CASO PRACTICO CLASE 4

ENUNCIADO

LUIS CARLOS VILLAMIZAR GARZÓN

LUCAS ADOLFO GIRALDO RÍOS CLAUSTRO

GESTIÓN DE PROYECTOS II

2022
 Enunciado

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una herramienta fundamental

para conseguir el involucramiento de los interesados a través del desarrollo de estrategias adecuadas

de comunicación con los mismos.

Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario efectuarse las siguientes

consideraciones:

• ¿Quién necesita información?

• ¿Qué información necesita?

• ¿Cuándo necesita la información?

• ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?

• ¿Quién va a distribuir la información?

• ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?

Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma información, por tanto,

resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto, analizar muy bien las necesidades de

comunicación de cada interesado y desarrollar las estrategias adecuadas para cumplir sus

expectativas.

El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un

proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar en los proyectos en los que esté o haya estado

involucrado. Como aún queda mucha materia por estudiar en el Máster, no será posible elaborar una

matriz completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de la gestión de integración, alcance,

cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz debe incluir la información principal que

debería distribuirse a los principales interesados del proyecto relacionadas con esas áreas.
 Solución al caso práctico

GESTIÓN DE PROYECTOS II
Establecer e identificar el flujo de la comunicación, para establecer las dinámicas de la misma en la Firma, interna y externamente, para
OBJETIVO
divulgar los actos administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
Nivel de Responsable Metodología Frecuencia de
Información Contenido Formato Grupo Receptor Canal
Detalle de Comunicar o Tecnología Comunicación
Todos los Reunión
Inicio del proyecto Acta de constitución Word Bajo Gestor proyecto Plantilla Una sola vez
interesados presencial
Interesados clave
Línea base del alcance Word Alto Gestor proyecto + Equipo de Plantilla Email Una sola vez
trabajo
Planificación Interesados clave Una sola vez
Plan de dirección del
Word Alto Gestor proyecto + Equipo de Plantilla Email (posteriormente se
proyecto
trabajo comunican cambios)

Equipo de Cumplimentar Imputado en

Datos de desempeño Ficha Medio Gestor proyecto herramienta Diario
trabajo formulario
Avance proyecto de PM
Informe de Reunión
Word Medio Gestor proyecto Cliente Plantilla Mensual
seguimiento presencial
Interesados clave Publicado en Semanal (o antes si
Plan de dirección del Cumplimentar
Cambios Ficha Medio Gestor proyecto + Equipo de herramienta hay cambios
proyecto actualizado formulario
trabajo de PM urgentes)
 Aplicación Práctica del Conocimiento

La Matriz de Comunicación es una herramienta de evaluación diseñada para determinar con exactitud

cómo se comunica un individuo y para proporcionar un marco conceptual para determinar objetivos

de comunicación lógica.

Así mismo se logra comprender que la matriz permitirá que la comunicación fluya en pro de favorecer

la mejora continua del proyecto y así mismo los que vengan más adelante, pues al tener un equipo de

trabajo compacto y que se entienda el proyecto podrá tener éxito

 Referencias

Corporación Universitaria de Asturias. Gestión de las Comunicaciones. https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_ii/clase4_pdf1.pdf.