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CONTROL DE DOCUMENTOS
ISO – 9001:2008

Registro de Cambios y Actualizaciones

Numero de
Fecha de Numero de
Paginas Descripción del Cambio
Modificación Revisión
Modificadas

Nombre Cargo Actividad FIRMA

Ing. Dagoberto Toledo Rodríguez Gerente de Aseguramiento de Calidad Reviso

Ing. Ausencio Tapia Vargas Director General Aprobó

Uso exclusivo de control de documentos.

Copia controlada ( ) Numero de copia Controlada : Asignada a :

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1. OBJETIVO

Describir la metodología a seguir para el control y distribución de los documentos del Sistema
de Calidad.

2. ALCANCE

Aplica a todas las áreas funcionales involucradas en la operación del Sistema de Calidad y a
todos los procedimientos y documentos inherentes al Sistema de Calidad de MEHISA.

3. REFERENCIAS Y DEFINICIONES

3.1 Referencias.
Manual de Calidad, código ASC-M-01.

3.2 Definiciones.

 Documento.
Información y su medio de soporte.

 Lista Maestra de Documentos.

Es el medio que sirve para controlar e identificar el estado actual de los documentos del sistema
de calidad.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Es responsabilidad del encargado de Control de Documentos:

 Establecer, distribuir y controlar el presente procedimiento.
 Distribuir y controlar la documentación generada del sistema de calidad.
 La elaboración y actualización de la lista maestra de documentos.
 El retiro de documentos obsoletos.
 El resguardo de los registros de calidad indicados en este procedimiento.
 Ser el vínculo con la oficina en sitio para él envió de documentos.
 Ser el medio de recepción y distribución de información propiedad del cliente.
 La revisión del presente procedimiento para mejora del mismo.

4.2 Es responsabilidad del Gerente de Aseguramiento de Calidad:

 Asignar el código correspondiente a los documentos del sistema de calidad.

4.3 Es responsabilidad de los Gerentes o Jefes de Áreas que tengan asignadas actividades
relacionadas con el sistema de calidad.
 La elaboración de sus documentos aplicables al sistema de calidad.
 Solicitar el código correspondiente del documento a emitir, a Aseguramiento de Calidad.
 Proporcionar sus documentos debidamente revisados y aprobados a Aseguramiento de
Calidad para su distribución y control.
 Proporcionar copia de sus documentos a las personas de su área que así lo necesiten,
dichas copias deberán ser controladas. (ver 5.2.5.2)

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4.4 Es responsabilidad de todos y cada uno de los usuarios de la documentación:

 La aplicación de los documentos en última versión.
 Mantener la documentación en el lugar de aplicación.
 El solicitar los cambios y/o revisiones a los documentos que consideren convenientes.
 Cuando reciban documentación de terceros que se involucre en el producto, servicio o
sistema de calidad entregarla al departamento de Control de Documentos para su correcto
control.
 Controlar las copias que se generen de los documentos controlados.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Documentación a controlar.

Los documentos a controlar pueden estar en la forma de copia en papel, en medios electrónicos
o en cualquier otro medio.

5.1.1 Documentación interna.

La estructura documental que soporta el sistema de calidad y que debe ser controlada es la
siguiente:

NIVEL I • MANUAL Y POLITICA DE CALIDAD

NIVEL II • PLAN DE CALIDAD

• PROCEDIMIENTOS GENERALES

NIVEL III • INSTRUCCIONES

• METODOS ESPECIFICOS DE TRABAJO

NIVEL IV • REGISTROS DE CALIDAD

 Se deberá distribuir copia de estos documentos de acuerdo a matriz de distribución.

También se deberán controlar la Orden de Trabajo y los Planos de Taller (cuando por términos
contractuales se tengan que elaborar) y la distribución de copias será de la siguiente manera:

 Orden de Trabajo: Comercialización, Control de Costos, Construcción, Control de Calidad,

Administración, Almacén y Compras.

 Planos de Taller: Construcción, Control de Calidad y aquellas que justificadamente los

necesiten.

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5.1.2 Documentación externa.

5.1.2.1. El Departamento de Control de Documentos deberá elaborar una lista maestra de los
documentos externos que entregue el cliente tales como: planos de diseño, especificaciones,
contratos, etc.

5.1.2.2. La distribución de copias será de la siguiente manera:

 Planos de Diseño: A ingeniería y subcontratistas cuando se requiera elaboración de

planos de taller a Construcción y Control de Calidad, cuando no se requieran planos de
taller y se tenga que fabricar con estos.

 Especificaciones: Construcción, Control de Calidad e Ingeniería.

 Contratos: Comercialización, Control de Costos, Construcción, Recursos Humanos y

Administración.

Esta documentación se entrega mediante una carta transmita, código ASC-F-01.

5.1.2.3 El encargado del departamento de Control de Documentos, debe consultar

periódicamente con el cliente el estado actual de los documentos con el fin de evitar el uso de
documentos obsoletos y re trabajos.

5.1.2.4 En caso de una nueva revisión en los documentos del cliente, el departamento del
Control de Documentos procede a emitir copia de las nuevas revisiones a los departamentos de
construcción y control de calidad, retirar y/o cancelar la revisión anterior.

5.1.2.5 Cuando por términos contractuales se estén elaborando planos de taller, Control de
Documentos le emitirá al área de ingeniería copia de la revisión correspondiente de los
documentos que se consideren necesarios y en caso de nueva revisión deberá retirar y/o
cancelar la revisión anterior.

5.1.2.6 El documento original cancelado se deberá tener en custodia por el tiempo en que dure
el proyecto, por parte del departamento de control de documentos.

5.1.2.7 El encargado del departamento de Control de Documentos, debe controlar el número de

copias que distribuyen a cada responsable de área, por medio de una Lista maestra de
documentos código ASC-F-04.

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5.2. Aprobación y emisión de documentos.

Se deben de cumplir los siguientes lineamientos para la aprobación y emisión de documentos.

5.2.1 Codificación

El emisor del documento solicita al Gerente de Aseguramiento de Calidad un código alfa

numérico único para los documentos a elaborar.

El código se debe asignar de acuerdo a la siguiente estructura:

Área Código
Operaciones (construcción) CON
Comercialización COM
Maquinaria MAQ
Aseguramiento de Calidad ASC
Recursos Humanos REC
Almacén PRO
Montaje MO
Sistemas SI

Documento Código
Manual de Calidad M
Procedimiento general MEHISA P
Instrucción de trabajo MEHISA I
Formato F

El orden que debe seguir el código será el siguiente:

Ejemplo:

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5.2.2 Elaboración

El gerente que sea el principal responsable de alguna actividad, debe elaborar la documentación
requerida para cumplir con los requisitos del sistema de calidad de MEHISA de acuerdo a los
lineamientos estipulados en el presente procedimiento.
Si el documento es elaborado por medios electrónicos, el nombre del archivo debe ser igual al código
asignado al documento.

5.2.3 Revisión

Los documentos elaborados deben ser revisados, dicha actividad debe ser avalada con la firma
de la persona que revisa el documento utilizando para este fin el formato “Carátula para
procedimientos”, código ASC-F-02 que contiene un cuadro de referencia correspondiente a la
revisión en donde se registrara la evidencia de esta actividad.

5.2.4 Aprobación

Posterior a la revisión los documentos elaborados deben ser aprobados, dicha actividad será
avalada con la firma de la persona que aprueba el documento utilizando para este fin el formato
“Carátula para procedimientos”, código ASC-F-02, que contiene un cuadro de referencia
correspondiente a la aprobación en donde se registrara la evidencia de esta actividad.

5.2.5 Distribución

Posterior al proceso de aprobación, los documentos deben ser distribuidos por el encargado de
Control de Documentos, de la siguiente forma:
El emisor proporciona el documento original aprobado y el archivo electrónico ejecutable donde
este contenido dicho documento al Gerente de Aseguramiento de Calidad quien se hace cargo
de su control (resguardo del documento original), y a su vez de designa porque medio se
distribuirá el documento.

5.2.5.1 Distribuciones Interna

Una vez que el coordinador de control de documentos verifico que la documentación

recibida en sitio es correcta, procederá a realizar la distribución interna de la siguiente
manera:

Entregará 1 juego de cada transmittal recibido, solo para información al departamento

correspondiente según la distribución del gerente de sitio, ayudándose de una Bitácora de
Distribución código ASC-F-32, con el objetivo de que todo el personal este enterado de la
información disponible a la fecha.
Cada uno de los documentos del transmittal deberá contener el sello correspondiente.
Todos los documentos sin excepción, deberán llevar el sello de: COPIA CONTROLADA.

Los documentos con revisión A, B, C… etc., que identifican la ingeniería básica antes de la
aprobación para construcción no se destruirán excepto en casos especiales debidamente
autorizados con evidencia por parte de ingeniería.
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Cuando por alguna razón el personal solicite una reducción y/o ampliación de un
documento se colocara el sello SOLO PARA INFORMACION.

Es de suma importancia que en la caratula de cada Transmittal recibido, el coordinador de

control de documentos verifique que quede asentada la firma y la fecha de recepción del
supervisor de la disciplina del sitio, lo anterior con la finalidad de contar con un control de
las fechas de emisión y recepción de cada transmittal, lo cual además asegurara que la
documentación en sitio ha sido entregada y distribuida en tiempo y forma.

5.2.5.2 Distribución por medio de copia en papel.

a) El encargado de Control de Documentos se encarga de obtener las copias necesarias a

distribuir y posteriormente debe sellar las carátulas conforme a la aplicación y uso del
documento.
Los sellos reconocidos en el sistema de calidad de MEHISA son:

Sello (Leyenda) Uso

Documento Se utiliza para toda la documentación controlada del sistema de calidad, la
controlado cual es usada para desarrollar las distintas actividades del sistema de
calidad en MEHISA. El sello tiene un espacio donde se anota el número de
copia asignado.
Solo paraSe utiliza para la documentación no controlada y que su utilización es
información solamente de carácter informativo. Los documentos sellados con esta
leyenda en todas las hojas del documento, no se utilizan para realizar
actividades en MEHISA.
Se utiliza para toda la documentación obsoleta del sistema de calidad
Cancelado retenida para fines de consulta, los documentos serán sellados con esta
leyenda en todas las hojas del documento.

b) El color de la tinta para los sellos antes descritos debe ser contrastante con el documento. Los
sellos estarán bajo resguardo del encargado de Control de Documentos.

c) Para el manual de calidad, procedimientos e instructivos de trabajo una vez selladas las
carátulas se procede a la distribución utilizando el formato “Matriz de distribución”, código ASC-
F-05, la asignación de documentos la realizara el Gerente de Aseguramiento de Calidad.

d) El receptor del documento debe firmar de conformidad en la matriz de distribución, si el

encargado de Control de Documentos le entrega el documento por medio de copia en papel en
las siguientes condiciones:

 El documento tiene sellada la carátula.

 El documento está completo (carátula, contenido y anexos correspondientes).

 El documento es legible.

5.2.5.3. Distribución por medios electrónicos

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La distribución por medios electrónicos se realiza solo en el caso de los registros, ya que el resto
de los documentos que se encuentran dentro de la estructura documental de MEHISA, no se
distribuyen electrónicamente a menos que sean necesarios para algún proyecto o que el cliente
así lo solicite.

Los documentos extras como planos y O.T, se entregan a las áreas que correspondan con los
sellos aplicables y no se distribuyen de manera electrónica.

5.2.5.4 Copias de documentos controlados, en las diferentes áreas de la organización.

5.2.5.4.1 La persona que necesite sacar copias de algún documento controlado para poder
realizar y/o facilitarse la realización de sus actividades, deberá controlarlas mediante una lista
maestra y el número de control será el que asigna control de documentos más una letra
alfabética.

5.2.5.4.2 En caso de una nueva revisión se deberá repetir lo anteriormente descrito con el
documento de nueva revisión.

5.2.6 Elaboración de lista maestra.

El encargado de Control de Documentos debe establecer y actualizar una lista maestra,

utilizando el formato “Lista maestra de documentos”, código ASC-F-04, que refleje el estado
actual de ediciones y niveles de revisión de los documentos elaborados, distribuidos,
actualizados y controlados, dicho listado debe ser actualizado cada que cambie o se genere un
nuevo documento.

5.3. Cambios a documentos.

Los cambios pueden ser por revisión y/o actualización de los documentos (ver 5.6.)
Para realizar un cambio en algún documento deben seguirse los siguientes lineamientos:
a) Se identifica la necesidad de hacer cambios a un documento; estos cambios deben
solicitarse por los usuarios al Gerente de Aseguramiento de Calidad, explicando por qué la
necesidad de hacer el cambio.

b) Todas las necesidades de cambio a los documentos deben ser analizadas por el
responsable de la elaboración del documento y el Gerente de Aseguramiento de Calidad, en
caso de que la solicitud proceda, debe efectuarse el cambio. Si la solicitud no procede se le
debe explicar a la persona que solicito el cambio el porqué de la negativa.

c) Para realizar un cambio en un documento del sistema de calidad el emisor debe solicitar el
archivo electrónico donde viene contenido el documento al Gerente de Aseguramiento de
Calidad o al encargado de Control de Documentos y proceder a realizar dichos cambios,
posteriormente el emisor debe devolver al departamento de Aseguramiento de Calidad el
archivo electrónico conteniendo los cambios y el documento impreso debidamente firmado para
proceder a su distribución.

d) La naturaleza del cambio debe ser explicada de forma breve, en el recuadro destinado
para ese fin del formato “Carátula para procedimientos”, código ASC-F-02.

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e) Una vez efectuado el cambio y/o actualización debe efectuarse la distribución de los
documentos de acuerdo a lo descrito. en 5.2.5.

Las ediciones deben identificarse con números arábigos progresivos iniciando a partir del
número 0, las revisiones posteriores generadas por algún cambio y/o actualización se deben
identificar secuencialmente con números arábigos progresivos iniciando con el número 1,
cuando se llegue al nivel de revisión 6 se debe reeditar todo el documento.

Cuando algún documento sufre algún cambio, solo las áreas funcionales que tengan inherencia
en dicho documento tienen acceso a la información de respaldo que fundamenta su revisión y
aprobación, así también son responsables de actualizar los documentos de su área que se
vean afectados por los cambios y/o actualizaciones.

5.4. Control de documentos cancelados.

El encargado de Control de Documentos, se debe asegurar que los documentos obsoletos

sean retirados de todos los lugares de uso al momento de su actualización con el fin de que
solo los documentos a última edición y nivel de revisión estén disponibles en todos los lugares
donde son efectuadas operaciones esenciales para el funcionamiento efectivo del sistema de
calidad de MEHISA.
Cuando se genere un cambio y/o actualización, en caso de que el receptor de un documento no
reintegre el obsoleto, se le asignara una acción correctiva que tenga como objetivo el recuperar
dicho documento y prevenir la reincidencia de este problema.

Aquellos documentos que por condiciones de consulta, fines legales o a solicitud del usuario
requieran ser conservados, deben ser identificados como cancelados y custodiados, siendo
responsabilidad del encargado de Control de Documentos su identificación y de la persona que
necesite el documento de control.

5.5. Control de formatos.

5.5.1. Formatos que se emiten como registros de calidad de un procedimiento o

instructivo.
Para el control de este tipo de formatos se deben seguir los siguientes lineamientos:

a) Se deben de codificar de acuerdo a lo descrito en 5.2.1.

b) Su edición y revisión es independiente al procedimiento donde estén incluidos.
c) La información referente al formato debe ir en la parte inferior derecha del formato en
recuadros que indiquen el código y nivel de revisión.
Los formatos se controlan en una lista maestra de documentos.

5.5.2. Formatos que no tienen inherencia con ningún procedimiento.

Para el control de los formatos que no tienen inherencia con ningún procedimiento pero que
son necesarios para el funcionamiento del sistema de calidad y control de algunas actividades,
podrán ser utilizados en las diferentes áreas sin codificación, mas sin embargo es necesario
codificarlos para un mejor control de los mismos.

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5.6. Revisión y/o actualización de los documentos del Sistema de Calidad.

El Manual de Calidad y los Procedimientos del Sistema de Calidad, serán revisados y

actualizados cuando el usuario lo considere conveniente por cuestiones de mejora y/o
funcionalidad.

La revisión y/o actualización debe ser conforme a lo descrito en el punto 5.3 de este
procedimiento.

5.7. Almacenamiento y Conservación de Documentos

Los respaldos de archivos estarán adecuadamente protegidos contra la humedad, los animales
e insectos.

Los documentos del proyecto se deberán almacenar de la siguiente manera:

a) Guardar en archiveros y gabinetes todos los documentos del proyecto (planos,

especificaciones, procedimientos, dibujos, etc.)
b) Se creara un respaldo electrónico para una mayor seguridad de los documentos.

El coordinador de control de documentos será el responsable de garantizar que los archivos se

mantengan limpios, en orden y que estén bajo llave al final de cada jornada de trabajo hasta
que se completen las actividades del proyecto.

5.7.1. Disposición de los documentos.

Todos los documentos controlados internos y externos referentes a un proyecto, serán

conservados durante la vida del mismo, más 1 año y después de ese tiempo el responsable de
cada área que genero esos documentos evaluara si es factible su desecho o resguardo
permanente, si se eliminan físicamente, se conserva la copia en medios electrónicos, esto por
si en determinado momento se llegara a requerir de estos documentos.

5.7.2. Disposición final de los registros

El Control de los registros será llevado a cabo a través del nombre de identificación, además se
llevará un archivo electrónico de las últimas versiones de cada uno de ellos. Este respaldo
electrónico se realizara cada que se entreguen registros al cliente, esto como prueba de su
entrega. Los cuales se almacenaran en carpetas, contenidos en CD´s o Discos duros.

El personal asignado por la dirección general correspondiente a cada departamento, es el

responsables de la integridad de los registros generados por el personal a su cargo, por lo que
designan el lugar adecuado para la ubicación de los mismos evitando que puedan ser dañados,
perdidos o deteriorados.

Todos los registros en papel o electrónicos son clasificados físicamente por el generador (por
nombre, fecha, tipo de información u otra forma conveniente para el usuario) y ubicados en sitios
accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fácil y
oportuna recuperación.

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Los registros serán conservados durante la vida del mismo, más 1 año y después de esto los
responsables de área analizan cada tipo de registros y determinan si es conveniente su desecho.

El destino final, guarda permanente o eliminación de los registros, lo determinan los responsables
de área de acuerdo a su uso. Los registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que
se cumpla el tiempo de retención dispuesto, quedando el respaldo electrónico en caso de algún
inconveniente.

6. ANEXOS

Formatos de: Carta Trasmittal.

Formato de: Lista Maestra de Documentos.
Formato de: Matriz de Distribución.
Formato de: Bitácora de distribución.

7. REGISTROS DE CALIDAD

Descripción Código Tiempo de Disposición final

conservación
Lista maestra de ASC-F-04 Permanente Destruir obsoleto
documentos. actualizada
Matriz de ASC-F-05 Permanente Destruir obsoleto
distribución. actualizada
Carta Trasmittal ASC-F-01 Permanente Destruir obsoleto
actualizada
Bitácora de ASC-F-32 Permanente Destruir obsoleto
distribución actualizada

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