Administración I

TERCERA UNIDAD
Lic. Héctor Antonio Arriaza Alvarez
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
 Las funciones administrativas de una empresa son las tareas y obligaciones
que una organización debe asumir para un funcionamiento coordinado y
eficiente, derivando las responsabilidades asociadas a ellas hacia sus distintos
órganos.
 Por definición, las funciones administrativas suponen la ejecución de distintos
deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa. Esta realización
debe ser coordinada y persiguiendo la mayor eficiencia posible de los recursos
empleados.
 Su asunción por parte de las organizaciones supone el establecimiento de un
sistema jerárquico. Mediante esta estructura determinan las distintas tareas a
realizar y los departamentos o profesionales designados para las mismas.
 La expresión más habitual de este concepto en la teoría económica y de
organización de empresas es la expresada por Henri Fayol.
 Este autor francés delimitó las llamadas etapas del proceso administrativo.
planificación, organización, dirección, coordinación y control. Para Fayol las
mismas son universales y aplicables a todo modelo organizacional.
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LA EMPRESA.
 La asunción por parte de empresas e instituciones de las funciones
administrativas responde a la necesidad de tener una organización clara y
estructurada. Esto es debido a que el principio básico de cada empresa suele
ser lograr su crecimiento y maximizar su beneficio económico.
 En otras palabras, un buen gestor debe planificar, organizar, dirigir, coordinar
y controlar con vistas a la consecución de mejores resultados económicos.
 Además debe apoyarse en otros conceptos como es el de la división del trabajo y
la especialización.
 Existen multitud de obligaciones cotidianas en el entorno empresarial con las que una sociedad
mercantil tiene que lidiar. En ese sentido, todo administrador debe ser capaz de asumir estas y
permitir su realización por el bien de su compañía.
 Se trata de esquemas de trabajos necesarios desde el punto de vista administrativo para la
detección de debilidades en una organización económica y la superación de dichas situaciones.
 Base del éxito de esta misión radica principalmente en la coordinación con la que las etapas del
proceso administrativo sean satisfechas.
 Siempre con una buena ejecución se debe buscar la eficiencia.
 APLICACIÓN PRACTICA DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
 han sido extensamente aplicadas en la realidad empresarial en las últimas décadas, situándose
como un estándar de organización en empresas de todo tipo debido a su carácter marcadamente
universal.
 Por ello, se conforma como un esquema aplicable a sociedades de cualquier tamaño y abarcando
desde grandes multinacionales a Pymes. Además es compatible con cualquier sector económico
en el que se desenvuelva la empresa.
 En todas ellas se sigue un mecanismo de jerarquía en el que desde los administradores hasta el
último profesional es susceptible de asumir determinadas responsabilidades bajo la tutela de la
dirección.
 Con la aparición de nuevas modalidades empresariales y el veloz desarrollo del entorno
económico y digital, este planteamiento se ha visto influenciado adaptándose a los nuevos
tiempos.
 PLANEACIÓN:
 CONCEPTO: Es la etapa de la fijación de objetivos, estrategias y políticas
organizacionales que debe de desarrollar una empresa.
 Considerando sus fortalezas, oportunidad, oportunidades y amenazas.
 OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
 Propiciar el desarrollo de la empresa
 Reducir al máximo el riesgo del negocio.
 Maximizar el aprovechamiento de los recursos y el tiempo
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
 Flexible: el plan debe de tener la capacidad de adaptarse a los cambios que
se registren dentro de la organización.
 Racional: las decisiones deben de tomarse a partir de la lógica y la razón, no
según las emociones y los valores.
 Preciso: el plan debe de ser exacto, cualquier error puede repercutir en el
resto de las funciones de la organización.
 Limitación: el plan debe de ser diseñado que en cada decisión se debe de
establecer un factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos
 Factible: todo plan debe de ser realista diseñado en base a la experiencia a
hechos concretos y a los recursos disponibles.

 ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
 Son los dato de la empresa que hará posible el desarrollo de un plan de acción.
 VISIÓN: Es denominado el sueño de la empresa, es una aspiración de la
empresa, a mediano o largo plazo.
 MISION: Describe el rol que desempeña actualmente la empresa, su propósito
es lograr la visión de la empresa, la misión es la razón de ser de la empresa.
 VALORES: Es el conjunto de principios por lo que se rige la razón
empresarial.
 OBJETIVOS: Son los fines mas específicos de la visión.
 ESTRATEGIAS: Son las acciones que permiten canalizar esfuerzos para
cumplir los objetivos.
 POLITICAS: Son normativas y decisiones que orientan el trabajo de cada año.
 RECURSOS: Son todos los recursos con que cuenta la organización tanto
humanos, materiales y infraestructuras.
 PRESUPUESTO: Es el capital con que cuenta la empresa tanto fijos como
eventuales.
 PROCESO DE PLANEACIÓN:
 Este comprende de tres etapas principales:

Datos de Procesamiento Elaboración

entrada de Datos de planes
 Datos de entrada: Son información del pasado, presente y futuro del ambiente
externo y de los ambientes internos de la organización, estos datos muestran
necesidades, amenazas o oportunidades o una situación con la que se debe de
lidiar comúnmente.
 Ejemplos de ello:
 Informes sobre los niveles de insatisfacción dentro de la organización.
 Pedidos o solicitudes hechas por los clientes.
 Cambios en la legislación, programas y políticas de gobierno.
 PROCESAMIENTO DE DATOS:
 Significa transformar una información para producir una información para tomar
decisiones, el proceso de datos es el nucleo del proceso de la planeación, los
datos de entrada se transforman por medio de:
 La interpretación del significado de la información.
 La identificación de opciones para lidiar con las necesidades del futuro.
 La evaluación de las opciones.
 PREPARACIÓN DE UN PLAN
 El resultado final del proceso de planeación debe de ser la preparación de un
plan, por lo que posteriormente se deben de ejecutar, por lo tanto se debe
procesar información precisa y autentica, en esencia un plan es una guía para
acción en el futuro, establece a que situaciones debe de llegarse,lo que tiene
que realizar para arribar a ella y los recursos que se deben de llevar en ese
esfuerzo.
 TIPOS DE PLANES
 Los planes pueden clasificarse de acuerdo a los siguientes criterios, uno de los
criterios mas relevantes para los administradores es el nivel de permanencia
que lo clasifica en dos tipos, planes temporales y planes permanentes.
 Planes temporales: son los que se dejan de existir cuando se lograr alcanzar
los objetivos planificados.
 Por lo general contienen decisiones no programadas.
 PLANES PERMANENTES:
 Son los planes que perduran en el tiempo, contienen las decisiones
programadas que deben de utilizarse en situaciones predefinidas.
 TECNICAS DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA
 Estas técnicas ayudan a lograr los objetivos tomando las decisiones mas
adecuadas, las técnicas de planeación pueden ser cuantitativas y cualitativas.
 Técnicas Cuantitativas: Estas técnicas presentan la aplicación de métodos
racionales, esto implica estudiar el modelo matemático establecido por la
técnica.
 Ejemplo investigación de operaciones, redes epm, redes pert, diagrama de
Ishikawa.
 Técnicas Cualitativas: estas técnicas presentan métodos no matemáticos
basados en confrontaciones, comparaciones, consensos entre otros.
 Ejemplos: Círculos de calidad, lluvias de ideas, etc.
ORGANIZACIÓN:

 CONCEPTO: Organizar es utilizar cualquier conjunto de recursos en una

estructura que facilite la realización de planes, tiene como resultado el
ordenamiento de las partes de un todo o la división de un todo en partes
ordenadas, según algún criterio o principio de clasificación.
 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN:
 La organización es de mucho interés en la organización.
 Ayuda a lograr los objetivos planteados.
 Ayuda a utilizar los medios y recursos.
 Ayuda a tener una mejor comunicación.
 Evita la lentitud e ineficiencia.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
 Esta se basa en principios para tener mejor desempeño las cuales son:
 Objetivo: todas las actividades de la organización deben de relacionarse como
objetivo y propósito de la empresa, la existencia de un puesto o área solo es
justificable si sirve realmente para alcanzar los objetivos.
 Especialización: el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea
posible a la ejecución de una sola actividad, mientras mas especifico o menor
campo de accion tenga un individuo mayor será la suficiencia y destreza.
 Jerarquia: Es necesario establecer los centros de autoridad de los que emane
la comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyen desde el mas alto ejecutivo hasta el mas alto nivel.
 Coordinación: Las unidades de una organización siempre deben mantenerse
en equilibrio, marketing, finanzas, producción, recursos humanos etc.
 Flexibilidad: la flexibilidad ayuda cumplir con el propósito, en cada estructura
se debe incorporar procedimientos y técnicas para anticipar, reaccionar ante el
cambio.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Los elementos de la organización hacen posible el desarrollo de un plan de acción.

 Estructura: Esta implica el establecimiento del marco fundamental en la que opero
el grupo social ya que se establece la disposición y la afinidad de las funciones
jerarquías y las actividades necesarias para lograr los objetivos planteados.
 Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa deben
coordinarse racionalmente al fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
 Agrupación y asignación: agrupando actividades y asignando
responsabilidades favorece la especialización.
 Jerarquía: origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.
 Simplificación de funciones: establece los métodos mas sencillos para realizar
trabajos de la mejor manera posible
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
 Este proceso esta formado por cuatro etapas las cuales son:
 Análisis de los objetivos y del trabajo. Un objetivo es la situación deseada
que la empresa desea lograr, en esa etapa de analizarse Que, Como, Cuando
y para que intentar lograr, los empresarios siempre emplean la gestión del
desempeño para tener un seguimiento a los objetivos y analizar la efectividad
en general de los logros de la empresa.
 División del trabajo. Es la etapa en la que una tarea se divide en partes y
unidades, en cada una se le atribuye a una persona o un grupo de personas,
cada unidad realiza una parte del trabajo total que es necesaria para alcanzar
los objetivos. La división del trabajo permite a las organizaciones lograr
objetivos complejos, como ensamblar equipos en grande, fabricar productos en
grandes cantidades y atender a diferentes clientes en distintos lugares.
 Definición de responsabilidad y autoridad. Una vez identificada la unidad
del trabajo suelen definirse las responsabilidades que son las obligaciones de
las personas para realizar las tareas o actividades, el conjunto de las tareas
que una persona se responsabiliza se le denomina cargo. si se puede dividir el
trabajo es necesario atribuir autoridad a las personas o unidades de trabajo.
La autoridad es el derecho legal que los jefes o gerentes tienen para dirigir o
gobernar el comportamiento de sus integrantes.

 Diseño de la Estructura organizacional. Señala quienes realizan las funciones o

tareas que les competen en la empresa, como estas personas se relacionan
entre si, la estructura organizacional considera los distintos puestos en la
compañía, los cargos y las obligaciones de sus integrantes así como la cadena
de mando existente.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
 Se tienen tipos de organización según:
 Su forma jurídica: las empresas por su forma jurídica dependen de la
legislación de las leyes de cada país, ya que estas regulan la forma jurídica
que puedan adoptar las empresas para el desarrollo de sus actividad, la
elección de su forma jurídica condicionara las actividades, as obligaciones, los
derechos y las responsabilidades de la empresa. Aquí se clasifican en:
 Comanditarias
 Sociedad De responsabilidad limitada
 Sociedad colectiva
 Cooperativa
 Unipersonal
 Sociedad Anónima
 Su tamaño: Existen diferentes criterios para definir el tamaño de la empresa
como puede ser el numero de empleados, el sector de la industria, el sector de
la actividad, evaluar el numero de la ventas, etc. Sin embargo indistintamente
el criterio que se utilice, las empresas se clasifican según su tamaño en:
 Microempresa
 Pequeña empresa
 Mediana empresa
 Gran empresa
 Según su actividad económica. Las empresa por tipo de actividad económica
son aquellas que están clasificadas por su actividad laboral, donde se genera
intercambio de productos, bienes y servicios.
 Según su actividad económica se clasifican en:
 Sector primario
 Sector secundario
 Sector terciario
 Según el origen del capital. Las empresas según la propiedad del capital se
refiere así el capital esta en poder de los particulares o organismos públicos, es
decir de acuerdo a la fuente de donde procede el capital, en este sentido se
clasifican en:
 Privadas.
 Públicas
 Mixtas
 En esta etapa de la ORGANIZACIÓN se diseña la estructura que permita una
optima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas
establecidas durante la planificación.
INTEGRACIÓN

 CONCEPTO: Es la obtención y el agrupamiento de los elementos materiales y

humanos de la organización, planeación señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de un organismo social.

 FUNCION DE LA INTEGRACIÓN: Consiste en dotar el organismo social de los

diversos recursos que requiere para lograr la eficiencia en el desempeño al
momento de planear y organizar.
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE
PERSONAS.
PROVISIÓN DE
ADECUACIÓN DE ELEMENTOS IMPORTANCIA DE
HOMBRES Y ADMINISTRATIVOS LA INTRODUCCIÓN
FUNCIONES ADECUADA

El hombre debe
poseer las cada miembro de la empresa
debe proporcionársele los
características que elementos necesarios para
la empresa hacer frente eficientemente a
establezca para las necesidades de su
puesto. La dirección debe
desempeñar un
estar consciente de los
puesto con la elementos que los puestos
mejor calidad. requieren para la eficiente
realización de su trabajo.
EL momento en que el
elemento humano ingresa a
la empresa es
trascendental, pues de él
dependerá su adaptación al
ambiente de la
organización, teniendo
previos conocimientos del
lugar de trabajo y de cada
una de sus aéreas.
 PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE RECURSOS
NATURALES.
 CARÁCTER ADMINISTRATIVO. Es tener especialistas conocedores y
preparados para realizar las labores de cada área de la empresa. En estas
funciones es importante encontrar elementos esencialmente administrativos.
 ABASTECIMIENTO OPORTUNO: Tener las cosas y materiales necesarios, en
cantidad y tiempo, en forma tal que no falten, de ser así se estaría produciendo
una ineficiencia en el trabajo.
 INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO: Tener un lugar adecuado y bien
acondicionado.
 Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso de ella.
PROCESO DE INTEGRACIÓN

 Es una de las herramientas claves para asegurar la eficacia y la eficiencia de las

organizaciones.
 -En cualquier empresa en la que se busca mantener un mínimo de control, saber
implementar etapas organizativas es imprescindible, para que los procesos funcionen
de una forma estable y se desarrolle un conocimiento corporativo capaz de ser
trasladado entre los distintos profesionales de la empresa.
 INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
 Reclutamiento.
 -Selección.
 -Inducción.
 -Entrenamiento
 -Desarrollo
 INTEGRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES
 Tiene como finalidad seleccionar a los proveedores confiables que garanticen
el suministro de materiales de calidad y en el momento requerido.
 La finalidad de la integración de recursos materiales es lograr que la empresa
tenga los materiales correctos que reúnan las características y especificaciones
de calidad de manera oportuna y al mejor costo.
DIRECCIÓN.
 La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya
con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que
se cumplan.
 Su importancia: La dirección es la parte esencial y central de la administración,
a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. En efecto,
si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar.
 Principios de la dirección.
1) La coordinación de intereses
2) La impersonalidad del mando
3) La supervisión directa
4) La vía jerárquica
5) La resolución de conflictos
 Habilidades para una dirección eficaz.
 Definición: Conjunto de capacidades y conocimientos que una persona posee
para realizar las actividades de liderazgo y coordinación en el rol de líder de un
grupo de trabajo.

 Habilidades para la dirección eficaz

a) Liderazgo
b) Liderazgo Situacional
c) Comunicación
d) Motivación
e) LIDERAZGO: Conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un
individuo tiene para influir en la forma de ser o actuar de las personas o en un
grupo de trabajo determinado, haciendo que este equipo trabaje con
entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos.
 TIPOS DE LIDERAZGO:
 Natural
 Transformacional
 Proactivo
 Emprendedor
 Inteligente
 Carismático
 Democrático
 Burocrático
 Autocrático
• LIDERAZGO SITUACIONAL: Se basa en evaluar las necesidades de cada
momento, elegir la solución más acertada y utilizar la forma de liderazgo más
útil para alcanzar nuestro objetivo.
• Es una forma de liderazgo flexible y adaptable que rompe con la idea de un
único modelo de gestión.
• TIPOS DE LIDERAZGO SITUACIONAL:
 DIRECTIVO: Alta preocupación por las tareas
 Es quien toma las decisiones definiendo el qué, cómo y cuándo.
 El líder es quien toma las decisiones mediante órdenes e instrucciones claras
 No le preocupa su motivación.
 PERSUASIVO: Sigue definiendo tareas y roles ya empieza a solicitar el
feedback del equipo para mejorar y premia sus avances
 - sus instrucciones a los colaboradores las ejecuta motivándolos y
apoyándolos.
 -los colaboradores tienen más ilusión por la tarea a realizar, aunque no tengan
la experiencia suficiente para hacer la tarea sin supervisión.
PARTICIPATIVO: mayor interés por las personas y relaciones.
Tanto las decisiones como el control se gestionan de forma conjunta.
Supone un mayor nivel de motivación y de asunción de responsabilidades por
parte de los empleados.
El líder facilita la comunicación y potencia la colaboración mediante el intercambio
de ideas entre todos.
DELEGADOR: detecta y evalúa el talento, llegando a delegar tareas en su equipo.
descubre y evalúa el talento de los colaboradores y delega tareas entre su equipo
cuando comprueba que están preparados y con buena disposición para ello.
Esto da lugar al máximo nivel de autonomía para el colaborador.
 COMUNICACIÓN: Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor
establecen una conexión en un momento y espacio determinados para
transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son
comprensibles para ambos.
 Esta a su vez se clasifica en: formal, informal, vertical, horizontal.
 MOTIVACIÓN: Son todos aquellos factores capaces de provocar , mantener y dirigir la
conducta hacia un objetivo. (Mover, conducir e impulsar a la acción. Es la labor más
importante de la dirección.
 TRABAJO EN EQUIPO: Es la actividad que, para concretarse, imperiosamente, requiere
la participación de diferentes personas; lo que implica una necesidad mutua de compartir
habilidades y conocimientos; donde debe existir una relación de confianza que permita
delegar en el compañero parte del trabajo propio, con la seguridad de que éste cumplirá
cabalmente su contenido.
Cinco características para un buen trabajo en equipo:
 1. Esfuerzo, conductas flexibles y adaptables.
2. Comunicación clara, concisa y en doble sentido.
3. Competencias complementarias.
4. Liderazgo y coordinación de la actividad colectiva interdependiente.
5. Apoyo entre los miembros durante la tarea y cohesión.
 CULTURA ORGANIZACIONAL.
 Peters y Waterman (1984) consideran a la cultura organizacional como una
representación de los valores compartidos por los miembros de una
organización.
 Tunstall (1985), la describe como “una constelación general de creencias,
costumbres, tradiciones, sistemas de valores, normas de conducta y formas de
hacer negocios que es única para cada corporación”.
 Menguzzato y Renau (1991) definen la cultura organizacional como “el
conjunto de valores, creencias, actitudes, expectativas, racionalidades,
aptitudes... comunes a todos o por lo menos a la gran mayoría de los miembros
de la empresa, desde la alta dirección hasta la base operativa, y que son otras
tantas normas implícitas que influyen sobre sus comportamientos en el
contexto de su trabajo.
 TIPO DE CULTURA
 Formal y informal
 Organizacional
 ELEMENTOS EXTERNOS
 De la cultura de la organización: propiamente dicho, no forman parte de la cultura de la empresa,
más bien, son los factores del entorno que influyen en la formación de la cultura, destacan: los
clientes, los proveedores, competidores, gobierno, accionistas y la sociedad en general.
 ELEMENTOS INTERNOS
 1. Fundadores
 2. Valores
 3. Normas
 4. Símbolos y signos
 5. Elementos humanos
 FUNCIONES DE LA CULTURA
 Son de dos tipos: de adaptación interna y de integración interna


 CONTROL: El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual
se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (Lourdes Munch).
 IMPORTANCIA: Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
 Promueve el aseguramiento de la calidad.
 Protege los activos de la empresa.
 Se garantiza el cumplimiento de los planes.
 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
PRINCIPIOS: Los principios de control administrativo son las reglas generales a cumplir en
el proceso de analizar si las acciones se están llevando a cabo según lo planeado y tomar
las medidas correctivas necesarias para confirmar la planificación. Su objetivo es garantizar
la implementación completa y oportuna de las políticas y planes de la administración.
 Entre los cuales se menciona los siguientes:
 Equilibrio.
 Indicadores o estándares.
 Oportunidad.
 Desviaciones.
 Costeabilidad.
 Excepción.
 Función controlada.
 TIPOS
 Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional
comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad.
 Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye
dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el
plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
 Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
 ETAPAS Y FASES