TRABAJO COLABORATIVO CONTEXTUALIZADO

ADMINISTRACION I

SEMESTRE III
ESTUDIANTES
JENITH GARCIA PORTELA
JOHANDER DIAZ TURIZO
KAREN HERNANDEZ PEREZ
KATI HERRERA CARRERA

TUTOR
DAVID PEÑA VEGA

04/FEBRERO/2022

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
CENTRO TUTORIAL MAGANGUE
 TABLA DE CONTENIDO

1. TITULO…………………………………………………………………………………

2. OBJETIVOS …………………………………………………………………………………….

3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA………………………………………………………….

4. MARCO CONCEPTUAL………………………………………………………………………….

5. METODOLOGIA………………………………………………………………………………………

6. PRESENTACION DE RESULTADOS……………………………………...............................

7. CONCLUSIONES………………………………………………………………………………………………….
CARACTERIZACION DE LOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA
PLANEACION Y EL CONTROL DE LA EMPRESA
 OBJETIVOS

GENERALES

 Analizar de forma precisa la etapa de la planeación y control en la

OPTICA NUEVA VISION N.V. S.A.S. Estudiando la manera de cómo
se lleva ambos procesos, de tal forma que conozcamos como
definir objetivos y estrategias, como obtener eficiencia y bienestar
para para la empresa.

ESPECIFICOS

 Elaborar la propuesta y anteproyecto para caracterizar los

aspectos burocráticos en relacion con la planeación y el control de
dicha empresa por medio de las técnicas estudiadas en la
asignatura administración I.

 Demostrar los aspectos tanto positivos y negativos de dicha

empresa.
 DATOS DE LA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA: OPTICA NUEVA VISION N.V. S.A.S

NIT: 900425969-0

TELEFONO: 3145196122 - 3152565906 (5) 6877712

DIRECCION: Calle 16F No. 13-79

 PLANEACION DE LA EMPRESA OPTICA NUEVA VISION

La empresa OPTICA NUEVA VISION N.V. S.A.S es una empresa con

sedes en los municipios santa Ana magdalena y Magangué bolívar su
sede principal está ubicada en el municipio de Bucaramanga Santander.

Esta empresa fue creada por JAIME REYES con el fin de poner en
prácticas sus estudios, y como una manera de sustento y por ende
brindar empleo a otras personas.

Esta empresa ha generado varios empleos 5 directos y 3 indirectos

contribuyendo así con el desarrollo social, su persona está capacitado
para la atención al público, vigilancia y control de los servicios que se
prestan y los productos que se distribuye.

La razón social de la empresa OPTICA NUEVA VISION N.V. S.A.S con el

NIT 900425969-0, el objeto social de prestar los servicios de optometría
principalmente entre otros... a lo largo y ancho de la región y
distribución de lentes. Se caracterizan por prestar un buen servicio,
atención de calidad y por supuesto la buena calidad de los productos.

La planeación de la empresa se lleva a cabo por su gerente que a su vez

es el propietario con la participación y sugerencias de sus colaboradores.
los objetivos de esta empresa es la buena atención a su cliente y la
mejor calidad de sus productos para satisfacer sus necesidades y
expectativas.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Cabe decir que existen falencias encontradas en la empresa y una de ellas es

la falta de personal capacitado para atender la gran demanda de clientes o
pacientes en dicho municipio ya que solo cuenta con pocos especialistas el cual
se distribuyen en diferentes días en distintas sedes a lo largo de la semana.

MARCO CONCEPTUAL

FASES DE LA PLANEACION

El proceso de planeación se aplica especialmente a empresas de ramo único y

a empresas muy similares y está distribuida en ocho fases.

Fase 1: Desarrollo de la misión y objetos

La misión y los objetivos conllevan a un sentido cuando se consideran

preguntas como, ¿en qué negocio nos encontramos?, ¿cuál es nuestra
obligación?, y ¿qué resultados buscamos obtener? Los objetivos llevan una
finalidad general dando así mismo una apreciación del rumbo en la toma de
decisiones y posiblemente no cambien de un año a otro. Por consiguiente, la
misión y los objetivos no se comprenden por separado. Se ven influidos por las
valoraciones de las amenazas y oportunidades del entorno y de las fortalezas y
debilidades.

Fase 2: Diagnostico de amenazas y oportunidades

Las fuerzas del entorno internas y externas, nacionales y globales representan

oportunidades y amenazas para una estructura organizacional. La planeación
estratégica ayuda a identificar tales oportunidades y amenazas y a
considerarlas al crear la misión objetivos planes y estrategias de una
organización. Las fuerzas políticas y los participantes internos y externos de
una organización donde realizan una función principal al determinar su misión
y objetivos, ejerciendo fuerza para que se modifiquen.

Los competidores clientes, proveedores nuevos participantes y bienes y

servicios sustitutos son fuerzas competitivas que influyen la posibilidad de
ganancias, perspectivas de crecimiento y hasta de supervivencia de cada
empresa en particular. La planeación estratégica debe incluir una evaluación de
estas fuerzas.

Fase 3: Diagnostico de fortalezas y debilidades

Permite identificar las fuerzas centrales de una organización y determinar lo

que debe mejorarse, este diagnóstico abarca el análisis de la relativa posición
competitiva de la organización, su capacidad para adaptarse e innovar las
habilidades de sus recursos humanos, sus capacidades tecnológicas, recursos
financieros, su profundidad administrativa y valores además de los
antecedentes de sus empleados clave.

Las fuerzas centrales son las fortalezas que hacen distintas y más competitivas
a una empresa cuando proporciona bienes o se presta servicios que cuentan
con un valor único para sus clientes.

Un proceso confiable comprende dar el resultado esperado, con rapidez,

eficacia, sin interrupciones y con el menos inconveniente para los clientes.

Las fuerzas organizacionales representan fortalezas donde es más sencillo

evaluar sus aciertos que sus puntos débiles. Pero las debilidades no se corrigen
por si solas y es probable que se agudicen si no se enfrentan claramente en el
proceso de planeación estratégica.

Fase 4: Desarrollo de estrategias

El desarrollo de las estrategias debe evaluarse en términos de 1.

Oportunidades y amenazas externas, 2. Fortalezas y debilidades internas, 3. La
probabilidad de que las estrategias ayuden a que la organización logre su
misión y objetivos.

La planeación y las estrategias a nivel de negocios posee tres estrategias

básicas en común.

 La estrategia de penetración de mercado:

Busca el crecimiento en los mercados actuales con los productos que se

tienen. Una empresa podría aumentar su penetración de mercado 1. Al motivar
mayor uso de su producto, 2. Al atraer clientes de los competidores, 3.
Adquirir un competidor.

 Estrategias de desarrollo de mercado:

Exige buscar nuevos mercados para productos actuales. Tres formas de

hacerlo son: 1. Ingresar nuevos mercados geográficos, 2. Ingresar en
mercados objetivos, 3. Los usos de productos e instalaciones actuales.

 Estrategias de desarrollo de productos:

Comprende crear bienes o servicios o mejorar lo existentes para los mercados

actuales. Los métodos a que se recurren incluyen 1. Mejorar las
características, 2, mejorar la calidad en términos de fiabilidad, eficiencia o
durabilidad, 3. Mejorar el atractivo estético, 4. Involucrar nuevos métodos.

Fase 5: Preparación del plan estratégico

Luego de crear estrategias opcionales y elegir entre estas, la gerencia está

preparada para redactar el plan estratégico considerando:

 Misión y objetivos organizacionales

 La oferta de bienes, servicios o ambos, sin olvidar lo que los vuelve

únicos.

 Un análisis para obtener los recursos tecnológicos fabriles, de

marketing, financieros y humanos necesarios para la consecución de los
objetivos planteados, lo que incluye sacar partidos de las fortalezas y
superar los puntos débiles, además de planes de contingencia en estas
secciones.
  Estrategias para cultivar y aprovechar las competencias organizacionales
y de los empleados.

 Informes financieros que comprendan proyecciones de pérdidas y

ganancias, flujo de efectivos, punto de equilibrio.

Fase 6: Preparación de planes tácticos

El propósito de los planes tácticos es ayudara instrumentar los planes

estratégicos. Los gerentes de primer nivel y de mandos intermedios, así como
los equipos de empleados, basan sus planes tácticos en el plan estratégico de
la organización.

Fase 7: Control y diagnóstico de resultados

Se necesitan controles para asegurar que la instrumentación de los planes se

realice conforme a lo que se ha establecido y evaluar los resultados
conseguidos mediante tales planes. Si estos no generan los resultados
propuestos, gerentes y equipos tienen que modificar de la misión y los
objetivos, revisar las estrategias, ideas nuevos planes tácticos o cambiar los
consoladores utilizados. Una evaluación minuciosa revelas los cambios
específicos que hay que incorporar en el siguiente periodo de planeación.

Fase 8: planeación continua

La planeación es un proceso interrumpido. El entorno externo y el interno

cambian constantemente, algunos de estos cambios son graduales y
previsibles; otros, accidentados e predecibles.
 METODOLOGIA

La fuente de investigación fue la empresa, OPTICA NUEVA VISION N.V.

S.A.S su gerente y su personal asociado se les realizo una serie de preguntas
a manera de tener detalles que nos ayudaran a dar solución al problema o las
distintas fallas que se presentan en dicha empresa.

1) ¿Quién(es) desarrolla(n) la planeación en la empresa?

La planeación está a cargo del gerente con la recomendación de sus

empleados.

2) ¿Con que frecuencia, se planifican las actividades en la empresa?

En cada paso, en cada decisión tomada se planifica muy bien con

anterioridad.

3) ¿Qué instrumentos utiliza la compañía para evaluar los procesos?

El cuadro de mando- modelo de gestión, con un soporte de información

periódica para la dirección de los procesos de la empresa.

Respecto a la Planeación Estratégica

1) ¿La empresa posee misión? Si (x) no ( )

MISION; OPTICA NUEVA VISION N.V. S.A.S ofrece un servicio integral

mediante la combinación de valores, calidad de atención y asesorías, de
manera que estos satisfagan las necesidades y expectativas de nuestros
clientes, produciendo un impacto positivo y crecimiento personal en la vida de
cada usuario.
 2) ¿Cuáles son los aspectos que la caracterizan? (calidad, servicio,
posicionamiento, etc.

Todo se basa en el servicio que se presta

3) ¿Cómo se comunica este enunciado a los trabajadores?

De forma verbal

4) ¿Quién (es) ha (n) sido (los) responsable(s) de su diseño?

Su propietario o gerente

5) ¿La empresa dispone de visión? Si (X) No ()

VISION: OPTICA NUEVA VISION N.V. S.A.S será la empresa de

vanguardia que provea la más alta calidad en sus líneas de productos y la
adecuada atención visual de cada uno de los clientes a lo largo de sus vidas.

Contamos con una dotación de equipo de última tecnología en el ramo de

optometría, contactología, ortoptica, pleoptica, examen computarizado de la
vista, lentes y monturas. Todo con el único propósito de brindar solución a una
mejor salud visual a las personas.

6) ¿Cuál ha sido los efectos de compartir la visión con los

trabajadores?

Efectos muy positivos, ya que saben lo que buscamos y cuál es nuestra

identidad a que nos proyectamos, las metas y los que queremos alcanzar, y así
trabajando entre todos para lograr avanzar cada día más.
 7) ¿Es apoyada la misión y visión por los objetivos? Si (X) No ()

8) ¿Quién (es) plantea(n) los objetivos de la empresa?

EL Gerente

9) ¿Cuál es el espacio temporal de los objetivos? (en años... 3, 4 ó 5)

A dos años (2) años

¿La empresa posee políticas? Si ( ) No (X)

¿Existen documentos en el que se plasmen los objetivos?

Si

¿Están subdivididos los objetivos? (área, proceso, función,

proyecto, programaó actividad)

No

¿Quién (es) plantean las estrategias de la compañía?

La gerencia

¿Qué tipo de estrategias utiliza la empresa? (costos, diferenciación,

enfoque)

Las decisiones de precios deben ser coordinadas con la decisión de diseño del
productos, distribución y promoción para formar un programa de marketing
coherente y eficiente. La gerencia en si maneja los precios.

¿La empresa cuenta con un descriptor de cargos? Si ( ) No (X)

¿De qué manera favorece este manual de funciones al logro de los
objetivos?

Favorece de manera positiva ya que gracias a esta cada quien sabe las
distintas responsabilidades distribuidas a realizar a cada trabajador.

¿Existen procedimientos preestablecidos para la ejecución de tareas?

No

¿Quiénes son los responsables de la elaboración de los procedimientos?

La gerencia

¿Se capacita al personal para su adecuado desarrollo?

Si

¿Con que frecuencia se revisan los procedimientos en la empresa?

Frecuentemente cada 3 meses

 EL CONTROL EN LA EMPRESA

El control ha sido delimitado bajo dos grandes posiciones, una posición

limitada y posición amplia. Desde la posición limitada, el control se
concibe como la verificación a posteriori de los resultados adquiridos en
el seguimiento de los objetivos trazados y el control de gastos invertido
en la trasformación realizada por los niveles directivos donde la
estandarización en términos cuantitativos, forma parte esencial de la
acción de control.
Bajo la posición amplia, el control es concebido como una actividad no
solo a nivel directivo, sino de todos los niveles e integrantes de la
entidad, orientado a la organización hacia el cumplimiento de los
objetivos propuestos bajo instrumentos de medición cualitativos y
cuantitativos. Este enfoque hace referencia en los factores culturales y
culturales presente en el contexto institucional ya que parte del principio
que es el comportamiento individual que define en última instancia la
eficacia de los procesos de control elegidos en la dinámica de la gestión.
Todo lo anterior nos lleva a pensar que el control es un mecanismo que
permite corregir desviaciones a través de los indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un entorno social adecuado. Con la finalidad de
lograr el cumplimiento de los objetivos vitales para el éxito de dicha
organización, es decir, el control se entiende no como un proceso
únicamente técnico de seguimiento, sino que también como un proceso
informal donde se estiman factores culturales, humanos, grupales y
organizativos.
 Definicion de control

El control es una etapa fundamental en la administración, siendo

coherente, aunque la empresa cuente con extraordinarios planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá comprobar cuál es la situación real de dicha
organización y no existe un mecanismo que se asegure e informe si los
hechos van en la línea correctos con los objetivos.

Elementos de concepto

 Relacion con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro

de los objetivos que se establecen con la planeación

 Medición: para controlar es esencial medir y cuantificar los

resultados.

 Detectar desviaciones: una de las funciones propias al control, es

descubrir diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.

 Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y

corregir errores.
 Requisitos de un buen control

 Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar

errores de planeación, organización o dirección.

 Previsión de fallas o errores a futuro: El control, al detectar e

indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros ya sean de
planeación, organización o dirección.

Importancia del control

Una de las razones más perceptibles de la importancia del

control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar.
Entones el control se emplea para:

 Crear mejor calidad: las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.

 Enfrentar el cambio: Este forma parte inevitable del ambiente de

cualquier organización. los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que
captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías
nuevas. Se aprueban o enmienden reglamentos gubernamentales.
La función del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazadas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a
 detectar los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda

de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otras muy distintas es acelerar los ciclos que
implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios
nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan
velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

 Agregar valor: los tiempos rápidos de los ciclos son una manera
de obtener ventajas competitivas.

 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo, la tendencia

contemporánea hacia la administración participativa también
aumenta la necesidad de delegar autoridad y fomentar que los
empleados trabajen junto en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso del control. Por tanto, el proceso de control
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Bases del control

Se podría comenzar definiendo que es Una base. Bastaría traer
a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos
explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos
principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la
parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería
acaso posible la estabilidad del triángulo? De igual manera funciona el
control organizacional y sus bases, podríamos decir que el control se
basa en la consecución de las siguientes actividades:
 Planear y organizar
 Hacer
  Evaluar
 Mejorar

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa los que
facilitaran alcanzar las metas de esta. Lo que hace necesaria la
planificación y organización para fijar que debe hacerse y como. El hacer
es poner en práctica el cómo se planificó y organizó los logros de los
objetivos. De este hacer se desprende una información que proporciona
detalles sobre lo que se está realizando, es decir, ella va esclarecer
cuales son los hechos reales. Esta información debe ser clara, practica y
actualizada al evaluar.

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la

información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar
decisiones acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar. La
mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA FASE DE CONTROL

1. ¿Qué importancia tiene el control en la empresa?

Es de mucha importancia, si no hubiera control tal vez no existiera

la empresa o por ende no fuera rentable.

2. ¿De qué manera se realiza el control en esta compañía?

En función de los recursos, de la actividad y de los resultados

dentro la empresa
 3. ¿Qué instrumentos y/o herramientas de control utilizan?

Se realiza una comparación entre los resultados esperados

(presupuesto) y los resultados reales (sistema de información contable y
auxiliares)

4. ¿Quiénes son los responsables del control en la compañía?

El gerente y sus empleados

5. ¿Con que frecuencia y/o periocidad se desarrolla el control

en la empresa?

Cada mes

6. ¿La empresa desarrolla control preventivo?

No

7. la información contable ¿De qué manera favorece al control

administrativo?

Es muy favorable ya que este sistema de control contable

basado en planes, normas y directrices están bien definidos y orientado
dentro del manual de procedimiento correspondiente

8. ¿Cuándo se definen los presupuestos y que funciones cumple para

el control?
De manera anual

9. ¿Mencione instrumentos de control para el área comercial,

talento humano, finanzas y producción?

Evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas

 10. La información histórica ¿cómo favorece al control
administrativo?

Favorece de manera positiva

11. ¿Se desarrollan auditoria? ¿Con que frecuencia? ¿Qué

información solicita la gerencia para el cumplimiento de su
misión?
Se hace una auditoria anualmente, gracias a un informe
elaborado por la auditoria interna

12. ¿Cómo monitorean el avance de sus planes?

Por las supervisiones

13. ¿Poseen indicadores de cumplimiento? ¿Cómo

funcionan?

No

14. ¿Qué controles se desarrollan para el nivel

gerencial?

Ninguno

15. ¿Qué controles se desarrollan para los mandos

medios?

Se les evalúa

16. ¿Se maneja indicadores en la empresa? ¿Qué

aspectos y/o criterios se toman en cuenta?

Se manejan indicadores de eficiencia, efectividad,

capacidad, productividad y de calidad
 17. ¿Cómo favorece el control en los procesos?

El control ayuda de tal manera que ayuda a revisar si la

producción es positiva o negativa

18. ¿De qué manera construye el control a la definición de

características del producto y/o servicio?

El control se encarga de que tanto la producción o el servicio se

lleve a cabo de la mejor manera y que si en caso dado surge algún
problema o error en el desarrollo y proceso de la misma se realice la
respectiva corrección.

CONCLUSION

Como futuros administradores nuestra tarea va encaminada hacia

el poder dirigir, organizar, controlar y por ende planear las metas y
objetivos trazados dentro la empresa, la planeación y el control marchan
en el mismo sentido con un único propósito lograr eficiencia en la
empresa. La empresa se enfoca en el corto y largo plazo, ahora
debemos ser capaces de poder poner un plan para atacar, según nos
convenga y con las herramientas que tenemos afianzarnos en dicho
proceso, así poder ver las debilidades para reforzarlas y darle
importancia porque de eso depende si tenemos la estabilidad requerida
para lograr eficiencia. Debemos ser críticos, objetivos y realistas en
relacion a nuestros planes, llevarlos a cabo y comparar si los
establecidos reflejan los resultados que deseamos obtener, ya que si
ocurre lo contrario; debemos ser analíticos y flexibles en cuanto a
nuestra plantación, si por el otro lado, alcanzamos las metas deseadas,
no confiarnos, y en ese sentido seguir en constante cambio para llevar
a la empresa el éxito ya que el entorno cambia constamente y mucho
más con la globalización, por esa razón debemos tener diseñado un
plan de contingencia.