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GESTIN DOCUMENTAL II
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
TALLER 2












PRESENTADO POR:


BLANCA LEONILDE SERRATO PEA
MARIA CATALINA FERRUCHO BERNAL
BLANCA HILDA TORRES




GRUPO 4












UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 4 DE SEPTIEMBRE DEL 2014


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GESTIN DOCUMENTAL II
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
TALLER 2










PRESENTADO POR:


BLANCA LEONILDE SERRATO PEA
MARIA CATALINA FERRUCHO BERNAL
BLANCA HILDA TORRES


PROFESORA:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ



GRUPO 4










UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 4 DE SEPTIEMBRE DEL 2014


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INTRODUCCIN

El presente trabajo tiene como objetivo identificar y explicar los distintos aspectos
que presenta la Gestin Documental, teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivstica establecida por el AGN.
Como estudiantes de CIDBA tenemos que conocer y entender desde la prctica
todo lo relacionado con un PGD y sus diferentes componentes, es por esta razn
que se propone este taller terico prctico con el fin de investigar, analizar y llevar
a la prctica los conocimientos obtenidos en el desarrollo de la asignatura y
afianzar de esta manera nuestros conocimientos.
Nuestro trabajo est apoyado con imgenes y fotografas que har ms fcil la
comprensin del Programa de Gestin Documental.

















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OBJETIVOS


OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un
Programa de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las
etapas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos.
Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos
de la Gestin Documental que se desarrollan en ella.
Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase.
Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases.













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TALLER 2


1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Las Agrupaciones Documentales son todos los documentos generados
en el quehacer de sus funciones por una Unidad Administrativa, en donde
segn la jerarqua en las que se encuentran dentro de la estructura
orgnica funcional, se originan las siguientes agrupaciones:

Fondos
Secciones
Subsecciones
Series Documentales
Subseries Documentales
Unidades Documentales (Simples o Complejas)
Tipos Documentales
























Clasificacin: establecer las Agrupaciones Documentales diferenciadas
1. Identificacin de Productores Fondo Documental

2. Estudio de Estructura Orgnica Secciones y Subsecciones

3. Anlisis Funcional Series y Subseries
Unidades Documentales

Simples Compuestas
Tipos Documentales


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2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

CLASIFICACIN

La clasificacin documental son las actividades que se realizan de
manera intelectual, en donde se identifican y establecen las Series que
componen cada agrupacin documental (Fondo, seccin, subseccin),
todo este proceso se realiza tomando como referencia la estructura
orgnico funcional de la entidad.

Dentro de la clasificacin debemos tener en cuenta el Principio de
Procedencia y de Orden Original de los documentos, tomando en cuenta
la estructura orgnica y las actividades desarrolladas de la entidad a lo
largo de su gestin.











ODENACIN ARCHIVSTICA

La ordenacin archivstica son todas las actividades realizadas dentro del
proceso de organizacin de los documentos, que consiste en establecer
las secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de los
grupos documentales definidos anteriormente en la clasificacin. Es all
donde podemos decir que la ordenacin comienza donde termina la
clasificacin.

La ordenacin es el proceso que por medio de l se da disposicin fsica
de una manera coherente de los documentos, ya que define cual
documento va primero y cuales despus, este es un proceso muy
importante porque une y relaciona las unidades documentales tanto de
una serie, como de los tipos documentales que la integran. Tambin se
reflejan los trmites por los cuales se dieron origen a los documentos.

PROCEDENCIA
CLASIFICAR IDENTIFICAR ESTRUCTURA
FUNCIONES


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DESCRIPCIN

Es el proceso en donde se analizan los documentos de archivo o de sus
agrupaciones documentales generadas por una entidad, que permite su
identificacin, localizacin y recuperacin, para saber qu es lo que se
encuentra en los documentos y en dnde se encuentran stos. La
descripcin tiene como fin transmitir la informacin y rasgos contenidos
en un documento, que a su vez permitir visualizar sus partes o
propiedades por medio de palabras o trminos ya normalizados, dentro
de sus actividades encontramos:

Anlisis de la informacin y extraccin de contenidos.

Diseo de instrumentos de recuperacin como inventarios, guas,
catlogos e ndices.

El inventario es un elemento descriptivo, que una vez diligenciado
consigna una asignatura topogrfica que nos permite ubicar la
informacin de una manera rpida y eficaz.

Actualizacin permanente de instrumentos.

Establece el contenido de los documentos para luego poder
recuperarlos.



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3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

DIFERENCIAS ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN

La ordenacin es el proceso que por
medio de l se da disposicin fsica
de una manera coherente de los
documentos, ya que define cual
documento va primero y cuales
despus, une y relaciona las
unidades documentales tanto de una
serie, como de los tipos
documentales que la integran.

Es aqu donde se reflejan los trmites
por los cuales se dieron origen a los
documentos.




Mientras que dentro de la
organizacin tenemos todas las
actividades encaminadas a:
clasificacin, ordenacin y
descripcin de la documentacin
generada por una entidad, como
parte integral de los procesos
archivsticos.


4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Con la clasificacin se refleja la identificacin y agrupamiento
sistemtico de los documentos semejantes con unas
caractersticas comunes.

Se refleja la estructura orgnica funcional de la entidad y los
trmites administrativos que realizan las dependencias en el
ejercicio de sus funciones.


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En la clasificacin se debe reflejar la estructura de la entidad para
que las agrupaciones documentales resultantes, sean
consecuentes con las subdivisiones que conforman la entidad.


5. Qu implica la clasificacin?

La clasificacin implica una reconstruccin de como es y cmo funciona
la entidad que genera y produce la documentacin, a su vez caracteriza
un archivo y lo especifica de una manera determinante, es un vnculo
originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento que se
crearon, en cumplimiento de una actividad administrativa, jurdica y
prctica.

En la clasificacin se debe reflejar la misin, objetivos y el funcionamiento
de la entidad que produjo la documentacin, para adelantar el proceso de
clasificacin de los mismos es necesario aplicar los siguientes pasos los
cuales implican:

Identificacin de Productores: Se deben identificar las
agrupaciones Documentales (Fondo, seccin, Subseccin).

Estructura Orgnica: es fundamental recopilar toda la informacin
sobre la estructura orgnica de la entidad, tomando como base:

Organigramas.
Creacin y supresin de dependencias.
Manuales de funciones y de procedimientos.
Reglamento interno de la entidad.

Establecer las Series Documentales y Asuntos.

Creacin de Cuadros de Clasificacin: son esquemas en donde se
reflejan la jerarquizacin y clasificacin dada a la documentacin
generada o producida por una entidad.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada
uno de ellos?

La clasificacin bien fundamentada debe basarse tanto en la aplicacin
del Principio de Procedencia y de Orden Original, porque con estos dos
principios rectores identifica las categoras y grupos que reflejan la
estructura jerrquica del fondo documental, como tambin la


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identificacin de las funciones asignadas a las dependencias y asuntos
que se tramitan.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo
documental que procede, teniendo en cuenta que debe mantener la
independencia de cada fondo y en este la integridad y carcter seriado de
los documentos.

Este principio es vlido para los archivos de gestin, central e histrico.

Se debe tener en cuenta este principio en los procesos de organizacin,
clasificacin, ordenacin y descripcin de los mismos.

















PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Hace relacin al orden que llevan los documentos dentro de cada serie,
de acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden que se
dieron los documentos. Se debe respetar el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto.
DOCUMENTOS
ALCALDIA
DOCUMENTOS
JUZGADO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
CONCEJO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
PERSONERA
MUNICIPAL
ARCHIVO
GENERAL DEL
MUNICIPIO


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7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin?

Dentro de la clasificacin las funciones son las que determinan las series
que corresponden a cada agrupacin documental, ya que estn son el
resultado de las actuaciones reguladas por normas de procedimiento, las
cuales van en cumplimiento de los objetivos encargados a cada rea o
dependencia de la entidad:

FUNCIONES COMUNES

Son las funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para el
ejercicio de las competencias de cualquier entidad (Recurso Humano,
presupuesto, asuntos jurdicos, etc.).

FUNCIONES ESPECFICAS

Son las que desarrollan la misin de la entidad u organizacin y
constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra, estas
funciones se delegan en la reas tcnicas.


8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?




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La cartilla de Clasificacin Documental del Archivo General de la Nacin,
nos da a conocer cmo es y cmo funciona la entidad que ha producido los
documentos.

Lo que fundamenta un archivo y lo especfica es el vnculo originario y
necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creacin en el
cumplimento de una actividad prctica, jurdica y administrativa

Por esta razn es importante aplicar los siguientes pasos metodolgicos:

Identificacin de productores

A travs de la aplicacin del principio de procedencia se emprende la
primera tarea de la clasificacin Identificar los creadores de los
documentos tanto institucionales como administrativos, dando como
resultado la identificacin de las Agrupaciones Documentales como son
Fondo, Seccin, Subseccin.


Estructura Orgnica





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Para poder identificar las Secciones y Subsecciones Documentales que
tengan relacin con los documentos que produce cada dependencia de
mayor jerarqua y por los grupos de trabajo en que estas se subdividen, es
muy importante tener en cuenta los actos administrativos de la entidad y
establecer los rangos de las dependencias para saber cules son de nivel
directivo y cules de subalternos. Esta informacin es necesaria para
codificar las dependencias y las series documentales que correspondan a
cada una.

Para realizar esta tarea es muy importante tener la informacin de la
estructura orgnica de la entidad, fundamentada en:

Organigramas, Creacin y suspensin de dependencias, Manuales de
funciones, Manuales de procedimientos, Reglamentos internos.




Series Documentales y Asuntos

Para identificar las Series Documentales se debe tener en cuenta las
funciones y actividades desarrolladas en cada dependencia para dar
cumplimientos a los objetivos propuestos.

Varias unidades documentales conforman una serie documental si tienen el
mismo origen funcional. Esto son producto de la misma autoridad que
acta en cumplimento de la misma funcin administrativa y da responde a
un trmite comn.



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9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?



Es la unin de documentos que conllevan a generar una accin
administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo
de su creacin.

Tambin podemos decir que es el resultado fsico de una actividad llevada
a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han
asignado.

Las Unidades Documentales pueden ser Simples y Complejas.


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10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.

Simples: Cuando est constituidas por el mismo tipo documental, por
ejemplo un acta, una resolucin.

Complejas: Son las que estn conformadas por varios tipos documentales
que se han agrupado en desarrollo del mismo asunto, formando un
expediente. Por ejemplo: Una historia laboral, un contrato, un proceso
disciplinario.



11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Es la unidad de informacin que contienen los documentos. Pueden ser
Simples y Compuestos

Tipos documentales Simples son los que estn formados por un solo tipo
documental y su contenido mantiene una unidad de informacin.

Ejemplos:

Circulares, memorando, informes

Tipos documentales Compuestos son los que estn formados por dos o
ms tipos documentales que tienen relacin entre s y mantienen una
unidad de informacin, y se les conocen como expedientes.

Ejemplos:
Acta de inicio, certificado de disponibilidad presupuestal, Plizas de
cumplimiento



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12. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin,
Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,
Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica
e indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de dichos procesos,
teniendo en cuenta lo indicado en el Decreto 2609, ilustre con fotografas cada uno de los procesos.
PROCESOS DEFINICION BENEFICIO REGISTRO FOTOGRAFICO






Planeacin
Conjunto de actividades
encaminadas a la planeacin,
generacin y valoracin de los
documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y
tcnico. Comprende la creacin y
diseo de formas, formularios y
documentos, anlisis de procesos,
anlisis diplomtico y su registro en
el sistema de gestin documental.
ASPECTO
Directrices para la creacin
y diseo de documentos
Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos
de Archivo SGDEA
Mecanismos de
autenticacin.
Asignacin de metadatos.
Esta actividad es importante
porque se logra la identificacin
de los procesos, flujos
documentales, procedimientos y
funciones de una unidad
administrativa, e igualmente
Se definen los tipos de
informacin, el anlisis para
optimizar y automatizar los
procesos de la gestin
documental de la entidad.





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Produccin


Actividades destinadas al estudio
de los documentos en la forma de
produccin o ingreso, formato y
estructura, finalidad, rea
competente para el trmite,
proceso en que acta y los
resultados esperados.
ASPECTOS
Estructura de los
documentos
Forma de produccin o
ingreso
rea competente para el
trmite


Con esta actividad se definen
los lineamientos para creacin y
diseo de formatos y
documentos, que son de uso
comn que pueden ser adoptados
y adaptados por cada entidad, e
igualmente se dan directrices
para la simplificacin de los
trmites





Gestin y
trmite

Conjunto de actuaciones
necesarias para el registro, la
vinculacin a un trmite, la
distribucin incluidas las
actuaciones o delegaciones, la
descripcin (metadatos), la
disponibilidad, recuperacin y
acceso para consulta de los
documentos, el control y
seguimiento a los trmites que
surte el documento hasta la

Controlar y realizar la trazabilidad
del curso del documento desde
su produccin o recepcin hasta
el cumplimiento de su funcin
administrativa.







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resolucin de los asuntos.

ASPECTO
Registro de documentos
Distribucin
Acceso y consulta
Control y seguimiento






Organizacin


Conjunto de operaciones tcnicas
para declarar el documento en el
sistema de gestin documental,
clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
ASPECTO
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin

Todos los documentos de
la empresa estn
controlados y
centralizados.

Se evita la prdida de
documentos.

Se evita la prdida de
tiempo para recuperar los
documentos y la





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informacin
Acceso a la informacin y
los documentos de
manera segura y rpida.




















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Transferencia


Conjunto de operaciones
adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante
las fases de archivo, verificando la
estructura, la validacin del formato
de generacin, la migracin,
refreshing, emulacin o conversin,
los metadatos tcnicos de formato,
los metadatos de preservacin y
los metadatos descriptivos.
ASPECTO
Preparacin de la
transferencia
Validacin de la
transferencia
Migracin, refreshing,
emulacin o conversin
Metadatos.


*Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la informacin.
*Evitar la produccin y
acumulacin irracional de
documentos.
*Asegurar y facilitar el control
efectivo y ordenado de la
documentacin.
*Solucionar, a nivel fsico y
funcional, el problema de la
acumulacin de documentos en
las dependencias e instituciones
productoras.
*Concentrar la informacin til, ya
sea para la toma de decisiones
administrativas o para el
conocimiento del desarrollo
histrico institucional.
*Guardar la documentacin, en
las mejores condiciones de
conservacin.










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Disposicin
de
documentos.


Seleccin de los documentos en
cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservacin temporal,
permanente o a su eliminacin, de
acuerdo con lo establecido en las
tablas de retencin documental o
en las tablas de valoracin
documental.
ASPECTO
Seleccin y Microfilmacin
y/o Digitalizacin
Eliminacin


Conservacin y disponibilidad de
la documentacin e informacin
que se encuentra en los
documentos para atender la
diferentes solicitudes de los
usuarios internos y externos






Preservacin
a largo plazo.


Conjunto de acciones y estndares
aplicados a los documentos
durante su gestin para garantizar
su preservacin en el tiempo,
independientemente de su medio y
forma de registro o
almacenamiento.

Garantizar la integridad,
confiabilidad, disponibilidad,
recuperacin y proteccin de la
informacin en la organizacin






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ASPECTO
Sistema integrado de
conservacin y
preservacin
Seguridad de la
informacin
Requisitos para la
preservacin y
conservacin de los
documentos electrnicos
de archivo
Requisitos para la
conversin o migracin.






Valoracin


Proceso permanente y continuo,
que inicia desde la planificacin de
los documentos y por medio del
cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin
de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y
determinar su destino final
(eliminacin o conservacin

*Definir en la organizacin la
conservacin definitiva o temporal
de los documentos que sea
importantes para la organizacin.
*Eliminar los documentos que
han perdido todo valor primario y
secundario.








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temporal o definitiva).
ASPECTO
Definir los valores
primarios y secundarios de
los documentos.
Establecer los volmenes
de produccin de los
documentos con el fin de
establecer criterios de
valoracin
Definir la conservacin
definitiva de los
documentos de acuerdo a
sus caractersticas.
Analizar la frecuencia de
uso y consulta de los
documentos, para
determinar los valores
secundarios de los
documentos













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13. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas?

Son las etapas secuenciales por las que pasan los documentos desde su
produccin o recepcin en la oficina o dependencia y su conservacin
transitoria hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.
Esto se debe hacer teniendo en cuenta los criterios establecidos desde su
creacin por cada entidad o los valores adquiridos en el transcurso del
tiempo, aplicando los valores primarios y secundarios de cada documento.

Valor primario: es cuando el documento es de utilidad para lo
administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico.

Valor secundario: es cuando el documento es importante para la
investigacin, cultural e histrico

FASES O ETAPAS DEL CICLO VITAL:

Archivo de Gestin
Archivo Central
Archivo Histrico












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ARCHIVO DE GESTIN

Es aquel donde se rene toda la documentacin en trmite en busca de
solucin a los asuntos iniciados, que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por la misma oficina u otras que la soliciten.


ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se agrupan todos los documentos transferidos
o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, una vez
haya terminado su trmite, que siguen siendo vigentes y de consulta por las
propias oficinas y por los usuarios en general.


ARCHIVO HISTRICO

Es aquel al que se transfieren la documentacin del archivo central que por
decisin del Comit de Archivo, debe conservarse de forma permanente,
debido al valor que tienen para la investigacin, la cultura y la historia.



14. Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una
organizacin?

Definicin de correspondencia segn el acuerdo 060 de 2001 emitido por El
Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus
facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley
489 de 1998 y la Ley 594 de 2000. Por el cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y
las privadas que cumplen funciones pblicas, en la cual establece:
Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad
de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestin documental y los programas de conservacin,
integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin,
centrales e histricos. Cuando existan regionales, debern contar con
unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias


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sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalizacin unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia,
debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente
el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de
mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la
atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administracin pblica.
Importancia en la organizacin
a. Mejorar y facilitar la recepcin y distribucin de los documentos de
forma ms gil a todas las direcciones.

b. Gestionar y administrar las comunicaciones oficiales de la entidad,
garantizando la circulacin gil y eficiente de las comunicaciones
que ingresan y salen de la organizacin.

c. Asegurar la rpida tramitacin de todas las comunicaciones recibidas
para despachar y circular.

d. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la
cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

e. Brindar servicio de informacin sobre el trmites que se adelanta en
la organizacin.

f. Con la radicacin de la correspondencia se oficializar el recibo como
el envo de las comunicaciones en la organizacin.

g. Se centraliza la recepcin de las comunicaciones oficiales y se evita
que todas las dependencias realicen recepcin de documentos sin
ningn control y seguimiento e igualmente evita las prdidas de
documentos.

h. Se realiza el seguimiento y trazabilidad de la comunicacin que
ingresan en la Organizacin, con el fin de que se den respuestas
oportunas a los trmites que se adelantan en la organizacin.


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15. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central
e Histrico).

ARCHIVO DE GESTIN

Es aquel donde se rene toda la documentacin en trmite en busca de
solucin a los asuntos iniciados, que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por la misma oficina u otras que la soliciten, segn
la Ley 594 de 2000.

En esta fase tambin es llamada Activa y se desarrollan los siguientes
procesos del PGD:

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final



ARCHIVO CENTRAL

Se agrupan documentos transferidos por las distintas oficinas productoras
de la entidad respectiva, en esta fase la consulta no es muy frecuente, por
eso se le llama tambin fase semi-activa, pero sigue teniendo vigencia y
son de consulta por las oficinas y particulares en general, segn la Ley 594
de 2000, en esta fase de hacen los siguientes procesos del PGD:
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final



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ARCHIVO HISTRICO

Se transfieren los documentos desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente para la investigacin, historia y la
cultura, segn la Ley 594 de 2000. Su consulta es inactiva, tiene valor
secundario.
Se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final




























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16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de
ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

Documento Seleccionado: ACTA DE COMIT DE ARCHIVO Elaborado: Blanca Serrato
PROCESOS EXPLICACION ETAPA DEL CICLO REGISTRO




a) Planeacin

Mediante el procedimiento establecido
por la organizacin, elaborado
conforme a la NTC 3393 o la que
modifique o actualice, establecido por
el Grupo de Gestin Documental para
el desarrollo de los comits de archivo,
los cuales se encuentran en el manual
de formas de la entidad o en el control
de registro del sistema de calidad de la
entidad.




ARCHIVO DE GESTION
Se establece el procedimiento
Organizacin y arministracin archivo
de gestin y archivo central; dentro
del cual se establece el formato de
Acta de Comit el cual se indica:


b) Produccin

El formato de Acta de comit de archivo
se disea con los siguientes campos:
logo de la entidad, Nmero de Acta,
Fecha, Hora, Lugar de reunin,
Integrantes del Comit, Asistente,

ARCHIVO DE GESTION






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Invitados, orden del da, desarrollo,
firma del secretario y presidente del
Comit.
*Este formato se codifica de la siguiente
manera:
GD-PR-05-FR-04 , esta codificacin se
interpreta as:
GD: Gestin Documental
PR-05: Procedimiento cinco.
FR-04: formato cuatro.
Se indica la VERSIN 3
*Se indica la fecha del formato 06-10-
2008
*Se da la directriz sobre su conservacin
total y se establece en la Retencin en
la Tabla de Retencin Documental de la
dependencia.
*Se elige los medios de elaboracin,
registro, impresin y el tipo de soporte
que requiere (papel, medio magntico,









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electrnico, otros)
*Para este ejemplo es el Papel.
*Se indica la cantidad de originales y
copias que se generan.





c) Gestin y
trmite


Este formato se elabora como
evidencia de las reuniones del Comit
de Archivo, en la cual se registra el
desarrollado, y aprobado de las
decisiones tomadas por el Comit de la
entidad.
Se ubica el documento en la carpeta de
la serie documental Actas Comit de
Archivo.







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d)
Organizacin.



La dependencia responsable de la
serie documental en este caso grupo de
Gestin Documental de la Entidad hace
apertura de carpetas con base en a la
tabla de retencin documental y para
ello utiliza las unidades de conservacin
(cajas, carpetas).
Se identifica la serie con los
documentos sealados en las Tabla de
Retencin Documental.
Se ordenan por el nmero consecutivo
del acta e igualmente corresponde a su
fecha de elaboracin
Se procede a la foliacin de los
documentos para su control.
Se lleva el control de las actas
generadas en el inventario nico
documental.








ARCHIVO DE GESTION









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e)
Transferencia

Despus de haber transcurrido el
tiempo de retencin de la serie
documental de Acta de Comit de
Archivo en el archivo de gestin, se
procede a realizar el alistamiento y
registro en el formato nico
documental
El Archivo Central recibe de la
dependencia, las transferencia
documental primarias en las unidades
de conservacin (carpetas, cajas,)
adoptadas por la Entidad y conforme
con las directrices dadas por el grupo
de Gestin Documental y se procede a
su entrega de acuerdo al cronograma
establecido.
El Archivo Central ubica los
documentos de acuerdo con la
estructura orgnica y conforme a las
TRD y de da la ubicacin topogrfica de
las cajas y carpetas transferidas( caja,
carpeta, estante, entrepao y deposito)








ARCHIVO CENTRAL








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El Archivo Central a partir de las
transferencias primarias mantiene
actualizado el inventario general de
documentos con todos los elementos
que faciliten la localizacin de los
mismos y los instrumentos de consulta
requeridos.






f) Disposicin
de
documentos.




De acuerdo a la disposicin final
establecida en la Tabla de Retencin
Documental, se define que el Acta de
Comit a los 2 aos se debe transferir
al Archivo Central, conservar el
documento en su soporte original y
reproducir en un medio electrnico
para consulta.







ARCHIVO CENTRAL




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g)
Preservacin
a largo plazo.

Para la preservacin de la serie de
Actas de Comit de Archivo se
digitalizara de acuerdo con el protocolo
establecido por AGN , con estampado
cronolgico con el fin de fijar la fecha y
hora del proceso del documento con el
fin de garantizar la integridad,
confiabilidad, disponibilidad,
recuperacin y proteccin de la
informacin de las Actas de Comit de
Archivo generadas en la organizacin




ARCHIVO CENTRAL




h) Valoracin


Se define la conservacin definitiva
de la serie, ya que son documentos
importantes para la organizacin, ya en
ellos se han fijado las polticas
documentales de la entidad.
Despus de haber transcurrido el
tiempo de retencin establecido en el
Archivo Central, pasan a hacer parte del
Archivo Histrico.



ARCHIVO HISTORICO




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Documento Seleccionado: Resolucin. Blanca Hilda Torres
PROCESOS EXPLICACION ETAPA DEL CICLO REGISTRO







a) Planeacin

Para el registro y control de los
documentos normativos se
utilizar el aplicativo OnBase.

Por cada tipo documental existe
un consecutivo independiente.

La numeracin de los
documentos normativos es
consecutiva durante el ao. Se
inicia y cierra cada ao
calendario.

Para la radicacin se entrega
original y fotocopia; el original
queda en la Unidad de
Correspondencia de la Regional
o del Centro de Formacin de
Profesional y en el Grupo de
Administracin de Documentos
de la Direccin General. Para la
oficina productora se devuelve







ARCHIVO DE GESTION






Se establece el procedimiento
Organizacin y arministracin archivo
de gestin y archivo central; dentro
del cual se establece el formato de la
Resolucin.




37
la fotocopia con el sello de
fotocopia.

Cuando se registra la
informacin de la Resolucin
en el aplicativo OnBase se
genera automticamente una
notificacin electrnica para el
productor del documento.

Las Instrucciones desde el ao
1999 no se producen.




b) Produccin



Este tipo documental se elaborar en
papel tamao oficio, con recuadro y
logotipo, contra el margen izquierdo,
que identifique la Regional y el Centro
de Formacin Profesional.




ARCHIVO DE GESTION



Se asignar numeracin consecutiva por



38






c) Gestin y
trmite
ao, iniciando desde el 0001. La fecha
que acompae el nmero de radicacin
corresponder al da en el cual se est
radicando el documento.

El nmero de radicacin y la fecha
podrn registrarse antes de imprimir el
documento, teniendo en cuenta que el
control de esta radicacin se
adelantar directamente en los
despachos de los Directores Regionales
y de los Subdirectores de Centro.
Los procedimientos para la radicacin
de los actos administrativos, velarn por
la transparencia de la actuacin
administrativa, razn por la cual, no se
podrn reservar nmeros de radicacin,
ni habr nmeros repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la
numeracin ser asignada en estricto
orden de recepcin de los documentos.






39







d)
Organizacin.

La dependencia responsable de la
serie documental en este caso grupo de
Gestin Documental de la Entidad hace
apertura de carpetas con base en a la
tabla de retencin documental y para
ello utiliza las unidades de conservacin
(cajas, carpetas).

Se identifica la serie con los
documentos sealados en las Tabla de
Retencin Documental.
Se ordenan por el nmero consecutivo
del acta e igualmente corresponde a su
fecha de elaboracin

Se procede a la foliacin de los
documentos para su control.
Se lleva el control de las resoluciones
generadas en el inventario nico
documental.






ARCHIVO DE GESTION












40







e)
Transferencia.


Despus de haber transcurrido el
tiempo de retencin de la serie
documental de Resoluciones en el
archivo de gestin, se procede a realizar
el alistamiento y registro en el formato
nico documental

El Archivo Central recibe de la
dependencia, las transferencia
documental primarias en las unidades
de conservacin (carpetas, cajas,)
adoptadas por la Entidad y conforme
con las directrices dadas por el grupo
de Gestin Documental y se procede a
su entrega de acuerdo al cronograma
establecido.

El Archivo Central ubica los
documentos de acuerdo con la
estructura orgnica y conforme a las
TRD y de da la ubicacin topogrfica de







ARCHIVO CENTRAL





41
las cajas y carpetas transferidas( caja,
carpeta, estante, entrepao y depsito)
El Archivo Central a partir de las
transferencias primarias mantiene
actualizado el inventario general de
documentos con todos los elementos
que faciliten la localizacin de los
mismos y los instrumentos de consulta
requeridos.









f) Disposicin
de
documentos.



De acuerdo a la disposicin final
establecida en la Tabla de Retencin
Documental, se define que las
Resoluciones a los 2 aos se deben
transferir al Archivo Central, conservar
el documento en su soporte original y
reproducir en un medio electrnico
para consulta.






ARCHIVO CENTRAL





42






g) Preservacin
a largo plazo.


Para la preservacin de la serie de
Resoluciones se digitalizar de acuerdo
con el protocolo establecido por AGN,
con estampado cronolgico con el fin
de fijar la fecha y hora del proceso del
documento con el fin de garantizar la
integridad, confiabilidad, disponibilidad,
recuperacin y proteccin de la
informacin de las Resoluciones
generadas en la entidad.





ARCHIVO CENTRAL



h) Valoracin


Se define la conservacin definitiva
de la serie, ya que son documentos
importantes para la organizacin, ya en
ellos se han fijado las polticas
documentales de la entidad.



ARCHIVO HISTORICO





43

Documento Seleccionado: Nota Contable Elaborado: Catalina Ferrucho

PROCESOS EXPLICACION ETAPA DEL CICLO REGISTRO




a) Planeacin


En esta parte en donde se realiza la
creacin y diseo de formas,
formularios y documentos, anlisis de
procesos, anlisis diplomtico y su
registro en el sistema de gestin
documental, que van encaminados a la
generacin y valoracin de la
documentacin de la entidad, que est
en cumplimiento de los contextos
administrativos, legal, funcional y
tcnico.








ARCHIVO DE GESTION

Se establece el procedimiento
Organizacin y administracin del
archivo de gestin y archivo central;
en donde se formaliza y establece el
formato de Nota Contable y demas
soportes generados por el ra
financiera:




44







b) Produccin


El formato de Nota Contable se genera
o produce con unos parmetros ya
establecidos por el rea de finanzas y
por Gestin documental, en donde se
encuentran las caractersticas
requeridas para su diligenciamiento o
registro, como las siguientes:
Logo de la entidad en la parte
superior derecha junto con el
Nit.
La serie documental en este
caso Nota de Contabilidad,
ubicada en la parte superior
izquierda.
En la parte de abajo del nombre
de la serie documental, se ubica
el nmero de consecutivo de la
Nota Contable.
Cuerpo de la Nota contable:
nmero de diario, pgina, fecha
de impreso, hora, fecha de







ARCHIVO DE GESTION









45
elaborado, registros contables
con sus valores y totales.
Firmas de Elaborado, Revisado y
aprobado.
La Nota Contable va junto con
los anexos, facturas y dems
documentos que soportan las
transacciones hechas en la Nota
Contable.






c) Gestin y
trmite

El formato se elabora como evidencia
de los trmites realizados dentro de la
Nota Contable, despus de que el
documento pase por su trmite y se
finalicen los pagos pertinentes, la Nota
Contable ser entregada al rea de
Gestin documental para su debido
proceso.
Registro del documento.
Distribucin.







46
Acceso y consulta.
Control y seguimiento.
Se ubica el documento en el expediente
de la serie documental Notas
Contables, dentro del consecutivo
correspondiente.





d)
Organizacin.


La Nota Contable despus de generada
se entrega al rea de gestin
documental, para realizarle los
siguientes procesos.
Verificar que la documentacin
entregada, sea la que
corresponde segn el correo
enviado al rea.
Clasificar las notas contables
por fondo documental.
Organizar las Notas Contables
por nmero consecutivo de
manera descendente, de tal
manera que al abrir el





ARCHIVO DE GESTION







47
expediente el documento que
primero se vea, sea el ms
antiguo.
Se procede a la limpieza
documental, extraer todos los
agentes contaminantes que
puedan causar deterioro al
documento (clips, ganchos de
cosedora, etc.).
Se realiza la foliacin de cada
una de las Notas contables, con
el fin de llevar un control de los
folios que la componen.
Se ingresan las Notas Contables
al Inventario nico, en donde se
diligenciaran los campos
requeridos para un mayor
control.
Se realiza la apertura del
expediente, el cual debe
contener 200 folios mximo.
Realizar la rotulacin de cada







48
uno de los expedientes,
diligenciando los siguientes
campos: fondo, serie, subserie,
consecutivo inicial y final, fecha
inicial y final y nmero de
expediente.
Ubicacin y apertura de la
unidad de conservacin, bien
sea en cajas X200 o X300.
Rotulacin de la Unidad de
Conservacin diligenciando los
siguientes campos: fondo, serie,
subserie, consecutivo inicial y
final, fecha inicial y final,
nmero de expediente y
nmero de caja.







Despus de haber transcurrido el
tiempo de retencin de la serie
documental de Notas Contables en el
archivo de gestin, ya que baja su
frecuencia de consulta, se procede a
realizar el alistamiento y registro en el
formato nico documental para su











49





e)
Transferencia

transferencia al Archivo Central.
El Archivo Central recibe de la
dependencia de finanzas, la
transferencia documental primaria en
las unidades de conservacin
requeridas (expedientes, cajas x200 o
x300) adoptadas por la Entidad y
conforme con las directrices dadas por
Gestin Documental y se procede a su
entrega de acuerdo las fechas y tiempo
estipulado previamente.
El Archivo Central se ubican las cajas
teniendo en cuenta: fondo, serie,
subserie, ao fiscal, nmero de
consecutivo y por el nmero de caja
que ya fue previamente establecido
para su organizacin en los rodantes.
El Archivo Central se encarga de
custodiar la documentacin y de
mantener actualizado el Inventario
nico con el fin de atender los
requerimientos de los usuarios de la
entidad.






ARCHIVO CENTRAL







50




f) Disposicin
de
documentos.



De acuerdo a la disposicin final
establecida en la Tabla de Retencin
Documental o en las Tablas de
Valoracin, se define qu tiempo va a
conservarse la documentacin en el
Archivo Central, si se va a eliminar o si
por el contrario se va a digitalizar o
microfilmar.






ARCHIVO CENTRAL




g)
Preservacin
a largo plazo.


Para la preservacin de la serie de
Notas Contables se proceder a la
digitalizacin de acuerdo con el
protocolo establecido por AGN, se
deben adoptar todas las medidas
preventivas y correctivas para asegurar
la integridad fsica y funcional de los
documentos, para extender su
utilizacin en condiciones ptimas el
mayor tiempo posible.




ARCHIVO CENTRAL





51



h) Valoracin

Se realiza el proceso tcnico de anlisis
intelectual de la documentacin que ha
sido producida por el rea de finanzas,
que tiene como objetivo identificar los
valores primarios y secundarios de los
documentos, para de esta manera
establecer el tiempo que debe
permanecer en el archivo de gestin
como en el archivo central y sealar su
disposicin final.
Transcurrido el tiempo de retencin
establecido en el Archivo Central, pasan
a hacer parte del Archivo Histrico.



ARCHIVO HISTRICO




52
17. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.



ARCHIVO DE GESTIN: Primera Etapa
Identifica y determina los plazos y modalidades de uso de los documentos por
parte de las instituciones que los producen o conservan.
Los valores primarios son:
Administrativo: Es el que tienen los documentos producidos o recibidos por una
entidad y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarn en la entidad
para su posible uso y as certificar derechos y obligaciones de la administracin
pblica o sus ciudadanos.
Fiscal: Es que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones tributarias.



53
ARCHIVO CENTRAL: Segunda Etapa
Recibe las transferencias del archivo de gestin, su conservacin es precaucional
(semiactiva) en esta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar si
los documentos se conservan permanentemente o se eliminan segn lo estipulado
por las TRD.
Es la identificacin y aplicacin de los usos que los documentos tendrn para la
investigacin cientfica y social en todos sus campos, as como su utilidad como
fuentes de informacin de carcter nico o permanente.
Los valores secundarios son:
Evidencial: Valor que revela el origen, organizacin y desarrollo de la
institucin.

Testimonial: Refleja la evolucin y los cambios ms importantes desde el
punto de vista legal que sufre la institucin (polticas, reglamentos,
procedimientos, decretos, leyes).

Informativo: la documentacin histrica por lo regular posee valores
informativos que revelan fenmenos particulares de las entidades.

ARCHIVO HISTRICO: Tercera Etapa
Es la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo Histrico recibe
las transferencias del Archivo de Central, cuando sus vigencias fueron cumplidas.
Esta documentacin se conservar y preservar permanente si tiene un valor
secundario evidencial, testimonial o informativo.










54
18. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la circular
externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05 de
marzo 15 de 2013.
NORMA ASPECTOS IMPORTANTES DE LA
NORMA




Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
Por medio del cual se reglamenta
parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se
adopta y reglamenta el Comit Evaluador
de Documentos del Archivo General de la
Nacin y se dictan otras disposiciones

Define la nueva conformacin,
funciones y reglamentos del comit
evaluador de documentos, como el
rgano encargado de estudiarlos
asuntos relativos al valor primario y
secundario de los documentos, las
declaraciones de Bien de Inters
Cultural-BIC para bienes archivsticos
y prepara los lineamientos sobre
seleccin y eliminacin de estos, as
como sugerir el rgimen de acceso y
de transferencia y resolver las
consultas sobre eliminacin de
documentos producidos por las
diferentes entidades pblicas.

Establece los integrantes del sistema
evaluador de documentos del
Archivo General de la Nacin, sus
funciones y la periodicidad de las
reuniones.


Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013
Por el cual se reglamentan parcialmente
los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la
elaboracin, presentacin, evaluacin,
aprobacin e implementacin de las
Tablas de Retencin Documental y las
Tablas de Valoracin Documental

Reglamenta el Decreto 2578 y 2609
del 2012.

Las TRD y TVD deben ser elaboradas
por un equipo profesional en
diferentes disciplinas como
archivstica, historia, derecho,
ingeniera industrial, experto en
administracin pblica, entre otras.

Las TRD y TVD deben elaborarse
teniendo en cuenta el Instructivo
para la elaboracin aprobado por el
AGN.

Establece quienes debe firmar las
TRD y TVD de la entidad.


55
Establece que las TRD y TVD se
debern publicar en la pgina web
de la entidad, el tiempo y sus
anexos.

Establece como se hace la
evaluacin tcnica y sus ajustes de
las TRD y TVD.

Establece la implementacin y
actualizacin de las TRD y TVD.

Indica el procedimiento para
eliminacin de documentos





Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013
Por el cual se establecen los criterios
bsicos para la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los archivos en las
entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas y se dictan
otras disposiciones

Desarrolla lo dispuesto en los
Decretos nmeros 2578 y 2609 de
2012, y establecer los criterios
bsicos para la clasificacin,
ordenacin y descripcin de los
archivos en las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones
pblicas.

Aplica a todas las entidades del
Estado en sus diferentes niveles,
nacional departamental, distrital
municipal, de las entidades
territoriales indgenas, y dems
entidades territoriales que se creen
por ley as como las entidades
privadas que cumplen funciones
pblicas y dems organismos
regulados por la Ley 594 de 2000.

Establece que las entidades del
Estado estn obligadas a crear,
conformar, clasificar, ordenar,
conservar, describir y facilitar el
acceso y consulta de sus archivos,
teniendo en cuenta tos principios de
procedencia, orden original,
integridad de los fondos, el ciclo vital
de los documentos y la normatividad
archivstica.


56
Obligacin de conformar un archivo
central institucional, responsable de
recibir, organizar, custodiar,
describir, controlar y prestar el
servicio de consulta de los
documentos recibidos en
transferencia primaria de los
distintos archivos de gestin de la
entidad.

Las entidades pblicas deben
desarrollar procesos de ordenacin y
descripcin documental, para
facilitar la recuperacin de la
informacin.







Circular externa AGN 002 de marzo 6 de
2012
Establece directrices para la
adquisicin de herramientas
tecnolgicas de Gestin Documental.

Informa que se est realizando el
proceso de reingeniera al programa
de gestin documental que tienen
en su mayora las entidades pblicas
que se llamado ORFEO el cual se
ajustara a la norma ISO 15489 como
la Moreq.

Hace recomendaciones a las
entidades pblicas interesadas en
adquirir o desarrollar sistema de
gestin de documentos.

Los sistemas de Gestin de
documentos electrnicos de archivo
SGDEA, se deben basar en las TRD y
cuadros de clasificacin.

El AGN brindar asistencia tcnica
para los proyectos de tecnologa en
los que3 se involucren componentes
de gestin documental.




57
CONCLUSIONES

Los aportes dados por los integrantes del grupo para el desarrollo de este trabajo
relacionada con la presentacin de cada una de las etapas del Programa de
Gestin Documental, fueron de gran ayuda porque nos ha ampliado el
conocimiento y comprensin para el manejo, organizacin, control, produccin y
conservacin de la informacin que se encuentra en la documentacin, desde
que esta se genera o recibe hasta su disposicin final.
Los documentos tienen un ciclo de vida pasando por diferentes etapas desde su
nacimiento o produccin hasta su eliminacin o conservacin total como
patrimonio cultural. Acorde con el ciclo de vida de los documentos, la normatividad
vigente, y los dems requerimientos de la empresa se pueden disear y elaborar
los Programas de Gestin documental que resuelvan las necesidades de las
diferentes entidades.
La gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de
racionalizacin y economa











58
WEBGRAFA

Imgenes tomadas de:
http://cfalvarez1.blogspot.com/
http://slideplayer.es/slide/1866534/

Informacin rescatada de:
http://es.slideshare.net/emojedah/3-tarea-3
http://es.scribd.com/doc/212392286/TALLER-Ciclo-Vital-Del-Documento-Wilmar-
Rivera
http://es.slideshare.net/oscarmora123/trabajo-gestion-docuental-ii-oscar-mora-y-
edith-sanchez?related=1

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