Planificación y Administración de Servicios Odontológicos

ODO-361
Guía I: Introducción a la Administración
Dra. Angie González

Nombre: Cyntia Vásquez Matrícula: 100527062 Sección: 98

Desarrolle el siguiente cuestionario con el material de apoyo asignado,

1-¿Qué significa administración?

La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los

recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad,
productividad y competitividad en la consecución de sus objetivos.

2-¿Con cuáles elementos analizamos la palabra administración? Defínelos.

-Objetivos. La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.

-Eficiencia. Se obtiene cuando se logran los objetivos en tiempo y con la máxima

calidad.

-Competitividad. Es la capacidad de una organización para generar productos y/o

servicios con valor agregado en cuanto a costos, beneficios, características y
calidad, con respecto a los de otras empresas de productos similares.

-Calidad. Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante el

cumplimiento de los requisitos.

-Coordinación de recursos. Es cuando se optimizan los recursos necesarios para

lograr la operación de cualquier empresa a través de la administración.

-Productividad. Implica la obtención de los máximos resultados con el mínimo de

recursos. En este sentido, la productividad es la relación que existe entre la
cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio y los
resultados obtenidos. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de
recursos, en términos de eficiencia y eficacia. De esta forma se aplica la
administración como disciplina.

3-¿Cuáles son las características presentes en la administración? Por cada

una, da un ejemplo.

Universalidad. Es indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa

pública o privada o en cualquier tipo de institución. Ejemplo: tanto los consultorios
privados como públicos emplean agendas y citas para organizar el orden de
atención a pacientes.

Valor instrumental. Su finalidad es eminentemente práctica, siendo la

administración un medio para lograr los objetivos de un grupo. Ejemplo: atender
pacientes en orden por medio del uso de citas. Cada paciente y doctor sabe el
turno del otro.

Multidisciplina. Utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y técnicas.

Ejemplo: Se utilizan las ciencias biológicas para resolver problemas, las
económicas para remunerar la resolución de problemas, las sociales para
comprender y organizar el rol de cada integrante del sistema.

Especificidad. Aunque la administración se auxilia de diversas ciencias, su campo

de acción es específico, por lo que no puede confundirse con otras disciplinas.
Ejemplo: La administración no puede ser usada para pedir perdón.

Versatilidad. Los principios administrativos son flexibles y se adaptan a las

necesidades de cada grupo social en donde se aplican. Ejemplo: Se adaptan tanto
al espacio público como al privado.

4-Define y explica: la definición de competitividad y su relación con la

administración.

La competitividad es la capacidad de una organización para generar productos

con valor agregado en cuanto a costos, beneficios, características y calidad,
respecto a los de otras empresas de productos similares.
En cuanto a administración, la competitividad es esa parte que aumente el ingreso
por menos cantidad de producto, así también es la que garantiza la aceptación en
el mercado del producto.

5-¿Cuáles son las fases del proceso administrativo?

Son dos: una fase mecánica o estructural y una fase dinámica u operativa.

6-Menciona y describe cada etapa del proceso administrativo. Coloca a qué

fase pertenece y explica tu respuesta.

Fase Mecánica o Estructural

-Planeación. Es cuando se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia

dónde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se
pretenden obtener y las estrategias para lograrlos minimizando riesgos.

-Organización. Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos,

funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la
aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.

Fase Dinámica u Operativa

-Integración. Es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos

necesarios para poner en marcha las operaciones.

-Dirección. Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo

mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo.

-Control. Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen

estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.

8-Menciona un principio de administración por cada etapa del proceso

administrativo y explica a que hace referencia.
Los principios de administración son verdades de carácter universal que surgen a
partir de la experiencia y que han sido debidamente comprobadas. Sirven para
aplicar la administración con un mínimo margen de error.

Planeación

– Factibilidad. Los planes deben ser posibles; es inoperante elaborar planes

demasiado ambiciosos u optimistas que no se puedan lograr. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente.

– Objetividad. Es indispensable utilizar datos objetivos tales como estadísticas,

estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos
matemáticos y datos numéricos al elaborar planes para reducir al mínimo los
riesgos.

– Flexibilidad. Deben considerarse márgenes de holgura que consideren los

imprevistos en todos los planes.

– Cuantificación. Tanto el plan estratégico como los planes tácticos y operativos

deben explicitarse en términos numéricos y cifras exactas. Es común que las
empresas establezcan objetivos de manera general sin establecer números y
cantidades de tiempo, lo que convierte los planes en un conjunto de buenas
intenciones.

– Unidad. Los planes tácticos y operativos deben subordinarse al plan estratégico

y dirigirse al logro de la misión y visión organizacional. Debe existir congruencia y
consistencia en todos los planes.

– Del cambio de estrategias. Siempre deben considerarse planes alternos para un

escenario optimista, otro realista y un pesimista. Comúnmente se conoce a esto
como plan a, plan b y plan c; de tal forma que se afronten posibles cambios en el
entorno.

Organización
– De la misión. Todas las actividades deben servir para lograr la misión de la
organización.

– Simplificación. Al organizar es necesario tener presente simplificar el trabajo y no

complicarlo.

– Especialización. El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en

actividades específicas. A mayor especificación mayor eficiencia y destreza.

– Jerarquía. Establece que la organización es una jerarquía. En la empresa se

deberán definir claramente los niveles jerárquicos y de autoridad de cada puesto
con el fin de propiciar el orden y la disciplina y evitar las fugas de responsabilidad.

– Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad

conferido corresponde el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.

– Unidad de mando. Los subordinados no deberán reportar a más de un superior

ya que ocasiona fugas de responsabilidad , confusión e ineficiencia.

– Difusión. La filosofía organizacional y los manuales, procesos y procedimientos

deben de estar a disposición de todos los empleados que tengan relación con los
mismos con el fin de que se propicie la comunicación y coordinación entre las
áreas.

– Amplitud o tramo de control. Un directivo no debe ejercer autoridad directa en

más de 5 o 6 áreas. La centralización origina falta de control.

– De la coordinación. Las áreas y departamentos de la empresa siempre deberán

mantenerse en armonía. La empresa eficiente requiere una estructura
organizacional que propicie la sincronización de procesos.

– Adecuación. La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades

de la empresa. y mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para
una micro empresa en un momento dado puede no serlo cuando ésta crezca. Es
indispensable observar las necesidades de la empresa y efectuar los ajustes para
adaptarse al entorno.

Integración

– Provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa deben

proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las
necesidades de su puesto. La dirección debe estar consciente de los recursos que
los puestos requieren para la eficiente realización del trabajo.

– Calidad de los proveedores. En ningún caso debe sacrificarse la calidad de los

insumos en aras de un menor costo, todos los proveedores deben de ser
confiables.

– El hombre adecuado para el puesto adecuado. Las personas que desarrollan

cualquier función deben reunir los requisitos para desempeñarla adecuadamente.
En otras palabras, el personal debe poseer los requisitos y características que la
organización requiera para desempeñar un puesto. El perfil de los recursos
humanos debe adaptarse a las características de la

Dirección

– De la resolución del conflicto. Los problemas deben resolverse cuando

aparecen, ya que el no tomar una decisión cuando se origina un conflicto ocasiona
que éste se magnifique y después sea irresoluble.

– Aprovechamiento del conflicto. Los conflictos y obstáculos deben visualizarse

como oportunidades ya que obligan al directivo a pensar en soluciones y nuevas
estrategias.

– Impersonalidad de mando. Cuando un directivo o jefe emita una orden es

necesario que explique a sus colaboradores que ésta surge por una necesidad de
la empresa, en otras palabras, no debe existir prepotencia ni abuso de autoridad.

– Coordinación de intereses. Los objetivos de todas las áreas deben relacionarse

para lograr la misión y la visión organizacional, de tal forma que todos los
miembros de la empresa encuentren en el logro de los objetivos la satisfacción de
sus objetivos individuales y un sentido de vida en su trabajo.

– De la vía jerárquica. Es indispensable respetar los niveles jerárquicos

establecidos en la estructura formal, de tal manera que al emitir una orden sea
transmitida a través de las líneas de comunicación definidas en la organización, de
lo contrario surgen conflictos, fugas de responsabilidad y debilitamiento de
autoridad.

Control

– Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado

del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que
la autoridad se ejerza.

– Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de

patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación
directa con la precisión de los indicadores ya que éstos permiten la ejecución de
los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente,
evitando pérdidas de tiempo y dinero.

– Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con

su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique
antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo
y forma.

– Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en

relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las
originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
– Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Sólo deberá
implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.

– Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades

excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de
aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la
estadística como un medio de control por excepción.

– Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar

involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo
debe comprender a la función controlada ya que el control pierde efectividad.

9-Menciona los valores éticos de la administración y da un ejemplo de cada

uno.

Sociales. Son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la

comunidad. Ejemplo: sólo brindar productos de calidad.

Organizacionales. Su finalidad es mejorar la organización de los recursos con que

cuenta el grupo social. Ejemplo: al dar el puesto indicado a la persona indicada.

Económicos. Se orientan a la obtención de beneficios económicos. Ejemplo:

invertir en buenos productos para obtener buena remuneración por parte del
usuario.

10-Consideras las fases del proceso administrativo importantes para la

práctica odontológica.

Sí, la administración es universal y puede ser aplicada a muchos ámbitos de forma

específica. En odontología, en cada proceso a realizar (una extracción, obturación
de caries, etc) se debe seguir un estricto esquema ordenado que se asemeja a las
fases y etapas del proceso administrativo. Lo anterior se refiere a los procesos
terapéuticos, en consecuencia, su aplicación en procesos de manejo del
consultorio como empresa son obligatorios en todas sus fases y etapas.