ASIGNATURA

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

TEMA
ACTIVIDAD 7: CASO # 1

PRESENTA
ANA MARIA CELEMIN APONTE
677089

C0RPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL
IBAGUE-TOLIMA
22 DE MARZO 2022

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 CASO 1.
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que
preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca.
Cuenta con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015;
además, el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en
coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la
empresa contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las
dos normas ISO 9001 y el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de

auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de

un auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los

procesos relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema
Integrado de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos,
previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se reunió un día
antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30
minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta acerca de las
políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de Calidad,
el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en
coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen. Cuando el auditor indaga
sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de
calidad.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en
el que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.

Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta

acerca de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea de esa
implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al
asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,
incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto

al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin embargo, el
auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación
enviada, ellos están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al
analizar el cargo del operario de transporte en la actividad de cargue y descargue, en la
carpeta que le proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las
capacitaciones del jefe directo.

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la
parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia que no lleva
los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST,
él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad,
la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de SST no
está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se

encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de
Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las
inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo
tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copaso, no hay evidencia de su
gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de
condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del personal
administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el
procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una
adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de Gestión.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
Recursos Humanos

El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos pertinentes.

Al revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de seguridad y
salud en el trabajo.

Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es profesional en
Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos relacionados, y que
cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero no tiene ninguna
responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da cuenta de

que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo evidenciado.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
PROGRAMA DE AUDITORIA

Ciudad y fecha de elaboración Dependencia que elabora el

programa
Ibagué- Tolima 22 de marzo de 2022 Auditoria - control Interno
Objetivo (s) del programa Alcance del programa
a). analizar el cumplimiento de las Normas y a). Evaluar la eficiencia, eficacia y la
disposiciones evaluando el funcionamiento de la efectividad de la CADENA DE
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” mediante el
b). Revisar normas e instrucciones con relación a las empleo de indicadores de gestión y
inspecciones a realizar durante el año 2021. resultados.
c). Verificar el cumplimiento de las políticas de la b). Efectuar los análisis financieros
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” y la estricta sobre el manejo gerencial de los
aplicación de las leyes, decretos, resoluciones, recursos, en desarrollo de las políticas
reglamentos, directivas, disposiciones, órdenes y de transparencia, eficacia y austeridad.
normas vigentes que lo enmarcan para su correcto c). Propender en todo nivel la cultura
funcionamiento. de Gestión evaluación y preservación
de la moralidad administrativa, con el
fin de erradicar la corrupción.
d). Supervisar permanentemente la
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ
VALDÉS” para que alcancen y
mantengan el máximo grado de
preparación, alistamiento y
disponibilidad para cumplir
exitosamente las actividades
propuestas.
Criterios Recursos
Al realizar la inspección se tendrá en cuenta Leyes, • Recurso Humano: Equipos de
Decretos, Reglamentos, Directivas, Normatividad y Trabajo de la Comisión Inspectora. •
Órdenes Superiores. Ley 1474/2011 (Estatuto Recursos tecnológicos: Equipo de
anticorrupción) Políticas de la CADENA DE CAFÉS cómputo con software necesario,
“JOSÉ VALDÉS” Verificación al cumplimiento de la impresoras, internet, oficinas con
normatividad vigente Órdenes verbales e instrucciones dotación. • Financieros: Pasajes,
que se halla dado viáticos y Apoyos aéreos de acuerdo a
la necesidad • Disponibilidad de horas
y apoyos aéreos hacia los sectores de
inspección donde no se pueda ingresar
por tierra.
ACTIVIDADES
Año 2022

No UNIDAD DEPENDENCIAS UBICACION Responsabilidad

SUPERIOR Y PROCESOS

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 INSPECCIONES
1 Cadena de café José Ibagué gestión de
valdes evaluación

SEGUIMIENTOS
Planes de mejoramiento
2 Cadena de café José Ibagué Seguimiento y
valdes control
VERIFICACIONES EN EL PERIODO
Acompañamiento Ibagué gestión de
proceso talento evaluación
3 humano
Acompañamiento Ibagué gestión de
proceso gestión evaluación
documental
GESTION DE CULTURA
Elaboración, Ibagué Gestión de
1 redacción y hallazgo Evaluación
de informes Seguimiento
Control.
Reunión para Ibagué Gestión de
2 socializar, revisar y Evaluación
aprobar el plan de Seguimiento
mejoramiento Control.
Difusión de Ibagué Gestión de
3 boletines Evaluación
Seguimiento
Control.
Asesorías y Ibagué Gestión de
acompañamientos Evaluación
sobre cultura de Seguimiento
control, según Control.
4
solicitudes de la
CADENA DE
CAFÉS “JOSÉ
VALDÉS”
ELABORO REVISO APROBO

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 PLAN DE AUDITORIA

CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Objetivo de la auditoria:
Determinar el grado de conformidad del SGI con los criterios de la auditoria

Alcance de la auditoria:
Comprende la auditoria interna en las áreas de gerencias, operación, logística y recursos humanos

Criterios de la auditoria:
ISO 9001, Decreto 1072 de 2015

Lugar de la auditoria:
Salón principal de la sede principal de cafés José valdes

Actividades Auditor Recurso Fecha Hora

realizar programada
Reunión de Ana Maria Oficina principal 25/03/2022 8:00 AM
apertura Celemín y silletería
Auditar el área Ana Maria Cámara 25/03/2022 9:00 AM
de gerencia Celemín fotográfica, lista
de chequeo,
lapicero
Auditar el área Ana Maria Cámara 25/03/2022 10:30 AM
de HSEQ Celemín y fotográfica, lista
Sandra de chequeo,
Rodríguez lapicero
Auditar el área Ana Maria Cámara 25/03/2022 2:00 PM
de recursos Celemín y fotográfica, lista
humanos Andrea Sánchez de chequeo,
lapicero
Auditar el área Ana Maria Cámara 25/03/2022 3:30 PM
de servicio al Celemín fotográfica, lista
cliente de chequeo,
lapicero
Reunión de Ana Maria Oficina principal 25/03/2022 5:00 PM
cierre Celemín y silletería

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 LISTA DE CHEQUEO

REQUERIMIENTO DOCUMENTOS CUMPLE NO CUMPLE

Cuentan con matriz de Matriz de identificación
peligros de peligros y
e identificación de riesgos.
riesgos, con X
respecto al proceso de
operaciones y logística

Cumplen con la Política y manual de

implementación calidad del
y documentación del sistema de gestión.
sistema de X
gestión de la S.S..T

Se han realizado las Cronograma de

capacitaciones del uso capacitaciones.
de
elementos de protección X
personal

Cumplen con el uso Listas de entrega de

adecuado elementos de
de elementos de protección personal X
protección
personal.

Cuentan con la política Documentos físicos y

de medios
seguridad y salud en el magnéticos, soportan la X
trabajo política de
seguridad y salud en el
trabajo

Tienen documentada la NTC ISO 9001:2015

política de
calidad X
La política de SST está Política de seguridad y
debidamente salud en le
diligenciada, firmada y trabajo
con fecha de X
entrega

Cuentan con la Actas de votación y

conformación del elección,
Copaso integrantes del Copaso X

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 Se han realizado los Capacitaciones en
programas de seguridad y
capacitación y salud en salud en el trabajo X
el trabajo (controles
administrativos).

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018