se realizan ciertas
categorías de tramites, tiempos de demora, entre otras. Con esto evitamos molestias y
mejoramos la calidad del servicio. Asimismo, evitamos la interrupción del abogado.

Las posibles actitudes que requieran una determinada acción por parte del
secretario/a son:

2. Hacer una pregunta o consulta: la cual debe ser respondida de manera directa,
sencilla e inmediata. Y en caso de necesitar una respuesta que no dependa del
sujeto que atienda el teléfono, comunicarle que será llamado a la brevedad.

3. Expresar una objeción o hacer un planteo: los planteos no deben ser ignorados,
sino que se deben emplear argumentos que los neutralicen o minimicen.

RELACION CON OTROS PROFESIONALES

Escribanos.

Como consecuencia de la mayor intensidad del tráfico jurídico a la que

asistimos, la figura del Escribano aparece muy próxima en el día a día del
quehacer del abogado. Muchos son los negocios jurídicos en los que interviene el
Escribano: actas, requerimientos, contratos, acuerdos sociales, Juntas de
sociedades comerciales, comunicaciones..A su vez, el Escribano como jurista
especializado en amplias ramas del Derecho privado, en particular civil,
hipotecario, sociedades...etc., se convierte también en asesor del abogado en
esos aspectos concretos que los negocios jurídicos plantean, y que conoce mejor
quien asiste a un número mayor de operaciones.
 El Abogado se convierte, pues, en uno de los principales clientes del
Notario, ya que son los abogados los que indican o sugieren la Escribanía donde
se encomiendan las escrituras. Al abogado le interesa encargar sus escrituras a
un escribano que tenga bien organizada su Escribanía. Donde se le atienda con
agilidad y buenas formas. Acudir a la Escribanía sigue representando para
muchos clientes un pequeño acontecimiento, porque ante él lleva a cabo los
negocios jurídicos más trascendentes de su vida. Por ello es importante que en
tales ocasiones el Escribano trate con especial deferencia al Abogado, porque es
un detalle del que toma buena nota el cliente, así como de todo lo que acontece
en la Escribanía. Por todo lo dicho la secretaria jurídica debe estar al tanto del
nombre, domicilio y todos los datos necesarios del Escribano para poder de esa
manera asistir eficazmente al abogado.

Peritos

Los Peritos: Perito es todo aquel conocedor experto de una profesión, arte u
oficio, y cuya profesión consiste en opinar sobre las materias que domina para
distintos efectos. Existen, por tanto, peritos de muchas clases, desde los calígrafos
hasta los de arquitectura o ingeniería, pasando por los forenses, médicos...etc.

Al perito se le encarga su trabajo profesional para investigar hechos que

validen argumentos de una parte en el proceso judicial o bien, en sentido
contrario, para refutarlos.

Es importante que el abogado en la labor de asesoramiento que presta a la

parte a lo largo del procedimiento advierta sobre lo necesario que es tener un
perito de confianza y la cuantía de los honorarios de los peritos, ya que los
mismos pueden encarecer notablemente los pleitos, todo lo que conlleva que el
secretario debe estar atenta a las necesidades del abogado para contactar peritos
y colaborar en su trabajo.