Manual de Correspondencia MIRAVÉ (Documento Maestro)

Manual para gestión de correspondencia del
sistema de gestión documental MIRAVÉ

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE DESARROLLO E INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
SUBDIRECCIÓN DE TRÁMITES, SERVICIOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DIGITAL
Manual para gestión de correspondencia del sistema de gestión documental
MIRAVÉ
Versión 1.0
1
INSTITUCIONAL
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha de elaboración del

documento Resumen General del Contenido del
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Documento
1.0 25/jul/2022 Primera versión del Documento.
2
INSTITUCIONAL
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 4
2. PROCESO DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA EN LA ENTIDAD 6
2.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (RADICADO DE PERSONA
NATURAL O JURÍDICA) 6
3. PETICIONARIO EXTERNO (PERSONA NATURAL O JURÍDICA) 11
4. ROL VENTANILLA Y ROL MESA DE CONTROL 12
5. ROL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CORRESPONDENCIA (CDC) 13
6. ROL PRODUCTOR 15
7. ROL REVISOR Y/O FIRMANTE 16
8. ROL ARCHIVO 17
9. TODOS LOS ROLES 18
9.1 INICIO O GESTIÓN DE DOCUMENTOS (INTERNOS - SALIDAS) 18
9.2 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS 18
9.3 BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES 18
10. REPORTES 19
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INSTITUCIONAL
1. INTRODUCCIÓN
En virtud del desarrollo de la estrategia Gobierno Digital, el fortalecimiento de la

Política de Servicio al Ciudadano, los lineamientos de la Organización para la
Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), las buenas prácticas de
desarrollo e implementación de software y la necesidad de contar con información
en tiempo real para la toma de decisiones y análisis de antecedentes, el Distrito
Especial de Santiago de Cali implementó el nuevo sistema de gestión documental
MIRAVÉ con el fin de administrar la información que se recibe por parte de los
ciudadanos y los grupos de valor, aquella que se produce en el ejercicio de sus
funciones y que además conformará los respectivos expedientes que faciliten las
necesidades de búsqueda y recuperación.
El presente documento es el manual general del sistema que contiene las
indicaciones para la correcta gestión de correspondencia en la Entidad. Es
menester tener en cuenta los actores involucrados durante el proceso en
coherencia con el desglose de capítulos que está dado por roles:
1. El peticionario puede ser un usuario externo (persona natural o jurídica) que
radica correspondencia dirigida a la Entidad o un usuario interno (servidor
público o contratista) que radica correspondencia dirigida hacia el interior de la
Entidad o correspondencia externa dirigida hacia una persona natural o
jurídica.
2. El rol de ventanilla única está relacionado con las personas en la Entidad
encargadas de recibir y registrar la correspondencia de entrada (peticionario
persona natural o peticionario persona jurídica).
3. El rol de mesa de control está relacionado con las personas en la Entidad
encargadas de, en casos especiales, determinar la distribución de los
radicados competentes del organismo.
4. El rol de centro de documentación y correspondencia – CDC, está
relacionado con las personas encargadas de distribuir al interior de cada
organismo los radicados competentes del área.
5. El rol de productor está relacionado con las personas que actualmente
generan radicados al interior de la entidad y a su vez, dan respuesta a estos.
6. El rol de firmante y visto bueno está relacionado con las personas que
firmarán ya sea de manera manuscrita, mecánica o digital un radicado y que, a
su vez, dan vistos buenos o aprobaciones previas a la firma final del
documento.
7. El rol de archivo está relacionado con las personas que hacen parte del
Equipo Técnico de Archivo – ETA o quienes hagan sus veces en cada
organismo, los cuales tienen funciones de almacenamiento de la
documentación.
8. El rol de administrador está relacionado con las personas que hacen parte
del Comité Técnico Operativo o quienes hagan sus veces en cada organismo,
los cuales son las encargadas de la administración del sistema de gestión
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INSTITUCIONAL
documental con acceso a todos los módulos.

9. El rol de administrador CTO va orientado 100% a las personas que hacen
parte del Comité Técnico Operativo o quienes hagan sus veces en cada
organismo, los cuales son las encargadas de la administración del sistema de
gestión documental con acceso a algunos módulos.
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INSTITUCIONAL
2. PROCESO DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA EN LA ENTIDAD
El ciclo de correspondencia se compone de los siguientes procesos en su orden:
2.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (RADICADO DE PERSONA NATURAL

O JURÍDICA)
En la siguiente figura se presenta el flujo de la gestión de correspondencia en la

Entidad cuando se recepciona correspondencia de entrada recibida:
A continuación se describen globalmente los procesos que se observan en la

figura anterior:
1. Radicar (rol peticionario o ventanilla): El primer proceso es la entrada del

sistema que está dada por ventanilla física o virtual donde se radica la
correspondencia de los peticionarios.
2. Confirmar datos (rol CDC): Una vez se genera el radicado dentro del
sistema, se instancia la actividad de “Confirmar datos del documento y el tipo
de radicado” en la bandeja de correspondencia del CDC, allí, este rol
distribuye los documentos en la dependencia para que sean asignados o
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INSTITUCIONAL
reasignados a los productores (para el caso de una asignación equivocada en

la ventanilla o en la mesa de control, el CDC podrá corregir).
3. Analizar y asignar (rol productor): Posteriormente, el radicado aparecerá en

la bandeja del productor que fue asignado por el CDC, en ese momento, la
actividad que aparecerá en su bandeja de correspondencia genérico será
“Analizar y asignar documento para proyección” donde el productor puede
decidir respecto a la competencia de gestión por parte del organismo:
a) “Es competencia y requiere respuesta” (competencia de la entidad y del

organismo): en esta opción se debe iniciar la gestión del documento de
respuesta para el peticionario.
Se instancia la actividad “Gestionar documento” en la bandeja de
correspondencia genérico del productor.
b) “Es competencia y NO requiere respuesta” (competencia de la entidad y
de la dependencia): esta opción solo se podrá seleccionar para las
solicitudes que no sean categoría PQRS, es decir de categoría ‘Otros’.
En este caso se finaliza el proceso de correspondencia.
c) “NO es competencia, trasladar a otra entidad” (no es competencia de la
entidad): en esta opción se debe iniciar la gestión de una comunicación
oficial de salida para redireccionar la solicitud a la otra entidad o tercero,
adicionalmente, el sistema envía automáticamente correo electrónico
informando al peticionario acerca del traslado por competencia.
Se instancia automáticamente la actividad “Solicitar proyección de
documento” en la bandeja de correspondencia genérico del productor para
elaboración del oficio de traslado.
d) “NO es competencia, trasladar a otro organismo” (competencia de la
entidad, pero no de la dependencia): en esta opción el sistema genera
automáticamente un documento de traslado y se instancia la actividad
“Confirmar datos del documento” en la bandeja del CDC para que
rectifique el traslado.
Posteriormente, la correspondencia ingresará a la bandeja de
interno/salida del CDC trasladado para que se asigne al personal
competente en el otro organismo.
e) “Es competencia parcial del organismo” (competencia de la entidad, N
dependencias): en esta opción se debe iniciar la gestión del documento de
respuesta. El sistema genera un caso diferente por cada dependencia.
Se instancia la actividad “Gestionar documento de Respuesta” en la
bandeja de correspondencia genérico del productor de la dependencia.
Por otra parte, se instancia la actividad “Confirmar datos del documento y
el tipo de radicado” en la bandeja de correspondencia de los CDC de las
demás dependencias.
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INSTITUCIONAL
f) “Es competencia parcial de la entidad” (competencia en parte de la entidad

y de un tercero): en esta opción se debe iniciar la gestión del documento
de respuesta para el peticionario y una comunicación oficial de traslado
para redireccionar la solicitud hacia el tercero.
Para dar respuesta al peticionario, el sistema instancia la actividad
“Gestionar documento de Respuesta” en la bandeja de correspondencia
del productor de la dependencia.
Para realizar el documento de traslado hacia el tercero, el sistema
instancia la actividad “Solicitar proyección del documento” en la bandeja
de correspondencia del productor de la dependencia.
g) “NO es competencia, trasladar a otro funcionario” (competencia de la
entidad y de la dependencia, pero NO del funcionario actual): en esta
opción el sistema envía la correspondencia directamente a la bandeja de
la persona competente (no se genera documento de traslado).
h) “Petición reiterativa”: es para los casos cuando el peticionario realiza la
misma solicitud dos o más veces. En esta opción el sistema permite
relacionar el radicado de salida con el que ya se dio respuesta
anteriormente, generando otra respuesta de manera automática.
4. Gestionar documento (rol productor): se instancia la actividad de “Gestionar

documento de respuesta” en la bandeja de Correspondencia genérico, donde
el productor puede solicitar apoyo de personas en otros organismos para
la generación de la respuesta. Entonces, dentro de esta actividad, se
instancian tres subactividades:
a. “Solicitar proyección del documento”: en esta actividad el rol productor

puede solicitar apoyo a personas de su mismo organismo para
consolidar o realizar borrador del documento.
b. “Elaborar comunicación oficial”, es la última actividad del productor, donde
estarán las plantillas disponibles que se pueden usar para la
generación del documento, en esta parte el productor carga el
documento elaborado y envía para revisión y/o firma.
5. Revisar (rol revisor y firmante): se instancia la actividad “Revisar

comunicación oficial” en la bandeja de correspondencia de la persona
asignada por el productor para revisar, aquí, el revisor puede realizar
observaciones para correcciones del documento (más no lo puede modificar ni
reemplazar) y regresará al productor para que realice las correcciones, de lo
contrario, si está de acuerdo con la proyección, procederá a validar el
documento.
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INSTITUCIONAL
6. Firmar (rol revisor y firmante): se instancia la actividad “Aprobar y firmar

documento” en la bandeja de correspondencia de la persona asignada por el
productor para firmar, allí el firmante podrá validar el documento y firmar. Hay
tres opciones para firmar:
a) Firma digital: aplica cuando se requiera una firma certificada por un

tercero. Será asignada a firmantes de nivel directivo o servidores públicos
específicos.
b) Firma mecánica: imagen de la firma del usuario que será configurada y
asignada a los servidores públicos y/o contratista que dentro de sus
funciones esté producir documentos internos y que tengan la facultad de
firmarlos.
c) Firma manuscrita: aplica cuando se requiere firmar documentos
estrictamente a mano alzada.
7. Envío de la respuesta: el flujo del proceso del envío de respuesta depende

del medio de envío que el peticionario haya solicitado, ya sea medio físico
(chat, mensajería, presencial en puntos de atención) o medio electrónico
(correo electrónico):
7.1 Envío por medio físico: para el caso del medio físico, el proceso es el
siguiente:
a) Descargar e imprimir (rol productor): se instancia la actividad
“Descargar e imprimir” en la bandeja de correspondencia del
productor, allí el productor podrá descargar el documento para
entregarlo a firmar.
Una vez firmado el documento, dentro de esta actividad, el productor
podrá asociar el documento digital escaneado (no se requiere forest
escaner).
b) Impresión y envío de documentos (rol CDC): los documentos se
listarán en el módulo de impresión para posteriormente generar la
planilla de entrega externa.
7.2 Envío por medio electrónico (correo electrónico): para el caso del
medio electrónico, el sistema envía la respuesta al correo electrónico del
peticionario.
8. Acuse de recibido de la respuesta: El proceso de gestión de

correspondencia se cumplirá si y sólo si, el peticionario efectivamente recibe la
respuesta, de lo contrario, no se finalizarán los casos y aparecerán como
activos y vencidos. El flujo del proceso del acuse de respuesta depende de si
el peticionario recibe la respuesta o no:
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INSTITUCIONAL
8.1 Peticionario recibe respuesta: el flujo del proceso depende del medio
de envío que el peticionario haya solicitado:
a) Recibido por medio físico (rol CDC): a través del módulo “Gestionar
documentos enviados”, el rol CDC podrá adjuntar el soporte de
recibido del peticionario.
b) Recibido por medio electrónico: una vez el peticionario realice lectura
de la respuesta por medio del enlace que ha llegado a su correo
electrónico, el sistema registra que la respuesta ha sido recibida.
En cualquiera de los dos casos anteriores, el sistema finaliza la gestión de

correspondencia y registra el caso como FINALIZADO en el organismo
competente.
8.2 Peticionario no recibe respuesta (rol CDC): cuando la respuesta no

fue leída por el peticionario, se debe hacer el proceso de notificaciones de
acuerdo con la ley.
El proceso de notificación lo debe realizar el CDC de cada organismo desde

el módulo "Notificaciones" -> "Gestionar Notificación Personal" generando
la respectiva citación, si después de eso, el peticionario no se presenta; la
siguiente notificación la debe realizar desde el módulo "Gestionar
Notificación por Aviso (Edicto)” para que el peticionario sea notificado vía
edicto que se publica automáticamente en la página web de la Entidad.
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INSTITUCIONAL
3. PETICIONARIO EXTERNO (PERSONA NATURAL O JURÍDICA)
Una de las vías para el inicio de la gestión de correspondencia en la Entidad es la

radicación que realice un peticionario externo a través de la ventanilla virtual en
línea.
En este enlace enlace se puede acceder al manual del rol peticionario externo, el
cual contiene el paso a paso de los principales procesos relacionados con este rol
dentro del sistema:
a) Radicación de correspondencia (ventanilla virtual en línea).

b) Consulta de estado de solicitudes (ventanilla virtual en línea).
Enlace de acceso a manual con más funcionalidades y conceptos técnicos.
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INSTITUCIONAL
4. ROL VENTANILLA Y ROL MESA DE CONTROL
Otra vía para el inicio de la gestión de correspondencia en la Entidad es la

radicación de entrada que se realice desde la ventanilla, existen diferentes
procesos dependiendo del tipo de canal de recepción: presencial (medio de
entrada como mensajería o presencial en puntos de atención), telefónico (medio
de entrada como línea de atención) o virtual (medio de entrada como correo
electrónico, notificación web, chat).
Para los casos de recepción presencial con documentos físicos, la ventanilla

escaneará los documentos a través de la aplicación forest escáner para digitalizar
y asociar los documentos.
Una vez se radica la correspondencia pasa a la bandeja del CDC del organismo
para que lo distribuya al interior.
En este enlace a video se pueden observar las principales actividades que realiza
el rol ventanilla.
En este enlace se puede acceder al manual del rol ventanilla y mesa de control, el
cual contiene el paso a paso de los principales procesos relacionados con este rol
dentro del sistema:
a) Radicación de entrada electrónica con tercero MIRAVÉ

b) Radicación de entrada física (presencial o mensajería)
c) Radicación de entrada anónima (el peticionario no suministra sus datos
personales y la respuesta se notifica solamente por publicación de edicto)
d) Validación en mesa de control (para los casos de una asignación de
organismo equivocada en ventanilla, la mesa de control puede corregir)
e) Descargar e instalar forest escáner
Enlaces a videos:
Mesa de Control - Modificar un radicado
Ventanilla - Instalar forest escáner
Enlaces de acceso a más manuales:
Ventanilla de correspondencia - Radicar correspondencia de entrada, reimprimir

sticker de radicación
Mesa de control - Modificación de radicados
Mesa de control - Validar documentos, generar planilla de reparto, consultas y

reportes
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INSTITUCIONAL
5. ROL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CORRESPONDENCIA (CDC)
El flujo del proceso continuaría en las actividades de recepcionar correspondencia

y/o confirmar datos, a partir de estas actividades, el rol CDC distribuye y asigna la
correspondencia en cada organismo. Para los casos de documentos físicos, el
CDC imprimiría (activando el componente Forest Notify) las planillas de reparto
tanto para documentos internos que van dirigidos hacia los organismos o
documentos de salida (ej: respuesta para peticionarios que se envía por medio de
agencia de correspondencia). Posteriormente, actualiza el estado del envío de
dicha correspondencia (entregado o devuelto) con la evidencia del recibido o el
motivo de la devolución.
Finalmente, para los casos de envío físico devuelto o envío electrónico no exitoso,
donde el destinatario no recibe la correspondencia, el CDC debe iniciar el proceso
de notificaciones.
En los siguientes enlaces a videos se pueden observar las principales actividades

que realiza el rol CDC:
Funciones generales del CDC
Conceptos generales del proceso de Notificaciones
En los siguientes enlaces se puede acceder a los manuales del rol CDC, los
cuales contienen el paso a paso de los principales procesos relacionados con este
rol dentro del sistema:
a) Recepcionar documento (paso 1a en caso de recibir planilla desde ventanilla) 1
Recepcionar documento (paso 1a en caso de recibir planilla desde ventanilla) 2
b) Confirmar datos del documento (paso 1b) 1
Confirmar datos del documento (paso 1b) 2
c) Impresión y envío de documentos (paso 2 para los casos de correspondencia

física) 1
Impresión y envío de documentos (paso 2 para los casos de correspondencia

física) 2
d) Gestión de correspondencia enviada (paso 3 para los casos de

correspondencia física)
1 Guia elaborada por la Secretaría de Gobierno

2 Guia elaborada por el proveedor Macroproyectos
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INSTITUCIONAL
e) Notificaciones: definiciones, citación personal, notificación por edicto y por

aviso
Notificación personal y notificación por edicto 3
Enlaces a videos:
Cambiar de escritorio
Desasociar un documento con voz
Descargar Forest Notify
Imprimir un documento
14
INSTITUCIONAL
6. ROL PRODUCTOR
El flujo del proceso continuaría en la actividad de analizar y asignar documentos

para proyección, a partir de esta actividad, el rol productor gestiona, solicita y
elabora los documentos borradores que posteriormente serán aprobados y
firmados por los roles revisor y firmante.
Para los casos de documentos que se firmen manuscritamente, el productor podrá

asociar el documento escaneado en la actividad descargar e imprimir. Una vez se
asocie el documento, para los casos de envío de la respuesta por correo
electrónico, el sistema la envía automáticamente; para los casos de envío de la
respuesta por medio físico, el sistema dispone la documentación para ser
gestionada por parte del CDC desde el módulo impresión y envío de documentos.
En este enlace a video se puede observar las principales actividades que realiza el
rol productor.
En los siguientes enlaces se puede acceder a los manuales del rol productor, los
a) Proyección de un oficio de salida 4
Proyección de un oficio de salida 5
b) Proyección de comunicaciones masivas genéricas
c) Asociar documento firmado manuscritamente
Enlaces a videos:
Solicitar apoyo a otra dependencia:
Cancelar la proyección de un borrador (ej: cuando no es competencia del

productor elaborar el borrador del documento):
Trasladar un radicado con días de gestión vencidos
Asociar documento firmado manuscritamente

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INSTITUCIONAL
7. ROL REVISOR Y/O FIRMANTE
Para los casos en que el productor haya solicitado revisión del documento
borrador, el flujo del proceso continuaría en la actividad de revisar comunicación
oficial, a partir de esta actividad, el rol revisor aprueba para que pase a firma o
realiza observaciones para que el borrador regrese al productor y este realice los
ajustes.
Para los casos en que el productor haya asignado el documento borrador para
aprobación y firma directamente, el flujo del proceso continuaría en la actividad de
aprobar y firmar documento, a partir de esta actividad, el rol firmante firma o
realiza observaciones para que el borrador regrese al productor y este realice los
ajustes.
rol revisor y/o firmante.
En los siguientes enlaces se puede acceder a los manuales del rol revisor y/o
firmante, los cuales contienen el paso a paso de los principales procesos
relacionados con este rol dentro del sistema:
a) Revisar un documento
b) Firmar un documento
Enlaces a videos:
Revisar un documento
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INSTITUCIONAL
8. ROL ARCHIVO
Una vez se cumple la gestión de correspondencia (cuando los destinatarios

reciben los documentos), continúa el flujo de la gestión documental con el rol de
archivo para el almacenamiento de la documentación.
rol archivo.
En los siguientes enlaces se puede acceder a los manuales del rol archivo, los
a) Organización física de expedientes en dependencias
b) Gestionar inventarios
c) Configurar de trámites para la creación, clasificación y organización de

expedientes
Enlaces a videos:
Cambiar el nombre de una carpeta
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INSTITUCIONAL
9. TODOS LOS ROLES
9.1 INICIO O GESTIÓN DE DOCUMENTOS (INTERNOS - SALIDAS)
Otra vía para el inicio de la gestión de correspondencia en la Entidad es la

radicación de documentos por parte de funcionarios públicos o contratistas, ya sea
para enviar correspondencia dirigida a los organismos de la Entidad
(correspondencia interna) o enviar correspondencia dirigida a terceros externos
(correspondencia de salida).
En los siguientes enlaces se puede acceder a manuales que contienen el paso a

paso para iniciar la gestión de documentos dentro del sistema:
a) Opciones para iniciar gestión de documentos
b) Generar una comunicación interna 6
Enlace a video:
Opciones para iniciar gestión + envío de comunicación interna
9.2 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
Todos los roles podrán realizar búsqueda de la correspondencia para visualizar su

trazabilidad y documentos asociados.
En este enlace se puede acceder al manual que contiene el paso a paso para
búsqueda de documentos dentro del sistema.
Enlace a video:
Buscar un documento
9.3 BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES
Todos los roles, excepto el rol ventanilla, podrán realizar búsqueda de los
expedientes para visualizar su trazabilidad de TRD y documentos asociados.
En este enlace se puede acceder al manual que contiene el paso a paso para
búsqueda de expedientes dentro del sistema.
18
INSTITUCIONAL
10. REPORTES
El acceso a los reportes para consulta de información está configurado de acuerdo con el rol, como se observa en la
siguiente figura:
En este enlace se puede acceder al manual de reportes, el cual contiene el paso a paso de los reportes de
correspondencia dentro del sistema:
1. Reporte Radicados Anulados 9. Reporte Planilla de Reparto

2. Reporte Radicados Validados 10. Reporte Registro Público de PQRSD
3. Reporte Correspondencia Externa Enviada 11. Reporte Control Interno
4. Reporte Radicados Vencidos 12. Reporte Consolidado de Correspondencia
5. Reporte Radicados por Eje Temático 13. Reporte de Correspondencia de Distribución Interna
6. Reporte Correspondencia Externa Recibida 14. Reporte Estado Envío de Documentos
7. Reporte Correspondencia Interna 15. Reporte Generar Planilla Documentos Impresos
8. Reporte Respuestas por Fecha 16. Reporte Acuse recibido Documentos Electrónicos
17. Reporte Consolidado de Solicitudes
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INSTITUCIONAL
18. Reporte Consolidado Base de Conocimiento 26. Reporte General de Peticiones y Consultas
19. Reporte Histórico de Solicitudes 27. Reporte Comunicaciones Pendientes por Atender
20. Reporte Reasignación de Documentos 28. Reporte Paz y Salvo
21. Reporte Seguimiento Comunicaciones 29. Reporte Solicitudes de Acceso a la Información
Oficiales 30. Reporte General de Peticiones y Consultas FM
22. Reporte Radicados Modificados 31. Reporte Casos Pendientes por Gestionar
23. Reporte Consolidado Planillas de Entrega de 32. Reporte Trazabilidad Gestión Documentos Internos
Documentos (Internos / Salida) 33. Reporte Ejes Temáticos
24. Reporte Participación por Tipo de PQRSD
25. Reporte Consolidado de Notificaciones
20

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sistema de gestión documental MIRAVÉ

SUBDIRECCIÓN DE TRÁMITES, SERVICIOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Fecha de elaboración del

1.0 25/jul/2022 Primera versión del Documento.

En virtud del desarrollo de la estrategia Gobierno Digital, el fortalecimiento de la

documental con acceso a todos los módulos.

2. PROCESO DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA EN LA ENTIDAD

El ciclo de correspondencia se compone de los siguientes procesos en su orden:

2.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (RADICADO DE PERSONA NATURAL

En la siguiente figura se presenta el flujo de la gestión de correspondencia en la

A continuación se describen globalmente los procesos que se observan en la

1. Radicar (rol peticionario o ventanilla): El primer proceso es la entrada del

reasignados a los productores (para el caso de una asignación equivocada en

3. Analizar y asignar (rol productor): Posteriormente, el radicado aparecerá en

a) “Es competencia y requiere respuesta” (competencia de la entidad y del

f) “Es competencia parcial de la entidad” (competencia en parte de la entidad

4. Gestionar documento (rol productor): se instancia la actividad de “Gestionar

a. “Solicitar proyección del documento”: en esta actividad el rol productor

5. Revisar (rol revisor y firmante): se instancia la actividad “Revisar

6. Firmar (rol revisor y firmante): se instancia la actividad “Aprobar y firmar

a) Firma digital: aplica cuando se requiera una firma certificada por un

7. Envío de la respuesta: el flujo del proceso del envío de respuesta depende

8. Acuse de recibido de la respuesta: El proceso de gestión de

En cualquiera de los dos casos anteriores, el sistema finaliza la gestión de

8.2 Peticionario no recibe respuesta (rol CDC): cuando la respuesta no

El proceso de notificación lo debe realizar el CDC de cada organismo desde

3. PETICIONARIO EXTERNO (PERSONA NATURAL O JURÍDICA)

Una de las vías para el inicio de la gestión de correspondencia en la Entidad es la

a) Radicación de correspondencia (ventanilla virtual en línea).

Enlace de acceso a manual con más funcionalidades y conceptos técnicos.

4. ROL VENTANILLA Y ROL MESA DE CONTROL

Otra vía para el inicio de la gestión de correspondencia en la Entidad es la

Para los casos de recepción presencial con documentos físicos, la ventanilla

a) Radicación de entrada electrónica con tercero MIRAVÉ

Mesa de Control - Modificar un radicado

Ventanilla - Instalar forest escáner

Enlaces de acceso a más manuales:

Ventanilla de correspondencia - Radicar correspondencia de entrada, reimprimir

Mesa de control - Modificación de radicados

Mesa de control - Validar documentos, generar planilla de reparto, consultas y

5. ROL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CORRESPONDENCIA (CDC)

El flujo del proceso continuaría en las actividades de recepcionar correspondencia

En los siguientes enlaces a videos se pueden observar las principales actividades

Funciones generales del CDC

Conceptos generales del proceso de Notificaciones

a) Recepcionar documento (paso 1a en caso de recibir planilla desde ventanilla) 1

Recepcionar documento (paso 1a en caso de recibir planilla desde ventanilla) 2

b) Confirmar datos del documento (paso 1b) 1

Confirmar datos del documento (paso 1b) 2

c) Impresión y envío de documentos (paso 2 para los casos de correspondencia

Impresión y envío de documentos (paso 2 para los casos de correspondencia

d) Gestión de correspondencia enviada (paso 3 para los casos de

1 Guia elaborada por la Secretaría de Gobierno

e) Notificaciones: definiciones, citación personal, notificación por edicto y por

Notificación personal y notificación por edicto 3

Desasociar un documento con voz

Descargar Forest Notify

3 Guia elaborada por el proveedor Macroproyectos

El flujo del proceso continuaría en la actividad de analizar y asignar documentos

Para los casos de documentos que se firmen manuscritamente, el productor podrá

a) Proyección de un oficio de salida 4