Tarea. 2.

Aspectos esenciales de un cuadro de clasificación

Autor: Darien Miranda Pérez

1. Límite y aspectos esenciales de un cuadro de clasificación.

Un cuadro de clasificación es una herramienta utilizada en la gestión de

documentos para organizar y clasificar la información de manera eficiente.
Tiene como objetivo principal facilitar la recuperación de la información y
garantizar su acceso oportuno.

Los límites de un cuadro de clasificación son determinados por las

características y necesidades específicas de cada archivo. Algunos
posibles límites pueden ser:

1. Número de niveles: Un cuadro de clasificación puede tener un número

limitado de niveles, dependiendo de la complejidad y tamaño del archivo.

2. Tipos documentales: El cuadro de clasificación puede limitarse a ciertos tipos

documentales específicos, excluyendo otros que no sean relevantes para el
archivo en cuestión.

3. Funciones y atribuciones: El cuadro de clasificación puede basarse en las

funciones y atribuciones de cada sujeto, lo que implica que solo se incluirán
aquellos documentos relacionados con esas funciones específicas.

4. Periodo de tiempo: El cuadro de clasificación puede establecer límites

temporales, clasificando solo los documentos dentro de un periodo
determinado.

5. Ámbito geográfico: Dependiendo del alcance del archivo, el cuadro de

clasificación puede limitarse a documentos relacionados con un área
geográfica específica.

Estos límites pueden variar según las necesidades y características de cada

archivo, y se establecen para garantizar una clasificación eficiente y coherente
de la documentación.
Los aspectos esenciales de un cuadro de clasificación incluyen:

Estructura orgánico-funcional: Combina la estructura orgánica de la institución

con las funciones y actividades que realiza. Esto permite una clasificación más
precisa y coherente de los documentos.

Jerarquía y niveles de clasificación: Los documentos se organizan en distintos

niveles jerárquicos, como fondos, secciones y subsecciones. Cada nivel refleja
la estructura orgánica o la función de la institución.

Estabilidad en el tiempo: Un cuadro de clasificación funcional es considerado

uno de los más estables, ya que los cambios en las funciones de la institución
no afectan significativamente su estructura.

Pocas subdivisiones: Un exceso de jerarquización puede generar confusión y

errores en la clasificación. Por lo tanto, es recomendable contar con un número
limitado de subdivisiones.

Sistema de codificación: Se utiliza un sistema de codificación numérico,

alfabético o mixto para identificar las clases, categorías y series documentales.
Esta codificación debe ser suficiente para proporcionar información sobre los
documentos.

Títulos representativos: Los títulos de cada sección o subsección deben ser

breves pero representativos del sistema de clasificación aplicado a los
documentos. Deben reflejar el contenido de los documentos que agrupan.

Carácter informativo: Los títulos de las secciones o subsecciones deben ser

descriptivos y poseer un carácter informativo para facilitar la identificación y
recuperación de información.
 2. Peculiaridades de un cuadro de clasificación, teniendo en cuenta la
experiencia personal.
En mi experiencia personal, he encontrado que una de las peculiaridades más
importantes de un cuadro de clasificación es su adaptabilidad. A medida que
las organizaciones evolucionan y cambian, es necesario que el cuadro de
clasificación pueda ajustarse y reflejar estos cambios. Esto implica la capacidad
de agregar nuevas secciones o subsecciones, reorganizar la estructura
existente y modificar las categorías según sea necesario. Un cuadro de
clasificación rígido y estático puede dificultar la gestión eficiente de los
documentos y la recuperación de la información.

Otra peculiaridad que he observado es la importancia de contar con un sistema

de codificación claro y coherente. Un sistema de codificación bien diseñado
facilita la identificación y localización de los documentos, evitando confusiones
y errores en la clasificación. Además, un sistema de codificación consistente
permite una gestión más eficiente de los documentos a lo largo del tiempo, ya
que se puede mantener una estructura coherente y comprensible.

También he notado que la claridad y representatividad de los títulos de las

secciones y subsecciones es esencial. Los títulos deben ser descriptivos y
reflejar de manera precisa el contenido de los documentos que agrupan. Esto
facilita la navegación y búsqueda de información, ya que los usuarios pueden
identificar rápidamente la sección o subsección relevante para sus
necesidades.

En resumen, las peculiaridades de un cuadro de clasificación incluyen su

adaptabilidad, un sistema de codificación claro y coherente, y títulos
descriptivos y representativos. Estas características son fundamentales para
garantizar una gestión eficiente de los documentos y una recuperación de
información oportuna.