GC-PR-001 Procedimiento Elaboracion y Control de Documentos

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y
Código: GC-PR-001
CONTROL DE DOCUMENTOS
GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para la elaboración de documentos, su codificación,
aprobación, emisión, revisión, actualización, optimización, modificación, control de
cambios, distribución, anulación, manejo e identificación de documentos obsoletos o
que han perdido vigencia, implementados en el Sistema de Gestión de la Calidad de la
Fundación Universitaria de Popayán, garantizando la utilización de documentos
vigentes por parte de los colaboradores de la Institución.
2. ALCANCE
Aplica para la elaboración y control de todos los documentos implementados para
asegurar la operación eficaz de los procesos que integran el Sistema de Gestión de la
Calidad de la Fundación Universitaria de Popayán.
3. DEFINICIONES
a. Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del
Sistema de Gestión de la Calidad, originados en una optimización de una actividad
o conjunto de actividades o por cambios en la reglamentación.
b. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una Institución. En la Fundación Universitaria de Popayán y para las
actuaciones relacionadas con la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad, entiéndase por Alta Dirección.
c. Adopción: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en

funcionamiento de nuevos documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, que lo
requieran.
d. Anulación: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestión de la

Calidad un documento obsoleto.
e. Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación

de las actividades contenidas en el documento revisado previamente.
Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

Alejandro Hurtado S. Andrés Felipe López Fernando Solís Escobar Emisión
Cargo: Cargo: Cargo: 08/10/2012
Documentador SGC Coordinador Grupo de Calidad Vicerrector Administrativo
Firma: Firma: Firma:
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Código: GC-PR-001
f. Caracterización del Proceso: Documento que describe las características del

proceso, incluyendo sus entradas, salidas, normatividad que lo rige y recursos
necesarios para su aplicación entre otros.
g. Creación: Elaboración de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad por

primera vez.
h. Codificación: Identificación de algunos documentos del Sistema de Gestión de la

Calidad, definidos en este procedimiento.
i. Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o

modificaciones realizadas a los documentos del Sistema.
j. Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas

responsables.
k. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser

papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una continuación de éstos.
l. Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su

eliminación pierde su vigencia.
m. Elaboración: Documentar una caracterización de proceso, procedimiento,

instructivo o formato del Sistema de Gestión de la Calidad.
n. Emisión o Expedición: Acción formal de las directivas de la Institución para

oficializar un documento.
o. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

realización de un proceso o actividad.
p. Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar información

específica para llevar a cabo una ó varias actividades, recursos y responsables
entre otros aspectos, cuyo contenido aplica habitualmente en un solo proceso de la
Institución. Siempre está identificado por un código.
q. Líder de Proceso: Rol que tiene como responsabilidad el resultado del proceso,
cuyas funciones y responsabilidades serán las de coordinación de la operatividad
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Código: GC-PR-001
del mismo, aplicación de políticas y objetivos estratégicos de la Institución ,

cumplimiento de la normatividad interna y externa pertinente al proceso y la
promoción de acciones de mejoramiento continuo, entre otros aspectos. Los Líderes
de Proceso, se caracterizan por el profundo conocimiento de las actividades
necesarias para el eficaz funcionamiento del proceso, su compromiso y
responsabilidad. De igual manera, son quienes implementan y revisan el
cumplimiento de los indicadores y hacen la sustentación de las auditorias de
Calidad.
r. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad: Documento que especifica el

Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. El manual puede variar en
cuanto a detalle y forma, para adecuarse al tamaño y complejidad de la Institución.
s. Modificación: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad (Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos,
Instructivos o formatos), que correspondan a la implementación de nuevas
actividades o controles exigidos por cambios de normatividad interna o externa, que
afectan a un proceso.
t. Optimización: Es la actividad mediante la cual se logra que un procedimiento se

realice de manera más eficiente, bien sea reduciendo tiempos y costos para obtener
el mismo resultado, o con los mismos tiempos y costos realizar más operaciones o
servicio.
u. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué,
dónde, cuándo, por qué y cómo.
v. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
w. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos
X. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar

cumplimiento a políticas y objetivos de la Institución, que buscan dar conformidad
con los requisitos propios ó de organismos externos regulatorios.

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Código: GC-PR-001
y. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del

documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
z. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el

documento. Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia
dicho número. Ejemplo: 01, 02, 03…
4. ASPECTOS GENERALES
4.1 Elaboración de documentos
4.1.1 Estructura Documental:
Para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión, de acuerdo con la norma NTC-
ISO 9001: 2008 adoptado por la Fundación Universitaria de Popayán, se establece la
siguiente estructura documental:
MANUAL DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
MANUAL DE FUNCIONES
REGISTROS DE CALIDAD
DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO

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Código: GC-PR-001
4.1.2 Estructura de los documentos:
a. Encabezado:
El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad tales como Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, caracterizaciones
de proceso, procedimientos, instructivos y formatos.
De manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los documentos es
“Arial”. Se utilizan a discreción los tamaños de la letra, según las necesidades de
diseño y presentación.
El encabezado se contiene los siguientes aspectos:
2. NOMBRE DEL 4. CODIGO

DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO DE
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS
GESTIÓN DE LA CALIDAD Versión: XX
1. LOGO 3. NOMBRE DEL PROCESO 5. VERSION
1. Logo: El Logotipo la Fundación Universitaria de Popayán a utilizar en los

documentos es el autorizado por la Institución.
2. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se
está elaborando (Manual del Sistema de Gestión de la Calidad,
Caracterización de Proceso, Procedimiento, Instructivo, etc.) que relaciona el
contenido del mismo y el nombre del documento que se va a referenciar.

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Código: GC-PR-001
3. Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual
corresponde el documento que se está elaborando.
4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada

proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de
Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la
necesidad de la incorporación de un Documento externo, por medio de
correo electrónico notifican al Sistema de Gestión de Calidad, para la
incorporación en el Listado Maestro de Documentos Externos.
5. Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la

Calidad se puede realizar manual desde el mismo instante en que se
elaboran, creando una estructura jerárquica que permite parametrizar y
asignar un código para cada tipo de documento.
6. La codificación se establecerá de acuerdo al siguiente esquema:
SIGLA DEL SIGLA TIPO

- - CONSECUTIVO
PROCESO DOCUMENTO
Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en

la siguiente tabla:
Sigla Tipo de Número

Nombre del Proceso Sigla del Proceso
Documento Consecutivo
Direccionamiento y MAN: Manual
DE
Planeación Estratégica
Comunicación CP: 01
COM
Institucional Caracterizaciones .
Gestión de Calidad GC de Proceso .
.
Gestión de la Educación Superior PR: Procedimiento .
GES .
GES-D IT: Instructivo .
Docencia (Los formatos de la Coordinación .
Académica se les adiciona CGA antes DS: Documento de .
de FO) Soporte. .
N
Extensión GES-E FO: Formato

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Código: GC-PR-001
Internalización y
Bilingüismo GES-IB
Investigación y
Generación de
GES-IC
Conocimiento
Gestión De Calidad GC
Gestión de Recursos
GRT
Tecnológicos
Gestión de Bienestar
GB
institucional
Gestión de Bienes y
GS
Servicios
Gestión de recursos
GRE
educativos
Gestión de educación
GEV
Virtual
Gestión financiera GF
Gestión de Admisiones y
GAM
mercadeo
Gestión de Talento
GL
Humano
Ejemplos:
DE-CP-001 – Caracterización de Direccionamiento y Planeación

Estratégica del Direccionamiento y Planeación Estratégica
7. Versión: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el

documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 00. El número de
versión se registra en el encabezado como se indica en la figura. La versión
del documento se actualiza conforme a la aprobación de los cambios,
simultáneamente con la fecha de vigencia.
b. Contenido:

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Código: GC-PR-001
Para la edición de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, el contenido

es flexible en cuanto a la utilización de Diagramas de Flujo, Texto, imágenes ó una
combinación de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por
parte de los usuarios de la documentación. El contenido del documento depende de su
tipo, como se explica a continuación:
1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad : Este documento presenta

un contenido abierto, se deben incluir los siguientes aspectos:
 Alcance del Sistema de Gestión

 Exclusiones de la Norma NTC-ISO 9001: 2008
 Relación de todos los documentos internos (manuales, procedimientos,
instructivos, políticas, reglamentos, etc.) que hacen parte del Sistema de
Gestión de la Calidad de la Fundación Universitaria de Popayán y su
ubicación.
 Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión
de la Calidad.
2. Plan: El contenido de este tipo de documentos se encuentra parametrizado.

Estos documentos establecen las actividades a desarrollar para dar
cumplimiento a políticas, objetivos y proyectos de la Institución, que buscan
dar conformidad con los requisitos propios ó de entes externos regulatorios.
Ejemplo: el plan estratégico de la Institución.
3. Caracterización de Procesos: Es el esquema que permite ver en contexto

de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del
proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales.
4. Procedimiento: Este tipo de documentos establece la metodología para

llevar a cabo una actividad o un proceso, definiendo los siguientes aspectos:
quién hace, qué hace, cómo y cuándo lo hace.
5. Instructivo: Este tipo de documentos establece las indicaciones o

instrucciones que se deben tener en cuenta para llevar a cabo una actividad,
sin necesidad de establecer el paso a paso. Los Instructivos pueden ser
elaborados para explicar el detalle de actividades combinadas (manuales e
interactuando con una herramienta tecnológica), a nivel interno de la
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Código: GC-PR-001
Fundación Universitaria de Popayán, o para explicar a los clientes ciertas

actividades que lo requieran.
Interno: En el caso que los instructivos sean definidos para detallar

internamente ciertas actividades de la Fundación Universitaria de Popayán.
Externo: En el caso que los instructivos sean definidos para explicar a
clientes ciertas actividades, la estructura del documento es abierta.
6. Formato: El contenido de los documentos es abierto. Los formatos tienen

una estructura diseñada para cada necesidad, de acuerdo al proceso en que
se requiera. Los formatos tiene encabezado similar a los documentos del
Sistema de Gestión, estos documentos en particular no cuentan con pie de
página.
Nota: Todos los documentos deberán ser redactados en lenguaje sencillo y

asequible al ciudadano común, garantizando la comprensión por todos los
administrativos de la Institución, docentes de la Institución y los
colaboradores en general.
El profesional encargado de la documentación del sistema de Gestión de

Calidad será el encargado de asignar los códigos y versiones para así
garantizar la consulta de éstos en medio magnéticos, a todos los
colaboradores de la Institución.
c. Pie de Página:
Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las
personas que elaboran, revisan y aprueban los documentos. Esta característica
solo aplica a los siguientes documentos: Manual del Sistema de Gestión de la
Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y otros
manuales (Los formatos no tienen establecido pie de página). El pie de página
contiene los siguientes aspectos:
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

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Código: GC-PR-001
• Elaboró: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que

puede ser diferente a quien lo digita ó elabora, el cargo y la fecha.
• Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y

aplicación del documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha.
• Aprobó: Registra el nombre de la persona cuya jerarquía en el proceso ó

en la Institución, lo faculta para aprobar el contenido del documento.
• Fecha de emisión: Fecha en la que el documento empieza a formar

parte del sistema de gestión de la calidad (fecha de vigencia).
• Número de páginas: cantidad de páginas que contiene el documento.

4.2 Control de documentos
4.2.1 Elaboración, Actualización, Revisión y Aprobación de documentos del

Sistema de Gestión de la Calidad.
La Fundación Universitaria de Popayán con el fin de garantizar la vigencia de los

documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y asegurar una eficaz y eficiente
administración de los mismos, ha establecido la implementación de controles a cargo
de responsables en cada una de las instancias de elaboración, revisión y aprobación,
tal como se ilustra en el siguiente cuadro. Para tal efecto, el Líder de cada Proceso es
responsable revisar la documentación de su Proceso.
Cuadro de elaboración, revisión y aprobación de documentos

TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Documentador del
Vicerrector
Manual de Calidad Sistema de Gestión de Líder de proceso
Administrativo
Calidad
Documentador del
Caracterizaciones de Vicerrector
Sistema de Gestión de Líder de proceso
Procesos Administrativo
Calidad
Otros manuales Documentador del Líder de proceso Vicerrector

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Código: GC-PR-001
Sistema de Gestión de Administrativo

Calidad
Documentador del
Vicerrector
Procedimientos Sistema de Gestión de Líder de proceso
Administrativo
Calidad
Documentador del
Vicerrector
Instructivos Sistema de Gestión de Líder de proceso
Administrativo
Calidad
Documentador del
Vicerrector
Formatos Sistema de Gestión de Líder de proceso
Administrativo
Calidad
La sección de Calidad y mejoramiento institucional es quien administra y quien realiza

las copias de seguridad; a efectuarse cada mes, de la red de procesos y
procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo cual ningún documento
puede ser manejado de manera independiente, sin la revisión y el control de dicha
sección. En consecuencia, cualquier cambio que se efectúe debe ser evaluado
previamente por la sección de Calidad, a través de una primera revisión después de
su elaboración, momento en el cual se verifican los aspectos de estructura del
documento, redacción y presentación, teniendo en cuenta los estándares definidos en
la Institución. De igual forma, en el caso que se encuentren cambios que afecten la
adecuada operación de los procesos de la institución o de su imagen corporativa,
podrá solicitar el concepto técnico, jurídico o de una instancia superior, para dirimir,
aceptar o devolver las modificaciones presentadas a revisión.
La sección de Calidad, en su calidad de administrador del sistema, realiza un

seguimiento permanente al flujo de los documentos y gestiona con los responsables
de la elaboración, revisión y aprobación, el cumplimiento de los plazos definidos en la
parametrización de tiempos para cada una de estas actividades. De igual forma
participa en este procedimiento, realizando la revisión del borrador y asesoría para
ajustes, así como en la publicación del documento, una vez cumplidos los requisitos
normativos de la Fundación Universitaria de Popayán para tal efecto.
Conforme a la estructura documental establecida, todos los documentos que se

elaboran en la Fundación Universitaria de Popayán deben ser revisados y aprobados
antes de su divulgación. Los niveles de revisión y aprobación de los diferentes
documentos se definen a continuación:

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Código: GC-PR-001
4.2.1. El Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, el Procedimiento para la

Elaboración y Control de documentos y, demás Manuales de Procedimientos y
procesos son revisados por líder de proceso, aprobados por el Vicerrector
Administrativo.
4.2.2. Revisión y Actualización de documentos

El Líder de cada proceso es responsable de la revisión periódica de los documentos
para comprobar su vigencia y aplicabilidad. En caso de encontrarlos desactualizados,
ordena la modificación, dando así inicio al procedimiento de elaboración, revisión y
aprobación de documentos por parte de las personas que ocupan los mismos cargos
o desarrollan los roles establecidos en el cuadro.
4.2.3. Distribución de Documentos
Los documentos son administrados por la sección de Calidad en la pagina web de

calidad. Desde esta herramienta se actualizará la Información que pueden consultar
todos los colaboradores de la Institución en internet, garantizando el uso de versiones
vigentes por parte de todos los administrativos y colaboradores que ejerzan funciones
en la Fundación Universitaria de Popayán. Esta herramienta busca eliminar las
impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas. En
consecuencia, todo documento impreso será considerado “Documento no Controlado.
4.2.4. Seguimiento y control de cambios

El control de los cambios hechos a los documentos será diligenciado por el
responsable de la actualización o modificación de los mismos, por la sección de
Calidad quien hará el seguimiento y control de dichos cambios, para asegurarse que
hayan sido realizados, teniendo en cuenta su conveniencia dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad, como vehículo de optimización de los procesos.

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Código: GC-PR-001
En la sección de Calidad, se registra el historial de cambios que ha sufrido el

documento en una tabla que contiene la fecha del cambio, la versión y la descripción
del mismo.
FORMATO DE SEGUIMIENTO Y
Código: GC-FO-003
CONTROL DE CAMBIOS
Código Nombre del documento Fecha del cambio Versión Descripción
4.2.7 Control de documentos Obsoletos y de documentos externos

Los documentos obsoletos se marcaran con el sello DOCUMENTO OBSOLETO y
permanecerán en la página del Sistema de gestión de Calidad. En cuanto a los
registros en formatos obsoletos, permanecerán en el proceso, pero marcados con el
sello de documento obsoleto.
La responsabilidad sobre la distribución y control de vigencias de los Documentos

Externos tales como Leyes, Decretos, Circulares Externas, pronunciamientos, entre
otros, que afecten desde el punto de vista legal el cumplimiento del objeto y funciones
de la Institución es responsabilidad de cada Proceso, los Documentos externos no
se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el
Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la
necesidad de la incorporación de un Documento externo, por medio de correo
electrónico notifican al Sistema de Gestión de Calidad, para la incorporación en el
Listado Maestro de Documentos Externos, Estos documentos externos no requieren
aprobación para su aplicación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Fundación Universitaria de Popayán.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración y Control de los Documentos

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Código: GC-PR-001
No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Elaboración del Se elabora, actualiza o
Documentador del
documento nuevo o modifica el documento en la
SGC Documento en
1 actualización y/o Sección de Calidad, bajo el
Elaboración
modificación de uno rol de la persona que
existente. elabora documentos.
Se verifica el documento en
lo correspondiente a
posibles afectaciones del
proceso, a su estructura,
estándar de redacción y
presentación.
Revisión preliminar Documento en
2 Si hay observaciones de Líder de Proceso
del Proceso Elaboración
ajuste, se envía el
documento para los ajustes
al documentador del SGC,
si no hay observaciones, se
envía con el visto bueno
respectivo.
Con base en las notas

Ajustes según hechas por el Proceso, se Documentador del
Documento en
3 observaciones del ajusta el documento y lo SGC
Elaboración
Proceso libera nuevamente para
revisión de dicho Proceso.
Se hace la revisión de los
cambios o ajustes en el
documento.
Si encuentra
Verificación de Líder de Proceso Documento en
4 inconsistencias, lo
ajustes al documento Elaboración
devuelve.
De lo contrario, libera el
documento con su
respectiva aprobación

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Código: GC-PR-001
Si el documento se
encuentra ajustado a las
necesidades del proceso,
imparte su aprobación.
Si el documento no es
aprobado por alguna razón, Representante de
Aprobación del se realizan las la Dirección Documento
5
documento observaciones para nuevos (comité de Calidad Aprobado
ajustes o modificaciones y Según el caso)
se devuelve a quien lo
elaboró, quien debe realizar
los ajustes y volver a liberar
el documento para nueva
revisión.
.
A través del seguimiento
permanente de elaboración
de documentos, se
establece si se han creado
nuevos procesos o
Monitoreo para procedimientos, o si se ha Documentador del
Documento en
6 actualización del clasificado como “obsoleto” SGC
Elaboración
Manual de Calidad uno de los existentes, en
cuyo caso es necesario
realizar una actualización
del Manual de Calidad, y
continúa con las siguientes
actividades.
Se prepara informe para el
Vicerrector Administrativo
de la Institución, detallando
los cambios necesarios en
Elaboración informe la documentación del
Documentador del Informe de
7 actualización Manual Sistema, que implican una
SGC actualización
del SGC actualización del Manual del
SGC, el cual se adjunta
como soporte para aprobar
dicha actualización.

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Código: GC-PR-001
Realiza la revisión del

informe para el Sr. Rector y
si lo encuentra completo y
Coordinador del Informe de
8 Revisión correcto, lo firma. De lo
SGC actualización
contrario lo devuelve al
Profesional con
observaciones de ajuste.
Verificar la conveniencia de
Vicerrector Documentos
9 Aprobación la actualización de los
Administrativo Aprobados
documentos
Una vez se haya aprobado
el documento se aprueba la
adopción de la nueva
versión del Manual del Manual de
Actualización del Documentador del
10 SGC, se realiza la Calidad
Manual del SGC SGC
incorporación o eliminación magnético
del documento que da lugar
a la actualización de dicho
Manual.
Divulgar y capacitar a los
funcionarios sobre los
documentos en los cuales Registro de
11 el área tenga participación, Grupo de Calidad Asistencia
Divulgar documentos
y dejar constancia de esta Institucional
actividad.

Página 16 de 16

GC-PR-001 Procedimiento Elaboracion y Control de Documentos

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

c. Adopción: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en

d. Anulación: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestión de la

e. Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación

Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

f. Caracterización del Proceso: Documento que describe las características del

g. Creación: Elaboración de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad por

h. Codificación: Identificación de algunos documentos del Sistema de Gestión de la

i. Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o

j. Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas

k. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser

l. Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su

m. Elaboración: Documentar una caracterización de proceso, procedimiento,

n. Emisión o Expedición: Acción formal de las directivas de la Institución para

o. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

p. Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar información

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

del mismo, aplicación de políticas y objetivos estratégicos de la Institución ,

r. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad: Documento que especifica el

t. Optimización: Es la actividad mediante la cual se logra que un procedimiento se

u. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

v. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

w. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos

X. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar

Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

y. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del

z. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el

4.1 Elaboración de documentos

4.1.1 Estructura Documental:

Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

4.1.2 Estructura de los documentos:

El encabezado se contiene los siguientes aspectos:

2. NOMBRE DEL 4. CODIGO

GESTIÓN DE LA CALIDAD Versión: XX

1. LOGO 3. NOMBRE DEL PROCESO 5. VERSION

1. Logo: El Logotipo la Fundación Universitaria de Popayán a utilizar en los

Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada

5. Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la

6. La codificación se establecerá de acuerdo al siguiente esquema:

SIGLA DEL SIGLA TIPO

Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en

Sigla Tipo de Número

Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

DE-CP-001 – Caracterización de Direccionamiento y Planeación

7. Versión: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el

Elaboro: Reviso: Aprobó: Fecha de

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

Para la edición de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, el contenido

1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad : Este documento presenta

 Alcance del Sistema de Gestión

2. Plan: El contenido de este tipo de documentos se encuentra parametrizado.

3. Caracterización de Procesos: Es el esquema que permite ver en contexto

4. Procedimiento: Este tipo de documentos establece la metodología para

5. Instructivo: Este tipo de documentos establece las indicaciones o

GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

Fundación Universitaria de Popayán, o para explicar a los clientes ciertas