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Introducción
Introducción a la Gestión de Procesos
¿Qué es la Gestión de Procesos
¿Qué es un Proceso?
Visión de Procesos
Identificación de Procesos
Procesos de Negocios
Procesos de apoyos
Segmentación de Procesos
Mayor Productividad
Orientación al Cliente
Niveles de Control
Objetivos Financieros
Gestionar el cambio
Enfoque al problema
Punto de Equilibrio
Conclusión
Bibliografía
Estimados alumnas y alumnos: bienvenidos al curso de Control de Gestión de Procesos
administrativos.
También en este módulo veremos gestiones de cambio, modelo integral de cambio, así como las
herramientas facilitadoras del cambio.
• Analizar estados financieros que sirven de base para generar sistemas de control de gestión
• Aplicar y conocer tipos de control de gestión de procesos, y la aplicación de un sistema de
control de gestión de procesos.
• Es disciplinado y riguroso para cumplir sus labores, asumir las tareas y responsabilidades que
se le asignan.
Definiciones:
Gestionar el Cambio:
Partimos con:
La gestión de procesos nos permite una visión integral, más allá de un conjunto de actividades, un
proceso nos ayuda a entender la globalidad de la tarea que desempañamos, de esta manera, nos
daremos cuenta que estamos construyendo una casa, en una visión más amplia que estar pegando
ladrillos.
¿Qué es un proceso?
¿Visión de Procesos?
La visión es adonde quiere llegar la organización, en donde se ve la empresa a lo largo de los años,
como quiere ser reconocida conforme crezca y logre su estabilidad y permanencia. Puede decirse
que la visión es el sueño de lo que se quiere lograr
Macroproceso: Es una estructura de procesos con las características de recursividad, es decir, los
procesos se desagregan en otros procesos.
Proceso Operativo: Es un proceso de bajo nivel que no puede desagregar en otros procesos. Este
proceso desagrega a una actividad.
Procedimiento: Se aplica a las tareas o actividades y las documenta en detalle. Por ejemplo el
procedimiento de contestar una llamada telefónica, atender un cliente, levantar un muro, o que
hacer cuando se cae un sistema computacional.
Norma: Es una estandarización con el medio con mayor o menor grado de obligatoriedad. Son
normas tales como los principios contables, financieros, normas ISO 9000, etc.
Cliente: Es aquella persona u organización a quien servimos y de quien recibimos ingresos. Nos
alejamos aquí del concepto de cliente interno, por confusiones que introduce: a veces deja en
segundo plano al cliente y el foco son las actividades, vistas como eslabones de una cadena, en
lugar de integrarlas. La palabra “socio” se considera más apropiada que “cliente interno” para
referirse a los integrantes de un equipo.
Identificación de procesos
Por lo general se hace una diferenciación entre procesos del negocio y procesos de apoyo.
Los procesos del negocio atienden directamente la misión y satisfacen necesidades concretas de
los clientes.
En empresas pequeñas se estima razonable identificar entre 1 y 3 de estos microprocesos; en
empresas grandes puede llegar a 8 microprocesos.
• Satisfacer el pedido de un cliente, desde realizar el contacto inicial hasta entregar el producto,
incluyendo compras de insumos, producción y cobranza.
• Diseño de productos: búsqueda de ideas, preparación de los modelos, prototipos, matrices
para la producción, determinación de costos productivos, etc.
• Importaciones, desde el contacto con el cliente hasta la entrega del embarque, incluidos los
costos asociados a este proceso.
• Exportaciones, desde tomar la carga en las oficinas del cliente hasta la entrega en el punto de
destino, pasando por facturación, cobranza e interacción con otras instituciones.
Construcción de obras, desde la captación del cliente hasta el servicio postentrega, incluidos todos
los procesos que son parte de esto.
En general los procesos del negocio están asociados a los productos y servicios que presta la
organización, y a los ingresos y costos que son parte de estos.
Procesos de apoyo
Los procesos de apoyo son servicios internos necesarios para realizar los procesos del negocio.
También se les llama procesos secundarios. En empresas pequeñas es fácil identificar hasta unos
20 procesos de apoyo, los que pueden llegar hasta 400 en grandes empresas, sin considerar las
diferentes versiones de cada uno.
Por ejemplo:
Segmentación de procesos
En la gestión de procesos y sin perder de vista la globalidad, los procesos son segmentados en
cadenas, jerarquías y versiones.
El objetivo es lograr un nivel de desagregación que permita llegar al nivel de procesos operativos,
de bajo nivel, con el objeto de comenzar un trabajo más detallado que conduzca a describir,
mejorar o rediseñar procesos.
La clave para segmentar es ubicar el nivel mínimo de desagregación, el cual se llega por sentido
común y aplicando algunas reglas simples.
Las tres principales distinciones que se hacen para segmentar son: por cadena, jerarquías, y por
versiones de procesos.
Cadena de procesos
Es la fórmula más simple, son eslabones que se dibujan hacia el lado de la siguiente forma:
Jerarquías de procesos
Son procesos compuestos por otros procesos, son macro-procesos o procesos de alto nivel. Un
macro-proceso puede estar compuesto por otros macro-procesos o por procesos operativos.
Un proceso operativo es aquel que ya no se puede dividir más en otros procesos, puesto que llego
al nivel atómico, solamente se puede seguir analizando identificando sus actividades.
En este caso todo comienza desde el macroproceso, los más importantes de la empresa, tales
como los relacionados con la producción y venta de sus productos. Luego cada proceso se va
desagregando por niveles hasta llegar al nivel de procesos operativos.
Versiones de procesos
Por ejemplo: un proceso de ventas, puede dividirse en dos procesos operativos, esto es en ventas
al contado, y en ventas al crédito.
Mayor productividad
La gran ventaja del uso de BPM para una empresa es la mejora continua de los procesos que
permite que sean más eficientes, más asertivas, y más capaces de cambiar.
Las empresas que no logran adaptarse a los cambios en el escenario económico corren serios
riesgos de entrar en problemas de mercado. Por lo que apostar en innovación, flexibilidad, y en
integración tecnológica, es la opción más asertiva para aquellos que quieren desarrollar y
aumentar la productividad de una empresa.
El BPM se centra en el logro de los objetivos de las empresas, ya sean grandes o pequeñas, a
través de mejoras, de gestión y control de métodos, técnicas y herramientas, para analizar,
modelar, publicar, optimizar y controlar los procesos relacionados con los recursos humanos,
aplicaciones, documentos y otras fuentes de información.
Las empresas que adoptan los sistemas de BPM con el fin de estructurar sus procesos eliminan
errores y logran resultados prometedores que se convierten en reducción de costos, aumento en
la productividad, y aumento en los beneficios de la empresa.
Orientación al cliente
Antes de hablar de indicadores de desempeño de procesos, es importante aclarar que existe una
diferencia fundamental entre indicadores de procesos e indicadores estratégicos.
Los indicadores de desempeño de procesos también llamados KPI (Key Performance Indicator) se
centran en cómo se realiza la tarea midiendo su desempeño y si logran ciertos objetivos. Este
indicador debe ser calculado por un índice (generalmente representado por un número) que
retrate el progreso del proceso en su conjunto o en parte.
• Indicadores de eficiencia
• Indicadores de eficacia
• Indicadores de capacidad
• Indicadores de productividad
• Indicadores de calidad
• Indicadores de lucro
• Indicadores de rentabilidad
• Indicadores de competitividad
• Indicadores de valor
• Indicadores de efectividad
Un sistema de control de gestión se define en ciertos términos, esto es, tiene un ámbito de acción
y un alcance más allá de las herramientas normalmente utilizadas como el balance y el estado de
resultados de la empresa.
Como sistema, está compuesto de una serie de elementos, en particular la explicitación de
objetivos y metas, indicadores, estándares, plazos, responsables, etc., que normalmente están
asociados directamente a ámbitos de acción y responsabilidad específicos.
Elaboración
Niveles de Control
En las empresas existen diferentes niveles de control entre los cuales se encuentran:
Objetivos Financieros
Entre los objetivos que se plantean en una planeación estratégica, se resumen y se compactan en
tres, siendo estas:
1. Decisiones para el compromiso de recursos (Inversiones)
2. Decisiones para definir la estructura del capital (Préstamos requeridos, riesgo)
3. Decisiones con respecto a la entrega de los dividendos para los Accionistas.
Por ejemplo: Si La rentabilidad de la empresa > rendimiento requerido mínimo, la empresa está
adquiriendo valor de mercado.
Si la rentabilidad de la empresa < rendimiento requerido mínimo, la empresa está perdiendo valor
de mercado.
Gestionar el Cambio:
La gestión del cambio no consiste en implantar nuevos modelos de gestión que a la postre
resultan ser solamente teorías pasajeras, más bien consiste en aprovechar los cambios del entorno
empresarial para el bien de la firma, por ello, las compañías no solo deben ser flexibles sino que
quienes las manejan deben desarrollar una aguda percepción para anticiparse a los cambios y
poder estar así siempre a la vanguardia.
La gestión del cambio implica cambiar, más allá de la nueva gente o los nuevos procesos se debe
“instalar” un cambio en la mentalidad de la organización y de sus directivos.
El cambio debe venir acompañado de nuevas y más efectivas formas de participación de los
empleados, desde la base hasta la silla del gerente debe existir la posibilidad de la
retroalimentación y no solo de dientes para afuera sino que debe ser una realidad aplicable.
Drucker, en “Management Challenges for the 21st Century” presenta un caso exitoso de gestión
del cambio en Motorola, donde se redujeron las unidades defectuosas de 750 por millón a solo 22
por millón a través de la participación de los empleados.
Para gestionar el cambio exitosamente hay que inducir una mayor participación de la gente, al
final de cuentas es ella la que puede hacer que el cambio ocurra y aunque se puede presentar en
ocasiones resistencia, y de hecho se presenta casi siempre, ésta puede utilizarse para bien si se
logra comprender por qué se presenta.
Una cosa importante que se debe considerar es que el gerente de cambio debe ser líder, tener
visión amplia, comunicación fluida y más que nada capacidad para inspirar a su gente, porque
debe comprender que aunque es el gerente no tiene consigo todas las soluciones y es la gente
que lo rodea la que puede hacer el cambio.
El análisis de punto de equilibrio es una herramienta sencilla, que permite visualizar el nivel
mínimo de ventas que la empresa requiere para cubrir sus costos totales. El análisis nos permite
proyectar las utilidades (o pérdidas en su caso) ante cambios en precios de venta, nivel y
estructura de costos, y volúmenes de venta.
Es decir que la empresa al estar en equilibrio, no ganan ni pierden dinero, o que los ingresos son
iguales a los costos totales.
Su fórmula general es: costos fijos / (precio de venta – costo total variable unitario)
𝐶𝐹
𝑄𝑒 =
(𝑝𝑣−𝑐𝑣)
𝑈 = 𝐼 − 𝐶𝑇 = 0
𝐶𝑇 = 𝐶𝑉 + 𝐶𝐹
𝑈 = 𝐼 − (𝐶𝑉 + 𝐶𝐹) = 0
Ahora el I y CV es:
𝐼 = 𝑝𝑣 𝑥 𝑄
𝐶𝑉 = 𝑐𝑣 𝑥 𝑄
𝑝𝑣 𝑥 𝑄 − (𝑐𝑣 𝑥 𝑄 + 𝐶𝐹) = 0
𝑄 𝑥 (𝑝𝑣 − 𝑐𝑣) = 𝐶𝐹
𝑪𝑭
𝑸𝒆 =
(𝒑𝒗 − 𝒄𝒗)
La determinación del punto de equilibrio, es un importante indicador para la empresa, ya que nos
señala el nivel de ingreso donde la empresa no gana ni pierde dinero, pero además nos señala que
a partir de qué nivel de venta la empresa puede estar en una posición de ganancia.
Con un ejemplo determinaremos la unidades que debemos vender para estar en equilibrio, y
demostrar que cuando vendemos menos que la cantidad de equilibrio estaremos en una posición
de perdida, y cuan vendemos más que la cantidad de equilibrio estamos en una posición de
ganancia.
Ejemplo:
El valor de la mano de obra es de $4.000 por hora, y en 1 hora se puedes producir 25 sándwich de
cada uno.
Se pide determinar:
- Costo unitario variable total de cada uno de los sándwich.
- Precio de venta por unidad de cada uno de los sándwich.
- Cantidad mínima de cada uno de los sándwich que se deben producir al mes para estar en
equilibrio.
- Determine la utilidad neta si en el primer mes se venden un 30% menos que la cantidad de
equilibrio de cada uno de los sándwich, el segundo mes un 100% más de la cantidad de
equilibrio de cada uno de los sándwich, y el tercer mes un 150% más de la cantidad de
equilibrio de cada uno de los sándwich.
Desarrollo:
Chacarero Barros Luco
1 pan (frica) 100 1 pan (frica) 100
150 gr de Churrasco 900 150 gr de Churrasco 900
100 gr de Tomates 80 100 gr de Queso 400
100 gr de porotos verdes 100 Costo Prod Unitario 1.400
30 gr de ají verde 9 MO 40
50 gr de mayonesa 50 Costo Var Unitario 1.440
Costo Prod Unitario 1.239 Precio Venta Unitar 2.016
MO 40
Costo Var Unitario 1.279 Barros Jarpa
Precio Venta Unitar 1.791 1 pan (frica) 100
100 gr de Jamón 350
Churrasco Tomate Palta 100 gr de Queso 400
1 pan (frica) 100
150 gr de Churrasco 900
100 gr de Tomates 80
80 gr de Palta 104 Costo Prod Unitario 850
50 gr de mayonesa 50 MO 40
Costo Var Unitario 890
Precio Venta Unitar 1.246
Costo Prod Unitario 1.234
MO 40
Costo Var Unitario 1.274 Costos Fijos 800.000
Precio Venta Unitar 1.784
Ingreso 2.800.000
Menos Costo Venta 1.934.467
Utilidad Bruta 865.533
Menos Gastos Operac 865.533
MO 65.533
Costo Fijo 800.000
Utilidad Operac 0
Espero que lo visto en este módulo sea un aporte para su formación profesional, y de alguna
manera facilite el proceso de aprendizaje de este curso.
Bibliografía básica:
1. Anthony, Govindarajan, Sistemas De Control De Gestión, Mc Graw-Hill. 2003.
2. Muñiz, Luis, Como Implantar Un Sistema De Control De Gestión En La Práctica, 2003.
3. Munch, Galindo, Evaluación y Control de Gestión. La Garantía de la Productividad
Organizacional, Lourdes. Editorial Mad, S.L. 2007.