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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Control de Revisiones Efectuadas al Documento

N° Rev. Fecha Descripción del Cambio

Noviembre Primera Edición con el cambio de la codificación al Sistema de Gestión

0 de la Calidad ISO 9001:2000, Revisión General
2003

Distribución (Áreas y/o Cargos)

 Gerente de Filial
 Vendedor al Detal
 Calidad

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Efectiva:

Nombre: J. Castro Nombre: J. Castro Nombre: F. Medina
Octubre 2003
Firma: Firma: Firma:
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1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para controlar los documentos establecidos en el Sistema de Gestión
de la Calidad de la organización.

2. ALCANCE:
Aplica para TODOS los documentos relacionados con el SGC de la empresa, exceptuando los
registros de la calidad.

3. DEFINICIONES:
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento

documentado, plano, informe, norma.

MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que específica el sistema de gestión de la calidad de una

organización .

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO: Documento que enseña cada uno de los pasos que se deben
cumplir para lograr el objetivo esperado en una operación en particular.

FORMULARIO/ FORMATO: Documentos que contienen datos fijos y espacios en blanco para ser
llenados con información variable, utilizada en los procedimientos, instrucciones de trabajo, etc. Una
forma puede constar de una o varias copias, que pueden tener destinos o usos diversos.

4. RESPONSABLES:
 Coordinador de la Calidad
 Responsable del Proceso (Gerente, Jefe, Supervisor del Area)

5. FRECUENCIA:
Cada vez que se elabore, modifique o elimine un documento.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Responsable del Proceso
6.1. Cuando requiera la incorporación, modificación o anulación de un documento efectúa el
requerimiento a través del formato “Solicitud de Elaboración, Modificación o Eliminación de
Documentos” a la Coordinación de la Calidad.
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Con el fin de mantener uniformidad en la presentación de las descripciones de proceso,

procedimientos, instrucciones de trabajo y planes de la calidad, se estructuran según lo
establecido en el Anexo 1: Estructura de Documentos. El Manual de Gestión de la Calidad
tomara la estructura definida en la norma COVENIN–ISO TR 10013 “Directrices para la
Documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad”.
Para otros documentos, tales como: formatos, especificaciones, los mismos mantendrán una
estructura libre y deben contener como mínimo los siguientes campos
Logo OXICAR
Código
Nombre

Coordinador de la Calidad
6.2. Asigna código al documento controlado (en caso de ser nuevo), cumpliendo con la estructura
descrita en el Anexo 2: Codificación de Documentos

REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS (NUEVOS O MODIFICADOS)

Coordinador de la Calidad
6.3. En conjunto con el Responsable del Proceso, documentan el requerimiento cuidando que se
ajuste a las exigencias del usuario y a su vez al sistema.
6.4. Transcribe o actualiza el documento y procede a entregarlos a los Responsables del
Proceso (cargos autorizados) para su revisión y aprobación según se indica a continuación:
Nota: La elaboración del documento la designa el Responsable del proceso.

Tipo de Documento Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Coordinador de la Coordinador de la
Manual de Calidad Gerente del Área
Calidad Calidad
 Procedimientos,
Instrucciones de Designado por el Coordinador de la
Gerente del Área
trabajo, Plan de la Area Calidad
Calidad

Tipo de Documento Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Designado por el Coordinador de la
Otros Documentos Gerente del Área
Area Calidad

 En ausencia del Coordinador de la Calidad, el Gerente del área firmará los

documentos en señal de revisión.
DISTRIBUCIÓN
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Coordinador de la Calidad
6.5. Para la distribución fotocopia el documento en función de la distribución definida por el
responsable del proceso e indicada en la primera página de estos, coloca sello de COPIA
CONTROLADA en la primera página y lo entrega, dejando constancia de la entrega en un
memo. El original del documento se mantiene en la Coordinación de la Calidad.

CONTROL DE DOCUMENTOS
Coordinador de la Calidad
6.6. El Manual de la Calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo, se les podrá realizar hasta
un máximo de CINCO (5) revisiones y posteriormente cambiar la edición, identificando la
descripción del cambio en la portada. En caso de ser modificado radicalmente el documento
se pueden omitir las revisiones y pasar a la siguiente edición. Un documento nuevo se iniciara
con la revisión CERO (0) – Edición UNO (1).
6.7. Para el caso de formatos, se identifica el cambio indicando la fecha efectiva de aprobación y el
N° de revisión. El mismo no mantendrá un limite de revisiones.
6.8. Cuando la solicitud es por anulación o modificación de un documento controlado, procede a
retirar y destruir todas las copias controladas que existan del documento.
6.9. Identifica el cambio del documento en la portada, garantizando la revisión y aprobación del
Ultimo cambio con las firmas de los responsables del proceso (cargos autorizados).
Los documentos son preservados adecuadamente a fin que permanezcan legibles y
fácilmente identificables, en caso que esto no sea así, el responsable del área debe solicitar
una nueva copia del documento y sustituir la copia dañada.
La portada de revisión y aprobación de los formatos, se mantendrá en la Coordinación de
Calidad, ya que el mismo son anexo de los documentos.
6.10. Actualiza la “Lista Maestra de Documentos” que contiene toda la información relacionada a
este.
Responsable del Documento
6.11. Aquellos documentos obsoletos que por cualquier razón (legales o de preservación del
conocimiento) se requiera conservar, se identifica con un sello húmedo “Anulado” y los
mantendrá resguardado por el tiempo que se considere necesario.

DOCUMENTOS EXTERNOS
Coordinador de la Calidad
6.12. Mantiene una “Lista de Documentos de Procedencia Externa” actualizada donde se refleja
toda la documentación externa utilizada en la empresa.
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6.13. Para verificar que se mantienen las ultimas ediciones de los documentos de procedencia
externa, realiza al menos una (1) verificación al año a través de internet o consultas telefónicas
directas con los entes emisores, con el fin de tener la información de las actualizaciones o
últimas ediciones de los documentos utilizados por la empresa.

7. REFERENCIAS:
COVENIN-ISO TR 10013 Directrices para la Documentación de Sistemas de Gestión de la
Calidad

8. ANEXOS:
Anexo 1: Estructura de Documentos
Anexo 2: Codificación de Documentos
CAL-P.01-F01 Solicitud de Elaboración, Modificación y/o Eliminación de Documentos
CAL-P.01-F02 Lista Maestra de Documentos
CAL-P.01-F03 Lista de Documentos de Procedencia Externa