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"Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad"

TEMA: GESTION DE ALMACEN

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¿Qué es el almacén?
La palabra almacén es un término muy popular en nuestro idioma, que ostenta un uso
frecuente y que además es aplicado en varios contextos. El local, espacio o lugar físico que
esta" destinado para alojar mercancías o en el cual se venden productos al por mayor se lo
designa almacén el papel que tenga el almacén en el negocio depender de la naturaleza de
la operación. En algunos casos el almacén tan sólo es un lugar de paso donde se romper la
carga para preparar los pedidos de los clientes. En este caso el almacén es mínimo, mientras
que la manipulación se convierte en una actividad muy importante en otros casos,
el énfasis esta en el almacenaje de bienes y materiales, algunas veces, durante largos
períodos de tiempo.

Si tuviéramos que ubicar a la gestión de almacenes en un mapa de procesos logísticos


estaría entre la gestión de existencias del proceso de gestión de pedidos y distribución.

a) Recepción de Materiales.
b) Registro de entradas y salidas del Almacén.
c) Almacenamiento de materiales.
d) Mantenimiento de materiales y de almacén.
e) Despacho de materiales.
f) Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.

Relaciones del almacén con otras áreas de la empresa


La manera de organizar y administrar los almacenes depende de varios factores tales como
el tamaño, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura. La programación de la
producción establece los parámetros que serán claves para los diseños futuros de los
almacenes. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a
todo tipo de almacenes:

Área de contabilidad:
El departamento de contabilidad se encarga de instrumentar ,operar las políticas , normas ,
sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud de la seguridad en la
captación del registro de las operaciones financieras , presupuestales, a efecto de
suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones , a promover la eficiencia y
eficacia del control de gestión , a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización
de sus operaciones , cuidando que dicha contabilización se realice con documentos
comprobantes con debida observancia de las leyes , normas y reglamentos aplicables.

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Esta área realiza los movimientos de recibo, almacén, despacho y facturación .Además
contabiliza los productos que pide cada compañía o cliente, los pedidos que hacemos a los
proveedores, etc.

Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según


los sistemas existentes.

Área de compras:
Las relaciones que deben mantener los almacenes con los departamentos de compras deben
ser exactas con determinación racional del ciclo de aprovisionamiento siendo muy
importante la información precisa, oportuna y confiable que permita realizar acertados
pronósticos para compras futuras.

Se recibe una copia de cada pedido efectuado y así poder tener el espacio disponible al que
se le dará la mercadería comprada. La decisión de cuanto pedir y cuando hacerlo lo
resuelve el departamento de almacén con estimaciones o pronósticos.

La decisión de cuánto hay que comprar o aprovisionar pertenece a esta área y afecta de
forma muy directa al nivel de inventario, primordialmente al decidir las cantidades mínimas
y/o lotes de compra. Estas cantidades pueden provocar que nuestro inventario esté muy por
encima (exceso de inventario), cuestión que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta
cuando realizamos las previsiones de nuestro valor óptimo.

La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para


realizar con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras
asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del
negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa;
asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles
de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con proveedores.

1.- Mejorar la negociación con proveedores.

2.- Encargarse del aprovisionamiento de materiales.

3.- Integrar el departamento de compras al resto de departamentos:

Área de Producción:
Comprende todo los relacionado con el desarrollo de los métodos y planes más económicos
para la fabricación de los productos autorizados , coordinación de la mano de obra ,
obtención y coordinación de materiales , instalaciones , herramientas y servicios de
fabricación de productos y entrega de los mismos a comercialización o al cliente .

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Facilita la continuidad del proceso productivo, ya que tienen un control de la materia prima
para la continuidad del producto. Se hace cargo del almacenamiento de los productos.

Área de Ventas:
La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en
este campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de venta ocurren muchas
sorpresas, el departamento de ventas debe de dar seguimiento y control continuo a las
actividades de venta.

Sirve para tener un control de entradas y salidas, de lo que se va vendiendo


y cuando ya esté limitado de un producto hacer un producto.

 Existen dos acciones que afectan de forma más directa al inventario. La primera es la creación de
nuevos productos, pues nunca está muy claro qué aceptación tendrán en el mercado, por lo que
decidir cuánto almacenar es complejo al carecer de datos históricos.  

La segunda es el lanzamiento de campañas o promociones que en ocasiones conllevan a


una acumulación de stocks no previstos para atender el aumento de demanda en épocas
determinadas.

Zona de Control de Entrada:

Una vez descargada la mercancía esta se traslada a un recinto donde se contrasta lo que ha
llegado con los documentos correspondientes a lo solicitado en primer lugar se realiza un
control cuantitativo en el que se comprueba el número de unidades que se han recibido bien
sean paletas, bultos, cajas, etc. Posteriormente se hace un control cuantitativo para conocer
el estado en que se encuentra la mercancía, el nivel de calidad, etc.

Zona de Control de Salida:

En este recinto se verifica que las mercancías relacionadas en el pedido se corresponden


con las referencias que se han preparado para servir al cliente y si la cantidad de productos
coincide con lo solicitado, la tarea de control se puede agilizar mediante la incorporación a
los productos de etiquetas provistas de código de barras.

Área de Administración:
Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para
alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades. La administración
que consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan,
quien rinde cuenta a quien y donde se toman las decisiones.

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La administración de almacén es de mucha importancia así es como tiene el control de
entrada y salida de un producto por medio de esta área se tiene la administración de
mercancías que se encuentra en el almacén.

Zona de Servicio:

Esta zona estará destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja en el
almacén allí encontramos los vestuarios y aseos , el comedor , la zona de descanso , la sala
de reuniones, etc.

Área de control de calidad:


Proceso seguido por una empresa de negocios para asegurarse de que sus productos o
servicios cumplan con los requisitos mínimos de calidad establecidos por la propia empresa

La forma de almacenamiento es esencial para la calidad del producto, mantener el almacén


limpio y en buenas condiciones es vital. Además, es necesario hacer las revisiones
necesarias al momento de la salida de la mercancía para que el producto no sufra ningún
inconveniente.

Área de finanzas:
La función tiene como fin último incrementar el valor del negocio y alrededor de este, se
deben definir estrategias. Conseguir el fin de la función financiera no es un trabajo aislado
del gerente de finanzas lograrlo es un hito de responsabilidades de todos en la organización
mediante el cumplimiento de las metas que cada uno tenga definidas.

El almacenamiento es una de las más importantes operaciones ya que su resultado se refleja


directamente en los estados financieros y por el cual los clientes no pedirán más si su
mercancía está dañada o retrasada y eso se debe al mal control del almacenamiento.

Área Logística y control de inventarios:


Es el área con la que más se tiene comunicación, ya que de forma habitual (casi en todas las
empresas), es quién controla la gestión física de nuestro producto: cuando llega al almacén,
su verificación, control, movimientos, custodia, etc. Pero este control no significa decidir
cuánto stock tenemos o debemos tener; la planificación es una parte importante para decidir
el stock del que vamos disponer de forma permanente o en un periodo específico para tener
la máxima disponibilidad teórica posible.

Área de transporte:
Para que pueda realizarse la venta es preciso que el establecimiento distribuidor este
establecido y el producto se encuentre a disposición del comprador para su adquisición. El

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transporte desde el punto de origen al de destino contribuye a hacer posibles estos
objetivos.

Hay muchas formas distintas de mover físicamente un producto de un lugar a otro, pero en
la mayoría de los casos las modalidades de transporte se concretan en las siguientes:

 Terrestre :
o Por carretera: furgoneta, camión, furgón o vehículo similar.
o Por ferrocarril : tren
 Marítimo /Fluvial: barco, barcaza, gabarra, etc.
 Aéreo: avión, helicóptero, dirigible, etc.
 Otros: Oleoductos, tuberías cintas transportadoras, etc.

Se reparten los pedidos de nuestros clientes, que se encuentran almacenados y se llevan a su


respectivo destino. Marca la salida de cada mercancía.

Zona de Descarga:

Es el recinto donde las tareas de descargas de los vehículos que traen las mercancías
procedente de los proveedores principalmente y las devoluciones que realizan los clientes.
Este recinto se encuentra en los muelles, que ocupan tanto la parte interna como la parte
externa del almacén. Cada vez esta zona se requiere de equipamiento específico como es el
caso de las rampas de cargas. Estas se ajustan al medio del transporte, al nivelar la altura
del muelle con la plataforma de la carga del vehículo.