MOMENTO III

EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN

Acción Reflexión Acción

Para poder diagnosticar ¿Cuál es la situación actual del control de inventarios de

la empresa Hiperalimentos C.A, sector 102 La Rural Municipio Peña Estado
Yaracuy? se realizaron diversas estrategias, y se aplicaron varias técnicas que
pudieran revelar la situación real, y éstos demostraron una falta mucho mayor en
cuanto al control de inventario, puesto que esta empresa no cuenta con medios para
adquirir un sistema que permita de forma eficaz, llevar dicho control, como tampoco
se realiza un control manual para poder resguardar diversa información que es de
gran importancia para el desarrollo y crecimiento de la misma.
En el taller de capacitación dirigido al personal de Hiperalimentos C.A, se les
explicó sobre las ventajas de un eficaz control de inventario, el cual permitirá a la
empresa mejorar sus ventas, aumentar sus ganancias, hacerse más competitiva, y por
ende, seguir creciendo y estableciendo precedente. De igual manera, podrán tener
información exacta y oportuna, de manera rápida, actualizada y detallada sobre las
entradas y salidas de existencias; sobre la ubicación de las mismas, así como un
conocimiento en cuanto a sus ventas y la retribución monetaria que éstas generan y
también, ver las cantidades de mercancías que resguarda el almacén, lo que permitirá
tomar las previsiones para asegurar el stock suficiente en todo momento a objeto de
evitar el desabastecimiento, y de esta forma aumentar su competitividad, y dar
respuesta rápida a los clientes. Por tal razón se presenta el siguiente Plan de Control
de Inventarios de la Empresa Hiperalimentos C.A, sector 102 La Rural Municipio
Peña del Estado Yaracuy.

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 En relación al propósito dos, el plan de control interno de inventario de
mercancías dirigido al personal de Hiperalimentos C.A, está estructurado en diversas
secciones; donde cada una presenta una información distribuida en procedimientos
sugeridos y flujogramas para que el personal tenga una mejor comprensión del
control, manejo y desarrollo en las operaciones habituales de los inventarios que
incluyen las compras, ventas, entradas y salidas de la mercancía.
Así mismo, el Plan de Control de Inventarios de la Empresa Hiperalimentos C.A,
es al presente, de gran importancia para determinar los diferentes procesos de
control existentes en el desenvolvimiento eficaz de la empresa. Es así, que se pueden
ayudar a resolver algunas de las problemáticas tratadas reduciendo los focos de
riesgos derivados de la incorrecta administración (por ejemplo, la rotura del stock,
robos, obsolescencia de los productos, pérdidas por otras causas, productos que no se
mueven, etc.), y dejando una estructura más adecuada para que nuevo personal siga el
mismo esquema organizativo.

Producto

Con este Plan de Control de Inventarios de la Empresa Hiperalimentos C.A,

sector 102 La Rural, se pretende alcanzar todos los objetivos de la organización,
puesto que la idea principal es el poder generar el adecuado control y de esta forma
facilitar este proceso, siendo el mismo, el responsable de determinar la situación
actual del inventario en cuanto a su valor y capacidad integrada, dotando de
información exacta, oportuna y relevante al personal que lo necesite, así como para
complementar información sobre el sistema logístico, por ejemplo: lote, fecha de
vencimiento, ubicación, etc., así como la información necesaria para los informes
contables, entre otras cosas.

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 HIPERALIMENTOS, C.A.

Plan para el Control

De Inventarios

Every María Miguel Neily Rachel

Mendoza González de M García Rodríguez Perdomo

Yaritagua, 2020 - 2021

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 PRESENTACIÓN

El presente documento tiene como propósito la realización de un plan para el

control de inventario en la empresa Hiperalimentos C.A, ya que en la actualidad al
realizar el manejo de los inventarios se efectúa de forma inadecuada, generando que
la adquisición de productos en el momento y cantidad incorrecta aumenten los costos
y la disminución de beneficios generando, diversos contratiempos al personal que ahí
labora.
Es por esto, que con el desarrollo de este Plan de Control de Inventarios de la
empresa Hiperalimentos C.A, surjan soluciones a las problemáticas a través de
estrategias que faciliten la gestión de abastecimiento, control y recepción, y despacho
de mercancía de la empresa, lo cual puede traducirse en una reducción importante en
los costos de adquisición, compra, y almacenaje. A su vez, el control de inventario es
responsable de poder ordenar y recibir la mercancía; de coordinar la colocación de los
pedidos y hacerle seguimiento al mismo.
Además, se busca tener un control para responder a ciertas incógnitas como: ¿El
proveedor ha recibido el pedido? ¿Este ha sido despachado? ¿Existen procedimientos
para hacer un nuevo pedido o devolver la mercancía indeseable?
De ahí que se presentan como actividades la elaboración de mapas de procesos y
flujogramas, procesamientos para la elaboración de pedidos y para la compra de
mercancía, procesamientos de selección y evaluación de proveedores y creación de
procesamientos para la compra mercancía solo como primeras actividades.

OBJETIVOS

Mantener un registro actualizado de proveedores

Describir el proceso de compras
Detallar el procedimiento de Recepción y resguardo de Mercancía
Explicar el procedimiento para el despacho de Mercancía

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 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

 Despacho de Mercancía: Son el conjunto de actos relativos a la salida de productos

o mercancía de un establecimiento o empresa.
 Orden de Compra: También conocido como orden de pedido es un documento
emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
 Proveedor: Es la persona o empresa que provee o abastece a otra persona de lo
necesario o conveniente para un fin determinado.
 Recepción de Mercancía: Es el proceso mediante el cual los productos que han sido
adquiridos a un proveedor, llegan al almacén para que sean clasificados y
controlados.
 Registro: Es el proceso mediante el cual se detalla cada una de las operaciones
relacionadas con inventarios, como las compras y ventas que se hagan durante el
ejercicio contable.
 Resguardo de Mercancía: Es el proceso mediante el cual los artículos son ubicados
dentro del almacén, que serán parte del control de inventario.
 Rotura de stock: La rotura de stock es la demanda no satisfecha por la escasez de
productos en stock. La rotura de stock, por tanto, se da cuando el inventario con el
que cuenta la empresa es insuficiente para cubrir la cantidad de productos que desean
comprar –que demandan– los consumidores.
 Stock: son el conjunto de mercancías o productos que se tienen almacenados en
espera de su venta o comercialización.

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 PROCEDIMIENTO: Selección de Proveedores

Código: SP2
Responsable: Almacenista
Concepto: Es la toma de decisión sobre a qué empresa se le comprará un
determinado producto que se necesite en Hiperalimentos, C. A.
Objetivo: Ayudar en la toma de decisión para la reposición de los productos.
Descripción:
1. Elaborar y/o actualizar la lista de Proveedores
2. Consultar en la lista de proveedores cuáles son los que ofrecen el producto que
necesita Hiperalimentos, C.A.
3. Llamar a cada uno de los proveedores que ofrezcan el producto, consultando acerca
de si disponen del producto de la marca y presentación deseada o de un producto
alternativo.
4. Indagar precios, condiciones de pago y lapsos de entrega
5. Comparar los resultados del paso anterior
6. Tomar la decisión en base a los criterios anteriores.

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Flujograma de la Selección de Proveedores

INICIO

1. Elaboración y/o
actualización de lista
de proveedores

2. Consulta de la lista
de proveedores

3. Llamar a
proveedores que
ofrezcan el producto

4. Indagar precios,
lapsos de entrega y
condiciones de pago

5. Comparar resultados

6. Tomar la decisión

FIN

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Formulario: Lista de Proveedores

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 PROCEDIMIENTO: Compras

Código: CO1
Responsables: Vendedor, Almacenista, Gerente.
Concepto: Es la adquisición de productos, materiales y servicios para abastecer las
necesidades de Hiperalimentos, C. A. y su función comercial.
Objetivo: Adquirir los productos, materiales y servicios en el momento adecuado
y por el mejor precio.
Descripción:
1. El vendedor lleva registro de los productos que ha vendido.
2. El almacenista revisa la cantidad de productos registrados por el vendedor
comparando con las existencias y contando.
3. Si el almacenista considera que las existencias son bajas consulta al gerente
4. El gerente decide si debe efectuarse la compra
5. El almacenista realiza la selección de proveedores
6. El almacenista notifica al gerente el proveedor seleccionado
7. El gerente emite la orden de compra
8. El almacenista se pone de acuerdo con el proveedor sobre las condiciones de la
compra.

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 Flujograma de Compras

Pasos Vendedor almacenista Gerente

1. Registro de los Productos Vendidos
1

2. Comparación y conteo de existencias

2

3. Notifica al gerente cuando es necesario

3
realizar una compra
4. Decisión de compra
4

5. Selección de Proveedores
5

6. Notificación al Gerente
6

7. Emisión de Orden de Compra

7

8. Acuerdos con el proveedor

8

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 Formulario: Orden de Compra

HIPERALIMENTOS, C.A.
Dirección: Avenida El Trocadero entre calles 13 y 14. Yaritagua estado Yaracuy
Teléfono:

ORDEN DE COMPRA

Nº Fecha:
PROVEEDOR: Dirección:

Teléfono:

Producto Cantidad Precio Total

Total Neto
IVA
Total a Pagar

Autorizado por:

Fecha de Entrega: Forma de Pago:

Lugar de Entrega: Dirección del comprador

Firma del Receptor: Fecha:

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 PROCEDIMIENTO: Recepción y Resguardo

Código: RR3
Responsables: almacenista.
Concepto: Es la recepción de la mercancía solicitada al momento de ser entregada
por el proveedor y su disposición dentro del local de Hiperalimentos, C. A.
Objetivos: Revisar que la mercancía recibida se corresponda con la solicitada.

Disponer de la mejor manera posible de la mercancía dentro del almacén.

Descripción:
1. El almacenista revisa que cantidad de productos se correspondan con lo
solicitado, lo que debe hacer comparando con la orden de compra.
2. Revisa la factura de compra, la cual debe corresponder con la mercancía
recibida.
3. Si la mercancía está incompleta, la cantidad faltante no debería estar en la
factura.
4. Si hay mercancía sobrante que no fue facturada será devuelta al proveedor.
5. Si hay mercancía sobrante que fue facturada se consulta al gerente si se deja
esta mercancía o se devuelve al proveedor y se le solicita una nota de crédito
por el valor facturado y no recibido.
6. Si la mercancía está en mal estado o deteriorada se devuelve al proveedor y se
le solicita una nota de crédito por el valor de esta mercancía facturada.
7. El almacenista coloca la mercancía en el almacén en las condiciones
adecuadas para su buen resguardo y conservación.
8. El almacenista registra la mercancía recibida, actualizando el inventario

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 Flujograma de Recepción y Resguardo

INICIO

Compara la cantidad
de mercancía con la
orden de compra

SI Solicita nota de crédito

¿Falta
Mercancía?

No

¿Sobra SI ¿Fue No Devuelve al proveedor

Mercancía? facturada?

No SI

No ¿Se SI
Solicita nota de debito
devuelve?

¿La mercancía No
está en buen Devuelve al proveedor
estado?

SI

Coloca en el almacén

Actualiza el inventario

FIN

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 Formulario de Recepción

Proveedor: Fecha:

Código Producto Solicitados Recibidos Devueltos Observaciones:

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 PROCEDIMIENTO: Manejo del Almacén

Código: MA4
Responsables: almacenista y vendedor
Concepto: Es cuando los productos salen del almacén para ser exhibidos o
vendidos.
Objetivos: Mantener un control estricto de las existencias de los productos
Descripción:
1. El almacenista registra las entradas (compras) de mercancía al almacén
2. El almacenista entrega productos al vendedor para que sean exhibidos o
vendidos
3. Los productos comprados primero se venden primero. (Primeros en Entrar
Primeros en Salir, así se evita que haya productos vencidos)
4. El vendedor participa al almacenista sobre los productos vendidos de cada tipo
diariamente (salidas)
5. El almacenista mantiene al día el inventario sumando al stock (reservas) las
entradas (compras) y restando las salidas (ventas)

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 Flujograma del Manejo del Almacén

Pasos Repositor Vendedor

1. Registro de las entradas (compras)
1

2. Entrega de productos (exhibición o venta)

2

3. Política de Inventarios: Primeros en Entrar

Primeros en Salir 3

4. Notifica los productos vendidos (salidas)

4

5. Registro de las Salidas

5

6. Actualización del Inventario.

6

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 Formulario de Manejo del Almacén

Entradas Salidas Stock

Código Producto
Fecha Cantidad Fecha Cantidad Fecha Cantidad

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