Código: MC-GC-01

PROCEDIMIENTO PARA N°
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DESARROLLAR Y EMITIR Revisión
DOCUMENTOS Fecha Julio 2021
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1. OBJETIVO

Crear las pautas y lineamientos necesarios para el desarrollo y emisión de los diversos
documentos exigidos por el Sistema de Gestión de Calidad NCh ISO 9001:2015 en ACeIA
I S.A.

2. ALCANCE

Cubrir todos los desarrollos y emisiones de documentos que ACeIA I S.A. realiza bajo el
Sistema de Gestión de Calidad perteneciente a la NCh ISO 9001:2015 de la empresa.

3. RESPONSABILIDADES

Gerente General: Encargado de aprobar todos los desarrollos y emisiones de los

procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad ACeIA I S.A.

Jefe de Gestión de Calidad: Es el responsable de revisar todo aquel documento

elaborado en las diversas áreas de ACeIA I S.A., por los respectivos Jefes de Área y/o
Control de Gestión, según corresponda.

Jefes de Área/Control de Gestión: Son responsables de elaborar y/o direccionar los

recursos necesarios de las áreas con el fin de desarrollar los procedimientos,
instructivos y registros que se requieran.

4. Referencias Bibliográficas

4.1. NCh ISO 9001: 2015

ISO 9001: 2015 - Desarrollar y Emitir Documentos DOCUMENTO CONTROLADO

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5. CONCEPTOS

5.2. Documento controlado: es aquel documento que está sujeto a cambios, razón
por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que
no utilicen revisiones no vigentes.

5.3. Instructivos: difieren de los procedimientos en que estos describen los aspectos
específicos de “Cómo realizar el trabajo” para ciertas tareas especificadas en los
procedimientos. Las instrucciones de trabajo son usualmente utilizadas por el
personal operador, para describir la manera de:

 Desarrollar y/o ejecutar una acción.

 Procesar y administrar documentación y materiales.

5.4. Manual: documento que describe la estructura y metodología a aplicar por una
empresa y/o organización, para abordar un Sistema, a través de procedimientos
y/o actividades que deben seguirse para cumplir con las exigencias requeridas.

5.5. Procedimiento: documento que describe la realización de actividades en ACeIA

I S.A, respondiendo el qué, como, cuando, donde y por quién son realizadas
estas actividades. Generalmente, su ejecución involucra a más de un Área y/o
Depto. del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.

5.6. Registro: documento que aporta evidencias objetivas del grado de conformidad
con los requerimientos establecidos en los Procedimientos e Instructivos; así
como permite demostrar a través de las Conformidades, la operación eficaz del
Sistema de Gestión de Calidad. Los registros se generan por la implementación
de la documentación del Sistema y pueden estar en papel o en medios
electrónicos.

6. EQUIPOS E INSTRUMENTOS:

No aplica.

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7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Para la confección y emisión de los documentos se debe cumplir lo siguiente:

7.1. Formatos

7.1.1. Formato Procedimientos e Instructivos.

Todos los procedimientos e instructivos serán confeccionados con el siguiente formato, el

cual es utilizado en el encabezado y pie de página de cada documento, respectivamente,
especificando con color rojo, la frase “DOCUMENTO CONTROLADO”.

Código:

LOGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO N° Revisión 00

Fecha
Página 1 de X
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Firma: Firma: Firma:

ISO 9001: 2015 – “Nombre del procedimiento” DOCUMENTO CONTROLADO

7.1.2. Formato de Registros

Todos los registros serán confeccionados con el siguiente formato, el cual es utilizado en
él encabezado de cada página del documento.

COD:

LOGO NOMBRE DEL REGISTRO Nº DE REVISION:

PAGINA 1 DE 1

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7.2. Identificación

7.2.1. La identificación o referencia de los procedimientos, instructivos y registros se debe

escribir en el recuadro ubicado en el sector superior derecho del formato, con base a
la siguiente estructura.

Código: Tipo de Documento - Área Emisora - Número

MC Manual de Calidad Sistema Gestión de Calidad ISO 9001:2015

PRO Procedimiento Normativo ISO 9001:2015

IT Instructivo de Trabajo.

REG Registro.

DOC Documento Anexo.

FT Ficha Técnica.

Área Emisora: Se indica el área que genera el documento, según la siguiente codificación:

AG Área General

ACM Área Comercial

AO Área Operaciones

AS Área Sistemas

AA Área Administrativa

ACG Área Control de Gestión

JCD Jefe Centro de Distribución

JT Jefe Transporte

JSC Jefe Soporte Cliente

JC Jefe Contable

JRH Jefe Recursos Humanos

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Número: Indica el número correlativo del documento, el cual es asignado por el Coordinador del
Sistema de Gestión de Calidad.

Ejemplo: Un documento con referencia Código: MC-AG-01, indica que se trata del Manual de
Calidad - ISO 9001 N°1, emitido por la Área General.
7.3. Primera edición de los documentos

Para todos los procedimientos y/o instrucciones de trabajo que se emiten por primera
vez, se escribe 00 en el recuadro N° REVISION. Posteriormente en forma correlativa se
irán numerando 01, 02, etc., conforme a las revisiones correspondientes que se hace a
cada documento.

Cada vez que se modifica un documento, debe ser firmado nuevamente por los
responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento.

7.4. Estructura de los Procedimientos:

7.4.1. Todos los procedimientos tienen la estructura y contenido indicado en el anexo.

7.4.2. El procedimiento debe estar escrito con letra Verdana 9.

7.4.3. La redacción debe ser clara, precisa sin utilizar frases largas, ambiguas, ni
tiempos verbales condicionales (debería, podría, entre otros).

7.4.4. Cuando alguna sección de la estructura no sea aplicable se señala “No Aplica”,
en la sección correspondiente.

7.4.5. El texto del documento debe ser estructurado en párrafos y subpárrafos.

7.4.6. Cuando se utilicen términos en idiomas distintos al español, se debe mantener el

idioma original indicando la traducción entre paréntesis, siempre y cuando esta
acción no confunda la comprensión del usuario.

7.5. Estructura de los Instructivos de trabajo y Registros

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Firma: Firma: Firma:

Los instructivos de trabajo tienen un formato libre, es decir, pueden tomar la forma de:
diagrama de flujo, fotos, esquemas, texto, etc., y deben estar escritos con letra Verdana 9.

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Elaboró: Revisó: Aprobó:

Firma: Firma: Firma:

7.6 Control de Documentos

La inscripción “DOCUMENTO CONTROLADO” alineado a la derecha del pie de página, de

los procedimientos e instructivos, será impresa por el Jefe de Gestión de Calidad, previa
revisión y aprobación del documento.

8. REGISTROS

No aplicable.

9. ANEXOS

Anexo 1: Estructura de los Procedimientos.

Anexo 2: Instructivo Definición de Conceptos.

10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Fecha Descripción de Modificaciones Versión

11. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Área Receptora Encargado del Documento Versión

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ANEXO 1

Estructura de los Procedimientos

1. OBJETIVO

Se debe indicar para qué se hace el procedimiento, cuál es su propósito, qué

pretendemos describir con el documento.

2. ALCANCE

Indicar la (s) Área (s) y/o Departamento (s) y/o Sección (es) de la empresa que aplica el
documento.

3. RESPONSABILIDADES

Indicar el (los) cargo (s) responsable (s) de la aplicación del procedimiento.

4. DOCUMENTOS APLICABLES

Listar otras referencias bibliográficas que se requieran para realizar la actividad descrita
o formen parte de consideraciones legales aplicables.
(Ej.: Normas, Textos afines, papers, etc.).

5. TERMINOLOGIA

Definir términos necesarios para aclarar las actividades descritas en el documento.

6. EQUIPOS E INSTRUMENTOS

Sólo en caso aplicable.

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6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Describir en forma secuencial la actividad que da origen al Procedimiento, considerando

los participantes, qué hacen, cómo se hace, cuándo y dónde. Para este efecto, se pueden
utilizar relatos descriptivos, indicaciones paso a paso, diagramas de flujo, etc., de forma
que permitan describir detalladamente las actividades que componen el proceso.

Los instructivos sólo describen en forma detallada el COMO se realiza una actividad
específica.

8. REGISTROS
Listar aquella documentación que se genera como resultado de la actividad descrita y
que permite demostrar la ejecución de ésta.

9. ANEXOS
Formatos o formularios necesarios que se requieren en forma complementaria y
permitan aclarar y/o reforzar una actividad.

10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO:

Se informa(n) la(s) modificación(es) que el documento tiene en el tiempo, para lo cual,
se emite una nueva revisión, aplicable solo a partir de la primera modificación.

Fecha Descripción de las Modificaciones Versión

11. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Se informa(n) la(s) modificación(es) que el documento tiene en el tiempo, para lo cual,
se emite una nueva revisión, aplicable solo a partir de la primera modificación.
Área Receptora Encargado del Documento Versión

ISO 9001: 2015 - Desarrollar y Emitir Documentos DOCUMENTO CONTROLADO