DIPLOMADO EN GERENCIA EN HSEQ

ACTIVIDAD “PROCEDIMIENTO PARA ELEBORAR, MODIFICAR Y

CONTROLAR DOCUMENTOS Y REGISTROS”

DOCENTE
RODRIGO MÁSMELA OLIVAR

ESTUDIANTE
ISABET SMITH AGUILERA BEJARANO
JHAIVER LIXANDRO ACOSTA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

DECIMO SEMESTRES DE ADMINISTRACIÓN EN SALUD
OCUPACIONAL

VILLAVICENCIO META
18 MARZO DE 2020
 PROCEDIMIENTO PARA ELEBORAR, RIGE APARTIR DE:
MODIFICAR Y CONTROLAR 2020-18-03
DOCUMENTOS Y REGISTROS

VERSIÓN: 1

OBJETIVO
Establecer las metodología para la elaboración, presentación administración y control de la
documentación interna y externa y la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación tiempo de retención y disposición de los registros, para evidenciar el
cumplimiento de los requisitos del sistema integrado de gestión y la conservación de la
empresa GRAFICAS EXPRES.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica a los procesos de la empresa GRAFICAS EXPRES y para todos
los documentos y registros, ya sean internos o externos dl sistema integrado de gestión, e
involucra todas las actividades comprendidas desde la necesidad de creación o modificación
de un documento, su revisión y aprobación hasta la administración y control de los registros
que evidencian su implementación.

RESPONSABILIDAD:
ADMINISTRADOR DEL SIG La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos
estratégicos
LÍDERES DEL PROCESO La responsabilidad de aprobar los documentos generales
La responsabilidad de elaborar y/o modificar las
caracterizaciones, matices de comunicación, mapas de registro y
tablas de indicadores de los procesos
USUARIOS INTERNOS DEL La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos
SISTEMA generales salvo las caracterizaciones, matrices de comunicación
y mapas de riesgos y tablas de indicadores de los procesos.
SIG La administración y control de documentos del sistema integrado
de gestión que involucra la puesta en vigencia de los documentos
y actualizados y aprobados, su identificación, disposición,
legibilidad, de facial acceso y la protección contra el uso no
intencionado de los documentos.
GRUPO INTERNO DE GESTION Es responsable del control de los registros el proceso de Gestión
DOCUMENTAL documental, a través de la adopción de tablas de retención
 documental al igual que la administración y control de la
normativa interna y externa.

NORMAS O REQUISITOS LEGALES:

NTC- ISO 9001-2015
TÉRMINOS Y CONDICIONES
CARACTERIZACIÓN: Documento en el cual se describe la interacción de la
actividades generales de un proceso para la transformación de entradas en salidas, así
como el establecimiento de lineamientos de planeación, ejecución, seguimiento y
control.
DISTRIBUCIÓN: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los
interesados para su aplicación
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte generado dentro de la entidad,
el medio de soporte pueden ser magnético, pagina web, correo electrónico, físico,
entre otros.
FORMATO: Esquema predeterminado que facilita el registro de la información que
se genera en un proceso actividad.
PROCEDIMIENTO: Documento que contiene las instrucciones detalladas y las
responsabilidades de las personas involucradas en la realización de las operaciones o
actividades.
SIG: Sistema integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un
proceso. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.
MODIFICACIÓN: Cambios necesarios que se realizan a los documentos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades ejecutadas.
REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
SUBPROCESO: Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica para
cumplir un propósito, cuya finalidad hace parte de un Proceso más grande
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización
de todo aquello que está bajo consideración
VERSIÓN: Muestra el número de veces que se han efectuado modificaciones al
documento
CONDICIONES GENERALES
Se hace necesario documentar todas las actividades que integran cada proceso, dando
cumplimiento a la obligación que tiene la empresa de mantener información debidamente
 documentada para apoyar la operación de sus procesos. Así mismo, la documentación de la
empresa debe seguir lo dispuesto en el Proceso de Gestión Documental y lo establecido en
la normatividad. Todos los documentos internos deberán llevar el logo del Sistema Integrado
de Gestión. Conviene precisar que de acuerdo a los procesos estratégicos y misionales
determinados por la organización se establecen sub procesos, que permiten un mayor control,
seguimiento y verificación de las actividades de los respectivos procesos, para una mejor
toma de decisiones por parte de la alta dirección.
Cada subproceso llevará su propia documentación (Caracterización, procedimientos, mapa
de riesgos, ficha de indicadores, etc.), Para identificar los documentos del SIG se debe tener
en cuenta el código, fecha de vigencia y versión.
Teniendo en cuenta los procesos y subprocesos actualizados de la empresa la codificación
será la siguiente:

FLUJOGRAMA
TIPO DE PROCESO INICIAL PROCESO
PROCESO
Estratégicos - Planeación estratégica - P.E
- Comunicación y relaciones - CR
publicas - SIG
- Sistema integrado de Gestión
Misionales - Producción de agua potable - PA
(Potabilización, Gestión de - AC
acueducto, Gestión de control de - SB
perdidas) - GC
- Aseguramiento Calidad de agua - GA
- Saneamiento Básico (Gestión de
alcantarillado, tratamiento de
aguas residuales)
- Gestión comercial (Facturación y
recaudo, gestión de cartera,
gestión de atención al cliente)
- Gestión ambiental

Apoyo - Gestión humana - GH

Para los documentos de cada proceso las modificaciones de fecha de vigencia y versión
obedecerán al cambio del formato y/o contenido del documento, los cambios como
correcciones de ortografía o redacción se podrán realizar sin que implique cambio de versión.
Codificación del tipo de documento:
DOCUMENTO INICIALES
 Caracterizaciones C
Procedimiento P
Manual M
Instructivo I
Guía G
Registro R
Documento Externo D

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. IDENTIFICAR LA Servidor Público o trabajador Solicitud de creación, actualización
NECESIDAD DE CREACIÓN, oficial que participa en el o anulación de un documento del
ACTUALIZACIÓN O proceso respectivo. SIG.
ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS DEL SIG
El líder del proceso y su grupo de trabajo
deben revisar por lo menos una vez al año
los documentos y registros para evaluar su
pertinencia y aplicación dentro del
proceso, identificando la necesidad de
elaborar, modificar o eliminar un
documento interno del Sistema Integrado
de Gestión.
2. EVALUAR LA Profesional Universitario con Comunicación escrita o verbal al
NECESIDAD funciones en el SIG líder del proceso
PRESENTADA
Se analiza la viabilidad de creación,
modificación, anulación o retiro de
documentos.
Se evalúa la pertinencia del
requerimiento con base en los
requisitos legales y del SIG. Se verifica
el código y versión que le corresponde.
Se informa al líder del proceso.
3. ACTUALIZAR LOS Líder del Proceso y su equipo Documento actualizado y
DOCUMENTOS de trabajo evidencias del proceso de revisión
Elabora o modifica el documento del SIG interna
de acuerdo con la solicitud y con las
directrices para elaboración de
documentos.
Los documentos, una vez creados o
actualizados, los debe presentar el Líder
del Proceso ante el Equipo Operativo del
SIG, para su revisión, análisis y
aprobación.
 4. REVISAR Y APROBAR LOS Comité del SIG Acta de Equipo Operativo SIG
DOCUMENTOS
El documento se presenta en reunión de
Equipo Operativo del SIG para ser
aprobado. La fecha de vigencia que se
colocará en el documento, corresponderá a
la fecha de la reunión del equipo operativo.
5. ACTUALIZAR EL LISTADO Profesional Universitario con - Listado maestro de
DE DOCUMENTOS Y funciones en el SIG documentos
REGISTROS - Listado maestro de registros
Una vez aprobado el documento se incluye
en el listado de documentos y registros,
que incluye además su ubicación,
almacenamiento, tiempo de retención y
disposición final.
6. SOCIALIZAR LOS Líder del Proceso con el apoyo - Listado de asistencia
DOCUMENTOS Y del Profesional Universitario con - Correo electrónico
REGISTROS funciones en el SIG
Se debe identificar el personal relacionado
con el documento o registro e informar los
cambios o modificaciones en el mismo.
Así mismo, eliminar las copias anteriores
de los registros y recoger la versión
anterior de los documentos.
7. CONTROLAR Líder del Proceso con el apoyo - Listado maestro de
DOCUMENTOS EXTERNOS del Profesional Universitario con documentos
Se deben identificar y controlar los funciones en el SIG - Listado maestro de registros
documentos y registros de origen externo
de cada proceso, incluyéndolos en el
listado de documentos y registros, así
mismo determinar la normatividad
aplicable actualizando la matriz de
requisitos legales. Cada Líder del Proceso
es responsable por informar los cambios
en los listados maestros de documentos y
registros externos, así como en la matriz de
requisitos legales, e informar
oportunamente al Profesional
Universitario con funciones en el SIG,
para su actualización.
 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: Gestion de talento humano

Gestionar las competencias del talento humano de la organización en forma oportuna y eficiente
OBJETIVO DEL PROCESO:
en un ambiente laboral favorable

Este proceso aplica a todos los cargos de la organización en incluyen las actividades desde la
ALCANCE :
selección hasta la evaluciaón del personal

RESPONSABLE: Jefe de oficina del talento humano

ENTRADAS / PROVEEDOR ETAPA DEL CICLO ACTIVIDADES SALIDAS / RESULTADOS

ENTRADAS: Presupuesto para la

capacitación, Solicitudes de
SALIDAS: Plan de capacitacion,
capacitación,Necesidades del
personal.
PROVEEDORES: Proceso de
gestion, proceos de planeación
P Planificar las necesidades de
capacitación y de personal
plan de vinculación del personal.
RESULTADOS: Empleados de la
organización,todos los procesos
estrategica, todos los procesos.

ENTRADAS:Plan de SALIDAS:Empleados de
Ejecutar los planes de
capacitación,plan de vinculación del capacitación, empleados
personal.
PROVEEDORES:Gestión del
talento humano
H capacitacion
Realizar los proceos de
selección del personal G13
vinculados.
RESULTADOS:Empleados de la
organización,todos los procesos.

ENTRADAS:Informa de
seguimiento de SGC
PROVEEDORES:Proceso de
seguimiento y control.
ENTRADAS:Informe de auditoria.
PROVEEDORES: Proceso de
seguimiento y control.
SEGUMIENTO AL PROCESO
Formato de asistencia obligatoria a
las capacitaciones
Verificar el cumplimiento de SALIDAS: Indicadores de
los objetivos del proceso a gestión, Definición de planes de
traves de los indicadores de mejoramiento producto del
V gestion del proceso .
Analizar los resultados d elos
indicadores de gestion del
analisis de datos.
RESULTADOS: Proceso de
planecion estrategica, Proceso
proceso. de gestion de calidad.
SALIDAS:Registro para las
Ejecutar las acciones correciones,acciones
A correctivas, preventivas y de
mejora resultado del analisis
de información.
correctivas,preventivas y de mejora.
Planes de mejoramiento ejecutados.
RESULTADOS:Proceso de seguimiento
y control, proceso GC.
CONTROL DE RIESGOS
Formato de insistencia de capacitación obligatoria al personal en donde se expone la
iresponsabilida del trabajador
 DOCUMENTOS ASOCIADOS REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NORMA

Capacitacion dinamica informativa , NTC ISO 9001-2015

NTC- ISO 9001-2015 Y NTC- ISO-45001-2018
formato de aistencia obligatoria NTC ISO 45001-2018

RECURSOS
HUMANOS: INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS:

Empleados de la oficina del talento

Computadores, video beam, oficinas Siillas y puestos de trabajo
humano
 WEB GRAFICA
http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=MTU=&ver
sionDoc=4

http://www.fao.org/tempref/GI/Reserved/FTP_FaoRlc/old/prior/comagric/codex/rla3014/pdf/4-
gestion.pdf