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AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

Corporación Universitaria Minuto De Dios

Gerley Varela Saldarriaga, Rafael Julio Betancourt,

Zamira Ramírez Caicedo,

María Alejandra Muños

Notas de Autor

Rafael Julio Betancourt

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Pregrado de Administración en Salud Ocupacional

Cali 2022

Contacto rbetancourt8@uniminuto.edu.co
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INFORME ANUAL DE AUDITORÍA DE LA

EMPRESA ABBA MOTOS

SEPTIEMBRE/15/2022

Descripción de la empresa

ABBA motos ABBA motos empresa dedicada a la prestación de servicio en asesoría técnica

en venta de repuestos, mantenimiento de motocicletas de dos y cuatro tiempos establecida hace 3

años en la ciudad de Cali Valle del Cauca es una empresa dedicada a la actividad económica con

validación código CIIU 4541

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INTRODUCCIÓN

El siguiente informe tiene como finalidad la realización de la auditoría interna de la empresa

ABBA MOTOS, cómo una alternativa de encontrar acciones de mejora, debido que juega un

papel fundamental la prestación de los servicios en el mantenimiento de los vehículos de los

clientes que llegan de esta empresa, por lo que implica el control de los recursos necesarios para

el manejo almacenamiento y disposición final de residuos líquidos como aceites usados y

recolección de residuos sólidos , desde su punto de recolección hasta su punto de acopio.

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OBJETIVO

Definir las actividades y los recursos necesarios para establecer la auditoria interna determinar

la conformidad del sistema de gestión con base a la ISO 19011, Revisiones regulares de los

registros de la empresa, detección de errores internos, incumplimientos normativos con el fin de

determinar los planes de mejora.

Esta auditoría se realiza con el propósito de definir y verificar métodos o diferentes procesos

que se utilizan en el cuidado de la salud de los trabajadores, del medio ambiente, revisión de

documentos legales.
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ALCANCE

Se establece para las áreas o sistemas basados de gestión de la seguridad y salud en el trabajo,

sistema de gestión de la calidad, sistema de medio ambiente en la iso de la empresa

● toda la planta de almacén, planta operativa, perfil del cargo, puesto y tareas de rutinas de

trabajo.

● Verificación el proceso de recolección de los aceites lubricantes usados

● Verificación el proceso de recolección de residuos sólidos

Criterios

● documentación de la empresa de los sistemas de gestión que se auditarán.

● normatividad legal vigente decreto 1072 del 2015/resolución 031 del 2019

● informes de auditorías pasadas para verificación de los procesos y recomendaciones que

se han tenido en cuenta para mejorar

● norma ISO 14011/norma ISO 9001/norma ISO 45001

● documentación legal de la seguridad social

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Metodología de la auditoría

Inspección en sitio, entrevistas en áreas y puestos de trabajo, revisión de documentos,

verificación de la aplicación de la norma

Planificación de la Auditoría

1. Basado en la ISO 19011 - 2018

2. Medios tecnológicos

3. tener en cuenta los tiempos de planificación de las auditorías

4. Verificación de los Procesos y procedimientos y áreas que se auditan

5. Ejecución de la auditoría, resultados y cambios que pueden tener

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN LA AUDITORÍA

1. identificación de los documentos y requisitos legales.

2. verificación del perfil del cargo.

3. entrevistas con los líderes del proceso.

4. control de procesos con los productos reciclables y desechos no reciclables.

5. proceso de clasificación y recolección de desechos químicos.

6. revisión de documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

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RESPONSABLES

¿Quién?: La alta gerencia.

¿Qué hace? Aprueba el plan de auditoría, informa al personal de auditoría y colabora con el

plan de auditoría.

Quien? el responsable del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo

¿Qué hace? Realiza plan de trabajo anual. Realiza el calendario, colaborar con la auditoría. De

auditoría responsable del servicio de mantenimiento,

¿Quién? Responsable de la gestión del talento humano.

¿Qué hace? verifica los perfiles del cargo en la empresa. Colabora con la auditoría. Gestiona la

seguridad social del empleado.

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HORARIOS LOS CUALES VAN HACER AUDITADA LAS ÁREAS ESTIPULADAS

POR LA EMPRESA

almacén 10 de septiembre 9:00 am/12:00:pm

almuerzo 12:00pm /1:00pm

área de mantenimiento 10 de septiembre 2:00pm/4:00 pm

recursos humanos 11 de septiembre 8:00 am /11:00 am

Auditores responsables:

Gerley Varela Saldarriaga, Rafael Julio Betancourt, Zamira Ramírez Caicedo, María Alejandra

Muños

Corporación Universitaria Minuto De Dios

TELL: 3113141825 Colombia

rbetancour8@unuminuto.edu.co

Equipo auditor: Gerley Varela Saldarriaga, Rafael Julio Betancourt, Zamira Ramírez Caicedo,

María Alejandra Muños Tipo de auditoría: interna Fecha de la auditoría: 10-11 de septiembre

del 2022
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PROCESO O ÁREA AUDITADA

N° ALMACÉN comentario cumple no cumple

1 ¿Proceso de documentación de entrada x

y salida del almacén?

2 ¿Cómo miden la satisfacción de los x

clientes con los productos instalados?

GESTIÓN HUMANA

1) ¿Cómo está la documentación legal y la x

seguridad social de los trabajadores?

2) ¿La política de seguridad y salud en el x

trabajo es conocida por los empleados?

ÁREA DE MANTENIMIENTO

1 ¿Cómo separan la disposición de los x

recursos químicos usados?

2 ¿Cómo es la separación de los residuos x

sólidos aprovechables?

3 ¿Cómo aseguran la disponibilidad de x

los recursos?
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1. Proponga 3 ejemplos detallados de una auditoria combinada

Definición: Auditoria combinada hace referencia al ejercicio de auditar en una organización dos o

más sistemas de gestión.

ABBA MOTOS Auditoria ISO 19011:2018

OBJETIVO DEL
PROGRAMA PROCEDIMIENTOS AÑO 2022
FECHA FECHA
PROCESO DEPENDENCIA OBJETIVO ALCENCE INICIAL FINAL CRITERIO RECURSOS EQUIPO AUDITOR
Lista de
chequeo con
Verificar el ítems que
cumplimiento de indagan sobre el
las normas proceso de
establecidas para Aplica para todos recolección y
manejo de residuos los procesos almacenamiento
peligrosos para el involucrados en de material
Almacén de medio ambiente el cambio de líquido y solido Gerley Varela
SG residuos sólidos y generados por la repuestos y 05/09/202 Veracidad y con alto grado Saldarriaga
1 AMBIENTAL líquidos empresa aceites usado. 2 15/09/2022 honestidad contamínate María Alejandra Muños
Aplica para Equipo de
todos los cómputo
Verificar el empleados que Dialogo con
cumplimiento de participan en el operarios
SG los protocolos de proceso de Análisis de la
SEGURIDAD Área de cambios SST establecidos cambio de moto matriz de Rafael Julio Betancourt
Y SALUD EN de moto partes y para esta actividad partes y aceites Conocimiento peligros de la Zamira Ramírez
2 TRABAJO aceites usados. en ABBA MOTOS usados 05/09/2022 15/09/2022 de la GTC 45 empresa. Caicedo
Aplica para Equipo de
todos los clientes cómputo
que hacen parte Experiencia y Celular Gerley Varela
Analizar la de la base de conocimiento Encuesta de Saldarriaga
SG DE LA ATENCION AL satisfacción de los datos de ABBA 05/09/202 en satisfacción satisfacción María Alejandra Muños
3 CALIDAD CLIENTE clientes MOTOR 2 15/09/2022 de clientes
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2. Proponga 1 caso de una auditoria de procesos de gestión con un alcance físico o

presencial.

Se realiza recorrido por la empresa en donde se hace contacto físico con los empleados del

área mantenimiento de moto partes y cambios de aceites usados, en este ejercicio se pretende

observar la adherencia de los empleados a los procesos de la empresa la pericia y manejo de las

herramientas y el uso de elementos de protección personal que se utilizan en el área.

En estos recorridos también se logran identificar aspectos cómo el estado de infraestructura

física los sitios de extintores lugar de accesos a ellos, instalaciones eléctricas el orden y el aseo

del sitio las señalizaciones que estén en sus puntos visibles y las actividades rutinarias que se

desarrollan en ella, este recorrido se hizo en compañía del coordinador de área el Sr Alberto

Cortez López. Para recolección de datos se realizaron las siguientes acciones. Preguntas a los

empleados acerca de las políticas de la empresa, se aplica una lista de chequeo y se toma de

evidencia fotográfica del recorrido.

2.1 Caso de auditoria con alcance virtual o mediado por la tecnología.

Para este caso se elaboraron una serie de encuestas digitales para recolección de datos
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haciendo uso de la herramienta Google forms, estas van dirigidas a los empleados y a los clientes

de ABBA MOTOS. En las encuestas se formularon preguntas orientadoras hacía la satisfacción,

en el caso de los empleados se les hacen cuestionamientos acerca de las actividades que

desarrollan si son rutinarias o no, conformidad con el salario, conformidad con los horarios,

conformidad con el trato recibido de sus superiores.

3. Teniendo en cuenta los 6 ejemplos propuestos identifique la evidencia objetiva y el tipo

de hallazgos encontrados.

Hallazgos en el proceso de auditoría y evidencia objetiva

Durante la Auditoría el equipo auditor analiza las distintas actividades en materia de

prevención por parte de la organización ABBA MOTOS comprobando si el Sistema de gestión

cumple con los requisitos reglamentados.

Visitas a las instalaciones y observaciones

Para ello las evidencias objetivas de los documentos y registros, y el cumplimiento de la

normativa
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Fecha 19 de septiembre 2022
Grupo auditor Gerley Varela Saldarriaga, María Alejandra Muños, Rafael Julio
Betancourt, Zamira Ramírez Caicedo
proceso
Talento humano
Área de mantenimiento
Área de mantenimiento y equipos
Almacén y área de mantenimiento
Notificación de hallazgos
Documento de referencia,
procedimientos
ISO 1911 – 2018
hallazgo
La documentación de los pagos en
seguridad social no es clara con los
informes presentados
Ausencia de documentación del plan de
trabajo anual de capacitaciones no es
claro
Los mantenimientos periódicos de los
equipos y herramientas no coincidencia
la fechas establecidas
Ausencia de control de riesgos
laborales
Empresa Auditada
ABBA MOTOS
recomendación
Unificar los pagos de la seguridad
social mes a mes
Incluir en el plan de trabajo anual las
capacitaciones e seguridad y salud en el
trabajo según decreto 1072 del 2015 art
1
Realizar hoja de vida de los equipos y
herramientas con seriales y marcas de
los equipos
Realización de básico legal matriz de
peligros según la GTC A45

Almacén y mantenimiento Existencia de contaminantes químicos, Realizar jornadas e orden y aseo

físicos biológicos en el puesto de periódicamente
trabajo y las medidas colectivas de
protección adoptadas para la reducción
de exposición de los empleados ABBA
MOTOS

Toda la empresa Conocimiento de los empleados de La experiencia de los empleados en un

ABBA MOTOS de las actividades punto a favor de abba motos
preventivas llevadas a cabo por la
organización

Adaptación de los equipos de trabajo y

los elementos de protección personal Dotar los empleados periódicamente de
Toda la empresa epp

4- Identifiqué y evalué los tipos de riesgos advertidos en el desarrollo de la auditoria en los 6

ejemplos anteriores

De acuerdo a la auditoria y resultado de evidencias basado en la norma 1072del 2015/ 1562 del

2012 /GTC 45 donde se evidencia la falta de control de riesgos a los que están expuestos los
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trabajadores En la empresa ABBA moto se identificaron que los empleados están expuestos a los

siguientes Riesgos laborales

riesgo evidencia do en la empresa ABBA moto Tipo del riesgo

● La organización ABBA MOTOS no cuenta con la señalización locativo
correspondiente.

● Caídas, los líquidos derramados en el suelo pueden provocar resbalones y locativos

tropiezos.
● inhalación de productos químicos y gases, trabajar con productos químicos químico
supone un riesgo para las vías respiratorias.

● expuestos a incendios y explosiones, trabajar con material combustibles químico

aumenta el riesgo de producir incendios la empresa ABBA MOTO no se
cuenta con los extintores adecuados en caso de emergencia

● Sobreesfuerzo, se deben mover grandes pesos que exceden la capacidad biomecánico

física, realizan movimientos repetitivos y tiene posturas incorrectas

● controlar el nivel del ruido según los niveles permisibles golpes herramientas Físicos
neumáticas la presencia de ruidos en constante durante toda la jornada laboral

● cortés, atrapamiento, punzo, heridas abiertas ,golpes se manejan muchas mecánico

herramientas, la mayoría de estas pueden provocar lesiones

● químicos en contacto de la piel, la manipulación de solventes derivados del

petróleo puede producir dermatitis u otras patologías en la piel químicos

5-Resalte 3 principios de una auditoria con base en los 6 ejemplos anteriores.

Principios de la auditoría.

Se definen en la ISO 19001 -2018 directriz para un sistema de gestión

Integridad:
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Debe definir y existir el perfil del auditor y el grupo auditado desempeñando el trabajo

éticamente con responsabilidad y profesionalismo en la empresa Abba motos.

Imparcialidad:

Se informa con veracidad los hallazgos y recomendaciones de las áreas donde se realizó la

auditoría de la empresa ABBA motos la forma de comunicar debe ser clara, eficaz, oportuna, y

objetiva.

Independencia:

Principio básico de la auditoría en lo posible los auditores deben ser imparciales

independientes del área que se están auditando de esta manera se asegura que los hallazgos sean

comunicados de forma objetiva y basados en las evidencia

 6- Establezca los roles y responsables de los cargos o dependencias

ROL CARGO AUTORIDAD RESPONSABILIDADES

Aprobación y adopción de normatividad. Definir políticas y los objetivos estratégicos para los
SG
Solicitud de auditorías al Sistema de Gestión de
Calidad y otros SG Definir las directrices para los programas, planes y
proyectos estratégicos que permitan alcanzar los
Velar por que se realicen las acciones correctivas, objetivos de los SG.
preventivas y de mejora cuando lo considere
necesario. Revisar y evaluar el cumplimiento de los objetivos
de los Sistemas de Gestión
Representante Gerente Aprobar los documentos y planes para los Sistemas
Legal de Gestión. Monitorear el cumplimiento de los indicadores de los
procesos por cada dirección de la empresa.

Asegurar de que las responsabilidades y autoridades

están definidas y son comunicadas dentro de la
empresa.

Proporcionar los recursos necesarios para

implementar y mantener los Sistemas de
Gestión de la empresa.
MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
 ROL CARGO AUTORIDAD RESPONSABILIDADES

Identificar y diagnosticar fallos en componentes Entregar en los tiempos establecidos el

vehículo según sea lo establecido por el
mecánicos relacionados con el motor de una mecánico y cliente.
motocicleta para su posterior reparación.
Velar que al vehículo se le haga lo propuesta
Realizar presupuestos en función de las tareas de por el mecánico a cargo y las peticiones del
Trabajador encargado Mecánico reparación necesarias y explicárselo al dueño del cliente según sea sus peticiones.
vehículo para que decida si debes proceder o no con
estas.

Funciones de atención al cliente, puesto que será este

el que le indique qué le pasa al vehículo para, de esta
manera, interpretar la información e indagar para
alcanzar un diagnóstico acertado.

ELABORADO FECHA REVISÓ FECHA APROBÓ FECHA

Estudiantes uniminuto 15/09/2022 15/09/2022 Gerente 15/09/2022
 ROL CARGO AUTORIDAD RESPONSABILIDADES

Responsables de los Jefe de Encargado del mantenimiento de las instalaciones y Terminar en los tiempos establecidos los
procesos y mantenimiento adecuaciones del local trabajos propuestos por su gerente
procedimientos
Revisar desde el punto de vista técnico las
instalaciones

ELABORADO FECHA REVISÓ FECHA APROBÓ FECHA

Estudiantes uniminuto 15/09/2022 15/09/2022 Gerente 15/09/2022
 ROL CARGO AUTORIDAD RESPONSABILIDADES

Encargada de vender los distintos elementos Responder por la caja y el inventario

Vender y atención Vendedora para el mantenimiento de vehículos y de una
al cliente recepcionista buena atención al cliente
Pagarles a los mecánicos la comisión diaria
por vehículo

ELABORADO FECHA REVISÓ FECHA APROBÓ FECHA

Estudiantes uniminuto 15/09/2022 15/09/2022 Gerente 15/09/2022
Informe final de auditoria

Revisión de documentos y registros

Respecto a los registros se comprueba que la organización ABBA MOTOS no cumple en

totalidad con los requisitos establecidos en la documentación, no se identifica quien realizó la

documentación.

Entrevistas con el personal

La entrevista con el personal de la organización ABBA MOTOS se efectúa para comprender

perfectamente la manera que se gestiona cada requisito del sistema implementado.

● El auditor se presenta y se le hace conocer el objetivo de la entrevista al auditado de

ABBA MOTOS

● Se realizan preguntas directas que permiten obtener la información buscada de la

organización

● Se registran en la lista de chequeo las notas importantes para la información que se quiere
 Informe Auditoría interna
Fecha
Objetivo de la Determinar la conformidad del sistema de gestión. Evaluar el cumplimiento del sistema de gestión de la
auditoria calidad con los criterios de auditoria de la ISO 19011 - 2018
Alcance de la Esta auditoria aplica para el proceso que conforma SGC del cambio de aceite usados
auditoria
Equipo auditor Gerley Varela Saldarriaga
María Alejandra Muños
Rafael Julio Betancourt
Zamira Ramírez Caicedo
Actividades Teniendo en consideración la información existente en la empresa ABBA MOTOS contenida en
realizadas procesos, procedimientos, y plan de calidad facilitada por la empresa, se elaboró el plan de auditoria en
sitio
La auditoría se realiza entre los días 5 y 12 de septiembre de 2022 en la sede principal de la empresa
ubicada en Cali valle
Se usó la metodología PHVA y técnicas de muestreo selectivo en actividades desarrolladas en la
empresa, en las cuales se verificaron los procesos aplicados para el cambio de aceites usados.
Los procesos auditados fueron gestión ambiental y gestión en sst.
Los clientes de la empresa son personas en general que requieren cambios o reposiciones en
motocicletas.
Fortalezas La dirección está comprometida con implementar, consolidar y mantener el sistema de gestión de la
calidad en sus procesos, proporcionando los recursos, la planeaciones, verificaciones y controles del
sistema.
Fortalezas Se percibe un buen clima laboral y trabajo en equipo que permite la comunicación activa entre los
empleados.
Oportunidades de Desarrollar análisis de riesgo por cada proceso, la empresa no cuenta con este análisis
mejora
Debilidades Se evidencio falta de procesos, documentación, señalización, y espacios designados para cada proceso
pues realizan las actividades en cualquier espacio.
 Referencias

Normo ISO 19011.2118

https://www.cecep.edu.co/documentos/calidad/norma-iso-19011-2018.pdf

.con/es/definición/Programa-de-auditoria-o-plan-de-auditoria
Plantilla politécnico de Colombia