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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

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Luz Aguirre Zapata Mayo 12 de 2010 Agrupaciones Documentales 7 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística. Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones. DESCRIPCIÓN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES. Las normas o directrices de descripción de archivos facilitan el propósito en los fondos archivísticos y sus correspondientes agrupaciones. Se deben utilizar y adaptar según las necesidades de cada archivo, lo que lleva al estudio de las necesidades de descripción y las verdaderas posibilidades de adaptación de las normas. Es importante trabajar en sistemas de gestión de archivos abiertos y extensibles. Por este motivo el ejercicio de descripción de agrupaciones documentales, se elabora fundamentalmente con el estándar internacional. COLECCIONES VERSUS FONDOS DOCUMENTALES Hoy en día, la Archivística diferencia perfectamente el fondo de la colección: elfondo es un conjunto de documentos producidos en un contexto relacional normalizado,y su función es informar y probar; la colección es la reunión de documentos como frutodel saber y de la voluntad creadora, y su función es informar. El primero se entiendeagrupado en la secuencia de su producción, mientras que la segunda puede ser elresultado de la alteración o destrucción de la relación natural y justa entre el todo y laparte, que motiva la transformación del fondo archivístico en una colección de piezas importantes y valiosas que sirven para unos fines determinados, pero no a la memoriatotal de una sociedad o de un individuo en sus aspectos más diversos. Es decir, untratamiento inadecuado de los documentos archivísticos puede alterar su naturaleza, yconvertirlo de fondo en colección. ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UNA AGRUPACIÓN DOCUMENTAL. Cuando se ha procedido a una identificación de las agrupaciones documentales, se ha obtenido su cuadro de clasificación correspondiente, así como la detección y alta de los sujetos productores esenciales de la documentación, se disponen de los elementos mínimos de descripción de cada agrupación documental para proceder a lo que se conoce como descripción multinivel, son los siguientes: 1.- Código de referencia. 2.- El Título. 3.- El Productor. 4.- Las Fechas. 5.- La Extensión de la unidad de descripción. 6.- Nivel de descripción.

Reformas propuestas por el Vicepresidente de Colombia se procede a lo que se conoce como proceso de descripción multinivel que comporta una serie de aspectos esenciales para su correcta aplicación: Descripción de lo general a lo particular: Es decir. la cual se define como unconjunto dedocumentos que tienen el mismo origen orgánico. agrupaciones documentales dependientes del fondo. sus divisiones internas. así como la información pertinente en cada nivel de descripción o agrupación. atendiendo a su nivel de descripción. siempre que se respeta el principio de lo general a lo particular. Información Pertinente para el nivel de Descripción: Se tratará en la medida de lo posible ser pertinentes y ajustar los datos y contenidos de cada agrupación documental. responden a la misma funciónadministrativa. se necesita describir el fondo de procedencia. Esto nos ayuda a realizar clasificaciones orgánicas. Ello no da pie a elaborar descripciones de las secciones o series que contempla. a menudo. hasta alcanzar el nivel del expediente que nos compete. De esta forma. y tienencaracterísticas similares en cuanto al contenido y. subserie. preparación del cuadro de clasificación y alta de los sujetos productores y principales autoridades que forman parte de la documentación a tratar. Se ha de comprender que el conjunto de descripciones serán presentadas y visualizadas como un conjunto accesible mediante las relaciones establecidas entre cada uno de los niveles y sus contenidos. Esto también supone la necesidad de un proceso de identificación de cada agrupación. se logra evitar repetir información. Vinculación de las Descripciones: El concepto de enlace y vinculación de las descripciones de cada agrupación documental quedan patentes. De todos ellos.Cuando se describen las agrupaciones documentales del ejemplo seleccionado. Por lo tanto. unidad de instalación yunidad documental simple o compuesta. El fondo constará de datos macro-estructurales y generales que permitan conocer su desarrollo y características documentales. etc. como el subfondo. series.Es un término fuertemente asentado en los Archivos Históricos más antiguos y de mayor tradición. . Fundamentalmente hablamos de lassecciones de un fondo o de las secciones de un archivo. antes de proceder a la descripción del expediente. agrupando y jerarquizando los documentos de un fondo conarreglo a unos niveles jerárquicos. serie. es la serie la más significativade todas las agrupaciones documentales. En concordancia con el principio de lo general a lo particular. todo depende de la complejidad del sistema de archivos. se debe tener claridad sobre las estructuras del fondo documental. obtener la posición que ocupa una agrupación en la jerarquía y conocer sus contenidos se consigue con relativa sencillez. funcionales o mixtas de losfondos documentales. por ello entendemosque debe referirse al total del que forman parte. Algunos varían en la omisión de subdivisiones. Importancia para la organización documental de mi empresa La organización de los documentos y demás archivos de mi empresa deben estar debidamente ordenados y estructurados de acuerdo a la normatividad archivística colombiana. secciones. puesto que corresponden a otro nivel de descripción que será enlazado o vinculado posteriormente. no sólo por la organización mediante el cuadro de clasificación. de manera que permita una mejor cualificación de la gestión archivística. en cuanto al aspectoexterno. es decir.La palabra sección es imprecisa en cuanto a su significado. sino por el módulo de contenidos adjunto al módulo de colecciones. están sujetos al mismo trámite o uso administrativo. Evitar Repetir Información: Generalmente. sección de fondo.

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