ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3 INFORME

INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

PRESENTADO POR: Sandy Morales Mar nez

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA-2024

 INTRODUCCION
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, ene personas o departamentos que se
encarga de recoger el correo y abrirlo, según el tamaño e importancia de la empresa, esa persona o
departamento se dedicara exclusivamente a ello o, por el contrario, realizara además de otras
funciones.
“El ar culo 21 del tulo quinto de la ley General de Colombia, señala que las en dades deberán
elaborar programas de ges ón de documento pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y procesos archivís cos” Es por
ello que realiza este informe “ADMINISTRACION DOCUMENTAL” Para mostrar paso a paso la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos en diferentes contextos. De
las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un
registro ya que permiten mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el
envió de una sección a otra; cons tuye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emi das.
Existen tres pos de registro: registro de entrada – registro de salida, correspondencia interna (
comunicación interna).
 INFORME “ADMINISTRACION DOCUMENTAL”
Tras realización de las ac vidades anteriores en este momento se ha logrado reflexionar,
contextualizar y apropiar los conceptos más representa vos que permiten reconocer y asimilar la
documental, principios y normas archivís cas aplicadas en los procesos técnicos de recepción y
despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de las norme de Icontec 185, las
documentaciones internas y la documentación para la recepción y despacho de documentos y
embalaje de las misma. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y
comprendido el material de estudio.

EVIDENCIA 3
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente ac vidad de aprendizaje.
Cada aprendiz entregara un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de diferentes contextos.

DESARROLLO

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que

una ins tución debe realizar para la admisión de los de documentos que son remi dos por una
persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un numero consecu vo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envió.
Con el registro, las en dades ingresan en el sistema datos como, remitente o des natario, nombre o
código de la dependencia competente, nombre de funcionario responsable del trámite anexo y
empo de respuesta.
ACTIVIDAD DE REGISTRO DE DOCUMENTO
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación de folios, copias, anexos, firmas y constancia de recibido.
Asignaciones de datos (Acuerdo ANG 060/2001 art 2 Asignaciones
consecu vas de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACION DE DOCUMENTOS

Asignación de consecu vos, fecha y hora.
Impresión de rotulo de radicación, relación entre los documentos de recibido y de enviado
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadís ca
 1) CARTA

REGISTRO DE ENTRADA CARTA

Al recibir las cartas, se asignará y archivaran aquellas que guarden relación con la ac vidad de la
empresa suministradora, distribuidores, organismos públicos, en dades financieras, es decir
aquellas que ofrecen información a las empresas.
A esta comunicación se les asigna un numero el cual servirá como referencia y será anotado en el
libro de registro de entrada de correspondencia.

En el formato de libro de entrada de correspondencia de estar registrado.

LA ENTRADA
N° DE ORDEN DE ENTRADA
FECHA DE ENTRADA DIA Y MES
CLASE
REMITENTE
DESTINATARIO
ASUNTO ANEXO

55X6 cm
Según la norma técnica colombiana (NTC), el espacio para estampar el sello radicador es en la zona
que corresponde al extremo superior derecho del documento.

2 REGISTRO DE SALIDA DE CARTA.

Una escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

-Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben estar registrados y estampados con el
mismo sello.

En sello debe aparecer.

• El número de registro
• La fecha
• El des natario
-Original: se envía al correo.
-Copia: archivado como jus ficante interno de envió de la correspondiente comunicación
3 CORRESPONDENCIA INTERNA
En las grandes y medianas empresas además de las de entrada y salida se lleva un registro para las
comunicaciones interna. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, este
puede ser.
• Único
• O exis r tanto como departamentos haya
(funcionamiento igual al del registro de entrada y salida)

CORRESPONDENCIA
Este procediendo consiste en la recepción/envió de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el sistema de administración de
correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto correspondencia recibida.

Recepción
Cualquier po de correspondencia dirigida al personal del centro de sistema de información, será
recibida siguiendo los pasos.

1. Verificar que la correspondencia este dirigida al centro de sistema de información

2. Verificar que el sello de recepción este con fecha del día
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el documento de correspondencia (en caso que el departamento de origen no u lice
el sistema en la WEB siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al coordinador del centro de sistema de información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.

Registro en el sistema
El coordinador de centro de sistemas de información registrara la correspondencia recibida en el
sistema de la WEB y al mismo empo asignara en el sistema el o los responsables (s) de la ejecución
del requerimiento. El numero correla vo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

CORRESPONDENCIA ENVIADA
Elaboración
Cada funcionario del centro de sistemas de información elabora sus propias cartas, hoja de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no ene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envió de facturas o solicitud de
permiso o vacaciones, deben llevar el visto bueno del coordinador del centro de sistema de
información.
Las cartas deben seguir una numeración correla va, estar impresas en papel membretado u emi rse
en doble ejemplar.

ENTREGA
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario de
centro de sistema en coordinación con el asistente a medio empo asignado al departamento, quien
entregará el documento original al departamento de des no y hará sellar la copia del mismo.

REGISTRO EN EL SISTEMA
Una vez que es entregada la correspondencia, el coordinador del centro de sistema de información
registrara en el sistema de administración de correspondencia, el documento enviado anotado el
numero correla vo que emite el sistema en la copia.

Correspondencia enviada

Archivo de correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el coordinador del C.S.I devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

RECEPCION DE DOCUMENTOS

 Registro de correspondencia externa recibida

 Registro interno de correspondencia recibida
 Rotación de folletos y revistas
 Control de documentos contables
 Control de correspondencia interna enviada
 Recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación
 Aviso de traspaso de documentos

3)CUENTA DE COBRO
*Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los daros más
importantes como fecha, numero de documento, anexos y también las copias (si se trata de una
cuenta de cobro son dos copias, una que reposara en el archivo de la oficina y una dirigida a la
secretaria de Haciende de distrito).

*Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de documento de un

formato donde se registra los datos más relevantes como la fecha de recepción, po de documento,
nombre y firma de la persona que entrega el documento.

*Luego se entrega la carta de recibo a la persona que entrego el documento.

*La persona encarga de recepción de documentación que en este caso es la asistente en ventanilla
procede a guardar la documentación y anexos si fuera el caso en una (si se trata de una cuenta de
cobro los documentos se trasladan a otras dependencias de la secretaria de Hacienda para hacer
efec vo el pago de la misma.

4)FACTURA
Recepción: se recibe en la ventanilla única de archivo.
Radicación: se radica mediante un so ware que emite un s ker con el número de radicado, fecha de
recepción y en dad que envía.
Registro: se registra el so ware de correspondencia.
Distribución: se lleva al área de contabilidad.
5)DERECHO DE PETICION
Recepción: llega el derecho de pe ción solicitado por una indemnización sus tu va de pensión.
Clasificación: se separa en los documentos con términos de empo para la respuesta.
Distribución: se direcciona a la oficina de fondo de pensiones de la en dad.
Proceso: se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el trámite indicado,
documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando al solicitante.
Salida: cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los requisitos exigidos
para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.

6)MEMORANDO
Las comunicaciones oficiales internas corresponden al conjunto de documentos generados por las
diferentes dependencias de la en dad en desarrollo de sus funciones con des no interno.
 CONCLUSIONES

Como podemos ver la unidad de correspondencia es vital importancia la cual debe crearse e
implementarse en todas las en dades que manejen flujo de información para el manejo dela
documentación producida y recibida por una en dad, la cual facilita el manejo organizado de
información, op mizando la entrega y solicitudes y requerimientos a cada dependencia competente
según sea el asunto.

Toda en dad pública o privada con funciones públicas esta en obligación de tener centralizada y
organizada la información, permi endo un mayor control, mayor eficiencia y transparencia a hora
de ser solicitada por los entes de control, dando cumplimiento a normas establecidas por el
gobierno nacional y entes direc vos encargados de regular la función archivís ca del país.

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciben o
envíen entre cualquier de sus dependencias de nivel central y local, a través de los centros de
recepción y distribución de comunicaciones es el obje vo primordial de esta información.
ADMINISTRACION DOCUEMENTAL.