UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

AVANCE PROYECTO

DOCENTE: CAMILO URIBE

OTERO

MATERIA:

TEORIA GENERAL DEL SISTEMA

PRESENTADO POR:

ROBERTO DAVID HERNANDEZ MORELO

ANDRES RAUL RAMOS ALVAREZ
ANGEL DAVID RODRIGUEZ MEJÍA
ABEL DIONICIO MERCADO NEGRETE

LORICA CORDOBA
 El Granero El Ángel se dedica a la comercialización de Productos al Detal. Recibe
productos de Distribuidores y de las Mayoristas de Abastos y lo venden a la Clientela
de la Zona en la que están Ubicados. En el Granero trabajan 5 personas: 1
Administrador, 1 Cajero, 1 Persona encargada de las Adquisiciones de Productos y 2
Personas encargadas de Atender al Público (Despachadores).

Para la Adquisición de Productos, el Granero hace una Revisión de Inventario entre

los Despachadores y el Administrador y diligencian un Documento en el Cual
indican el Nombre del producto y la Cantidad en Existencias. También revisan el
Estado del Producto que se encuentra en Existencias e Indican si aún está Vigente.
En caso de haber expirado el producto o encontrarse en mal estado, diligencian el
documento indicando el Nombre del Producto y la Cantidad de está mal estado o
expirada.

De acuerdo a la cantidad de productos en existencia y al recuento de ventas,

establecen la proyección de los Productos que se requieren y la cantidad de cada
uno de ellos. Diligencian un Documento que le entregan a la Persona encargada de
las compras, en la cual indican el Nombre del Producto, la Cantidad de producto y el
Proveedor.

La persona encargada de hacer las compras debe Establecer la Ubicación de Cada

proveedor para realizar las compras. Al momento de realizar a compra, solicita
una factura de cada proveedor, la cual detalla los productos adquiridos, la
cantidad, el valor unitario y el valor total.

Algunas compras se realizan directamente a los distribuidores, que hacen preventa en el

Granero y después envían el pedido. Cada Pedido es recibido con una Factura, con las
mismas especificaciones del caso anterior.

De acuerdo al valor de Adquisición del Producto, se establece el valor de venta al

Público. Para la venta, el cliente se acerca a las instalaciones del Granero y solicita los
productos que requiere. El despachador confirma la existencia de los productos, y en
caso de que existan, lo coloca en una canasta de compras.

Así sucede con cualquier tipo de producto. Finalizado el despacho, la canasta es

entregada al Cajero que se encarga de realizar el Cobro respectivo.

El Cliente puede cancelar en Efectivo o a través de un Crédito, que es avalado por el

Administrador. Este Crédito tiene un plazo de 30 días y un cupo Máximo, el cual es
establecido también por el Administrador.
El caso de que un Cliente requiera una nueva compra a crédito, se verifica en un Kardex el
Estado del Crédito y el Cupo disponible. Infortunadamente, algunas veces se extravían los
Kardex y la venta no puede ser aprobada a crédito. El Administrador del Granero se
encuentra preocupado porque indica que muchas veces se vencen los productos y no tiene
mecanismo de alerta para cubrir esta situación, y muchas veces los Kardex no son
actualizados puntualmente, lo que ha causado dificultades al momento de aprobar los
créditos.

Y le pide a Uste que le plantee una solución a estos inconvenientes.

 Análisis del Problema:
El Granero El Ángel tiene problemas con la gestión de inventario y crédito. Los productos a
veces se vencen sin un mecanismo de alerta, lo que puede llevar a pérdidas. Además, los
registros de crédito (Kardex) a veces se extravían, lo que dificulta la aprobación de ventas a
crédito.

Solución a propuesta:

1. Sistema de Gestión de Inventario: Implementar un sistema de gestión

de inventario digital que rastree la cantidad de productos en existencia, la
fecha de vencimiento y el estado del producto. Este sistema puede enviar
alertas automáticas cuando los productos estén a punto de vencerse.

2. Sistema de Gestión de Crédito: Digitalizar el sistema de crédito para

evitar la pérdida de Kardex. Este sistema puede rastrear el estado del
crédito y el cupo disponible de cada cliente. También puede automatizar
el proceso de aprobación de crédito basado en las reglas definidas por el
administrador.

3. Integración de Sistemas: Integrar el sistema de gestión de inventario y

el sistema de gestión de crédito con el sistema de punto de venta. Esto
permitirá un flujo de trabajo más eficiente desde la adquisición de
productos hasta la venta.

4. Sistema de Pedidos en Línea: Implementar un sistema de pedidos en

línea para permitir a los clientes hacer pedidos desde la comodidad de
sus hogares. Esto puede aumentar las ventas y mejorar la experiencia del
cliente.

5. Programa de Lealtad: Implementar un programa de lealtad para

recompensar a los clientes frecuentes. Esto puede aumentar la retención
de clientes y las ventas a largo plazo.

6. Análisis de Ventas: Utilizar análisis de ventas para identificar

tendencias y patrones en las ventas. Esto puede ayudar a mejorar la
planificación del inventario y las estrategias de marketing.
Mapa General del sistema
 Mapa General de Subprocesos

Revisión de Inventario: Este proceso implica verificar la cantidad de productos en

existencia e identificar los productos con baja existencia.

Lista de Compras: Este proceso implica determinar qué productos son necesarios y
estimar la cantidad necesaria de cada producto.

Identificación de Proveedores: Este proceso implica investigar proveedores potenciales

y evaluar la calidad y el precio de los productos de los proveedores.

Selección de Productos: Este proceso implica elegir los productos a comprar basándose
en la lista de compras.

Negociación de Precios: Este proceso implica discutir los precios con los proveedores y
llegar a un acuerdo sobre los precios finales.

Realización de la Compra: Este proceso implica enviar el pedido al proveedor.

Recepción de la Factura: Este proceso implica confirmar la recepción de los productos

y verificar la factura.

Seguimiento de Productos: Este proceso implica actualizar el inventario con los nuevos
productos y verificar regularmente el estado de los productos.

Alerta de Vencimiento: Este proceso implica monitorear las fechas de vencimiento de

los productos y enviar alertas cuando los productos están a punto de vencerse.

Atención al Público: Este proceso implica asistir a los clientes en la tienda y recomendar
productos a los clientes.

Realización del Cobro: Este proceso implica calcular el total de la compra y recibir el
pago del cliente.

Aprobación de Crédito: Este proceso implica evaluar la solicitud de crédito del cliente
y decidir sobre la aprobación del crédito.

Seguimiento del Estado del Crédito: Este proceso implica actualizar regularmente el
estado del crédito del cliente y enviar recordatorios de pago a los clientes.

Recepción de Pedidos en Línea: Este proceso implica confirmar la recepción del pedido
en línea y verificar la disponibilidad de los productos solicitados.

Preparación de Pedidos: Este proceso implica recoger los productos solicitados del
inventario y empaquetar los productos para la entrega.

Envio de Pedidos: Este proceso se encarga de enviar los pedidos empacados al cliente
de manera qye lleguen en buen estado.

Gestión de Recompensas: Este proceso implica hacer un seguimiento de las compras de

los clientes y asignar recompensas basadas en las compras de los clientes.
Comunicación con Clientes: Este proceso implica enviar actualizaciones sobre el
programa de lealtad a los clientes y resolver las consultas de los clientes sobre el
programa de lealtad.

Recopilación de Datos de Ventas: Este proceso implica registrar todas las ventas
realizadas y organizar los datos de ventas para el análisis.

Análisis de Tendencias: Este proceso implica identificar patrones en las ventas y

generar informes sobre las tendencias de ventas.
 Subproceso de Adquisición de productos

Este subproceso implica determinar qué productos necesita el negocio y en qué

cantidad. Esto se hace a través de la revisión del inventario existente y la proyección de
las necesidades futuras.
 Subproceso de Compra a Proveedores
Este Subproceso implica la interacción directa con los proveedores para
obtener los productos necesarios. Esto puede incluir la identificación de
proveedores potenciales, la negociación de precios, la realización de
pedidos y la recepción y verificación de los productos entregados.
 Subproceso de Gestión de Inventario

Este Subproceso implica el seguimiento de la cantidad y el estado de los

productos en el inventario. Esto puede incluir la actualización del inventario
cuando se reciben nuevos productos y el envío de alertas cuando los
productos están a punto de vencerse.
 Subproceso de Ventas

Este proceso implica la venta de productos a los clientes. Esto puede incluir
la atención al público en la tienda, la realización del cobro y la gestión de las
ventas en línea.
 Subproceso de Gestión de Crédito

Este Subproceso implica la gestión de las ventas a crédito. Esto puede

incluir la aprobación de crédito para los clientes y el seguimiento del estado
del crédito.
 Subproceso de Pedidos en Línea

Este Subproceso implica la gestión de los pedidos en línea. Esto puede

incluir la recepción de pedidos en línea, la verificación de la disponibilidad
de los productos solicitados y la preparación de los pedidos para la entrega.
 Subproceso de Programa de Lealtad

Este Subproceso implica la gestión de un programa de lealtad para

recompensar a los clientes frecuentes. Esto puede incluir el seguimiento de
las compras de los clientes, la asignación de recompensas y la comunicación
con los clientes sobre el programa.
 Subproceso de Análisis de ventas

Este Subproceso implica el análisis de las ventas para informar las

decisiones de negocio. Esto puede incluir la recopilación de datos de ventas,
la identificación de tendencias y patrones en las ventas y la generación de
informes.
Diagrama de ClasesDiagrama de Relaciones entre Clases
Diagrama de Casos de Uso
Diagrama de Estado
Diagrama de Causa y Efectoel