EPE - Ingeniería Sistemas Gerencia de Proyectos

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

CÓDIGO PL06
versión 2019.01
PROYECTO: “Estudio de prefactibilidad para la Instalación de Dos (02) Sedes de la Empresa
Atlas Cargo en los Países Argentina y Chile”
GERENTE: GERENCIA GENERAL
PREPARADO GERENCIA DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES FECHA 18 10 2021
POR:
REVISADO POR: GERENCIA DE PROYECTOS FECHA 20 10 2021
APROBADO POR: DIRECTOR/JEFE DE LA OFICINA DE PROYECTOS FECHA 21 10 2021

A. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

Para poder definir de la manera más óptima las actividades del proyecto, el gerente de proyectos a
reunido a su equipo de trabajo entregando la siguiente información para su respectivo análisis:

 El acta de constitución.
 Lista de requerimiento de adquisición según la alta demanda de servicios del tipo de
Transporte de los clientes en los 02 países.
 Proforma aprobada por la empresa de adquisición y abastecimiento presentada por los sub
contratistas y proveedores.
 El alcance del proyecto detallando excepciones y restricciones.

Como parte adicional, también se consideraron las siguientes apreciaciones:

 Reuniones: se organizarán reuniones donde estarán presentes los clientes interesados

involucrados en los procesos que forman parte de proyecto para que indiquen cual es el
detalle de las actividades.
 Juicio de Expertos: Se consultará y recibirá opiniones de los Abogados y Representantes
legales del extranjero de las nuevas sedes de Chile y Argentina sobre los plazos de tramites
legales.

Así mismo, el resultado de las actividades que incluye los recursos necesarios de la frecuencia de la
mano de obra y sub contratistas por actividad se detallarán en los anexos.

B. PROCEDIMIENTO DE SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

Se identificará el orden de la ejecución o secuencia de las actividades del proyecto, como también la
duración, comienzo temprano y tardío holguras y rutas criticas del proyecto, se deberá realizar lo
siguiente:

 Relacionar cada actividad con el área correspondiente de la empres Atlas Cargo, siguiente
una secuencia lógica y adecuada para cada inicio y fin de actividad.
 Identificar las actividades principales del proyecto.
 Cálculo de las holguras para determinar la ruta crítica del proyecto.
 Se iniciará con el nombre de las actividades y duración del procedimiento y su ejecución de

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acuerdo al sustento del área competente.

 La Gerencia de Proyectos evaluará la secuencia de actividades presentada por el Jefe de la
Oficina de Proyectos, elaborando un diagrama de procedimientos.
 La Gerencia de Operaciones determinará la secuencia de las actividades, de revisión, de
modificación donde evaluará el diagrama de procedimiento.

C. C. PROCESO DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Para generar la estructura de desglose de recursos (RBS) se utilizarán las siguientes herramientas
durante el proyecto:

 Los Subcontratistas y proveedores: Brindarán información sobre el periodo de su ejecución

de su servicio o adquisición, maquinarias, materiales, etc. que estarán involucradas en el
desarrollo de las actividades.

 Análisis de Alternativas: Se identificará las características especiales de cada recurso a ser

utilizado dentro del desarrollo de la actividad de tal que se seleccionará el adecuado para su
exitoso desarrollo.

Asimismo, para los entregables y actividades que se ha identificado para el proyecto se procede a
realizar la estimación y duración del proyecto, como también los tipos de recursos para el desarrollo
del proyecto, donde además para ejecutar estas actividades el personal de la empresa ATLAS CARGO,
estará involucrado en los siguientes puntos: Recursos de tipo material y el abastecimiento, Recurso
tipo de personal, donde se necesitaran especificar lo siguiente:

- Nombre del recurso

- Duración
- Supuestos y base de cronograma estimación
- Cálculo

Para este proceso de utilizaran las estimaciones de recursos y duraciones.

D. PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Para la obtención de las estimaciones de la duración de las actividades se utilizarán las siguientes
herramientas dentro del proyecto: -
 
Estimación Análoga: La duración está sujeta a datos que se recopilan en la investigación del proyecto,
consulta con el estudio de abogados, representantes legales de las 02 sedes, sobre proyectos
similares e indagación de trámites legales con los que cuenta la organización para poder determinar
los tiempos de duración de cada actividad y así cada paquete de trabajo.

Juicio de Expertos: Junto con la herramienta anterior se utilizará también el juicio de expertos para
identificar plenamente el tiempo sobre las características especiales de este proyecto en base al
histórico con que ya se cuenta.

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Recursos: Si es de tipo personal, se estima la duración que tomará realizar dicha actividad.
 
Recurso material o máquina, se define la cantidad que se va a utilizar
Las estimaciones de la duración de las actividades se deben realizar en base al tiempo total del
proyecto que comprende de 120 días, es decir 4 meses y cada entregable se divide en 4 grupos con
duración de 30 días, donde además cada actividad debe estar dentro de cada grupo y estar dentro del
tiempo planificado

E. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CRONOGRAMA

Para generar el cronograma del proyecto se utilizará: -
 
Método de la Ruta Crítica: Con la ayuda de una secuencia de actividades identificaremos la red en
donde el proyecto tiene una holgura de 0 para identificar la ruta crítica y de tal manera identificar en
que actividades no se deben de alterar los tiempos para no afectar la fecha fin de proyecto.
 
Asimismo, para la realización de este procedimiento se cuenta con los siguientes documentos: -
 
La identificación de secuencia de actividades 
El diagrama de precedencias 
Estimación de recursos y duraciones

Para la realización del cronograma del proyecto se debe contar con los siguientes puntos: -
 
Establecer las fechas y duración del proyecto. 
Registrar las tareas de cada actividad.
Identificar los hitos principales del proyecto. 
Realizar una secuencia de actividades y una secuencia a los entregables del proyecto.
 
Identificar los entregables del proyecto por cada hito para la aprobación del cronograma,
primero debe ser enviado a los interesados y deberá ser probado para continuar con el proyecto,
posteriormente al obtener el cronograma final deberá ser gestionado para cumplir con lo acordado.

Para ello se debe visualizar el diagrama de Gantt, indicado al final de este plan.

F. GESTIÓN DE CAMBIOS AL CRONOGRAMA

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma:
Nombre Cargo Ubicación
xxxxxx Gerente General Oficina Principal
Alexandra Gerente de Finanzas Oficina Principal

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Hugo Salazar Gerente de Operaciones Oficina Principal

Supervisor de Abastecimiento y Oficina Prinicpal
Proveedores

Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma:

Nombre Cargo Ubicación
xxx Jefe de la Oficina de Proyectos Oficina Principal
Director Oficina Principal

Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto (por ejemplo, retrasos debido a entrega
de materiales o disponibilidad de personal; clima; adelantar el cumplimiento debido a término de fase
o proceso, etc.):

Las razones que pueden implicar un cambio en el cronograma son:

 Retrasos en la entrega adquisición de Vehículos de Transporte de Carga Pesada por el

proveedor.
 Disponibilidad de Conductores especialistas en conducción de Vehículos de Transporte de
Carga Pesada.
 Cambios no programados.
 Retrasos por el clima.
 Recorte de Presupuesto
 Ampliaciones de alcance de magnitud del proyecto en las sedes.
 Desastres naturales.
 Accidentes.
 Incumplimiento del proveedor en la entrega de materiales para la construcción de
infraestructura de las instalaciones en Chile y Argentina.
 Empresa subcontratista no cumple con los tiempos de entrega, de las modificaciones de diseño
de las instalaciones en las sedes.

Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma. (Tiempo,
costo, calidad, etc.):
Para reportar el impacto por cambios en el cronograma se utilizará el formato CO-GP-FR-AC-2015, que
incluye la información siguiente:

1) Nombre del responsable de área del problema y fecha de ocurrencia del mismo.
2) Descripción del problema indicando el grado de urgencia.
3) Impacto resultante sobre el proyecto (Costo, Calidad, tiempo y alcance).
4) Alternativas de solución detallada, indicando el impacto en las diferentes áreas (costo, calidad,
tiempo y alcance).
5) Recomendación en la selección de la alternativa de solución.
6) Anexos: Documentos que sustenten la selección de la alternativa y sustento de rechazo de las
otras alternativas de solución.

*Nota: El informe será evaluado por las personas autorizadas para aprobar los cambios de cronograma,
quienes en consenso discutirán y tomarán la decisión de cuál es la mejor alternativa los alcances del

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informe con los ajustes necesarios según lo que se acuerde.

Describir cómo los cambios al cronograma serán administrados:

Solicitudes realizadas por personal autorizado

Cuando se presente una situación que incurra en un cambio de cronograma, este deberá ser informado
oportunamente al Gerente de Proyecto, quien será el encargado de evaluar la situación determinando
la implicancia del cambio en el alcance del proyecto (tiempos establecidos según el cronograma del
proyecto, a su vez con la decisión tomada planteará alternativas de solución, las que deberán ser
justificadas.

Todo esto deberá presentarse en el formato correspondiente CO-GP-FR-SC-AC-2015, al comité

encargado de la aprobación, quienes deberán dar respuesta a la solicitud en un máximo de 48 horas.

Según la decisión que tome el comité la propuesta será presentada al Director de la empresa Atlas
Cargo, quién tendrá la última palabra.

Solicitudes realizadas por terceros (sub contratistas)

Las Solicitudes de cambio en el cronograma producidas por una empresa sub contratista, deberán ser
presentadas a través de su representante legal. Estas solicitudes serán evaluadas con un plazo de 07
días, desde que se produjo la incidencia que producirá el retraso en la entrega del entregable final.

Una vez presentado la solicitud será revisada por el Gerente de Proyectos, en conjunto con el comité de
aprobación, de determinará si el cambio es viable teniendo en cuenta los términos del contrato.

Dependiendo la complejidad del cambio, la solicitud será evaluada en un máximo de 48 horas y se

informará del resultado de la evaluación para llegar a un acuerdo.

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