VERSIÓN 01

Fecha: Mayo 2021

NOMBRE DEL PROCESO Gestión de Información Administrador del Sistema

RESPONSABLE DEL PROCESO
PRINCIPAL Documentada de Gestión.
OBJETIVO DEL PROCESO

CMPC Maderas SpA. Ha desarrollado este documento para detallar cómo se gestiona la elaboración, emisión, revisión, aprobación,
distribución, control, modificación y mantenimiento actualizado de toda la información documentada del Sistema de Gestión,
incluidos los documentos de origen externo.
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO
 Estructura de la documentación.
 Elaboración de la Documentación.
 Revisión de la Documentación.
 Aprobación de la Documentación.
 Control de la Documentación y respaldo de la información.
 Generación, Identificación y Distribución de la Documentación controlada.
 Modificación y actualización de la Documentación.
 Control de la Documentación externa.
ENTRADAS SALIDAS
 Necesidad de creación, modificación y/o actualización de
documentación por tener significancia alta, ser obligatorio  Elaboración y manejo de la Documentación.
y/o aclarar u homologar prácticas.  Distribución, acceso, recuperación y uso de la
 Necesidades de controlar la documentación interna y Documentación.
 Almacenamiento y preservación de la Documentación.
externa requerida para el buen funcionamiento del
 Control de cambios de la Documentación.
Sistema de Gestión de ISO 45001.
RECURSOS AFECTADOS
Puestos Participantes Infraestructura y Recursos
 Responsables de áreas.
 Encargado de Certificaciones Maderas.  Portal SIG Maderas.
 Administrador del Sistema de Gestión documental.  Carpetas Empresas Prestadoras de Servicio.
 Responsables de empresas prestadoras de Servicio.  E-mail corporativo.
 Subgerentes.  Tecnología de la Información (TI)
 Jefes de área.
 Subcomités de Reglas y Procedimientos.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA APLICABLE
Referencias Registros
 Procedimiento Manejo de la documentación.
 Ficha de proceso Gestión de las comunicaciones,  Listado de procesos y actividades.
participación y consulta.  Listado de revisores, elaboradores y aprobadores.
 Política de Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Social  Listas de distribución.
CMPC Maderas SpA.  Listado de documentos originales.
 Ficha de Proceso Gestión de las competencias, formación  Historial de bitácora de modificación.
y toma de conciencia.

Indicadores Riesgos
 Uso de documentos obsoletos.
 Nº de vigencia de documentos.  Pérdida/extravío de documentación desde servidor.
 N° lectura de documentos.  Documentación no actualizada en SIG Maderas.
 Caída de sistema de Intranet (Internet).

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Estructura Listado de Documentos

Portal SIG Internos y externos.
Maderas

INICIO

1. Elaboración

Elaborador.

2. Revisión. 3. Aprobación

Elaborador.
Revisor

4. Control y respaldo
Intranet SIG Maderas.

Adm. Sistema
documentación/
Elaborador.

5. Gen/ident/Dist de D.

Adm. Sist. Lista de distribución

Documentación/
Elaborador.
Intranet SIG Maderas.

6. Modificación,
vigencia y
actualización.

Adm. Sist.
Doc/Elab/Rev/Aprob.

Fin

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ACTIVIDADES
ORDEN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Todos los documentos oficiales, son publicados en el portal del Sistema Gestión
de CMPC Maderas.
Todos los documentos del sistema de gestión, dependen de un proceso y
Estructura de la actividad. El listado de procesos y actividades, se encuentran definidos en el
Administrador
documentación sistema de documentación.
Inicio del Sistema de
Los documentos tienen un elaborador, un revisor y un aprobador, siendo ese el
Gestión.
orden de revisión.
Todas las Plantas y Empresas Prestadoras de Servicio, deben contar con los
documentos que le corresponden, actualizados.

La creación de documentos es realizada por el elaborador (que debe estar en el

listado de elaboradores de la empresa) teniendo en cuenta tanto los tipos de
documentos indicados en la tarea anterior como las directrices de contenido que
en procedimiento de manejo de documento se mencionan.
Elaboración de
La necesidad de elaborar un nuevo documento, puede estar dada por:
1 la Elaborador
Documentación  Actividad que representa una significancia alta (FIRSSO >=4 o
inaceptable, requerimiento de algún acuerdo voluntario).
 Ser obligatorio (ley, reglamento interno).
 Aclarar u homologar prácticas (Best).

Una vez elaborado el documento el revisor recibe un correo del Sistema;

indicando que tiene un documento que revisar.
El revisor designado se encarga de ingresar al portal SIG Maderas y revisarlos, en
caso de encontrar observaciones lo rechaza y el sistema envía e-mail al
Revisión de la Revisor/
2 elaborador para su mejora y/o para introducir las modificaciones pertinentes.
Documentación Aprobador
Esto implica que vuelve al paso N°1.
Una vez que el revisor verifica la realización de las observaciones indicadas al
elaborador, lo acepta y el sistema envía un e-mail al Aprobador.
Si no existen observaciones lo acepta y el sistema envía un e-mail al Aprobador.
Una vez revisado el documento el aprobador recibe un correo del Sistema;
indicando que tiene un documento que aprobar.
Cuando un documento ha sido aprobado finalmente se sigue proceso descrito
en flujograma de procedimiento manejo de la documentación publicado en Aprobador/
portal SIG Maderas. /Administrador
Aprobación de Nota: Existen otros documentos que no siguen el proceso sistemático de cadena del Sistema de
3 la de elaboración ( elaborador, revisor y aprobador) y que también forman parte documentación
Documentación del Sistema de Gestión estos son: /Responsables
 Actas de Reunión revisión Gerencial. asignados para
 Actas de Reunión de revisión por la dirección Planta. la SST.
 Políticas, certificados y compromisos voluntarios.
Todos los documentos antes mencionados, se encuentran publicados en el
portal y están disponibles para su consulta y el responsable de su actualización
es el responsable asignado para la SST.
Todos los documentos son en formato digital y tienen la siguiente información: Administrador
4 Control de la  Encabezado: Logo de la empresa, nombre del proceso, tipo de del Sistema de
Documentación documento, nombre del documento, versión y fecha de oficialización. documentación

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y respaldo de la  Texto con contenido. / Área de

información  Pie de página: identificación del elaborador, revisor, aprobador. tecnología de
 Referencias: documentos relacionados que tienen más detalle de algún la información
tema mencionado en el documento, cuando aplique. Estas se (TI) de CMPC
encuentran disponibles en el portal.
 Bitácora de modificaciones, indican el porqué de una nueva versión de
un documento, señalan la fecha en que se hizo la modificación y el
motivo. Esta se encuentra disponible en el portal.
Para el control de la documentación se dispone de toda la información requerida
por el sistema de gestión, en la Intranet SIG Maderas; plataforma intranet
forestal.
El Área de tecnología de la información (TI) CMPC es responsable de respaldar
la información en forma electrónica, para evitar la pérdida involuntaria de ellos.
La información está almacenada en la base de datos de la empresa, la cual, se
respalda de acuerdo a lo descrito en el procedimiento “Manejo de la
documentación”
Toda la documentación del Sistema De Gestión de la SST está al alcance del
personal autorizado y que participe de los mismos, se accede a ella a través del
SIG Maderas. Este sistema asegura, además, que los documentos permanecen Administrador
Generación, legibles y fácilmente identificables. del Sistema de
Identificación y documentación
distribución de El Administrador del Sistema documental se asegura de que las versiones /Encargado de
5 actualizadas de los documentos estén disponibles en todos los puntos de uso.
las Certificaciones
Documentación Para ello, controla la distribución de los documentos del SG mediante Portal SIG. Maderas/
Controlada El Administrador del Sistema de Gestión es responsable de velar porque la Administrador
información esté actualizada y disponible en el Portal SIG. sistema SST.

Cuando es necesario, se revisan y modifican los documentos del Sistema de

Gestión. La revisión de documentos y sus sucesivas modificaciones son
realizadas por el equipo elaborador, revisor y aprobador de acuerdo a lo definido
en punto 4.0 del procedimiento Manejo de la documentación.
Cuando se aprueba una modificación de los documentos esenciales del Sistema
De Gestión (como, por ejemplo, Procedimientos, Instructivos, Paso a Paso u
otros), el Sistema les envía un aviso de la actualización de los documentos y los
cambios en color rojo.
Posteriormente se difunde la actualización del documento según la lista de
Administrador
distribución en las diferentes areas que aplica y se realiza la actualización
del Sistema de
Modificación y correspondiente.
documentación
actualización de La modificación de algún documento del presente sistema documental puede
6 /Equipo
la surgir a raíz de:
elaborador-
Documentación  Cambios significativos en el contexto de la empresa, en sus políticas, en
revisor-
su estructura o en sus actividades.
aprobador /
 Carencias detectadas en los procesos o en las propias actividades de
mejora del Sistema de Gestión de la SST.
 Cambios legislativos.
 Resultados de auditorías entre otros.
Las modificaciones realizadas por el elaborador quedan registradas en la
bitácora que está junto al documento en portal SIG Maderas. De esta forma, las
versiones de los documentos internos del Sistema de Gestión de la SST se
identifican mediante dos dígitos que van incrementándose correlativamente en
cada modificación que se produzca. La revisión inicial es la 01.
Administrador
7 Control de la El Administrador del Sistema documental controla e informa en listado de
del Sistema de
información documentos del SIG Maderas.
documentación

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documentada / Responsables
externa de área

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