REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS
SEDE ALTAGRACIA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA
UNIDAD CURRICULAR GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO E INVENTARIO

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Docente: Autores:
Alberto González Yasmín Martínez
C.I. 6721184
Yankarina Vargas
C.I. 24905613
Daniel Breindembach
C.I. 12715119
Miguel Aguilar
C.I.5543128

Caracas, Julio de 2023.

 INTRODUCCIÓN
El proceso de compras es un modelo sistemático que representa las etapas por las que
pasa un consumidor desde que toma la decisión de adquirir tu producto o servicio.
Para Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez más
en un enfoque estratégico clave el proceso de compras. Para seguir siendo exitosos, las
empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo competitivo de las
adquisiciones. Por lo que Conocer las fases y claves para un Proceso de Compras exitoso
es algo imprescindible hoy día.
Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez más en un
enfoque estratégico del proceso de compras de las empresas. Para seguir siendo
exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar el universo competitivo de
las adquisiciones, hablaremos sobre cuáles son los procesos de compra de una empresa
y cuál es su importancia. El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto
debido al fraude, las adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras
trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no programados. Pero
debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación de los
productos o servicios de valor de la empresa, perfeccionar el proceso de compras es
importante para:
Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino también
para el gasto indirecto.
Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda aplicar en
toda la organización.
1- Caracterizar el procedimiento de compras
 Los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:

1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.

2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.1
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables.

Pasos Importantes del Proceso de Compras

1. Solicitud de compra / requisición
Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se necesita. La
solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante el cual se otorga
la autorización para comprar el artículo.
2. Selección de proveedores
Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se
solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de cotización
para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.
3. Orden de compra
Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos que se
adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los datos de la
empresa.
4. Entrega y recibo
A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora. Una vez
que las mercancías llegan, normalmente pasarán por algún tipo de proceso de recepción
para garantizar que coincidan con lo que se pidió y que sean de la calidad correcta.
5. Factura / pago del proveedor
En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a la
mercancía o se envía por separado. Esto será recibido por el departamento de cuentas
por pagar.
2- Las especificaciones de las compras
La calidad de los materiales que se obtienen para la producción de bienes es de gran
importancia para la empresa ya que según la calidad de sus materias primas dará como
resultado un producto final de calidad. El departamento de compras de una empresa es el
principal responsable de que los materiales que se obtienen sean de la más alta calidad y
que cumplan con las especificaciones que la empresa solicita. La calidad en las compras
incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se
cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción, lo cual es
perdida para la empresa.
La calidad en las compras se reduce a 3 puntos:
Comprar el producto adecuado
Tener material disponible en el tiempo adecuado.
Pagar el mejor precio.
¿Qué son las especificaciones de compra?
Conjunto de especificaciones que pone el comprador para garantizar que el producto que
le sirve el proveedor es el más adecuado para su cadena de producción. Para poder
realizar una buena compra lo más importante es que quede claro qué es lo que se
necesita comprar.
Para tener una buena especificación:
- Realizar una descripción técnica correcta, dejando de lado los modismos o la jerga local.
El lenguaje técnico correcto hace que haya menos errores en el momento de las
cotizaciones
- Colocar marcas alternativas equivalentes. Si bien podemos preferir una marca, en
muchos casos existen dos o más alternativas similares para el mismo producto, con
calidades similares y eso le permite al comprador manejar un abanico de ofertas variado
- Definir características especiales, por ejemplo, si se requiere que soporte algún tipo de
temperatura, algún tipo de acabado o que cumpla cierta normativa
Para el caso de servicios es importante que se tenga en cuenta:
- Plazos de entrega claros, realistas y bien definidos
- Especificaciones del servicio claras, y dejarlo a que coticen de acuerdo a la visita hace
que las cotizaciones no sean comparables y perdamos oportunidades. De manera que el
proveedor tenga una base sobre la cual cotizar.
¿Qué describen las especificaciones?
Las especificaciones frecuentemente describen los materiales a ser usados, dimensiones,
colores, o técnicas de construcción. Los detalles específicos sobre los materiales de
construcción, técnicas, dimensiones, y los trabajadores de otros elementos deben utilizar
en un Proyecto, junto con los planos y planes.
¿Qué es la calidad de conformidad?
Grado en el que los datos tienen atributos que se adhieren a estándares, convenciones o
normativas vigentes y reglas similares referentes a la calidad de datos en un contexto de
uso específico.
 3- Petición de compras
Un pedido de compra se puede definir como una solicitud o petición
de bienes o servicios a un proveedor en concreto. En esta solicitud se especifican dichos
bienes o servicios, así como precio, cantidad, condiciones de pago y entrega, entre otros.
Se trata de un documento comercial que obliga al comprador a aceptar la entrega de los
productos o servicios que ha solicitado, siempre que se cumplan los términos acordados.
SOLICITUD DE COMPRA
Una solicitud es un pedido que se realiza. Una compra, por su parte, es
una adquisición (quedarse con la propiedad de algo mediante la entrega de un pago).
La noción de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza con
el objetivo de adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una
corporación, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que adquiera
determinados productos.
Gracias a la implementación de un sistema basado en la solicitud de compra, el
encargado del contacto con el exterior para la adquisición de dichos bienes
puede mantener un orden y evitar errores tales como comprar de más o de menos.
Además, si tiene a su disposición una forma de jerarquizar los pedidos según su urgencia,
podrá asegurarse de que nadie pase mucho tiempo sin los artículos que haya requerido.
La solicitud de compra dentro del ámbito de una compañía permite agrupar varios
pedidos similares para ahorrar tiempo y dinero: muchos distribuidores ofrecen descuentos
por grandes volúmenes, por lo que siempre es conveniente hacer la menor cantidad de
pedidos al mes con el mayor número de unidades posibles. Con respecto al tiempo, si
varios empleados piden el mismo tipo de artículo y el encargado compra cada uno de
ellos por separado, es probable que tarde mucho más en cumplir con su trabajo que si los
convierte en un solo pedido.
Otro beneficio para la organización de una empresa es que le permite realizar un mayor
control sobre las relaciones entre sus empleados, ya que los obliga a cumplir con el envío
de un formulario del cual queda un registro. Si hay un atraso en la provisión de materiales,
por ejemplo, siempre es posible revisar la solicitud para comprobar su fecha y verificar
que haya sido leída, mientras que si la comunicación fuese de palabra no habría pruebas
para resolver el conflicto.

4- Petición de ofertas o solicitud de cotizaciones

La petición de ofertas es, una selección con vistas a una elección. Por lo general, conduce
a escoger a un proveedor al que se le pasa un pedido en firme.
La petición de ofertas pretende reunir el máximo volumen de información actualizada
viable sobre las posibilidades de un proveedor, hecho que optimiza la futura negociación y
aumentar la competencia entre proveedores.
Por este motivo se lanza la consulta, clara y concisa, a los proveedores, indicándoles
todos los puntos a los que deben responder. Las acciones realizadas en esta fase
permitirán comparar las diferentes propuestas recibidas de los proveedores en la etapa
siguiente, de un modo sistemático y comparativo.
En esta fase se deberá evaluar tanto la recepción a tiempo de las respuestas como el
número de éstas que han efectuado los proveedores, puesto que este dato resulta
indicativo de la atención y el interés que pueda representar nuestra petición en el mercado
proveedor.
La petición de ofertas debe ser clara, circunstancia que nos conduce a una serie de reglas
que hay que tener muy presentes en la petición, comparación y tratamiento de las ofertas
Cotización en las empresas
Una solicitud de cotización, es un proceso en el que una empresa solicita a proveedores y
contratistas seleccionados que presenten cotizaciones y ofertas para la capacidad de
cumplir con ciertas tareas o proyectos.
El término cotización se emplea para referirse a un documento informativo que el
departamento de compras, en una empresa o institución, utiliza para entablar una
negociación. Este documento no genera ninguna forma de registro contable, sino que sólo
pretende establecer el precio justo a un bien o a un servicio por comprar u ofrecer.
La cotización determina el valor real de un bien o de un servicio. Se utiliza para conocer
cuál va a ser el coste de un producto o servicio. En los servicios, muchas veces se utiliza
también la palabra presupuesto.
5- Orden de compra
Una orden de compra, también denominada pedido de compra o PO (Purchase Order), es
un documento comercial que registra una solicitud de compra. En este se incluyen las
diversas especificaciones y condiciones que debe cumplir el proveedor en la distribución
de los bienes solicitados, en materia de precios, cantidad y envío. Estos documentos son
expedidos por el comprador, quien hace entrega de los mismos a la empresa acreedora.
Una orden de compra, también llamada orden de pedido o nota de pedido, es un
documento mediante el cual el comprador solicita mercancías al vendedor.
De esta forma, lo que hacemos es documentar nuestras necesidades de productos. Lo
habitual es enviar este documento al proveedor para que este suministre dicho pedido.
Pudiendo hacerlo de forma física o virtual (correo electrónico o página web).
El objetivo de la nota de pedido es poder contrastar con posterioridad el albarán de
entrega con esta orden y anotar posibles incidencias, así como tener por escrito las
condiciones de dicho pedido.
6- Referencia de pedido
Los números de referencia de los pedidos se utilizan para identificar un pedido. En los
pedidos que contienen varios artículos, se asigna un número de referencia individual a
cada artículo. El número de referencia del pedido es utilizado equipo de atención al
cliente para encontrar los detalles de tu pedido y ayudar con cualquier pregunta que
puedas tener. Así como hacerle seguimiento, ubicación, estatus entre otras.
 7- Designación y discusiones de la mercancía
La designación de mercancías
Es una estructura lógica para clasificar las mercancías, de manera uniforme por las
autoridades aduaneras de todo el mundo. y acompañada de normas de aplicación y notas
explicativas. La nomenclatura aduanera establece el orden de clasificación de las
mercancías en el comercio internacional y constituye un sistema lógico por medio del cual
la totalidad de las mercaderías es ordenada sistemáticamente en diversas categorías a
través de códigos numéricos y descripciones lo suficientemente claras y precisas que no
deben dar lugar a equívocos, dudas, discusiones o imprecisiones ya fuere por su gran
complejidad, difícil acceso o excesivo tecnicismo.
NOMENCLATURA COMÚN ANDINA
•Aquellos que la definen como: Un listado o nómina de mercancías, objeto de comercio
internacional, presentada en forma estructurada, sistematizada e identificada a través de
códigos numéricos. •Otros, en cambio, van más allá y la conceptualizan como: Un sistema
de clasificación y codificación aplicado para designar, a efectos del Arancel de Aduanas,
las mercancías o grupos de mercancías susceptibles o que puedan ser susceptibles de
comercio internacional. •También se precisa que es: La especificación teóricamente
exhaustiva de las mercancías o grupos de mercancías susceptibles o que puedan ser
susceptibles de comercio internacional, con una clasificación sistemática de las mismas
que sirve de base para el arancel de aduanas. •Distintos autores puntualizan que
Nomenclatura Arancelaria no es otra cosa que: La especificación teóricamente exhaustiva
de mercancías o grupos de mercancías que son objeto de comercio internacional, tienen
un orden sistemático, disponen de un método, aplican determinadas reglas, conforman un
sistema clasificatorio y aplican ciertos principios seleccionados (naturaleza, grado de
elaboración, origen, el uso que se le ha dado o que se le dará, su destino, etc.). Si a cada
una de las mercancías de una nomenclatura se le incorporan los derechos que causa en
su importación, ésta se transforma en un Arancel Aduanero.
Nomenclatura Arancelaria: Son múltiples y muy diversas. La nomenclatura aduanera
establece el orden de clasificación de las mercancías en el comercio internacional y
constituye un sistema lógico por medio del cual la totalidad de las mercaderías es
ordenada sistemáticamente en diversas categorías a través de códigos numéricos y
descripciones lo suficientemente claras y precisas que no deben dar lugar a equívocos,
dudas, discusiones o imprecisiones ya fuere por su gran complejidad, difícil acceso o
excesivo tecnicismo.

8- Cláusulas de la ejecución de pedidos

El plazo de ejecución (entrega)
E tiempo de entrega
El tiempo de entrega es el que transcurre desde la aparición de un pedido hasta su
entrega final. El término se utiliza sobre todo en la gestión de la cadena de suministro,
pero también en la gestión de proyectos.
Actualmente, la métrica del tiempo de entrega es la responsable de determinar los plazos
del proceso. Este es un concepto importante para el aspecto organizativo de la empresa.
El tiempo de espera hace posible mejorar la eficiencia de las operaciones producidas y
también conduce a una mejor tasa de retención de clientes.
El plazo de entrega será condición esencial de la Orden de Compra, salvo que se
acordare de otro modo. El cambio de la fecha de entrega deberá contar con la previa
aprobación por escrito de la COMPAÑÍA.
9- Garantías de ejecución
La Garantía de Correcta Ejecución de la Obra es un documento que se utiliza para
garantizar que la empresa que se adjudicó la licitación ha realizado el trabajo o proyecto
de forma satisfactoria, esto desde el inicio hasta la recepción definitiva
Garantía de mantenimiento de oferta. Es un requisito de admisibilidad de la propuesta de
un oferente, en caso que su presentación sea requerida en el pliego particular, siendo en
consecuencia la falta de presentación o presentación por un monto muy inferior a la
correcta causal de rechazo de la oferta.
Se define como "SERIEDAD DE LA OFERTA", la Garantía otorgada por los perjuicios
causados al asegurado por no mantener el proveedor los ofrecimientos hechos en su
propuesta de licitación, durante la etapa de presentación de la oferta y hasta la
suscripción del contrato.
10- Seguimiento de las órdenes de compra
El seguimiento de órdenes de compra es el proceso de monitoreo del estado y el
movimiento de un pedido en tiempo real. Esto ayuda a administrar el ciclo de PO
(Purchase Order), que abarca la creación de una orden de compra, su aprobación y la
recepción de los bienes.
El seguimiento de órdenes de compra, también conocido como sistema de seguimiento de
órdenes de compra, es una aplicación de software utilizada para ver el estado en tiempo
real de las órdenes. Implementado como software basado en la nube, permite el manejo
electrónico de para un procesamiento rápido y simple de órdenes de compra.
Ayuda a las empresas a gestionar todo el ciclo de la, desde la creación hasta la
aprobación. Estos rastreadores de pedidos de compra ofrecen al equipo de adquisiciones
una forma de eliminar las ineficiencias del procesamiento de pedidos.
11- Conformación de facturas
 La denominación factura originaria, o primera factura, inserta en su texto; lugar y fecha de
emisión; fecha de vencimiento de la obligación de pago y lugar de pago.
La factura conformada es un título valor que agrega derechos sobre los productos que ya
han sido entregados, pero que aún no han sido pagados.
Son facturas que deben ser firmadas por el deudor como señal de estar conforme con los
productos designados en ella, con su fecha de pago y su valor. Podemos decir de alguna
manera que la factura conformada es un título valor total abiertamente distinto al
comprobante de pago denominado “factura”.
La factura conformada se rige por las normas relativas a los títulos valores, mientras que
la factura comercial es regulada según la norma de carácter tributario.
Características de las facturas conformadas
Emisión voluntaria: sólo se emitirá si el comprador y el vendedor convienen usar este
título valor para concentrar en él su relación crediticia, (que además estará garantizada).
Respaldo legal: constituye una garantía sobre los objetos de comercio y mercancías que
hayan sido elementos de una transacción comercial, así como un título valor que
representa un crédito otorgado por el monto del precio.
Título valor a la orden: se emite a la orden de quien transfiere los productos detallados en
el documento o del vendedor. En ese sentido, constituye un título valor a la orden y, por
tanto, es transferible mediante un endoso.
Ejecución por falta de pago: en caso de que se haya estipulado el pago de la factura en
varias cuotas, fallar en el pago de una de estas cuotas autoriza al poseedor de la factura a
que se asuman vencidos todos los plazos y reclamar el pago del monto adeudado total.
Endoso: la factura conformada que el acreedor emite puede ser endosada a terceras
personas. Esto incluye la descripción de los productos que son objeto del traspaso.
12- Tramitación de pedidos pequeños
El procesamiento de pedidos es el proceso de recibir, procesar y cumplir con los pedidos
que realizan los clientes. Es una parte fundamental de la gestión de una empresa y puede
consumir gran parte de su tiempo si no se gestiona con eficacia.
La tramitación de un pedido comienza cuando un cliente hace el pedido a una empresa y
termina cuando se le entrega el producto. Para gestionar este complejo proceso, lo mejor
es dividirlo en distintas fases o etapas. Te contamos, a continuación, cuáles son dichas
etapas dentro del procesamiento de pedidos en logística: Recepción del pedido,
Preparación del pedido, Envío y entrega del pedido: 
13- Compras de emergencia
Una compra de emergencia es la que se debe hacer para reducir el riesgo de pérdida de
la vida o la propiedad asociada a un evento inesperado. En situaciones de emergencia,
las normas de compras normales pueden ser suspendidos para que las personas tengan
acceso a bienes o servicios que necesitan para mitigar la emergencia inmediatamente.
Normalmente tienen que presentar la documentación para apoyar la compra, con
información específica acerca de la situación, la necesidad y el vendedor que finalmente
suministró los materiales necesarios. En circunstancias convencionales, las compras se
estructuran en un presupuesto. Para las compras, compras de la comparación o solicitud
de ofertas.
La compra debe contribuir directamente a una rápida resolución de una emergencia. Las
solicitudes para hacer compras de emergencia pueden ser negados si el problema era
evitable o previsible. Un departamento de tecnología de la información, por ejemplo, debe
tener planes para reemplazar equipos obsoletos, junto con las copias de seguridad de los
fracasos de emergencia. Si no lo hace y la red se ve amenazada, la emergencia fue
creado por negligencia, y no puede calificar para una compra de emergencia.
Protocolos cuidadosos, generalmente se ponen en marcha para definir y controlar las
compras de emergencia. El objetivo es evitar situaciones en las que las personas usan
este método de último recurso para satisfacer las necesidades básicas
Formularios de autorización especiales pueden ser utilizados para una compra de
emergencia. La forma se explica la naturaleza de la situación, define la situación de
emergencia, y proporciona justificación para mostrar cómo era necesario el gasto. Un
supervisor o jefe de departamento pueden tener que firmar el formulario, indicando que ha
sido revisado y aprobado. Contadores pueden solicitar una auditoría, y pueden
recomendar actividades como una mejor planificación de emergencia en el futuro para
evitar este tipo de situaciones vuelvan a ocurrir
Las contrataciones por emergencia son aquellas que permiten suplir de manera inmediata
las necesidades de bienes, obras o servicios, sin llevar a cabo un procedimiento de
contratación convencional, siempre y cuando medie un evento no predecible y probado
 CONCLUSIONES
Conviene para cualquier empresa conocer las herramientas que tiene disponibles para
llevar a cabo su actividad de la manera más ordenada y controlada posible, facilitando, el
control del Departamento de Compras. En este sentido, el control interno de este
Departamento puede ser contable u operativo.
El control operativo se apoya en los principios de autorización y ejecución (aprobación de
compras, selección de proveedor, la verificación de existencias…), mientras el control
contable trata de evitar riesgos en el registro de compra, así como de velar por el
cumplimiento de la normativa contable. En definitiva, ambos favorecen el correcto
funcionamiento y la transparencia empresarial; sobre todo si se acompañan de informes
inherentes a cada actividad donde se detecten los puntos fuertes y débiles del
Departamento a fin de alcanzar la eficiencia operativa del mismo.
Por esto y por otras razones resulta muy interesante contar con expertos en la materia
que sepan identificar las oportunidades de mejora que se presentan dentro del propio
funcionamiento de la empresa en cuestión, y que nos ayuden a optimizar nuestros
recursos.
 Bibliografía

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https://www.comunidadandina.org/StaticFiles/201164225440libro_atrc_nomenclatura.pdf
https://go.insitech.com.mx/que-es-el-seguimiento-de-ordenes-de-compra-y-por-que-es-
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https://ivc.es/control-de-compras-parte-ii-facturas-comerciales-y-conformadas/
https://www.ceupe.com/blog/que-es-el-tiempo-de-entrega.html
https://www.ayuware.es/blog/procesamiento-de-pedidos-en-logistica/
https://www.ayuware.es/blog/procesamiento-de-pedidos-en-logistica/#:~:text=log
%C3%ADstica%2D%20con%20Ayuware-,%C2%BFQu%C3%A9%20es%20la
%20tramitaci%C3%B3n%20de%20pedidos%3F,pedidos%20que%20realizan%20los
%20clientes.