DIAGNOSTICO DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS

POR:

DANIELA PAREJA FRANCO

EDWIN MAYER CAÑON GUERRERO

KELYS ISABEL ECHEVERRIA SIERRA

PROFE:
RUBEN DARIO

MATERIA:
CONTROL

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON

2021
 INTRODUCCION

Para comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, es necesario que tomes en
cuenta 3 indicadores importantes:

1) Stock Máximo

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu almacén según el

costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en venderlo a tus clientes. Ciertas
compañías consideran conveniente contar con un inventario grande en casos específicos como:

a) El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una temporalidad definida.

b) El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.

c) El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.

d) Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o materiales.

2) Stock mínimo (de seguridad)

Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, la cual, en

caso de ser menor que el mínimo requerido, puede generar un problema de abastecimiento
importante y pérdidas para la empresa. ¿Cuándo a una empresa le interesa mantener su nivel de
inventarios bajo?

a) Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.

b) Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o cantidad.

c) Al identificar el artículo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.

d) Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.

e) Se especula que habrá decremento en los precios del bien.

3) Punto de re-orden

Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el almacén

contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento.
Antecedentes

Productos Esenciales S.A.S es una empresa que nace a finales del año 2019, con el fin de brindar
variedad de productos de aseo y cafetería a las empresas del sector, con una propuesta de valor
agregado que se fundamenta en el buen servicio al cliente, la calidad de los productos e imagen
innovadora; debido a su buena acogida en sus primeros meses de vida se abrió a todo el público,
captando grandes clientes.

Objetivo Estrategico

La presente propuesta nace de la necesidad de la empresa Productos Esenciales S.A.S de mejorar

su sistema de inventario productivo ya que es una empresa joven en crecimiento y a medida que
crece se hace más difícil su manejo, por tal motivo es necesario diseñar e implementar sistemas
que ayuden a facilitar sus procesos y garantice su permanencia en el mercado.

Para el mes de septiembre 2020 se empieza a evidenciar que los mismos clientes necesitan
variedad en los productos que consumen y necesitan suplir otras necesidades como mejores
precios y practicidad, esto sumado elevación de las ventas que ha venido presentando un
incremento en su primer año de funcionamiento ha generado un aumento progresivo de la
producción, este incremento de la producción conlleva a que la empresa tenga que concentrar
más esfuerzos en controlar un volumen más amplio de materia prima y empaques para que
puedan suplir la demanda y cumplir con los pedidos a tiempo.

De no atender esta necesidad la empresa verá afectado su proceso productivo debido a que no
podrá cumplir con los pedidos a tiempo y podrá perder el terreno ganado con sus clientes, que,
por ser una empresa joven, están depositando su confianza en la promesa de venta que se les ha
entregado. Teniendo en cuenta que el espacio de la empresa es muy reducido para el
almacenamiento y no hay una estructura definida para el manejo de su inventario de materias
primas, se hace necesario plantear un sistema de inventario que permita ordenar, mantener y
controlar su inventario al menor costo posible ya que los recursos escasean por ser una empresa
pequeña que está en desarrollo.

Diagnostico

De conformidad con los planteamientos realizados anteriormente se decidió definir como

problema de investigación el siguiente: ¿Qué estrategia debe implementar la empresa Productos
Esenciales S.A.S para administrar correctamente sus costos de materia prima y empaques?

Indicador

El propósito de la planeación es determinar lo que debe hacerse esta semana, o este mes, o este
año, para estar en una situación satisfactoria la semana próxima, o el mes próximo o cinco años
más tarde. No se relaciona con futuras decisiones, sino con el impacto futuro de presentes
decisiones. Debe trabajarse con el respaldo de objetivos y determinar lo que ha de realizarse para
alcanzar dichos objetivos en tiempo determinado. La planeación no intenta eliminar el riesgo, pero
asegura que los riesgos sean tomados en el tiempo correcto. Intenta asegurar el uso efectivo de
los recursos disponibles que conduzcan al logro de los objetivos más importantes.
Estos puntos mencionados a continuación son contundentes para un sistema de inventarios nos
genera una serie de aportes: Elevar el Nivel de Servicio al Cliente, reduciendo la perdida de venta
por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.

• Mejorar el Flujo de Efectivo de tu empresa, al comprar de manera más eficiente y contar con una
mayor rotación de inventarios esto ayudará a que el dinero no esté sentado tu almacén sino
trabajando.

• Reducir los costos de fletes por una mayor planeación y reducción de las compras de
emergencia.

• Reconocer y prevenir robos y merma de los productos.

• Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y monitoreados.• Liberar y

optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado del
mismo.

• Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, requisición de mercancías para un

manejo de tus bodegas más profesional.
 CARACTERISTICAS

Flexible: Es un factor importante en la cadena de suministros debido al entorno tan cambiante e

impredecible en el que se mueven los clientes.

La flexibilidad significa adaptación; en logística e inventario se aplica como la forma de contar con
los sistemas y procesos necesarios para continuar con el ritmo que marca los clientes y la
industria.

En muchas compañías la planeación de la producción y distribución se realiza de manera

quincenal, lo que hace que se requiera una gran capacidad de adaptación para reaccionar en el
menor tiempo posible a problemas relacionados con rutas, volúmenes, envíos y entregas.

En estos tiempos la capacidad de reaccionar rápidamente es crítica, las compañías solo pueden
hacerlo a través de una cadena de suministros digitales.

Comprensible: Dentro de las organizaciones por muy pequeñas que estas sean, entre estas
funciones están las de custodiar y resguardar los inventarios, lo cual permitirá llevar un adecuado
control, manejo y uso de los inventarios.

Igualmente deben contribuir a que los despachos se hagan de manera inmediata evitando
contratiempos, por lo que el responsable de los almacenes debe recibir de alta gerencia la
información precisa y comprensible, para que el personal oriente sus esfuerzos y actividades.

Oportuno: Lograr el diseño de un sistema de inventarios que permita a la empresa tener un

control de materiales, equipos y herramientas para que las entradas, permanencias y salidas de los
mismos se produzcan de forma confiable y oportuna.

Beneficios: La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas
las áreas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración ya que
cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor inversión/efectivo.

Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de tener dinero
detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de ofrecer un
excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto. El objetivo es lograr ese equilibrio entre la
oferta y la demanda, así como tener confiablidad en los tiempos de recepción de mercancía de tu
proveedor como en la entrega a tus clientes.

Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para tu compañía
al brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a tener una mejor
planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más eficiente.
Contundente: Los pasos que puedes seguir para lograr una eficiente y contundente
implementación de tu sistema de control de inventarios son los siguientes:

1. Organizar y complementar la información de tus inventarios

Este paso es fundamental ya que te permitirá tener una visión más real de tu situación de tus
inventarios y a partir de esto optimizarlos. Es muy importante contar con un catálogo actualizado y
depurado de tus productos. Es primordial eliminar los productos que ya no manejas y los
productos que se encuentran repetidos en tu catálogo. Es fundamental también tenerlos
debidamente clasificados en familias y/o grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus
proveedores. Todo esto para tener una buena base de información para llevar a cabo los
siguientes pasos.

2. Clasificar tus productos en al menos 3 categorías

Después de haber organizado la información de tu inventario actual, tu siguiente tarea será

clasificarlo en 3 categorías principales las cuales te darán un panorama más amplio del tipo de
productos con los que cuentas y cómo deberán ser gestionados cada uno. Las categorías en las
que puedes clasificarlos son las siguientes:

a. Productos de Alta Rotación: Este tipo de producto tiene un nivel de venta constante durante
todo el año y debido a esto, se colocan al menos 6 compras por año para resurtirlo.

b. Productos de Temporalidad: En esta categoría se cuentan los productos que no tienen un nivel
constante de venta, sino que por temporadas puede aumentar o disminuir su rotación, las
compras se realizan mes a mes según se vaya requiriendo y previendo el comportamiento de su
demanda.

c. Productos especiales o sobre pedido: Esta clasificación abarca los productos que se puede decir
que son ventas eventuales por alguna requisición extraordinaria, en este caso solamente se
ordenan cuando se realiza el pedido por parte del cliente, son productos de los cuales no te
conviene tener inventario detenido ya que no se puede saber con certeza cuándo se venderán.

Los siguientes pasos se recomienda que los realices únicamente con tus productos identificados
como de alta rotación. No es recomendable trabajar este esquema con los productos especiales ya
que es difícil predecir su comportamiento y nivel de ventas esperado, al igual que es poco
beneficioso el contar con inventario de estos productos.