PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE

LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA EMPRESA COOPROIZA.

1. OBJETIVO: Establecer las actividades y parámetros mediante los cuales se pueda hacer una
idónea elaboración, revisión, aprobación, actualización y control de los documentos realizados
pertinentes al sistema de gestión de la calidad de la empresa COOPROIZA.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la identificación de elaborar, re la creación de los
documentos pertinentes a cada proceso, va dirigido a toda la cooperativa y culmina con su
divulgación, almacenamiento y protección.
3. RESPONSABLES:
- LIDERES DE PROCESO: Son responsables de identificar la necesidad de elaborar, Generar los
documentos o registros y solicitar creación o cambios a documentos actuales, implementar los
documentos del proceso a cargo, controlar los documentos externos o de otros procesos que
interactúen con su gestión y socializar con su personal a cargo la documentación vigente.
- LIDER HSEQ: Sus responsabilidades son Revisar, editar, registrar, distribuir, divulgar, controlar
y en general administrar la documentación original que conforman los Sistemas de Gestión, así
como el control de los cambios de dicha documentación

4. DEFINICIONES:
• Código: Símbolos que identifican un documento
• Formato: Documento diseñado para la recolección de información, proporcionando
evidencia de una acción.
• Alcance: Establece dónde inicia, dónde finaliza y dónde aplica el procedimiento en
mención. Aprobar un documento: Acción de revisar que los resultados obtenidos al
aplicar lo descrito en el documento son apropiados para cumplir los requisitos y la política
de calidad de la Institución. Cuando sea aprobado el documento, se entiende que éste
puede iniciar su distribución y divulgación.
• Control: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que
conforman el sistema de gestión de calidad.
• Documento: Información y el medio en el que está contenida.
• Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la empresa, pero que
inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.
• Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
• Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene, puede estar en cualquier formato y provenir de
cualquier fuente.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
• Divulgación: Dar a conocer el contenido de un documento para que sea cumplido por el
personal de la institución involucrado en la actividad descrita.
• Eliminación: Retiro de un documento del sistema de gestión de calidad de circulación ya
sea porque el proceso cambió radicalmente y obligó a que se elaborara un nuevo
documento, o porque el proceso dejó de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema
de gestión.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificar la necesidad de generar, revisar,
1. IDENTIFICAR LAS
actualizar y controlar todos los documentos
NECESIDADES DE Líderes de
pertinentes al SGC de la empresa
ELABORAR, procesos.
COOPROIZA por procesos según sea
MODIFICAR Y
pertinente.
 CONTROLAR LOS
DOCUMENTOS

2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Para llevar a cabo la elaboración de

documentos o registros del SGC de
COOPROIZA debemos tener en cuenta los
siguientes componentes:
TITULO: Titulo del documento
Objetivo: Define el objetivo principal que
tiene dicho documento.
ALCANCE: define los límites y aplicabilidad
para el documento y en qué actividades es
aplicable el contenido del mismo.
RESPONSABLES: Quienes son
responsables de aplicar este procedimiento.
ESTRUCTURA: Es aquello que conforma el
documento.
CONTENIDO: Es la información a la que
hace referencia el documento.
FORMATO: Es como se visualiza el
2.1. DEFINIR LOS
documento. Se centra en la conformación del
COMPONENTES Líderes de
documento, o codificación de la información,
DEL proceso
dependiendo del soporte podemos hablar del
DOCUMENTO.
formato.
CONTROL DEL DOCUMENTO:
-Elaboró: Identifica el nombre de la persona
que elaboró el documento.
- Aprobó: Identifica el nombre de la persona
que aprobó el documento (Líder del
Proceso).
-Validó: Identifica el nombre del
Administrador del SGC.
-Firma: Lugar donde se hace la firma del
responsable, sobre la palabra firma.
-Nombre: Debajo de la palabra firma debe
ser diligenciado de forma legible, en cada
casilla.
-Fecha: Identifica la fecha en que se realiza
cada una de las tres actividades anteriores;
se escribe en formato alfanumérico en el
orden de día, mes y año.
2.3. CODIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
La codificación de los documentos en la
empresa COOPROIZA se hace teniendo en
cuenta los 4 siguientes pasos.

1. Las primeros caracteres,

identificaran las iniciales del proceso
al cual pertenece el documento, así:
CODIFICAR LOS Gestión administrativa GA
DOCUMENTOS O Gestión legal GL N/A
REGISTROS DEL SGSC. Sistema integrado de gestión HSEQ
Extracción y transporte ETI
interno.
Planeación táctica. PT
Comercialización y transporte. CT
Gestión de talento humano. GT
Finanzas FA
Mantenimiento. MO
 Labores ambientales. LA
Mejora continua. MC
Procesos estratégicos PE
Procesos misionales PM
Procesos de apoyo PA

2. Las siguientes letras identificaran el

tipo de documento, así:
Planos PL
Manuales ML
Procedimientos PR
Formato FO
Caracterización CR
Instructivos IS
Registros RG
Protocolos PC
Matriz MZ
Documento DO
Misión MV
Visión VS
Política PO
Objetivos OB
Alcance AL
Mapa de procesos MP
Matriz dofa MD
Matriz evaluación de
impactos MEI
Mapa de riesgos MR
Matriz partes MPI
interesadas
Matriz de requisitos MRL
legales
Estructura EO
organizacional

3. La tercera nomenclatura indicara el

sistema de gestión al que pertenece
la documentación.

Sistema de gestión de calidad SGC

Sistema de gestión ambiental SGA
Sistema de gestión de SG-SST
seguridad y salud en el trabajo
Sistema integrado de gestión SIG

4. Los siguientes caracteres Designan

el número consecutivo del
documento. Este siempre debe
comenzar con el 01 y la codificación
va por proceso.
Explicación grafica de la codificación para un documento.

Nombre del proceso N° consecutivo

CT – PR – SGC- 01
Tipo de documento N° consecutivo

2.4. EDICIÓN DEL DOCUMENTO

Encabezado de Página: Es la Tabla que
identificara todas las páginas de los
documentos del SGC de COOPROIZA que
consta de:
1. Logo: El logo de COOPROIZA
2. Razon social: nombre de la empresa
y el NIT, fuente Arial TAMAÑO 10,
mayúsculas, centrado con negrilla.
3. Título: Nombre del documento,
fuente Arial TAMAÑO 1O,
Mayúsculas, centrado con negrilla.
4. Código: Identificación alfanumérica
que se le da a cada documento, y
N/A
registro del Sistema Integrado de
Gestión.
5. Página: Número que tiene cada
página en el total del documento, por
ejemplo: 5 de 16.
6. Versión: Identificamos la versión del
documento mediante la letra “V” o a
palabra versión acompañado de su
nomenclatura que comienza en 01.

NOTA: Los títulos Código, Página y

versión deben ir en negrilla y
alineadas a la izquierda.
Explicación grafica de la edición del documento, Encabezado.

2. TITULO
1. LOGO 3. CODIGO

COOPERATIVA PRODUCTORA DE CARBON

CODIGO: CT – PR –
DEL MUNICIPIO DE IZA NIT:800.235.241-1
01
4.
PROCEDIMIENTO PARA LA PAGINA
PAGINA: 1 de 5
COMERCIALIZACIÓN Y TRANSPORTES. 5.
VERSION: 01 VERSION

Pie de Página se aplica para los diferentes

tipos de documentos y registros de la
empresa:
Por lo general se elabora en una tabla de Líderes de
tres filas y tres columnas. También conocido proceso.
como control del documento Líder HSEQ
-La primera fila consta de:
Elaboró: Identifica el nombre de la persona
que elaboró el documento.
 Aprobó: Identifica el nombre de la persona
que aprobó el documento (Líder del
Proceso).
Reviso: Identifica el nombre de la persona
responsable de la revisión del documento.
(Responsable del SGC)
NOTA: según el tipo de documento y proceso
al cual pertenezca.
-En la segunda fila se completa con:
Espacio: Lugar donde se hace la firma del
responsable, sobre la palabra firma.
Nombre Legible: Debajo de la palabra firma
debe digitarse el nombre de la persona
responsable en cada casilla.
-Y completamos la tabla con la tercera fila
en donde diligenciamos:
Fecha: Identifica la fecha en que se realiza
cada una de las tres actividades anteriores;
se escribe en formato alfanumérico en el
orden de día, mes y año.
NOTA: Los títulos Elaboró, Aprobó y Validó,
tienen fuente Arial, mayúsculas, negrilla y
centrados en las casillas correspondientes.
Explicación grafica de la edición del documento, Pie de página.
Primera fila.

ELABORÓ APROBÓ VALIDO

Segunda fila

Firma Firma Firma

Juan Díaz Camila león Paula Suárez

Fecha 25/05/19 Fecha 02/06/19 Fecha 03/06/19

Tercera fila

2.5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO

IDENTIFICAR EL Se debe identificar el contenido que vamos a
CONTENIDO DE LOS diligenciar en nuestro documento o registro Líderes de
DOCUMENTOS. teniendo en cuenta el tipo de documento que proceso.
se va a generar.
Explicación grafica de la Aplicación del contenido según el tipo de documento

Componente Planos Manuales Procedimiento Formato Caracterización Instructivo Registro Protocolos

Objetivo        

Alcance        

       
Definiciones
Responsabilidad        

Actividades        

Control de   
    
Registros

Contenido        

Imágenes        

Encabezado        

Pie de pagina        

Márgenes        

2.6. FORMATO DEL DOCUMENTO

El formato va a ser la forma física de los
documentos que vayamos a elaborar. En este
definimos:
-Medio y tamaño: los documentos del SGC de
COOPROIZA serán generados en tamaño
carta u oficio según sea adecuado para este.
-Encabezado: Es la Tabla que identificara
todas las páginas de los documentos del SGC
de COOPROIZA.
-Contenido: Se debe identificar el contenido
que vamos a diligenciar en nuestro
documento o registro teniendo en cuenta el
tipo de documento que se va a generar. Líderes de
-Pie de página: se aplica para los diferentes proceso.
tipos de documentos y registros de la
empresa: por lo general se elabora en una
tabla de tres filas y tres columnas. También
conocido como control del documento.
-Márgenes: Son las márgenes definidas
según nuestro tipo de documento; por
ejemplo:
Izquierda: 2.5cm
Derecha: 2.5cm
Inferior: 3cm
Superior: 2cm

Explicación grafica del Formato del documento

ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE PÁGINA

3. APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ANTES DE SU EMISIÓN

APROBAR LA El Líder de cada proceso dirige la generación
DOCUMENTACIÓN DEL de los documentos pertinentes al SGC lo
SGC. revisa y si lo considera apropiado le da su
aprobación para finalmente ser validado por el
líder HSEQ de COOPROIZA. Llegado el caso
de que no sea apropiado el líder HSEQ
Líderes de
explica los motivos por los cuales no lo válida
procesos.
para que los modifiquen y corrijan luego de
hacer esto se pueda presentar nuevamente y
recibir la validación.

NOTA: después de la validación deberá ser

comunicado en las reuniones del proceso
HSEQ y demás procesos.
4. REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
REVISAR Los documentos del SGC, serán revisados de
PERIODICAMENTE, manera permanente por cada líder de proceso
ACTUALIZAR Y APROBAR y será este quien determine si estos requieren
DOCUMENTOS. cambios, actualizaciones o la creación de un
nuevo documento, para cualquiera de los
casos deberá transmitir dicha necesidad al
líder HSEQ, quien será en último término
quien apruebe la actualización o la puesta en
marcha del nuevo documento.

NOTA 1: Si el documento es nuevo, el líder

HSEQ Hará la respectiva validación y como
Líderes de
resultado lo incluirá en la documentación del proceso
SGC; para que el mismo sea utilizado por las Líder HSEQ.
personas que lo requieran.

NOTA 2: Si el documento ya existe, pero

requiere actualización, el líder HSEQ
aprobará dicha actualización y como
resultado eliminara el documento y sustituirá
con el nuevo documento actualizado y
aprobado; se dejara evidenciado en una
carpeta de las actualizaciones para que el
mismo sea utilizado por las personas que lo
requieran.

5. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ELIMINAR DOCUMENTOS Para la eliminación de documentos y/o
DEL SGC registros de la empresa COOPROIZA el líder
HSEQ es quien toma la decisión y establece
el por qué se está eliminando dicho
documento, como resultado de esta actividad
se diligencia el “Control de Cabios” en donde
Líder HSEQ
quedara la evidencia de la eliminación y su
justificación junto con el responsable.

NOTA: Los códigos de los documentos

eliminados no pueden ser utilizados
nuevamente.
6. VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS
VALIDAR LA Para la validación de los documentos los
DOCUMENTACIÓN DEL líderes de proceso serán los primeros
SGC encargados de revisar el documento o
registro, si lo consideran adecuado se lo Líder HSEQ
entregaran al líder HSEQ para que este lo
revise y le dé la validación, pero si el líder
HSEQ no está conforme con algún aspecto
del documento lo regresara especificando las
 causas para que quien lo elaboro realice la
respectiva modificación.

NOTA: En caso de que un documentos en

uso requiera alguna modificación se debe
registrar el cambio en el “Control de Cambios”
7. PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
PUBLICAR Y DIVULGAR LA En la empresa COOPROIZA la publicación de
INFORMACIÓN. la documentación se hará luego de que los
documentos pertinentes al SGC sean
validados por el líder HSEQ, cada líder de
proceso definirá que deberá ser publicado,
Líderes de
quien tendrá acceso, los medios que se
procesos
utilizaran para su publicación y que se
divulgara con respecto a dichos documentos
o registro estableciendo también la
responsabilidad de quien va a hacer la
divulgación.
8. INFORMACIÓN DOCUMENTADA CONTROLADA, NO CONTROLADA Y OBSOLETA.
IDENTIFICAR QUE Documentación controlada: en la empresa
DOCUMENTOS SE COOPROIZA se considera como documento
CONSIDERA QUE SON controlado todo aquel que cumpla con lo
CONTROLADOS, NO establecido en este procedimiento para la
CONTROLADOS Y elaboración y control de los documentos y
OBSOLETOS. registros del SGC.

Documentación no controlada: Se
considera documento no controlado aquel que
no tenga la aprobación del líder de proceso
pertinente y además que no cuente con la
validación del líder HSEQ que es quien va a
determinar si estos cumplen o no con su
Líderes de
propósito frente al SGC.
procesos
Líder HSEQ
Documento obsoleto o antiguo: Se
considerara como documento obsoleto todo
aquel al que se le haya vencido su vigencia,
que haya sido remplazado o aquel que no
cumpla el propósito por el cual fue creado.

NOTA: Los documentos obsoletos serán

eliminados si se determina que esta decisión
no afectara a los procesos o la empresa o
conservados según sea apropiado sirviendo
como soporte para consulta o evidencia del
remplazo quien determine esto será cada líder
de proceso.
9. CONTROL DE DOCUMENTOS, FORMATOS Y REGISTROS.
ESTABLECER EL Control de documentos internos: El control
CONTROL PARA LA interno para los documentos de la empresa
DUCUMEACIÓN DEL SGC. COOPROIZA será realizado de la siguiente
forma:
1. Identificando las necesidades de
elaborar, modificar o eliminar el
documento.
Líderes de
2. Establecer el documento
procesos
(encabezado, contenido, pie de
Líder HSEQ
página o control del documento).
3. Aprobar el documento antes de
emitirlo.
4. Revisión, actualización y aprobación
de documentos.
5. Eliminación de documentos y
registros.
 6. Validación de documentos.
7. Publicación y divulgación de la
documentación.
8. Información documentada controlada,
no controlada y obsoleta
NOTA: todas las actividades numeradas
anteriormente están descritas en este
procedimiento.
Control de documentos externos: Se deben
identificar y controlar los documentos y
registros de origen externo de cada proceso,
incluyéndolos en la documentación pertinente
al SGC de COOPROIZA así mismo
determinar si estos son necesarios para dar
cumplimiento a algún requisito de la
normatividad aplicable.
NOTA: Cada Líder del Proceso es
responsable por informar los cambios en los
documentos externos y de informar
oportunamente de estos al líder HSEQ.
10. ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN DE LOS REGISTROS.
Almacenamiento: los registros en medio
físicos se almacenaran en carpetas,
archiveros o gavetas en un área debidamente
identificada y organizados de manera
consecutiva por fecha de elaboración
designada por el líder HSEQ en la oficina
principal en Sogamoso.
Protección: el líder de HSEQ será el
responsable de mantener la integridad de los
registros generados por el sistema de gestión
de calidad para evitar que sean dañados
perdidos o deteriorados se establecerá como
se garantiza su protección y que medios serán
utilizados para ello.
Recuperación: todos los registros generados
por el SGC en la empresa COOPROIZA,
Líder HSEQ
serán clasificados y ubicados en sitios
Administrador de
accesibles, en caso de pérdida habrá un
la mina.
Backup donde se guardara cada registro que
se haya elaborado y aprobado pertinente al
SGC.
Conservación: El administrador de las minas
de trabajo analizara cada tipo de registro y
determinara el periodo en que se guardarán.
Dicho periodo será de 2 años según lo
establecido por la junta administrativa de
COOPROIZA, esto se realizara en forma
física o magnética según sea apropiado.
Disposición final: el destino final de los
registros será determinado por el líder HSEQ
quien determinara que ya se ha vencido su
tiempo de retención y posteriormente se
eliminaran de la documentación del SGC ya
sea que se encuentre de modo físico o
magnético.