LICEO POLITCNICO LOS ARENALES

DEPARTAMENTO ADMINISTRACIN
2017

Mdulo: Organizacin de Oficinas

Curso: 3F
Docente: Ester Guerrero Rojas

Aprendizaje Esperado: Ordena el lugar de trabajo para disponer y recuperar los recursos materiales y
digitales necesarios en el desarrollo de las labores, de acuerdo a tcnicas o modelos de organizacin definidas
y concordadas con los superiores.

CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS

1. Antecedentes Generales:

La organizacin de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura
lgica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la empresa y, por otro lado,
facilitar la localizacin de los documentos.
Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la empresa lleva a cabo en el
desempeo de sus funciones y por eso la organizacin del archivo es producto de los procesos mediante los
cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero adems, debe hacer posible la rpida localizacin
de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicacin y no otra, de forma
que su bsqueda sea gil y eficiente.

El arreglo u organizacin de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente
relacionadas, conviene distinguir:
La elaboracin de un cuadro de clasificacin que d cabida a todos los tipos de documentos y refleje
la estructura dada al archivo.

a) Las secciones, divisin que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la
empresa (contable, logstica, mecnica, bodega, etc.) y, dentro de stas,
b) Las series documentales, conjunto de documentos producidos como resultado de un mismo
procedimiento administrativo, jurdico, industrial, etc

La ordenacin de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio ms adecuado
para cada tipo de documento. Esta operacin, en tanto complemento de la clasificacin, consiste en
poner en orden (cronolgico, alfabtico, numrico) las unidades documentales (documentos o
expedientes) dentro de las series constituidas.
 La instalacin fsica de los documentos en el depsito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro
sistema, que va a posibilitar la localizacin de los documentos a travs del correspondiente cdigo de
archivo o signatura topogrfica.

1.1 El cuadro de clasificacin:

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la empresa o unidad (seccin, sucursal,
etc.), se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organizacin del archivo.
El cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin de un archivo y ofrece una visin de
conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus
relaciones jerrquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificacin sistemtica del resto de las
operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminacin de los mismos (calendario de
conservacin) hasta la elaboracin de los instrumentos de descripcin (inventario).
Las series son los elementos bsicos para confeccionar un cuadro de clasificacin mnimamente slido y
coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominacin de los
distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarqua que se pueda establecer entre
ellos, para ms tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Para la elaboracin de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgnico y el criterio
funcional.

a) El criterio orgnico de clasificacin de un archivo, aqul que reproduce la estructura u organigrama de la

entidad productora de los documentos, es muy til para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolucin
organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas
y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad.

b) El criterio funcional se define a partir de las actividades bsicas de una empresa, es decir, por las reas
de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro ms slido y de mayor duracin.
Las clases principales o ms amplias pueden establecerse a partir de las reas de negocio
Para establecer un sistema de archivo homogneo, es preciso utilizar un sistema de clasificacin que refleje
las funciones de la empresa, es decir, los servicios que ofrece a sus clientes y que son la causa de la creacin
y la recepcin de documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se
produce una cierta atomizacin en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

1.2 Tipos de ordenacin:

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificacin con sus respectivas series o tipos de documentos,
es necesario definir el sistema de ordenacin ms adecuado para cada serie, a partir de las caractersticas
que la definen. La ordenacin va a indicar qu lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto
dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos
sern situados de manera correlativa: segn la fecha (ordenacin cronolgica), segn el nombre (ordenacin
alfabtica), segn el cdigo (ordenacin numrica), segn la divisin territorial o geogrfica (ordenacin
topogrfica) o segn la temtica (ordenacin por materias):
La ordenacin cronolgica se basa en un elemento presente en prcticamente cualquier documento,
su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da. Comenzando por el ao ms remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha ms reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de stos
por das. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos
que se deben ordenar cronolgicamente por perodos anuales.

La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razn
social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenacin. Es el idneo, por
ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una
empresa.

La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que permiten identificar

inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el nmero asignado a una factura o un recibo,
el nmero de un expediente, el nmero de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el
sistema ms utilizado en las tareas ms vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas
comunes.
 La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en funcin de su
situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria
para ordenar los inmuebles de una zona ya que empleara la secuencia localidad, barrio o distrito, calle,
etc.

La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas
tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso elaborar listas alfabticas de materias.
Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias tcnicas, agrupndolos
por reas temticas.

Entre estos mtodos no es posible establecer a priori cul de ellos es el mejor. Para cada tipo de documento
hay que decidir el tipo de ordenacin ms conveniente, eligiendo el que mejor se adapte al objeto de la
ordenacin.

1.3 La instalacin fsica:

La instalacin fsica o archivo de los documentos es el paso final de la organizacin de un archivo y consiste
en su emplazamiento fsico en un espacio determinado. Es una tarea ntimamente relacionada con la
organizacin del fondo y consiste en la ubicacin fsica de los expedientes y documentos, agrupndolos en
cajas en las estanteras para ofrecer mayor proteccin a los documentos y resistencia al polvo, la luz, etc.
Con el fin de proceder a su posterior localizacin es necesario indicar la ubicacin de cada expediente
mediante el cdigo de archivo o signatura topogrfica. Por eso, antes de introducir un expediente en su
correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber que lugar ocupa fsicamente en el archivo y para
ello se le otorga un cdigo que hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.

Referencia Bibliogrfica: https://elmundodocumental.wordpress.com