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AUDITORÍA DE GESTIÓN Y MODELOS DE CONTROL INTERNO.

Actividad eje 2

Presentado por:

Elizabeth Gutiérrez Suarez

Dana Valentina Prieto Beltrán

Diana Alejandra Martínez Ortiz

Sidnei Marshal Skinner Hernández

Jeimy Katherine Reinosa Guzmán

Profesor:

FLOR MARIA ROJAS BELTRAN

Etapas para llevar una auditoría de gestión

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

COLOMBIA – BOGOTA DC

2021
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Tabla de Contenido

Tabla de Contenido 2

Introducción 3

Objetivos 4
Objetivo General 4
Objetivos específicos 4

Carta de Oferta de Servicios. 5

Equipo Auditor 6

Actividad Económica 6

Procedimiento de Auditoría 7
Objetivos 7
Servicio al Cliente 7
Gestión Humana 7
Calidad 8

Información Requerida 8

Estudio Preliminar 9
Hallazgos de Servicio al cliente 9
Hallazgos de Gestión Humana 9
Hallazgos de Calidad 9

Determinación de Herramientas 10

Conclusiones 12

Bibliografías 14
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Introducción

El presente documento tiene como objetivo identificar cual es el proceso que comprende

el desarrollo de una auditoría de gestión, queremos llevar a la práctica los conocimientos

adquiridos y lograr la creación de una auditoría de gestión para la organización JARDINES

DEL APOGEO SA., en las siguientes áreas:

1. Calidad

2. Servicio al Cliente

3. Gestión Humana

Haremos énfasis en las tres etapas principales para el desarrollo de la auditoría de gestión:

● La preparación: que comprende el levantamiento de información, designación del

equipo auditor y la planeación.

● La determinación de herramientas de la auditoría de gestión: siendo esto los

programas de auditoría, procedimientos y técnicas a utilizar.

● El establecimiento de la metodología a utilizar: que consiste en desarrollar un método

que se pueda aplicar a cualquier área y que sea de uso general.

Es por ello que a través de la propuesta de modelo de planificación de auditoría de gestión

para la empresa JARDINES DEL APOGEO SA de servicios exequiales en Bogotá se

realizará la observación de los factores de riesgo y su alcance para dar cumplimiento a los

objetivos establecidos. para finalizar este documento se lleva a cabo mediante el uso de

entrevistas y cuestionarios a los responsables de área en sus respectivas áreas.

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Objetivos

Objetivo General

Identificar cual es el proceso que comprende el desarrollo de una auditoría de gestión

Objetivos específicos

● Saber con claridad los procesos de planificación de la auditoría.

● Calificar el estado actual de la empresa.

● Ampliar las reglas de los niveles estratégicos de la empresa.

● Propiciar el desarrollo de las actividades acordadas en el proyecto de auditor

Inspeccionar que las actividades y los tiempos previstos se desempeñen.

● Realizar el proceso de planeación una auditoría de gestión a las tres áreas de la

organización de Jardines del Apogeo S.A.

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Carta de Oferta de Servicios.

Bogotá D.C 31 de mayo de 2021

Respetados señores:

JARDINES DEL APOGEO SA.

Ciudad

Cordial saludo:

En respuesta a su solicitud expresa de contratar los servicios de nuestra organización, para

realizar el proceso de auditoría de gestión, específicamente en las áreas de servicio al cliente,

gestión humana y calidad, en el periodo comprendido desde el 15 de junio de 2021 al 15 de

agosto de 2021, nos es grato presentar a ustedes nuestra oferta de servicios.

La metodología de nuestra auditoría se basa en medir tanto cuantitativamente como

cualitativamente los logros alcanzados por las áreas en un período de tiempo, estableciendo si

los recursos y costos han sido empleados de manera efectiva, produciendo rendimientos o no,

al igual que damos cabida a oportunidades de mejora. Agradecemos de antemano la

disposición y colaboración de cada una de las áreas, de facilitar la información solicitada, así

como informes, documentos, auditorias de gestión previamente realizadas, ya que para

nosotros son fundamentales para brindar resultados veraces y acordes a la situación real.

Como resultado de este proceso, a ustedes les será entregado un informe final que detalle

puntualmente la situación real de las tres áreas anteriormente mencionadas, al igual que los

soportes que den veracidad a la información plasmada en el mismo.

Atentamente:

Auditores Suarez y Asociados.

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Equipo Auditor

El equipo de trabajo va estar atendido por 5 personas cada una con su respectivo rol, pero

una de ella va ser la que coordina, estará encargada de las actividades a realizar, cronogramas

de las áreas auditar, fechas y horarios que se van a establecer para este procedimiento.

Prontamente la auditoría será la encargada de revisar y examinar el informe entregado por los

líderes y acompañantes del equipo.

Fuente Propia

Actividad Económica

Una empresa de servicios funerarios desde hace 50 años, es un negocio que presta un

servicio las 24 horas del día, los 365 días al año, debido a que la probabilidad del

fallecimiento de una persona es incierto, y según los estudios realizados cada familia hace

uso de estos servicios una vez cada 10 años, es por esto que este servicio comienza desde el

momento que los familiares hacen la llamada a cualquier entidad prestadora de servicios

funerarios para seguir los trámites que conlleva el manejo y entrega del cadáver antes de su

velación.
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● Más de 100.000 servicios de inhumación prestados directamente en nuestros campos

santos.

● Más de 10.000 servicios de velación prestados directamente en nuestras funerarias.

● Más de 15.000 servicios de cremación prestados en nuestros hornos crematorios.

● Apoyar a las familias en el momento inicial del Duelo y a perpetuar el recuerdo de sus

seres queridos con un digno manejo de la pérdida.

“Vivir, Sentir y trascender”

Procedimiento de Auditoría

Objetivos

Servicio al Cliente

● Verificar el cumplimiento de las disposiciones planificadas en el proceso de Servicio al

Cliente.

● Determinar cómo se garantiza el servicio, frente al cliente.

● Promover la mejora continua del proceso sistema de gestión y aplica a las tres áreas

Gestión Humana

● Brindar a la Alta Dirección herramientas para la toma de decisiones y aplica al área de

calidad

● Identificar el cumplimiento de las disposiciones planificadas en el proceso de Gestión

del Talento Humano.

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Calidad

● Validación de la ejecución de los procedimientos que se desarrollan en el área de

calidad, auditoría y servicio al cliente para lograr identificar los riesgos y

oportunidades de mejora.

Información Requerida

El equipo auditor para poder obtener la información y los hallazgos requeridos, se audito

el departamento de servicio al cliente, gestión humana y de calidad, utilizando las siguientes

técnicas como la observación directa en la cual se realizaron entrevistas a los encargados de

las áreas donde se estableció sus actividades concernientes a su respectiva área, se revisó el

proceso de funciones que estaban documentados por la entidad y se validó que las funciones

a realizar en algunas áreas se tenían que realizar el debido seguimiento, también realizamos

observación documental donde seleccionamos documentación de forma aleatoria para

constatar que no haya omisiones en el registro de la información que afecte el correcto

procedimiento de las áreas y a su vez el cumplimiento de los objetivos trazados como

manual de procedimientos, lista de chequeo, informes de resultados de auditorías anteriores y

matriz de riesgo; también realizamos análisis del clima laboral donde se evaluó el grado de

motivación y de compromiso que tienen los funcionarios de cada área para ayudar al

cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad, por último se realizó un seguimiento que

nos permitió evaluar a las áreas de control interno el cumplimiento de lo estipulado en el

manual de procedimientos de cada área donde se encontraron las faltas, de esta manera

brinda ayuda a la entidad con el cumplimiento de los indicadores de gestión

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Estudio Preliminar

Hallazgos de Servicio al cliente

● Omisión de información clave del proceso.

● Desconocimiento de la información del proceso.

● No hay controles para el desarrollo de metas.

● No se cuenta con la disponibilidad de información documentada, lo cual puede llegar

a limitar o facilitar la presentación de evidencias que soporten el cumplimiento de

requisitos auditados.

Hallazgos de Gestión Humana

● Desconocimiento de la matriz de riesgos y caracterización del proceso.

● La persona audita, no tenía dominio sobre el tema preguntado.

● El esquema de evaluación y medición de recursos (Humanos, tecnológicos y físicos)

para cumplimiento de objetivos, no tiene claridad.

● La generación de planes de acción sobre resultados evaluados, no son acordes con el

objetivo de mejora.

● Omisión de información clave del proceso en el proceso del entrenamiento del

recurso humano.

Hallazgos de Calidad

● Ausencia del auditado.

● No se cuenta con la disponibilidad de información documentada, como formatos que

la empresa maneja.

● No garantiza la adecuada recolección de evidencia.

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● No hay identificación de los procesos en los cuales hay algunas actividades que se

pueden mejorar, por ejemplo, hacer seguimiento de acciones correctivas, cambios del

sistema de gestión.

Determinación de Herramientas

El equipo auditor obtuvo las evidencias para realizar la auditoría de gestión en las áreas de

gestión humana, servicio al cliente y calidad por medio de la técnica de observación directa

como entrevistas e información documental analizando los resultados de auditorías

anteriores, estas son las entrevistas realizadas a las diversas áreas

Anexos

Fuente Propia
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Fuente Propia

Fuente propia

Cómo podemos identificar se realizaron entrevistas a las tres áreas donde más se

evidencian faltas y por lo tanto podemos concluir que estas áreas requieren de actividades de

mejora, un respectivo seguimiento para que la entidad pueda obtener buenos resultados y

vayan encaminadas con el cumplimiento de los objetivos de la organización.

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Conclusiones

La auditoría de gestión es un factor importante dentro de la organización ya que ayuda a

mejorar la transparencia e información de la empresa, brinda de manera óptima clarificar la

estructura organizacional permitiendo que haya una mejor toma de decisiones que sean

beneficiosas para la empresa, en este trabajo se evidencia el estudio del sector auditado como

diagnóstico detallado, determinación de fines y medios, investigación de las deficiencias,

comprobación de la eficacia, búsqueda de problemas, proposición de soluciones e indicación

de alternativas, es importante que dentro de la auditoría se debe respetar y exponer los

criterios de verificación fijados por ambas partes, auditor y auditado; La auditoría de gestión

ayuda a analizar, diagnosticar y establecer recomendaciones a las empresas, con el fin de

conseguir con éxito una estrategia.

Por otra parte queremos resaltar algunos de los objetivos de la auditoría de gestión

avalados por el consejo técnico de la contaduría pública, entre ellos están, verificar la

existencia de objetivos y planes coherentes y realistas, vigilar la existencia de políticas

adecuadas y el cumplimiento de las mismas, comprobar la confiabilidad de la información y

de los controles establecidos, verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados

de operación y la eficiencia de los mismos, comprobar la utilización adecuada de los

recursos.

En la auditoría realizada a la empresa Jardines del Apogeo en el área de servicio al cliente

pudimos evidenciar falencias en la información, que se maneja, los empleados no tienen

claros los procesos y las metas de la compañía ni conocimiento de la ubicación de los

documentos donde se puede verificar esta información, lo cual no garantiza un correcto

servicio al cliente.
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En el área de gestión Humana se cuenta con las herramientas para la toma de decisiones, pero

estas no están puestas en práctica lo cual está generando afectación en el área de calidad, tales

como la falta de información documentada y documentación incompleta, por lo tanto, es casi

imposible validar si la entidad aparte de estos incumplimientos tenía faltas graves en alguna

área. También se pudo observar que no hay identificación de los procesos a los cuales se les

puede hacer sus respectivas actividades de mejora realizándose seguimiento y acciones

correctivas.
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Bibliografías

E INFORMA. (s.f.). Jardines del Apogeo SA. Obtenido de Directorio de Empresas:

https://www.informacion-empresas.co/Empresa_JARDINES-APOGEO-

SA.html#REGISTRO

Franklin, E. B. (2007). Auditoría Administrativa. Obtenido de Gestión Estratégica del

cambio: https://dspace.ups.edu.ec/ hunde/123456789/1460

Santander Vásquez, E. A. (mayo de 2015). Diseño de un sistema de control interno aplicado

al área administrativa contable en la empresa Ecua Válvula S.A., ubicada en el Distrito

Metropolitano de Quito. Obtenido de Universidad Politécnica Salesiana:

http://dspace.ups.edu.ec/handle/123456789/9887