1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada o montar los procedimientos operativos?

Como asesor diseñaría en primera instancia el Procedimiento de Control de la Información

Documentada, puesto que este Define las actividades y criterios necesarios para la
adecuada elaboración, revisión, aprobación, actualización y control de los documentos y
registros generados por los diferentes sistemas de gestión y procesos de la empresa y para
garantizar así, su adecuada identificación, almacenamiento, conservación, recuperación,
tiempo de retención y su disposición final.
Se puede entender que no hay forma de diseñar procedimientos operativos sin no hay una
base que de los criterios necesarios y los procedimientos de validación.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta

El Procedimiento de Control de la Información Documentada de acuerdo a la NTC ISO

9001:2015 numeral 7.5 proceso de Información documentada Pertenece al proceso
estratégico donde se encuentra el sistema de control de calidad, ya dice que una parte
importante en el manejo de la información de toda empresa es el control de la misma
considerando lo establecido en el numeral 7.5.2 y 7.5.3 en donde se evidencia la
identificación y la descripción, El formato y los medios de soporte, Revisión y aprobación
según la adecuación de la norma entre otras, y es visible el propósito del El Procedimiento
de Control de la Información Documentada.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a
la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación de Control de cambios
 Procedimiento de Control de la Código UFK-ID-PR-001
Información Documentada Fecha 15-05-2020
pagina 1 de 1

1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión,
aprobación, actualización y control de los documentos y registros generados por el
Sistemas de Gestión y procesos de UKF para garantizar así, su adecuada identificación,
almacenamiento, conservación, recuperación, tiempo de retención y su disposición final.
Comprende desde la identificación de la necesidad de elaborar, modificar o anular un
documento hasta el acceso y disposición de los mismos.

2. Responsables
Los responsables para garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
procedimiento son: la Alta Dirección, Líderes de Proceso, Equipos de Trabajo de los
Procesos y la Administración del Sistema Gestión de calidad.

3. Definiciones
Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de
papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico o fotografías.
Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente
identificados como tal en el SGC.

Formato: Documento base que establece los campos a diligenciar como resultado
de actividades a desempeñar.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.

Información: Datos que poseen significado

Almacenamiento: Poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al

mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en la
memoria de un ordenador

4. Creación de documentación
Los documentos que se elaboren en UKF deben contener las secciones que se indican a
continuación.
 Procedimiento de Control de la Código UFK-ID-PR-001
Información Documentada Fecha 15-05-2020
pagina 1 de 2

4.1. Encabezado
procedimientos, Instructivos, guías y Manuales constan de un encabezado que hará
parte de la identificación del documento, está compuesto por un recuadro de forma
rectangular dividido en tres partes, en el recuadro de la parte izquierda se coloca el
logotipo, en el recuadro del centro va el nombre del documento en negrilla, , y el
recuadro de la derecha se divide en tres filas las cuales contienen el código del
documento, la fecha de emisión y el número de páginas (número página de total de
páginas).

Código UFK-ID-PR-001
Procedimiento de Control SGC Fecha 01-01-2020
pagina 1 de xx

4.2. Los procedimientos deben tener el siguiente esquema:

OBJETIVO DEL DOCUMENTO: Debe expresar lo que se quiere lograr con el
documento.

ALCANCE: Allí se debe indicar la cobertura o aplicación que tiene el documento.

RESPONSABLE: Se debe indicar el cargo o cargos responsables del uso o aplicación del
documento.

DEFINICIONES: Se deben describir las definiciones de los términos que se necesitan

conocer para el uso del documento.

GENERALIDADES: En esta sección se incluyen aquellos aspectos de carácter general o

instrucciones que se deban conocer o tener en cuenta para el uso o aplicación del
documento.

PROCEDIMIENTO: Deben describir por medio de un flujograma las actividades que

conforman el procedimiento.

DOCUMENTOS REFERENCIADOS: En esta parte se deben citar o referenciar los

documentos que están Relacionados con el documento que se elabora.

CONTROL DE REGISTRO: El control de registros se utilizará especialmente en los

procedimientos donde se hace referencia de estos, para lo cual se utilizará el siguiente
 cuadro que describe la identificación del registro, su clasificación, almacenamiento,
tiempo de retención, acceso y disposición.

Procedimiento de Control de la Código UFK-ID-PR-001

Información Documentada Fecha 15-05-2020
pagina 1 de 3

5. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

5.1. TIPO DE DOCUMENTO
Estará compuesto por un prefijo de dos letras que identificará al documento.

SIGLA DOCUMENTO
MA Manual
PR Procedimiento
FT Formato
IT Instructivo
GI Guía
OD Otros documentos internos diferente al manual del SGC

6. PROCEDIMIENTO

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE RESGISTRO

inicio

Detectar la necesidad Líderes de proceso Solicitud de creación,

1 Elaborar, modificar o modificación o
anular documento eliminación de
documentos
Revisar el documento Director SGC Solicitud de creación,
2 modificación o
eliminación de
documentos
Remitir documento para Auxiliar SGC
3 aprobación

¿Fue aprobada la Alta dirección/equipo Solicitud de creación,

solicitud? SGC modificación o
Si. Firmar Solicitud eliminación de
documentos
No. Diligenciar la No
aprobación de la
solicitud y devolver la
solicitud
Entregar documento a Director SGC
4 líder del proceso

Actualizar listado Equipo SGC listado maestro de

5 maestro de información información
documentada documentada
 Divulgar documento Líder de proceso
6

fin

Procedimiento de Código UFK-ID-PR-001

Control de la Fecha 15-05-2020
Información
pagina 1 de 4
Documentada

7. DOCUMENTOS REFERENCIADOS
 NORMA ISO 9001:2015.

8. ANEXOS
N.A.

9. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBACIÓN
0 15-05-2020 Elaboración del documento Representante alta
dirección