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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA

Gerenete de
compras

Jefe de compras

Supervisor de
compras

Analista de
compras

Comprador/
Ingeniero en
calidad de
Proveedores

FUNCIONES PRINCIPALES
Gerente de compras: Los gerentes de compras son los encargados de comprar
todos aquellos bienes que la empresa necesita ya sea para la reventa o para el
uso de los mismos por parte de la compaa. Ha de conseguir comprar esos
bienes al mejor precio pero sin afectar a la calidad. Tiene su parte de
responsabilidad en que la empresa sea cada vez ms competitiva. Un gerente de
compras ha de hacer, adems, que la cadena de suministro de una empresa sea
fluida, gil y eficaz, para ello la comunicacin entre departamentos ha de ser
constante y transparente.

Jefe de compras:
1.- Tener firma con el Administrador en una cuenta bancaria.
2.- Hacer las requisiciones (necesidades operativas de la empresa)
3.- Solicitar presupuestos de los bienes y servicios a diferentes proveedores,
mnimo tres presupuestos para analizar cul ofrece mejor calidad, mayor garanta
y mejores precios.
4.- Llamar a licitacin, en el caso de obras o pedidos mayores (esto es segn la
poltica de la empresa).
5.-Tener la anuencia del Presidente de la empresa o en todo caso del
administrador.

Supervisor de compras:
Gestionar el proceso de adquisiciones de acuerdo a la normativa vigente,
utilizando los instrumentos formalmente requeridos.
Gestionar el proceso de adquisiciones desde que nace el requerimiento y
monitorear los bienes o servicios hasta que son recepcionados.
Mantener una relacin cooperativa con el cliente interno y proveedores para dar
respuesta oportuna a sus requerimientos.
Monitorear los indicadores de gestin que tiene el Subdepartamento de
Administracin en relacin al proceso de adquisiciones y abastecimiento.
Realizar procesos de seguimiento al proceso de adquisiciones mediante diferentes
herramientas de control.
Actuar como contraparte tcnica ante las reas requirentes. Informar
oportunamente acerca de la gestin de contratos, cumplimiento de hitos,
vencimiento de garantas y estados de pago.
Administrar el proceso de licitacin, debiendo: elaborar y preparar las bases
administrativas y tcnicas, gestionar la apertura de licitaciones, revisar los

requisitos, elaborar la resolucin de adjudicacin, remitir las propuestas del


Departamento o Unidad requirente para su evaluacin y realizar la debida gestin
de proveedores para aumentar la participacin en los procesos de licitacin
Elaborar y gestionar las resoluciones y toda la documentacin correspondiente al
proceso de adquisiciones.
Recepcionar los bienes, con gua de despacho y recepcionar las facturas, cuando
corresponda.

Comprador del departamento de compras:


Responsable de la gestin de compras, negociacin, comercializacin y logstica.
Planifica, organiza y coordina las actividades relacionadas con el rea de
compras,

la

adquisicin

de

mercancas

artculos

diversos

para

la

compaa. Contacta y entrevista a proveedores locales y extranjeros con el fin


de negociar los contratos de compra con el objetivo de un abastecimiento
eficiente para ganar ventaja competitiva en las ventas. Igualmente es responsable
de la administracin y rentabilidad de las categoras de mercadera asignadas.
Adicionalmente, panifica y aplica planes de venta y mercadeo basado en el estado
de ventas y la evaluacin del mercado.
Fija las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de entrega,
presupuesto para campaas de promocin de ventas, los mtodos de venta,
incentivos y campaas especiales.
Coordina los estudios de investigacin de mercados en el rea, para determinar
las necesidades y gustos de los consumidores, as como la competencia y estado
actual de los mercados donde opere la empresa.
Vigila la eficiencia del rubro de gastos de ventas y asegura la utilizacin racional
de los recursos.

Analista de compras:
Recibir y verificar requisiciones y sus correspondientes anexos, consultando a la
Unidad Solicitante de existir dudas en cuanto a las caractersticas o
especificaciones tcnicas del Bien o Servicio requerido.
Seleccionar y llevar registros de proveedores.
Realizar Solicitudes de Oferta y enviarla a los Proveedores por email, fax o
correspondencia fsica.
Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las
requisiciones.
Realizar la Evaluacin de las Ofertas a travs de un formato diseado para tal fin
e imprimirlo.
Verificar con la Direccin de Planificacin Estratgica la disponibilidad
presupuestaria para la realizacin de las compras. Imprimir el formato de
Presupuesto Base.
Realizar el Informe de Recomendacin de los Proveedores asignados a una
Compra o Servicio.
Tramitar rdenes de compra y rdenes de servicio.
Atender a proveedores, transportistas y funcionarios relacionados con las
compras.
Chequear y verificar materiales y equipos adquiridos.
Velar porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados y entregarlos a la
Unidad Solicitante.
Realizar cualquier reclamo a las compaas de existir inconvenientes con la
compra realizada o el servicio prestado.
Efectuar el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la
adquisicin de bienes y servicios, gestionando ante la Coordinacin de Tesorera
el Pago a Proveedores.
Efectuar y distribuir compras menores.

Relacin que existe con otros departamentos de la organizacin

Produccion: En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de


compras. El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos
y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de
suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras
debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se
acostumbran al uso de un material en especial y quieren que siempre sea el
mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer
y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad.
Mercadotecnia: Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es
satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio,
planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que
satisfagan al cliente.
Ingeniera: este departamento tiene como funcin disear los procesos de
fabricacin de producto, y realiza los cambios y modificaciones de los mtodos de
fabricacin del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben
comprarse y da informacin importante como las especificaciones, tolerancias,
partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia,
dureza, tensin, dimensiones, etc.
El departamento de compras hace recomendaciones para la varacion o cambio de
diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son;
ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
Contabilidad: Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y
el pasivo de la compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto
de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este
departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en
el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artculos comprados por el departamento de compras
estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin.

ENTREVISTA
1 Cules son los objetivos de la empresa respecto al Departamento?
El Javier Cano responde

la primera pregunta

los objetivos de la empresa

respecto a la Gestin de Compras con tres palabras: la calidad, el servicio y el


precio. Se buscan siempre los productos de la mejor calidad al menor precio y
tambin con el mejor servicio. Est claro que sea la condicin principal para que
se de a los clientes lo que piden.
2 Quin tiene competencia en materia de compras?
La persona que tiene competencia en materia de compras en general es el Jefe
de Compras. Para los artculos de limpieza por ejemplo la responsable es la
gobernanta, ya que ella se encarga de estas cosas y sabe cundo y qu se
necesita. El Jefe de Mantenimiento tiene que preocuparse de las cosas
relacionadas con el buen funcionamiento de todo, como por ejemplo en el campo
de la iluminacin, ya sean bombillas, enchufes, etc. Pero finalmente las compras
las efecta solamente el Javier Cano. Tambin a la hora tanto de alimentos
(perecederos o no), como de elementos de cocina (bebida, vajilla, etc.), l toma
las decisiones y compra la cantidad que considera conveniente, sin necesidad de
confirmacin por parte de la direccin.
3 Dnde y cmo se compran los productos?
El realiza la compra de los productos perecederos, como pescados, mariscos,
frutas, hortalizas etc., as como productos de duracin media, larga e ilimitada en
la central de abastos de Chihuahua.

4 Qu sistema de compra se utiliza como por ejemplo compras sin stocks,


compras centralizadas, etc.?
Compra lo mejor posible para la necesidad actual, ya que se hacen inventarios
mensuales. Por eso si queda mucho en el economato, se tiene mucho trabajo. Yo
dira que se trata del sistema Suministro Total, ya que se compran casi todas las
cosas que se necesitan, cuando es necesario.
5 En el departamento de compras se tiene que tener en cuenta algunos
aspectos. Cules son para usted dichos aspectos?
Los aspectos son:
Los objetivos y la organizacin del hotel.
El precio y las calidades de los productos.
La eleccin de los proveedores.
Las necesidades de los clientes.