PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

INTERNOS

Corporación para el Desarrollo Sostenible del Sur de la Amazonia

Código: P-GDO-001 Versión: 5.0 - 2008
Modificó: Maritza Portilla Álvarez y Mónica Viviana
Pazmiño
Revisó: Comité de Calidad Aprobó: Director General
Dependencia: Dirección General y Subdirección de
Manejo Ambiental
Fecha: 14 de noviembre de 2008 Fecha: 21 de noviembre de 2008 Fecha: 01 de diciembre de 2008

1. OBJETIVO actividades dentro del SGC debido a que son

entregados con carácter informativo.

Definir las actividades y criterios necesarios para  Documento: Información (datos que poseen
la adecuada elaboración, y/o modificación de los significado) y su medio de soporte, por ejemplo:
documentos del Sistema de Gestión de la procedimientos, normas, especificaciones, entre
Calidad y de los elaborados por las diferentes otros.
dependencias de CORPOAMAZONIA.
 Documento de Origen Interno: Son aquellos
documentos elaborados al interior de la entidad
2. MARCO LEGAL Y DEFINICIONES necesarios para darle cumplimiento a los
requisitos del SGC y expedidos bajo las
2.1. MARCO LEGAL directrices del procedimiento para la
elaboración de documentos.
 NTC-ISO 9001:2008 “Sistemas de Gestión
de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario  Formato: Documento preimpreso o
preestablecido en el cual se consigna
 Norma Técnica de calidad en la Gestión información resultante de la ejecución de una
Pública NTCGP 1000: 2009 “Generalidades actividad. Una vez diligenciado el formato se
y Requisitos del Sistema de Gestión de la convierte en un registro. Se puede encontrar en
Calidad” medio físico o magnético.

2.2. DEFINICIONES  Gestión Documental: Conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la
 Copia Controlada: Son aquellos planificación, manejo y organización de la
documentos internos controlados por el documentación producida y recibida por las
Coordinador de Calidad y que hacen parte entidades, desde su origen hasta su destino
del SGC, de los cuales está prohibida su final, con el objeto de facilitar su utilización y
reproducción por parte de los funcionarios de conservación
la entidad, así como su uso y manejo
inadecuado, y cualquier necesidad de  Manual: Documento que describe la forma
actualización o mejoramiento debe ser específica para llevar a cabo varias actividades
comunicada según las disposiciones dadas dentro de uno o varios procesos del SGC.
en este procedimiento.
 Normograma: Relación de normas de carácter
 Copia No Controlada: Son aquellos constitucional, legal, reglamentario y de
documentos internos expedidos por la autorregulación necesarias tanto para el actuar
entidad y que hacen parte temporal del SGC, institucional de la Corporación, como para el
de los cuales no es responsabilidad la funcionamiento del Sistema de Gestión de la
actualización y control por parte del Calidad, verificadas a través del desarrollo del
Coordinador de Calidad, además, está Modelo Estándar de Control Interno, el
prohibido su uso para la realización de cumplimiento de todas y cada una de dichas
normas.
Ruta:W:\03 - SGC\Administración\Copia SGC\D.Procesos de Apoyo\14. Gestion Documental\P-GDO-001 Elaboracion y
Control Documentos.doc
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Código: P-GDO-001 Versión: 5.0 - 2008

 NTCGP: Norma Técnica Colombiana en la

Gestión Pública

 Procedimiento: Documento que describe la

forma específica para llevar a cabo una
actividad de un proceso.

 Procedimiento Documentado: Documento

en donde se describe la manera específica
de realizar las actividades de un proceso.

 Proceso: Es el conjunto de actividades

relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados. Los
Proceso de una entidad son, generalmente,
planificados y puestos en práctica bajo
condiciones controladas para generar valor.

 S.G.C.: Sistema de Gestión de la Calidad.

 Tabla de Retención Documental: Listado

de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por
una dependencia en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo.

Las demás definiciones que aplican para el

presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTCGP 1000: 2009
“Generalidades y Requisitos del Sistema de
Gestión de la Calidad” y NTC-ISO 9001:2008
“Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario”.

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INTERNOS

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3. CONTENIDO

Tabla 1. Procedimiento para la Elaboración y/o Modificación de los Documentos

Internos

Dependencia y/o
No. Descripción de la Actividad
Responsable
1 Planificación para la Elaboración de los Documentos Internos
1.1 Responsable del Identificación de la Necesidad
Proceso y/o Prácticas
Determina el objetivo y alcance del documento a elaborar, de acuerdo a
las necesidades identificadas y asigna a la persona o equipo de trabajo
encargado de documentar, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Competencia de la Entidad.
 Cumplimiento de normas legales.
 Pertinencia técnica.
 Oportunidad de mejoramiento.
 Entre otros.

2 Elaboración del Documento

2.1 Persona o Equipo de Elaboración del Documento
Trabajo Encargado de
Documentar Elabora teniendo en cuenta la Estructura de los documentos según
corresponda al Sistema de Gestión de la Calidad o a los elaborados en las
Dependencias.

Observaciones:

 Estructura de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Los documentos elaborados de los procesos del Sistema de Gestión de la

Calidad, deben contener la siguiente estructura: (Ver ANEXO A.
LINEAMIENTOS PARA LA EDICIÓN DE DOCUMENTOS).

Numeral Ítem
--- Portada
1 Objetivo
2 Marco Legal y Definiciones
3 Contenido
4 Flujograma
5 Formatos
6 Documentos de Referencia
7 Notas de Cambio
8 Anexos

Si alguno de los numerales no aplica para el procedimiento que se este

documentando, se debe identificar como “No Aplica”, con el objeto que no se
modifique la numeración establecida en la Estructura anterior.

La primera emisión de los documentos tiene versión 1.0 con su año de

elaboración y ésta cambia cada que se realice una modificación sustancial. En
caso que se cambie la versión el documento se declara como OBSOLETO de
acuerdo a lo establecido en el Procedimiento P-DOR-001 Desarrollo
Organizacional.

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Dependencia y/o
No. Descripción de la Actividad
Responsable
Si la modificación no es sustancial, los cambios se registran en la Tabla de
Notas de Cambio (Numeral 7 de la Estructura de los Documentos del SGC).

 Estructura de los Documentos Elaborados en las Dependencias

 Los documentos elaborados en las dependencias, pueden adoptar según

sea su fin la siguiente estructura: (Ver ANEXO A. LINEAMIENTOS PARA
LA EDICIÓN DE DOCUMENTOS).

Ítem
Portada
Tabla de Contenido
Lista de Tablas
Lista de Figuras
Lista de Gráficas
Lista de Fotografías
Lista de Anexos
Introducción
Contenido (Incluye las Tablas, Figuras,
Gráficas y Fotografías)
Formatos
Documentos de Referencia (Bibliografía)
Glosario
Anexos

 Para la elaboración de Memorandos y Oficios se debe tener en cuenta

los lineamientos establecidos en el ANEXO B. LINEAMIENTOS PARA
MEMORANDOS Y OFICIOS.

En el ANEXO C. LINEAMIENTOS ENVÍO ELECTRÓNICO

MEMORANDOS, se da a conocer los pasos que se deben tener en
cuenta para el envío por correo electrónico de los memorandos internos
elaborados en la Entidad.

 Para la elaboración de Actas, Informes y Conceptos Técnicos se debe

tener en cuenta los lineamientos establecidos en el ANEXO D.
LINEAMIENTOS PARA ACTAS, INFORMES y CONCEPTOS
TÉCNICOS.

 Los Registros de Asistencia Internos y Externos se elaboran en los

Formatos F-GDO-007 Control de Asistencia Interno y F-GDO-008,
Control de Asistencia Externo, respectivamente

3 Verificación del Documento Elaborado

3.1 Persona o Equipo de Revisión Previa del Documento
Trabajo Encargado de
Documentar Entrega los documentos elaborados o modificados al Responsable del
Proceso, quien evalúa la coherencia técnica y su conformidad.
Responsable del
Proceso y/o Práctica Si los documentos elaborados o modificados en las dependencias son
conformes, el destino de los mismos, dependerá del fin para los cuales
fueron elaborados; de lo contrario, se devuelve a la Persona o Equipo de
Trabajo Encargado de Documentar para sus correcciones.

Si los documentos presentados del SGC son conformes, los envía al

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Dependencia y/o
No. Descripción de la Actividad
Responsable
Comité del SIGE para que se continúe con las actividades de revisión y
aprobación del Procedimiento P-DOR-001 Desarrollo Organizacional; de
lo contrario, se devuelve a la Persona o Equipo de Trabajo Encargado de
Documentar para sus correcciones.
4 Ajustes en la Elaboración
4.1 Persona o Equipo de Mejoras para la Elaboración de los Documentos Internos
Trabajo Encargado de
Documentar Detecta la necesidad de actualizar y/o ajustar las condiciones para la
elaboración y/o modificación de los documentos internos, de acuerdo a las
Responsable del acciones de mejoramiento continuo planteadas para el Sistema, los
Proceso y/o Práctica resultados del Informe Anual de Revisión del Sistema e Informes y
recomendaciones de las Auditorias Externas.

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4. FLUJOGRAMAS

Tabla 3. Flujograma del Procedimiento para la Elaboración y /o Modificación de

Documentos Internos

Insumos Proceso Productos

Responsable del Proceso

y/o Prácticas F-GDO-001
Determina el objetivo y Diligenciado
alcance del documento a
elaborar

Anexo A. Persona o Equipo de Trabajo Documentos

Lineamientos Encargado de Documentar Elaborados
Edición de Elabora los documentos
Documentos respectivos de los procesos
Anexo del SGC o de las
dependencias y

Responsable del Proceso y/o Documentos

Práctica aprobados según
Realiza la revisión previa del P-DOR-001
documento y pasa a
aprobación y control de
acuerdo al Proceso
P-DOR-001

Persona o Equipo de Trabajo

Encargado de Documentar
Responsable del Proceso y/o
Práctica
Detecta la necesidad de
actualizar y/o ajustar las
condiciones para la
elaboración y/o modificación
de los documentos internos

FIN

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Insumos Proceso Productos

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5. FORMATOS

F-GDO-005 Plantilla de Actas

F-GDO-006 Plantilla para Informes
F-GDO-007 Plantilla Control de Asistencia Interno
F-GDO-008 Plantilla Control de Asistencia Externo
F-GDO-011 Ficha de Caracterización de los Procesos del SGC
F-GDO-012 Plantilla Elaboración Memorandos
F-GDO-014 Plantilla para Informes Externos a Entes de Control
F-GDO-019 Plantilla de Concepto Técnico
F-GDO-022 Plantilla acta varios operadores
Plantilla Oficios

6. NOTAS DE CAMBIO

Versión
Paso o Proceso donde se que
No. Naturaleza del Cambio
realizó el cambio Queda
Obsoleta
Etapa 5, Numeral 1.2. Pie de La ruta de los documentos seguirá en la primera
01 Página. Primera Hoja: Ruta de hoja del documento, pero centrada y no N.A.
los documentos justificada, en letra arial 9.
Etapa 5, Numeral 1.2. Pie de
La paginación de los documentos no se realizará
Página. Segunda Hoja y
02 como “Página x de y” sino en números centrados N.A.
subsiguientes: Paginación de los
en el borde inferior de la hoja, en letra Arial 9.
documentos
Se incluyó la codificación para las fichas de
03 Etapa 3, Primer caracter 1.0-2006
caracterización de los procesos del SGC
Se eliminaron de la codificación los procesos de
Ordenación Ambiental, Asesoría en Planificación
04 Etapa 3, segundo caracter y gestión Ambiental y Sistema de Información 1.0-2006
Geográfica; debido a que estos no hacen parte
del SGC

05 Actividad No. 01 Se cambio el Formato F-GDO-001 1.0 – 2006

Se ajusto el procedimiento para garantizar las

06 Actividad No. 07 Copias Controladas y No Controladas de los 1.0 – 2006
Documentos
Se adaptó el encabezado de los documentos del
Procedimiento para la S.G.C. para que incluyan los logotipos de
13 Elaboración y Control de CORPOAMAZONIA y del ICONTEC definiendo el 2.0-2006
Documentos, Etapa 5 Edición. modelo tanto para la primera hoja como para las
siguientes y para todos los formatos.
Unificación de los dos procedimientos y creación
de los formatos F-GDO-005 Plantilla de Actas, F-
GDO-006 Plantilla de Informes, F-GDO-007
Elaboración y Control de Plantilla Control de Asistencia Interno y F-GDO-
15 3.0-2007
Documentos Internos 008 Plantilla Control de Asistencia Externo. Se
establecieron los Procedimientos en Capítulos:
P-GDO-01, PGDO-002 y P-GDO-003,
respectivamente.

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Versión
Paso o Proceso donde se que
No. Naturaleza del Cambio
realizó el cambio Queda
Obsoleta
Se reestructuró todo el procedimiento, se
ajustaron las actividades al ciclo PHVA, se
adicionaron los lineamientos para el envío de
memorandos vía correo electrónico y se
actualizaron los anexos A, B y D.
Se eliminaron los Formatos F-GDO-001 Solicitud
18 Procedimiento 4.0-2008
de Creación Documentos V. 2.0-2006 y
F-GDO-003 Listado Documentos Internos
Obsoletos V. 1.0-2006
El Formato F-GDO-002 Listado Maestro de
Documentos Internos V. 1.0-2006 paso al
Proceso DOR como F-DOR-002 V. 1.0-2008.
Se actualizaron las plantillas de elaboración de
memorandos y oficios como Formatos F-GDO-
Anexo B. Lineamientos para la
012 Plantilla Memorandos y F-GDO-013 Plantilla
19 elaboración de Memorandos y N.A.
Oficios: Se suprime el logo de ICONTEC para los
Oficios
memorandos internos elaborados en la Entidad y
aplica sólo para los Oficios Externos.
Inclusión del logo del Bicentenario de la
25 F-GDO-013 Independencia de Colombia y el código del N.A.
formato.
1. En el formato F-GDO-006 Plantilla de
Informes se ajustó el nombre del formato y su
encabezado para que sea adicionalmente usado
en la documentación de los Conceptos Técnicos,
quedando así F-GDO-006 Plantilla Informes y
Conceptos Técnicos. Se ajustó el Anexo D en
este mismo sentido.
Procedimiento Elaboración y
26 N.A.
Control de Documentos. 2. Se modificó el Anexo C. LINEAMIENTOS
ENVIO ELECTRÓNICO MEMORANDOS, para:
- eliminar la limitación existente del tipo de
memorando que puede ser enviado por médio
del correo electrónico institucional.
- para .dejar evidencias físicas del memorando
enviado, si así se requiere..

Supresión del logo del bicentenario e inclusión

del logo del Año Internacional de la Biodiversidad
28 Plantilla de Oficios externos. N.A.
en la plantilla de Oficios externos.
Memorando SAF-360 del 12/08/2010.
Inclusión del Formato para Presentación de
29 F-GDO-014 Informes a Entes de Control. Ajuste del Anexo D. N.A.
Lineamientos Edición Actas, Informes y CT.doc
Supresión del logo del bicentenario e inclusión
del logo del Año Internacional de los Bosques en
30 Plantilla de Oficios externos. N.A.
la plantilla de Oficios externos.
Memorando SAF-016 del 25/01/2011.
Anexo A. Lineamientos Edición Inclusión de la plantilla para la documentación de
32 N.A.
Documentos manuales del SGC
Supresión del logo del Año Internacional de los
33 Plantilla de Oficios externos. Bosques e inclusión del logo de certificación por N.A.
ICONTEC en la plantilla de Oficios externos.

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Código: P-GDO-001 Versión: 5.0 - 2008

Versión
Paso o Proceso donde se que
No. Naturaleza del Cambio
realizó el cambio Queda
Obsoleta
Corroe Electrónico del 17/01/2012.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC – ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

----------------- Fundamentos y Vocabulario.

8. ANEXOS

ANEXO A. LINEAMIENTOS EDICIÓN DOCUMENTOS

ANEXO B. LINEAMIENTOS ELABORACIÓN MEMOS Y OFICIOS

ANEXO C. LINEAMIENTOS ENVIO ELECTRÓNICO MEMORANDOS

ANEXO D. LINEAMENTOS PARA ACTAS, INFORMES Y CONCEPTOS TÉCNICOS

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