GUÍA METODOLOGÍA DE GESTIÓN

DE OPORTUNIDADES
ING. LAURA LORENA PÉREZ CALDERÓN
Oficina de Aseguramiento de la Calidad
Sistema de Gestión de Calidad
 ÍNDICE

1. Introducción (Gestión de Oportunidades).

2. Objetivo de la sensibilización.

3. Metodología.

3.1 Identificación de oportunidades del contexto de la organización.

3.2 Identificación y clasificación de las oportunidades del contexto de la organización.
3.3 Establecimiento del plan de acción para las oportunidades.
3.4 Evaluación del avance de las acciones.
3.5 Eficacia y cierre de las acciones.

4. Matriz de Gestión de Oportunidades.

5. Matriz de Gestión de Oportunidades (Ejemplo Proceso Sistema de Gestión de Calidad).

6. Propuestas de Oportunidades por proceso.

 OBJETIVO DE LA SENSIBILIZACIÓN

Establecer los lineamientos e

instrumentos necesarios que permitan
la construcción de la matriz de gestión
de oportunidades, a partir de un
análisis de contexto de la Universidad
Surcolombiana.
 DEFINICIÓN DE OPORTUNIDADES

Las oportunidades, del latín opportunitas , se

refieren a lo que es conveniente de un contexto
organizacional y a la confluencia variables que
pueden ser temporales y que son adecuadas para
obtener un provecho y en este sentido cumplir un
objetivo. Las oportunidades, por lo tanto, son las
condiciones que resultan propicias para realizar
una acción que permite “aumentar la eficacia del
sistema de gestión, alcanzar mejores resultados
y prevenir los efectos negativos”
 GESTIÓN DE OPORTUNIDADES

En el numeral 6.1 de la NTC ISO 9001, se establece que:

“Al planificar el sistema de gestión de la calidad, la organización debe considerar las

cuestiones referidas en el apartado 4.1 y los requisitos referidos en el apartado 4.2, y
determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de:

a. Asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados

previstos;
b. Aumentar los efectos deseables.
c. Prevenir o reducir efectos no deseados.
d. Lograr la mejora

Expuesto lo anterior, para determinar los riesgos y oportunidades de una manera

adecuada se debe tener conocimiento previo del contexto de la organización y las
cuestiones de las partes interesadas. Con el fin de asegurar la articulación de la
planeación estratégica, los planes, programas y proyectos, en línea con el sistema de
gestión de calidad, sus políticas y procesos.

La gestión de oportunidades, al depender de un contexto (interno y/o externo) cambiante

que, como se mencionó anteriormente, depende de circunstancias temporales, es
susceptible de modificación en cualquier momento, siendo los líderes de los procesos,
los responsables de su actualización.
 METODOLOGÍA

1. Identificación de oportunidades del contexto de la organización

BAJO LA PERSPECTIVA DE SISTEMA, EN EL
ANÁLISIS DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Con base en esta información, se pueden determinar los aspectos del contexto interno y del
contexto externo que favorecen y pueden apalancar el logro de las metas definidas y las acciones
requeridas a nivel estratégico y táctico para aprovechar su potencial. Para la identificación de las
oportunidades se puede trabajar con la metodología de construcción de escenarios y prospectiva
a partir del análisis de causa-efecto, estímulo respuesta y la cartografía de la red de relaciones
con los grupos de valor.
Equipos de
proyectos-
Ideas oportunidades
generadas
Preselección Iniciativas de
de ideas mejora
continua
Criterios de
Ideas
selección de seleccionadas
las ideas
 METODOLOGÍA

2. Identificación y clasificación de las oportunidades del

contexto de la organización.

Dado que no todas las oportunidades representan el mismo impacto en términos de incrementar la capacidad de
la institución para cumplir con los objetivos, se hace necesario evaluar la pertinencia de cada una de ellas para
determinar si estas son necesarias de gestionar.

Identificación Valoración
de de la
Oportunidades Oportunidad

Cada uno de los procesos de la Institución debe incluir en este paso

todas las estrategias identificadas en el análisis DOFA (Matriz FO-FA-
DO-DA) y hacer la respectiva valoración de la oportunidad. Ver
análisis del Contexto de la Organización.
 METODOLOGÍA

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DE LA OPORTUNIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA NIVEL DE
PROCESO FUENTE OPORTUNIDAD PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD

Calificar la posible
Fuente generadora de probabilidad de ocurrencia
la Oportunidad de de la oportunidad siendo:
mejora. Describir detalladamente el Calificar el posible
Que condiciones del objetivo y propósito de la 1. Poco probable que impacto que tendría la
Proceso al cual - Partes Interesadas contexto interno o oportunidad, la cual puede ser ocurra. oportunidad en caso de variables "Probabilidad que
pertenece la externo podrían apalancada por el objetivo del que genere los ocurra oportunidad "x"
oportunidad de - Revisión por la apalancar el logro de Plan de Desarrollo, Objetivo 2. La oportunidad podría resultados esperados: impacto potencial"= Nivel
mejora. dirección. los objetivos del Sistema de Gestión, ocurrir en algún momento. 1. Insignificantes de la oportunidad.
institucionales. Objetivos de un proceso, entre 2. Moderado
- Contexto. otros. 3. La oportunidad se 3. Alto.
espera que ocurra en la
- Auditoria Externa. mayoría de las
circunstancias.

Ver MATRIZ DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES*

Una vez analizados todas las oportunidades se deben organizar de
mayor a menor el nivel de oportunidad, con el objetivo de seleccionar
las oportunidades que tengan mayor puntaje con el fin de que se
puedan priorizar para realizar la respectiva gestión.
 METODOLOGÍA

3. Establecimiento del plan de acción para las

oportunidades.

PLAN DE ACCIÓN

ACCIONES SOPORTES PERIODICIDAD RESPONSABLE FECHA INICIAL FECHA FINAL

Una vez valoradas las oportunidades, se debe
Registrar la(s)
diligenciar la tercera parte del Matriz de Accione(s) que
permitan concretar la
Oportunidades, con el fin de establecer las oportunidad.

acciones con las que se espera lograr el Incluir el propósito de

Escribir el
la acción.
máximo aprovechamiento de la oportunidad documento con el
Frecuencia con la
Incluir el nombre
Fecha en la cual Fecha en que
que se va a del cargo de la
cual se realiza la comienza el plan finaliza el plan de
identificada para apalancar el logro de uno o Iniciar con verbo en
Infinitivo. Ej.:
EVIDENCIAR la
Acción.
persona que
de Acción. Acción.
ejecución de la ejecuta la acción.
más objetivos. Se deben tener en cuenta los -Adaptar
acción.

siguientes aspectos: -Ajustar

-Analizar
-Aprobar
-Asesorar
-Comunicar
 METODOLOGÍA

4. Evaluación del avance de las acciones.

EVALUACIÓN

Seguimiento Seguimiento Seguimiento Seguimiento

A partir del establecimiento del plan de acción para 1ER TRIMESTRE 2DO TRIMESTRE 3ER TRIMESTRE 4TO TRIMESTRE
las oportunidades, de manera trimestral y de
conformidad con lo establecido en los seguimiento Según periodicidad
Según periodicidad Según periodicidad Según periodicidad
semaforizado de cumplimiento de los reportes de de la acción.
de la acción. de la acción. de la acción.
cada vigencia, se debe realizar la evaluación del
Anual Anual Anual
avance de las acciones propuestas, en términos del Anual
Trimestre, 2do Trimestral: 3er Trimestral: 4to
resultados esperado, diligenciado la cuarta parte de Trimestral: 1er

la Matriz de Gestión de Oportunidades para lo cual Mensual:

Mensual: Mensual: Mensual:
Abril Julio Octubre
se deben tener en cuenta los siguientes Enero
Mayo Agosto Noviembre
Febrero
Junio Septiembre Diciembre
lineamientos: Marzo
 METODOLOGÍA

5. Eficacia y cierre de las acciones.

EFICACIA Y CIERRE DE LAS ACCIONES

EFICACIA DE LAS
A partir de la ejecución y evaluación del avance del FECHA SEGUIMIENTO
ACCIONES
plan de acción para las oportunidades, una vez se
haya cumplido la fecha de finalización de la
estrategia, se debe realizar la evaluación de la
eficacia y el correspondiente cierre de las acciones Registrar la fecha en la
cual se realiza el cierre de
Evaluar la eficacia de la
acción implementada
propuestas. Para esta actividad se debe diligenciar la acción debe ser igual o
posterío a la finalización
la quinta parte del Mapa de Oportunidades, de la acción
Eficaz
No eficaz
teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:
 MATRIZ DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES

UNIVERSDIAD SURCOLOMBIANA
GESTIÓN DE CALIDAD
MATRIZ DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES
CODIGO EV-CAL-MR-04 VERSION 1 VIGENCIA 2022 PÁGINA 1 de 1

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DE LA OPORTUNIDAD PLAN DE ACCIÓN EVALUACIÓN EFICACIA Y CIERRE DE LAS ACCIONES

DESCRIPCIÓN DE LA Seguimiento Seguimiento Seguimiento Seguimiento

PROCESO FUENTE No. OPORTUNIDAD PROBABILIDAD IMPACTO NIVEL DE OPORTUNIDAD ACCIONES SOPORTES PERIODICIDAD RESPONSABLE FECHA INICIAL FECHA FINAL FECHA SEGUIMIENTO EFICACIA DE LAS ACCIONES
OPORTUNIDAD 1ER TRIMESTRE 2DO TRIMESTRE 3ER TRIMESTRE 4TO TRIMESTRE
 Muchas Gracias !

OFICINA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD