Quiénes trabajan en el departamento de compras

Llevar a cabo todas estas funciones puede ser una tarea compleja, sobre todo cuando se trata de
medianas y grandes empresas, por lo que se requiere un equipo de trabajo bien estructurado.
Estos son algunos puestos que conforman este departamento:

Jefe o gerente de compras.

Agente de compras.
Desarrollador de proveedores.
Ingeniero de abastecimiento.
Jefe de almacén.
Auxiliar de almacén.
Auxiliar administrativo.

Funciones del departamento de compras

El departamento de compras lleva a cabo una serie de funciones que tienen que ver con el
seguimiento y control de las mercancías, el contacto con los proveedores, el pago de productos,
entre muchas otras.

Planeación y gestión de presupuestos

Esta función es necesaria para equilibrar los ingresos y gastos de la empresa y asegurar su
solvencia económica. Se requiere una revisión de los recursos disponibles, incluyendo recursos
financieros, materiales y humanos, para hacer una proyección de las necesidades de la empresa
en un periodo de tiempo determinado.
La planeación presupuestaria se lleva a cabo en conjunto con el departamento de administración
y finanzas. También se apoya en los informes del departamento de ventas, en informes de
producción e inventarios, ya que esta información permite pronosticar el estado de las ventas.
Reducción de costos
El personal del departamento de compras debe evaluar las distintas opciones de productos
disponibles en el mercado a través de diferentes proveedores. También se encarga de negociar
con los proveedores para pactar un precio que convenga a ambas partes. Es importante destacar
que no siempre se trata de buscar los precios más bajos, sino obtener productos que por su
calidad sean durables, garanticen la satisfacción del cliente y resulten más rentables a largo
plazo.

Realización compras
El tipo de compras que realiza el departamento dependerá del rubro de la empresa en cuestión.
Las empresas manufactureras pueden requerir la compra de materias primas, mientras que las
empresas que venden productos de terceros compran productos terminados. Las empresas de
servicios, como empresas turísticas, necesitan comprar productos y también servicios de
terceros.
Cumplimiento de los plazos de entrega
El departamento de compras procura realizar sus pedidos con el tiempo necesario para evitar
faltas en su stock y satisfacer la demanda de los clientes. Cuando la empresa no cumple con sus
tiempos de entrega, no solo corre el riesgo de perder ventas, sino la fidelidad de sus clientes y
eso puede afectar negativamente su imagen. El departamento de compras trabaja en conjunto
con el departamento de atención al cliente para poner en marcha un plan de intervención en caso
de sufrir un imprevisto para compensar a sus clientes y mantener la buena reputación de la
empresa, por ejemplo:
Contactar al cliente de manera personal.
Reconocer el fallo por parte de la empresa.
Ofrecer alternativas (por ejemplo, reemplazar la mercancía con otra similar o aplazar el tiempo
de entrega).
Ofrecer un regalo o un descuento en su próxima compra.
Almacenaje de productos
Esta también es una función del departamento de compras que debe gestionarse con la debida
planeación. Los productos se deben almacenar de manera ordenada y se debe llevar un control
de ingreso y salida de mercancías para determinar las próximas compras. Este control de
inventarios se puede llevar a cabo en tiempo real, ya sea físicamente o de manera digital
empleando alguna herramienta como Holded, Mecalux y Odoo.
Gestión administrativa
Esta función tiene que ver con el control de todos los documentos relacionados con el
departamento de compras. Esto incluye información de proveedores, órdenes de compra,
transacciones, facturas, comprobantes de pago, inventarios e informes.
Cumplimiento de las políticas de la empresa
Cada empresa establece su propia normativa interna para la adquisición de mercancía. El
departamento de compras se asegura de controlar que los productos cumplan con los estándares
de compras, incluyendo estándares de calidad.

Seguimiento de pedidos
El personal del departamento de compras se encarga de registrar los pedidos para saber en qué
etapa se encuentran y detectar si existen retrasos.

Director de Compras:

Responsable de supervisar todas las actividades del departamento de compras.

Desarrolla estrategias de adquisición para garantizar la obtención eficiente y rentable de
productos.
Establece relaciones con proveedores y negocia términos contractuales.
Coordina con otros departamentos para satisfacer las necesidades de suministro.
Comprador:

Se encarga de la selección y adquisición de productos y materias primas.

Investiga proveedores potenciales y evalúa sus productos y servicios.
Negocia precios, términos de pago y condiciones de entrega con proveedores.
Monitorea los niveles de inventario y realiza pedidos según sea necesario.
Analista de Costos:

Realiza análisis de costos para evaluar la eficiencia de las compras.

Identifica oportunidades para reducir costos sin comprometer la calidad.
Prepara informes sobre tendencias de precios y costos para ayudar en la toma de decisiones.
Almacenero:

Recibe y registra los productos entregados.

Supervisa el almacenamiento adecuado de productos y materias primas.
Gestiona el inventario y coordina con el equipo de compras para mantener niveles adecuados de
stock.
Coordinador de Logística:

Organiza la distribución eficiente de productos desde los proveedores hasta las instalaciones.
Coordina los horarios de entrega y el transporte de mercancías.
Supervisa la recepción de productos y garantiza la integridad de los envíos.
Gerente de Calidad:

Supervisa la calidad de los productos recibidos.

Desarrolla y mantiene estándares de calidad para los productos comprados.
Trabaja con proveedores para resolver problemas de calidad y garantizar el cumplimiento de los
requisitos.