CÓDIGO ES-SIG-PR-05

Republica de Colombia
VERSIÓN 8

CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA DE APROBACIÓN 13/10/2020

Gobernación de Santander PÁGINA 1 de 4

PROCESO Sistemas Integrados de Gestión. SECRETARIA U No aplica.

OFICINA
PROCEDIMIENTO Control de Documentos.
Establecer los lineamientos para elaborar, revisar, aprobar y actualizar la documentación de origen interno y externo del Sistema Integrado de Gestión SIG ,en la Administración
OBJETIVO Departamental con el fin de tener disponible la versión vigente de los documentos para ser utilizados por los usuarios del sistema y facilitar el acceso a estos cuando se requiera.
Inicia con la identificación de la necesidad de crear, modificar o eliminar documentos en cada uno de los Procesos de la Entidad y va hasta la actualización e implementación Documentos
ALCANCE soporte del SIG.

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS

[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la AREA CARGO [Documento] [Código]
Los Servidores Públicos de la Administración Departamental
identifican la necesidad de crear, modificar o eliminar
Secretarios de
documentos del Sistema Integrado de Gestión Secretarías de Solicitud de Documentos y Registros
Despacho
Inicio (Caracterizaciones, Procedimientos, Manuales, Instructivos y Despacho y Oficinas
Jefes de Oficina N.A
Registros), así como el uso de documentos de origen externo. Asesoras
Directores
Los Servidores Públicos presentan el documento propuesto al
líder del proceso quien debe firmar la Solicitud de Documentos.
1. Identificar necesidad Con la Solicitud de Documentos y Registros diligenciada deben
allegar el documento propuesto en medio físico y magnético Secretario de
para ser radicado en el Excel “Control de Documentos” en la Secretarías de Despacho Listado Maestro Solicitud de Documentos y Registros
Dirección de Sistemas Integrados de Gestión. Despacho y Oficinas Coordinadores de
2. Radicar la En el Excel “Control de Documentos”, se especifica la fecha de Asesoras Grupo Solicitud de Documentos Excel “Control de Documentos”.
solicitud radicación, tipo de solicitud, tipo de documento, proceso al que Servidores Públicos Firmado por el líder del
debe pertenecer el documento. Proceso
Si la solicitud del documento es para:
Crear: Se revisa el contenido del documento teniendo en cuenta
la relevancia para el SIG, es decir, que sea:
a. Necesario para cumplir requisitos legales y
3. Estudiar la solicitud reglamentarios, del SIG.
b. Necesario para la Entidad.
Director Requisitos Legales y
c. Incluido a un procedimiento de la Entidad. Dirección Sistemas Solicitud de Documentos y Registros
Profesional Reglamentarios
Modificar o Eliminar: Se revisa Integrados de
Universitario
a. Que no vaya en contra de los requisitos de los Gestión
Requisitos de las normas
¿Se viabiliza? SI Sistemas Implementados, además de los legales y
Implementadas
reglamentarios.
b. Verificar como afecta a otros Procesos,
NO Procedimientos y Documentos.

1 A ¿Se viabiliza la Solicitud?


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Gobernación de Santander
FLUJOGRAMA
[No] [Nombre de la Actividad]
1 Documentos” FIN.
4. Rechazar la solicitud
B A
5. Aprobar solicitud
6. Ajustar el Documento
7. Registrar
versión vigente
en LMD
8. Actualizar Documentos
en el Sistema de
Información
2 de prevenir su uso no intencionado.
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CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA DE APROBACIÓN 3/11/2015
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ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS
[Descripción de la AREA CARGO [Documento] [Código]
Director
Se diligencia el campo de Rechazado en el formato “Solicitud de Dirección Sistemas Solicitud de Documentos y Registros
Profesional
Documentos y Registros” y se diligencia el Excel “Control de Integrados de
Universitario N.A Excel “Control de Documentos”.
Gestión
Si el documento a crear, modificar o eliminar es un Manual, una Secretarías de Secretarios de
caracterización de procesos o un procedimiento que tendrá un Despacho y Oficinas Despacho
Acta .
impacto global en la entidad, se aprueba a través los Asesoras Jefes de Oficina Requisitos Legales y
Registro de Reunión
responsables del proceso. Reglamentarios
. Solicitud de Documentos y
Nota: Si el documento no hace referencia a ninguno de los
Registros.
descritos anteriormente, se diligencia los campos de aprobación Dirección Sistemas Director Requisitos de las normas
Excel “Control de Documentos”.
y aceptación en el formato de solicitud de Documentos y Integrados de Profesional implementadas
Registros y la Excel “Control de Documentos”. Gestión Universitario
La Dirección de Sistemas de Gestión procede a realizar los Dirección Sistemas Director
Solicitud de Documentos y Registros
ajustes necesarios al documento (creación, modificación o Integrados de Profesional Lista Maestro de Documentos
eliminación) el cual es autorizado con el visto bueno del Director. Gestión Universitario
La parametrización (código, fecha de aprobación, versión y Listado Maestro de Documentos.
Dirección Sistemas
paginado), se le aplicará al documento cuando sea una mejora o Excel Control de Documentos con
Integrados de Técnico Operativo
creación y continuamente sin importar la acción solicitada se fecha de aprobación diligenciada INTRANET
Gestión
actualizará en el LMD y se procede al cargue del documento en
la respectiva categoría que le corresponda en el proceso dentro
del sistema de información INTRANET
Los documentos creados o modificados los actualiza la
Dirección de Sistemas Integrados de Gestión en el Sistema de
Información para el acceso y uso de los servidores públicos de
la Entidad en el proceso correspondiente obedeciendo a la Dirección Sistemas
Solicitud de Documentos y
clasificación de documentos consulta o registro. Integrados de Técnico Operativo
Registros con Vo Bo de aprobación INTRANET
Los documentos se conservan en su archivo original y es Gestión
responsabilidad de cada usuario respetar su contenido.
Los Documentos obsoletos se archivan en la carpeta
Documentos Obsoletos del Proceso correspondiente con el fin
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FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS

[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
2

Las solicitudes de Documentos y Registros junto con los soportes

Dirección Sistemas
B 9. Archivar en medio físico de los documentos aprobados y rechazados se Asistencial Formato Único de Inventario
Integrados de TRD
archivan guardando el orden natural de radicación en la Dirección Documental.
Gestión
de Sistemas Integrados de Gestión.

FIN

SALIDA DE LA ACTIVIDAD Documentos del SGC creados, modificados o eliminados.

NTC GP 1000: 2009: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000: 2009.
LMD: Listado Maestro de Documentos.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para generar valor, transformando elementos de entrada en resultados.
DEFINICIONES Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
SIG: Sistemas Integrados de Gestión.
TRD: Tabla de Retención Documental.
Los documentos que son eliminados serán excluidos del LMD y trasladados al Listado de Documentos Obsoletos.
OBSERVACIONES En el LMD se diligencian los siguientes aspectos: código; nombre; versión; fechas de aprobación.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ
4 Junio 2011 Ajuste al procedimiento. Gobernador
NELSON OROZCO YEPES
Jefe Oficina Gestión de Calidad
LUIS EMILIO ROJAS PABON
Actualización al nuevo formato de procedimiento, SANDRA MILENA ACHOA ABAUNZA
5 16/08/2012 Secretario de Planeación
describiendo de manera clara y concreta las actividades. Oficina Gestión de Calidad
Representante Alta Dirección

SANDRA MILENA OCHOA ABAUNZA SERGIO ISNARDO MUÑOZ VILLARREAL

6 28-10-2014 Ajuste al procedimiento.
Director Técnico Sistemas Integrados de Gestión Secretario de Planeación
Representante Alta Dirección
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7 03/11/2015 Actualización del documento como SIG, encabezado, código , SANDRA MILENA OCHOA ABAUNZA SANDRA MILENA OCHOA ABAUNZA
versión y fecha por migración del sistema Director Técnico Sistemas Integrados de Gestión Director Técnico Sistemas Integrados de Gestión

8 13/10/2020 Se modifica la opción de Subproceso y se cambia por Secretaria u oficina JORGE ALBERTO DELGADO JAIMES CRISTHIAN ORLANDO BECERRA HERNANDEZ
Técnico operativo Director sistemas integrados de gestión