PROCEDIMIENTO OPERATIVO

ESTANDARIZADO - POE

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ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

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 PROCEDIMIENTO OPERATIVO Código: POE-ECD-01
ESTÁNDARIZADO
Fecha: 18/09/2023
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1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que se deben seguir para la generación, actualización,

revisión, aprobación, modificación y distribución de los documentos necesarios para el
presente Manual de Buenas Prácticas de Manufactura.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos generados por la empresa “APARMASH” como son los
procedimientos, registros, instructivos, especificaciones técnicas y programas que se
necesiten en un futuro.

3. RESPONSABLES

Gerente: es la persona que aprobara o modificara la creación de un nuevo documento para

la microempresa. Personal operativo: son las personas responsables de la revisión y
cumplimiento de lo que especifica cada documento generado.

4. DEFINICIONES

Documentos: escrito que ilustra acerca de un hecho que puede comprobar o acreditar
alguna cosa.

Instructivos: son documentos escritos usados para guiar diferentes tareas de forma
ordenada, lógica y secuencial. Procedimientos: método específico para ejecutar una serie
de actividades de manera eficiente.

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Instructivos: son documentos escritos usados para guiar diferentes tareas de forma
ordenada, lógica y secuencial.

Procedimientos: método específico para ejecutar una serie de actividades de manera

eficiente.

Programas: son documentos que describen actividades que son ejecutadas de forma
secuencial y simultaneas por el equipo de trabajo para cumplir un objetivo.

Procesos: son el conjunto de actividades que están relacionadas e interactúan para

transformar un elemento de entrada en un resultado.

Registros: documentos que facilitan la evidencia de todas las actividades realizadas en la

planta.

5. FRECUENCIA

Las veces que se necesite generar, actualizar, revisar, aprobar, modificar y distribuir un
documento.

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Generación y modificación de documentos

 Cualquier personal que sea trabajador de la microempresa puede describir cual
es la necesidad de generar un nuevo documento o la actualización de una ya
existente, lo que debe ser comunicado al jefe encargado.

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6.2. Generación y modificación de documentos

 Una vez notificado al jefe encargado se debe comunicar al gerente de la
microempresa, el porqué de la generación del documento y agendar una
reunión.

 En la reunión se debe elaborar el borrador del documento que se necesita,

siguiendo los formatos para la generación de los documentos y enviarlo para
otra revisión.

 Finalmente, una vez corregido el borrador, elaborar el documento y darle un

código: e ingresarlo al Listado maestro de documentos.

6.3. Difusión, distribución y control de documentos

 La distribución de los documentos se realizará conforme al área que
corresponda y se llevará un registro.

 El personal deberá ser capacitado sobre el manejo correcto de la documentación

generada.

 Se deberá tener un control apropiado de los documentos mediante un registro de

control de documentos vigentes y obsoletos.

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6.4. Formato de los documentos

6.4.1. Encabezado
En cada hoja de deberá colocar un índice de procedimiento

Código:
LOGOTIPO DE LA Fecha:
EMPRESA TITULO DEL Edición:
PROCEDIMIENTO Revisión:
Página: N de NT

6.4.2. Cuerpo
Todos los documentos deberán contener la siguiente información:
 Objetivo
 Alcance
 Responsables
 Definiciones
 Frecuencia
 Procedimientos
 Registros
 Acciones correctivas “cuando sean necesarias”

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6.4.3. Pie de página

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6.5. Nomenclatura para códigos de identificación

Tipo de documento

 [I] Instructivo
 [P] Procedimiento
 [PR] Programas
 [ ET] Especificaciones Técnicas
 [R] Registros Microempresa
 [ MB] APARMASH

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Áreas

 [DC] Documentación
 [CP] Capacitaciones al personal
 [CC] Control de calidad
 [OCC] Prevención de contaminación cruzada
 [CPG] Control de plagas
 [PRO] Producción chocolates
 [CDS] Control de desechos sólidos
 [MST] Manejo de sustancias tóxicas
 [HP] Higiene personal
 [RMP] Recepción y almacenamiento de materia prima
 [MCE] Mantenimiento y calibración de equipos
 [TRA] Trazabilidad
 [PNC] Productos no conformes
 [SA] Suministro de agua
 [LDA] Limpieza y desinfección de áreas
 [LDE] Limpieza y desinfección de equipos y utensilios
 [LDI] Limpieza y desinfección de instalaciones sanitarias
 [LDM] Limpieza y desinfección de medios de trasporte

6.5.1. Nomenclatura para códigos de identificación

 Todos los documentos deberán ser identificados con una serie de 3
dígitos, siguiendo los números dentro del manual, por ejemplo: 001, 002
y 003.
 El número de la edición 1 va a corresponder a la creación del documento
y su revisión será identificada con el número 0.
 El número de páginas será colocado según el total de las páginas del
documento.

7. REGISTROS

 RMB-DC-001 Registro de control de documentos vigente

 RMB-DC-002 Registro de control de documentos obsoletos

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documento documento elaboración revisión

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