ADMINISTRACION DE

COMPRAS E INVENTARIO

Maestra:

JULIA DEL CARMEN DOMÍNGUEZ DIAZ

CARRERA:

Lic. Admón. de Empresas

ALUMNO:

ESTEBAN ALFONSO RODRÍGUEZ FAJARDO

ACTIVIDAD:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE SESIÓN 1

Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez más
en un enfoque estratégico clave del proceso de compras. Para seguir siendo
exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo
competitivo de las adquisiciones.

En este artículo te hablaremos sobre cuáles son los procesos de compra de una
empresa y cuál es su importancia. Su esquema, fases, claves para hacerlos más
exitosos y por qué cada vez se hace más necesario automatizarlos

¿Cuál es el proceso de compras en una empresa y cuál su importancia?

El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto debido al

fraude, las adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras
trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no programados.

Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de

creación de valor de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de
compras también es importante para:

o Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo

sino también para el gasto indirecto.
o Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
o Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
o Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
o Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
o Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se
pueda aplicar en toda la organización.
El proceso de compra es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de
información y varias aprobaciones para avanzar. Cada empresa tendrá sus
propias variaciones, pero en términos generales, sigue un patrón bien establecido

estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:

1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.

2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables.

Fases Más Importantes del Proceso de Compras

A continuación, te explicamos los pasos claves e importantes de un proceso de
compras exitoso:

1. Solicitud de compra / requisición

Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se

necesita. La solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación
mediante el cual se otorga la autorización para comprar el artículo.

2. Selección de proveedores

Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que
se solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de
cotización para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.

3. Orden de compra

Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos

que se adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los
datos de la empresa.

4. Entrega y recibo

A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora.

Una vez que las mercancías llegan, normalmente pasarán por algún tipo de
proceso de recepción para garantizar que coincidan con lo que se pidió y que sean
de la calidad correcta.

5. Factura / pago del proveedor

En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a
la mercancía o se envía por separado. Esto será recibido por el departamento
de cuentas por pagar.
Claves y consejos para montar un proceso de compras exitoso en tu
departamento de compras

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para optimizar y maximizar tus

procesos de compras en tu departamento:

Lo que debes hacer previo al proceso de compras:

o Identifica las necesidades.

o Selecciona el producto que necesitas.
o Asigna un personal encargado para el procedimiento.
o Establece las condiciones de entrega.

Realiza una investigación de mercado y ten en cuenta estos aspectos:

o Disponibilidad y existencia de los proveedores en el mercado.
o Situación geográfica de los proveedores.
o Desarrollo de los proveedores.
o Capacidad de almacenamiento de la empresa.
o Tipo de proveedor.
o Tamaño de la empresa.

Durante la preselección de proveedores:

En esta etapa se deben elegir los proveedores que más satisfagan tus
necesidades y cumplan los requisitos previamente acordados. Cada potencial
proveedor debe presentar ciertos requisitos que deben ser revisados y aprobados
por el departamento de compras.

Petición de ofertas:

Aquí debes realizar una actividad de comprobación y análisis por medio de la

solicitud y recepción de precios y demás condiciones que quedaron establecidas
previamente durante la fase anterior.
Negociación y fases. Esta etapa debe incluir:

o Contacto inicial con el proveedor.

o Presentación de ofertas.
o Proposición y negociación de concesiones.
o Cierre de la negociación.

Adjudicación del suministro

Esta es la última fase del proceso de compras donde se realiza la entrega del
suministro o servicios mediante las pautas establecidas y la elección de los
productos finalmente seleccionados.

La importancia de la automatización del proceso de compras

Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no son

suficientes para las empresas que desean un rendimiento óptimo de su inversión
en compras o una cadena de suministro estratégica y saludable.

La automatización y la inteligencia artificial hacen mucho para eliminar o

mitigar los desafíos que conllevan estas metodologías obsoletas.

La automatización del proceso de compras aporta una serie de beneficios a

cualquier organización. Los ahorros de costos aumentan al tiempo que se reducen
los gastos fuera de contrato.

Se puede administrar más actividad, incluido el gasto final y el equipo de compra

tiene una visibilidad mucho mayor de todas sus funciones, lo que te permite
maximizar la eficiencia y los recursos.

El ERP de e-Procurement de Mercado Electrónico automatiza todo el proceso de

compra, desde la solicitud hasta el pago. Todos los datos se concentran en una
única herramienta en línea, disponible las 24 horas del día, lo que garantiza
mayores ahorros, cumplimiento, colaboración y velocidad.