Procesos

de gestión
documental

PLANEACIÓN
Lo anterior se materializa en los si-
guientes instrumentos archivísticos
Programa de Gestión Documental
Plan Institucional de Archivos
Cuadro de clasificación docu-
mental
Tablas de Retención Documental
Inventarios Documentales - FUID
Conjunto de actividades encami- Banco Terminológico
nadas a la estructuración y valo- Procesos y Procedimientos de la
ración de los documentos que Entidad
son generados por la entidad, en
las cuales se lleva a cabo la revi-
sión, análisis e interpretación de las
necesidades y objetivos estratégi-
cos de la gestión documental

PRODUCCIÓN
La identificación de los documentos
en su forma de creación, ingreso, es-
tructura, soporte y finalidad, de
acuerdo con la competentencia para
el trámite y resultado esperado en
desarrollo de la misionalidad de la
Secretaría de Educación
del Distrito.

Lo anterior se identifica en los

siguientes documentos:

1. Listado maestro de documentos

(ISOLUCIÓN)
2. Tablas de retención documental
(Publicado en la pagina Web)
3. Procedimientos, instructivos, formatos
y formularios (ISOLUCIÓN)

GESTIÓN Y TRÁMITE

Responde al proceso de registro, Guía técnica para la elaboración de

administración y distrubución de
los requerimientos allegados por
los usuarios externos e internos de
la Secretaría de Educación del Dis-
trito. Así mismo permite facilitar el
acceso y consulta de los documen-
tos generados por la entidad.
Para el desarrollo del proceso se
encuentran formulados los si-
guientes documentos:
comunicaciones oficiales
Procedimiento de gestión de corres-
pondencia de entrada
Procedimiento de gestión de corres-
pondencia de salida
Procedimiento de administración y
consulta de archivos de gestión
Procedimiento solicitud de présta-
mo de expedientes y/o reprografía
de documentos al archivo central

01 02 03 04

Registro Trámite Distribución Consulta y

préstamo

SIGA
PSDOCUMENT

Documento Correo electrónico Trámites

Digital Web

ORGANIZACIÓN

Conjunto de operaciones técni-

cas en las cuales se clasifica,
ordena, folia y describe los docu-
mentos y expedientes generados
por la entidad, en cumplimiento a
TRD
la normatividad vigente.

Para el desarrollo de los procesos

se formularon los siguientes do-
cumentos:
Identificación Clasificación Ordenación Descripción
de documentos
de archivo
archivística
1. Tablas de retención documental
2. Tablas de valoración documental
3. Instructivo de organización y manipulación de archivos de gestión
4. Descripación archivística Inventario documental

TRANSFERENCIA
Definición e implementación de activida-
des que permiten transferir los documen-
tos a las diferentes fases del archivo (ges-
tión, central e histórico), de acuerdo con los
tiempos de retención establecidos en las
Tablas de Retención Documental.

Para el desarrollo del proceso se encuen-

tran formulados los siguientes documentos:

Cronograma de transferencias documentales

Procedimiento transferencias documentales primarias
Procedimiento transferencias documentales secundarias

Archivos de Archivo Archivo

gestión central histórico
Valores
primarios
Administrativo, jurídico, Valores
secundarios
fiscal contable, técnico
Histórico, científico,
cultural, investigativo

DISPOSICIÓN
Permite la selección de los documentos en cualquier fase del archivo
(gestión, central e histórico) con el propósito de conservar o eliminar los
expedientes, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención
Documental o Tablas de Valoración Documental.

Se encuentran los siguientes criterios de disposición final:

01 Conservación
Total

02 Elminación

03 Selección

04 Medio
Tecnológico

Para el desarrollo del proceso la

entidad cuenta con los siguientes
documentos:
Tablas de Retención Documental
Tablas de Valoración Documental
Procedimiento de eliminación documental

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Es un conjunto de políticas, principios,

estrategias y acciones específicas que
tienen como fin asegurar la conservación
y preservación de los documentos físicos
y digitales con el objetivo de proteger el
contenido intelectual de los documentos y
acceso a la información

VALORACIÓN

Es el proceso continuo en el
que se determinan sus valores
primarios y secundarios, los
cuales ayudan a establecer su
relevancia al interior de la
entidad, y de ese modo su
conservación y disposición final
(eliminación o conservación
temporal o definitiva)