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Luz Aguirre Zapata Mayo 12 de 2010 Agrupaciones Documentales 7 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística. Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones. DESCRIPCIÓN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES. Las normas o directrices de descripción de archivos facilitan el propósito en los fondos archivísticos y sus correspondientes agrupaciones. Se deben utilizar y adaptar según las necesidades de cada archivo, lo que lleva al estudio de las necesidades de descripción y las verdaderas posibilidades de adaptación de las normas. Es importante trabajar en sistemas de gestión de archivos abiertos y extensibles. Por este motivo el ejercicio de descripción de agrupaciones documentales, se elabora fundamentalmente con el estándar internacional. COLECCIONES VERSUS FONDOS DOCUMENTALES Hoy en día, la Archivística diferencia perfectamente el fondo de la colección: elfondo es un conjunto de documentos producidos en un contexto relacional normalizado,y su función es informar y probar; la colección es la reunión de documentos como frutodel saber y de la voluntad creadora, y su función es informar. El primero se entiendeagrupado en la secuencia de su producción, mientras que la segunda puede ser elresultado de la alteración o destrucción de la relación natural y justa entre el todo y laparte, que motiva la transformación del fondo archivístico en una colección de piezas importantes y valiosas que sirven para unos fines determinados, pero no a la memoriatotal de una sociedad o de un individuo en sus aspectos más diversos. Es decir, untratamiento inadecuado de los documentos archivísticos puede alterar su naturaleza, yconvertirlo de fondo en colección. ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UNA AGRUPACIÓN DOCUMENTAL. Cuando se ha procedido a una identificación de las agrupaciones documentales, se ha obtenido su cuadro de clasificación correspondiente, así como la detección y alta de los sujetos productores esenciales de la documentación, se disponen de los elementos mínimos de descripción de cada agrupación documental para proceder a lo que se conoce como descripción multinivel, son los siguientes: 1.- Código de referencia. 2.- El Título. 3.- El Productor. 4.- Las Fechas. 5.- La Extensión de la unidad de descripción. 6.- Nivel de descripción.

antes de proceder a la descripción del expediente. preparación del cuadro de clasificación y alta de los sujetos productores y principales autoridades que forman parte de la documentación a tratar. Importancia para la organización documental de mi empresa La organización de los documentos y demás archivos de mi empresa deben estar debidamente ordenados y estructurados de acuerdo a la normatividad archivística colombiana. De todos ellos. así como la información pertinente en cada nivel de descripción o agrupación. De esta forma. Ello no da pie a elaborar descripciones de las secciones o series que contempla. Evitar Repetir Información: Generalmente. . agrupaciones documentales dependientes del fondo. puesto que corresponden a otro nivel de descripción que será enlazado o vinculado posteriormente. todo depende de la complejidad del sistema de archivos. sino por el módulo de contenidos adjunto al módulo de colecciones. es decir. series.Es un término fuertemente asentado en los Archivos Históricos más antiguos y de mayor tradición.Cuando se describen las agrupaciones documentales del ejemplo seleccionado. funcionales o mixtas de losfondos documentales.La palabra sección es imprecisa en cuanto a su significado. Se ha de comprender que el conjunto de descripciones serán presentadas y visualizadas como un conjunto accesible mediante las relaciones establecidas entre cada uno de los niveles y sus contenidos. y tienencaracterísticas similares en cuanto al contenido y. agrupando y jerarquizando los documentos de un fondo conarreglo a unos niveles jerárquicos. El fondo constará de datos macro-estructurales y generales que permitan conocer su desarrollo y características documentales. Esto nos ayuda a realizar clasificaciones orgánicas. Vinculación de las Descripciones: El concepto de enlace y vinculación de las descripciones de cada agrupación documental quedan patentes. a menudo. por ello entendemosque debe referirse al total del que forman parte. obtener la posición que ocupa una agrupación en la jerarquía y conocer sus contenidos se consigue con relativa sencillez. es la serie la más significativade todas las agrupaciones documentales. se necesita describir el fondo de procedencia. como el subfondo. de manera que permita una mejor cualificación de la gestión archivística. están sujetos al mismo trámite o uso administrativo. unidad de instalación yunidad documental simple o compuesta. Por lo tanto. sección de fondo. atendiendo a su nivel de descripción. secciones. serie. en cuanto al aspectoexterno. hasta alcanzar el nivel del expediente que nos compete. se debe tener claridad sobre las estructuras del fondo documental. no sólo por la organización mediante el cuadro de clasificación. En concordancia con el principio de lo general a lo particular. Esto también supone la necesidad de un proceso de identificación de cada agrupación. Fundamentalmente hablamos de lassecciones de un fondo o de las secciones de un archivo. se logra evitar repetir información. Información Pertinente para el nivel de Descripción: Se tratará en la medida de lo posible ser pertinentes y ajustar los datos y contenidos de cada agrupación documental. subserie. Reformas propuestas por el Vicepresidente de Colombia se procede a lo que se conoce como proceso de descripción multinivel que comporta una serie de aspectos esenciales para su correcta aplicación: Descripción de lo general a lo particular: Es decir. Algunos varían en la omisión de subdivisiones. la cual se define como unconjunto dedocumentos que tienen el mismo origen orgánico. siempre que se respeta el principio de lo general a lo particular. responden a la misma funciónadministrativa. etc. sus divisiones internas.

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