CODIGO: LP-PC-SIG-01

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Ing. Alven Zabala Lcda. Adriana Morales Ing. Antonio Luzardo
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OBJETIVO
Establecer los requerimientos y las responsabilidades para mantener la documentación del
SG, que deben controlarse por LAGO PACK, con la finalidad de crear, identificar, describir,
revisar, actualizar y aprobar, toda la documentación definida como información
documentada, esto con la finalidad de asegurar que cada usuario disponga de la versión
vigente que requiera en su área de trabajo.

ALCANCE
Este procedimiento es aplicable de acuerdo a lo establecido en la cláusula 7.5 Información
documentada de la Norma ISO: 22000:2018 en su versión vigente para toda la información
documentada que se generen en el S.G.I.A LAGO PACK

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

S.G.I.A: Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria

Creación (Elaboración): Es definir, diseñar, idear, planear, modelar un documento que se
considere necesario para la eficacia de los sistemas entre ellos pudiésemos tener
(procedimiento, instrucción de trabajo,formulario, planes, fichas, flujogramas)

Revisión: Determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr

unos objetivos establecidos.

Actualización: Se actualiza un documento cuando se adicionan funciones, tareas,

formularios, instrucciones de trabajo, actualización de normas, entre otros al documento que
se encuentra en vigencia.

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

Información Documentada Controlada: Es aquel documento o registro que por la

información contenida o por la instrucción que genera, puede afectar la calidad de los
productos o servicios. El control de estos documentos asegura al usuario la disponibilidad de
la versión vigente. Los documentos controlados se identifican con un sello húmedo en los
casos en los que el documento sea emitido en forma física, para el electrónico no es
necesario, esto indica la condición del documento y su número de copia.

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Información Documentada de Origen Externo: Son documentos, registros y datos

generados por organizaciones externas a LAGO PACK, que pudiesen afectar la
organización y métodos.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instrucciones de Trabajo: Es el documento que establece la descripción de las actividades

paso a paso (tareas).

Información Documentada del Proceso: Conjunto de procedimientos relacionados,

formularios, ficha, ciclo de mejora o caracterización e indicadores asociados a un proceso.

Receptor: Persona que recibe el documento, Instrucción o cualquier información de los

sistemas de gestión declarada como documentación para LAGO PACK. Esta deberá estar
incluida en el registro de distribución de documentos.

Responsable de la Creación o Actualización: Persona que crea, revisa, actualiza los

documentos de La organización y métodos de LAGO PACK .

Responsable de Aprobar el documento: Persona que aprueba los documentos de los

sistemas de gestión, autorizando de esta manera su uso y divulgación en la empresa.

Revisión del Documento: Es la actividad mediante el cual el documento es analizado en

cuanto a forma, fondo o ambos, basado en observaciones resultado de su aplicación o
mejora. El documento puede ser total o parcialmente modificado, sin embargo, la revisión no
origina necesariamente una actualización.

Revisión de Forma: Es la actividad que permite corregir errores que podrían ocasionar una
mala interpretación del documento sin que el producto o servicio se vea afectado en sus
características de calidad. La corrección no tiene que efectuarse de forma inmediata, se
puede realizar cuando el responsable del proceso lo considere pertinente de acuerdo a lo
declarado

Revisión de Fondo: Es la actividad que permite corregir conceptos, cambiar metodología

de aplicación, formulas, redacción confusa, omisiones y obsolescencias técnico-científicas
donde el producto o servicio que se vea afectado en sus características de calidad. También
puede ser causado por modificaciones que experimenten las normas o reglamentos en los
cuales está basado el documento. Las correcciones producto de esta revisión deben
efectuarse inmediatamente. El control de estas revisiones se muestra en la forma “Registro

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de Revisiones Efectuadas” en la portada de cada documento indicando específicamente la

revisión en la Pág. Nº de cada documento.

Tipos de Documentos de los Sistema de Gestión: Guía de Implementación del SG, fichas
de procesos, ciclos de mejora, procedimientos, Instrucciones de trabajo, registros,
formularios, BPM, POES, HACCP entre otros.

Usuarios Involucrados: Toda aquella persona que utiliza el documento.

RESPONSABILIDADES Y REVISIONES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO

CUSTODIA, REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN

APROBACIÓN Presidente

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTO
 Creación y Actualización de Documentación
SECUENCIA DE
Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
Entre las causas que originan la
creación, revisión o actualización de
un documento se encuentran:

1. Información documentada
requerida por la organización para
los sistemas de calidad e
inocuidad, por los procesos, por
requisitos de norma, por
Detecta la necesidad requisitos de las partes
de crear, revisar o interesadas.
actualizar, un 2. Aquella información que la
documento. organización determina como
1 Solicitud de Creación, necesaria para la eficacia de un
sistema de gestión.
Revisión o Cualquier usuario
3. Auditorías Internas o de Terceras
Actualización de partes.
Documentos 4. Cambio en Metodología y
FOR-SIG-06 prácticas de la organización.
5. Necesidades de los procesos.
6. Mejoramientos de proceso.
7. Reclamos.
8. Revisiones por la dirección.
9. Cambios organizacionales.
10. Nuevas funciones.
La solicitud de crear, revisar o
actualizar un documento se registra
en el formulario M-LP-SIG-01-R1
Envía el documento al responsable de
solicitar la revisión, para que incluya
los cambios solicitados y
posteriormente, efectúa el análisis del Coordinador de Método y
cambio con los involucrados en el organización.
Revisa y analiza si la proceso.
2
solicitud es procedente.
En el caso de que la solicitud esté
relacionada con la elaboración de un
nuevo documento se continúa con el
paso siguiente.

3 Levanta información del Deben considerarse los formularios

documento y propone que intervienen en los documentos,

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SECUENCIA DE
Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
en cuanto a la inclusión, eliminación o
mejora al momento de elaborar o
actualizar los documentos.
Si el documento que hace referencia
al formulario es actualizado, pero no
requiere la modificación del mismo, el
formulario no debe cambiar de
mejoras, si lo considera Cualquier usuario
número de revisión.
necesario.
Cada vez que el formulario es
actualizado debe cambiarse la fecha
de revisión que acompaña el código
de la misma.
Los cambios en los formularios no
afectaran la emisión y revisión del
procedimiento que los contiene.
4 Crea borrador del
Documento. Identificación y descripción del
Documento: La asignación al
documento del código requerido para
su control es responsabilidad del
coordinador de organización y
métodos que realiza mediante lo
establecido en el Anexo Nº
1Lineamientos de Identificación de
Documentos.

Los aspectos que deben considerarse

al momento de elaborarse se
describen en los Anexo Nº. 2
Recomendaciones de Tiempos
Verbales y Tipo de letra para las Cualquier usuario.
diferentes secciones de los
documentos. Los documentos a
considerar son:

1. Guía de Implementación.
2. Información documentada del
proceso.
3. Procedimientos.
4. Procedimientos Operativos-
POES
5. Buenas Prácticas de

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SECUENCIA DE
Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
Manufactura- BPM
6. Sistema de Análisis de Peligros y
Puntos Críticos de Control
(HACCP)
7. Instrucciones de trabajo.
8. Fichas de Proceso, Fichas de
Indicadores.
9. Ciclo de Mejora Continua.
10. Entre otros.
El formato de los Documentos:
Los documentos podrán estar en
medio físicos y/o electrónicos, cada
usuario por su uso definirá los medios
de soporte y establecerá la forma
según los lineamientos declarados en
el Anexo Nº. 2 Recomendaciones
de Tiempos Verbales y Tipo de
letra para las diferentes secciones
de los documentos.
Se debe revisar en detalle el
documento, actividades,
responsables, distribución, tiempo de
archivos, formularios asociados, y las
mejoras o cambios incorporados en el
mismo. Responsables de la
En los casos en que sea efectuada elaboración o
una reunión de revisión y validación actualización del
del documento, se podrá dejar documento, usuario,
Revisan y Validan el registro de los cambios en el borrador Coordinador de
Documento, de del documento que corresponda en organización y métodos.
5 acuerdo a la físico o electrónico según sea el caso,
conveniencia y así como también en registros de
adecuación. mesas de trabajo, minutas de
reuniones, entre otros.
Cuando no sea necesario efectuar
reuniones de revisión y validación, se
podrá dejar evidencia de la actividad
a través del correo de revisión emitido
por el responsable del proceso, donde
se esté revisando y validando la
emisión del documento o los
documentos asociados.

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SECUENCIA DE
Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
De existir
observaciones se
En caso de ser necesario se ajusta el
ajusta el documento y El Sistema Integrado de
documento de acuerdo con las
6 se emite una versión Gestión responsable de la
observaciones realizadas.
formal del mismo para elaboración o
su revisión y actualización del
aprobación. documento.

Identificación del Cambio:

Asegura que los cambios son
identificados en el documento, ya que
cualquier cambio que sea incluido en Sistema Integrado De
el documento se sombreara con el Gestión
Revisa el documento, color Naranja, para que la nueva
se asegura que se información sea identificada
identifican los cambios fácilmente, siempre y cuando sea el
7 y el estado de versión último cambio (Solo en caso de
vigente de los información contenida en
documentos y gestiona procedimientos, instrucciones,
su aprobación. manuales; ya que en los casos de
formularios y guías esta condición no
aplica).
Identificación del estado de versión
vigente del documento:
Una vez identificado el cambio en el
documento se realiza el cambio de
8 Aprueba el documento Responsable de la Aprobación del Responsable de la
de acuerdo a la documento. Aprobación del
conveniencia y Se asegura que los líderes o documento.
adecuación. responsables de revisar los
documentos hayan registrado la firma
correspondiente en el
M-LP-SIG-01-R2 Registro de Firmas
para Revisión y Aprobación de
Documentos. En caso de ser
necesario solicita una ronda de
validación con los usuarios
involucrados.

Las firmas de revisión/aprobación de

los documentos se mostrarán en el

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Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma

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SECUENCIA DE
Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
M-LP-SIG-01-R2 Registro de Firmas
para Revisión y Aprobación de
Documentos, el cual deberá ser
actualizado solo en los casos de que
cambien los responsables de revisar
y/o aprobar los documentos.
Hasta tanto no sufra cambios los
documentos se mantienen los mismos
niveles de revisión/aprobación.
En el caso de los documentos
originales serán ubicados de forma
electrónica y no será necesario que
se incluya la firma de revisión-
aprobación por parte de los
responsables involucrados, ya que se
dejará registro en físico de dichas
firmas en las portadas de los
documentos, las cuales serán
custodiadas por el coordinador de
organización de métodos
También se deberá llenar el
“Registro de revisiones
efectuadas” y los “niveles de
revisión y aprobación”, que aparece
en la portada de cada documento.

Para los archivos en formato

electrónico, no será necesario dejar
evidencia de las firmas de revisión y
aprobación de los mismos. Las
responsabilidades de revisión y
aprobación se definen en el punto Nº
4 de cada documento.
9 Actualiza Lista Maestra Para mantener el control de los Sistema Integrado De
de Documentos y/o de documentos se llena la FO-OM-02 Gestión
Formularios. Lista Maestra de Documentos
Controlados, la cual contiene las
revisiones actualizadas de los
documentos, los formularios se
controlan a través de la M-LP-SIG LM
Lista Maestra de Documentos

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SECUENCIA DE
Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
Controlados.
Los originales son custodiados por el
Controla documento coordinador de organización y
Sistema Integrado De
10 Original. métodos, de forma física estarán
Gestión
dispuestas en su sitio de uso
asignado.
Para asegurase que los
documentos se preservan, se
conservan y permanezcan legibles,
es necesario:
1. En el caso de documentos
fotocopiados, debe evidenciarse al
momento de la reproducción que
el documento puede leerse con
claridad en toda su extensión.
2. En el caso en que los documentos
sean entregados en físico a
personal de otras áreas, clientes o
Asegura la proveedores, se sugiere que los
preservación, mismos sean resguardados en
hojas protectoras plásticas a fin de Sistema Integrado De
conservación de los
11 asegurar el debido resguardo y Gestión
documentos y que
tratamiento.
permanezcan legibles.
3. En el caso de documentos
entregados por el proveedor, debe
evitarse copias de copias, a fin de
garantizar la perdida de legibilidad
del documento.
Otro aspecto que permite garantizar
la legibilidad de los documentos de la
organización y métodos de LAGO
PACK, es la disposición en la red a
través del medio electrónico, el
tamaño y tipo de letra dispuesto para
los documentos facilitan su legibilidad.
Electrónico:
La distribución de los documentos
actualizados y publicados a través de
la red se realizará mediante
comunicación vía email a fin de que
Distribuye originales o se reconozcan los cambios en sus Sistema Integrado De
14 copias controladas puntos de uso. Gestión

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Nº METODOLOGIA RESPONSABLE
ETAPAS
Nota: Los documentos en electrónico
ubicados en la red son documentos
originales controlados por el
coordinador de organización y
métodos.
Recuperación:
Documentos electrónicos: la
recuperación se efectúa realizando
respaldo de toda la documentación
para garantizar su recuperación
cuando sea necesario.
Documentos en físico: La
recuperación de los documentos
impresos es realizada según el tipo
de documento:
a. Si el documento fue emitido por un
ente externo entonces se
recuperará solicitándole una copia
de esta documentación.
b.Los documentos emitidos por la
organización que tengan un interés
particular por su importancia e
impacto en los sistemas de gestión,
serán recuperados de manera digital
cuando estos sean escaneados o en
impreso se ubica una fotocopia del
mismo.

CONTROL DE REGISTROS
 M-LP-SIG-LMDC Lista Maestra de Documentos Controlados
 FO-OM-07 Registro de Firmas para Revisión y Aprobación de Documentos
 FO-OM-06 Solicitud de Creación, Revisión o Actualización de Documentos

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ANEXOS

AnexoNº1: Lineamientos de Identificación de Documentos

Este anexo muestra la estructura establecida para la codificación de la organización y métodos

de los Documentos de Gestión de Inocuidad y Calidad de LAGO PACK

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:

LP-XX-YY-ZZ
LP: Abreviatura Lago Pack.
Dónde: XX: Tipo de documento
XX: Esta opción está construida para definir el tipo de documento.

YY: Está construido con dos siglas dependiendo del proceso.

ZZ: Numero consecutivo del tipo de documento (Procedimiento, Instrucción de Trabajo,

registro).

LP XX YY

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Indica Tipo de Documento

PC: Procedimiento.
IN: Instrucción de Trabajo.
FO: Formulario.
FT: Ficha técnica de equipo.
PA: Plan de Ambiente
PH: Plan de HACCP.
FI: Ficha del Indicador.
CM: Ciclo de Mejora Continua.
FP: Ficha de Procesos.
DC: Descripción de Cargo.
PP: Programa de Prerrequisitos.
Indica Nombre de la
PO: Procedimientos Operativos
Empresa
PS: Procedimientos Operativos
Estándar de Sanitización.
LAGO PACK
BP: Buenas Prácticas de
Manufactura.
MA: Manual .
AP: Análisis de Peligro
FP: Ficha Técnica de Productos
DF: Diagrama de Flujo
ES: Especificaciones de calidad.
FC: Formación de Capacitación
Indica a que Proceso pertenece
el documento:
CN: Contraloría
VM: Ventas y mercadeo
TH: Talento Humano.
MI: Mantenimiento Industrial
SG: Servicios Generales.
SS: Servicio de Seguridad y
Salud Laboral.
PD: Producción
SA: Sanitación
SIG: Sistema de Gestión
AC: Aseguramiento de la
calidad.
CP: Compras y Procuras.
EA: Empaque, almacenamiento
y carga
IT: Informática &
Telecomunicaciones.
SI: Seguridad Interna
EI: Exportación e Importación
CO: Comercialización
AS: Gestión ambiental, social y
relaciones institucionales.
AL: Almacén
DI: Dirección

ZZ
Numero consecutivo del tipo de documento (Procedimiento, Instrucción de Trabajo, registro).

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