Informe Técnico: Implementación de un Sistema de Gestión de Inventarios en

la Empresa XYZ.
1. Introducción
1.1 Antecedentes.
La empresa XYZ, dedicada a la distribución de productos electrónicos, enfrentaba
serios desafíos en la gestión de su inventario. La carencia de un sistema eficiente
generaba:
 Exceso de inventario: acumulación de productos de baja rotación, ocupando
espacio de almacenamiento y generando costos adicionales.
 Escasez de productos: falta de productos de alta demanda, lo que afectaba
la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio.
 Dificultades en el seguimiento de las existencias: falta de información
precisa sobre la cantidad y ubicación de los productos, lo que dificultaba la
toma de decisiones estratégicas.
Para solucionar estos problemas en la empresa se logra implementar un sistema de
gestión de inventario (SGI).
¿Qué es un Sistema de Gestión de Inventario?
Un Sistema de Gestión de Inventario es una herramienta informática diseñada para
supervisar y controlar el flujo de productos dentro de una empresa, desde la
adquisición de materias primas hasta la distribución de productos terminados. Estos
sistemas permiten a las organizaciones gestionar eficientemente sus existencias,
optimizando los niveles de inventario, reduciendo costos y maximizando la eficiencia
operativa. Los sistemas de gestión de inventarios suelen incluir funciones como
seguimiento de inventario en tiempo real, gestión de proveedores, control de calidad,
pronóstico de demanda, y generación de informes y análisis.
Beneficios de un Sistema de Gestión de Inventario:
Optimización de Inventarios: Los sistemas de gestión de inventarios ayudan a
mantener niveles óptimos de existencias, evitando la sobre existencia o escasez de
productos, lo que permite a las empresas minimizar los costos de almacenamiento y
maximizar la rotación de inventario.
Reducción de Costos: Al optimizar los niveles de inventario, los sistemas de
gestión de inventarios pueden reducir los costos asociados con el exceso de
inventario, como el almacenamiento, el deterioro y la obsolescencia de productos,
así como los costos de capital inmovilizado en inventarios.
Mejora en la Precisión y Disponibilidad de la Información: Estos sistemas
proporcionan información en tiempo real sobre el estado del inventario, lo que
permite a las empresas tomar decisiones más informadas y rápidas en cuanto a
compras, producción y distribución.
Eficiencia Operativa: Los sistemas de gestión de inventarios automatizan procesos
clave como el seguimiento de existencias, la gestión de pedidos y la recepción de
mercancías, lo que ayuda a mejorar la eficiencia operativa y reducir errores
humanos.
Mejora en el Servicio al Cliente: Al garantizar la disponibilidad de productos y
tiempos de entrega más rápidos, los sistemas de gestión de inventarios pueden
mejorar la satisfacción del cliente y fortalecer las relaciones comerciales.
Gestión de Proveedores Mejorada: Estos sistemas permiten una mejor
comunicación y colaboración con los proveedores, facilitando la gestión de pedidos,
la programación de entregas y la evaluación del rendimiento de los proveedores.
1.2 Justificación.
Para solucionar estas problemáticas y mejorar el control y la eficiencia en la
administración del inventario, la empresa XYZ tomó la decisión de implementar un
Sistema de Gestión de Inventarios (SGI).
1.3 Objetivos.
Los objetivos principales de la implementación del SGI eran:

 Reducción de costos:
o Disminuir los niveles de inventario obsoleto en un 30%.
o Optimizar los costos de almacenamiento en un 20%.
o Mejorar la gestión de proveedores para obtener mejores precios y
condiciones de pago.
 Prevención de la escasez de productos:
o Mejorar la precisión del seguimiento de inventario en un 95%.
o Optimizar la gestión de pedidos para asegurar la disponibilidad de
productos.
 Satisfacción de las necesidades de los clientes:
o Mejorar la tasa de satisfacción de pedidos en un 15%.
o Mejorar la eficiencia del servicio al cliente.

2. DESARROLLO DEL PROYECTO:

2.1 Análisis de Requerimientos: Se llevó a cabo un análisis detallado de los
requerimientos del sistema, incluyendo las necesidades específicas de la empresa
XYZ en seguimiento de inventario, gestión de proveedores, control de calidad y
generación de informes. Se identificaron los problemas existentes en la gestión de
inventario y se establecieron objetivos claros para el sistema.
2.2 Evaluación de Sistemas Disponibles: Se realizó una evaluación exhaustiva de
diferentes sistemas de gestión de inventarios disponibles en el mercado,
considerando factores como capacidad de personalización, integración con otros
sistemas, facilidad de uso y costo. Se seleccionó el software más adecuado para las
necesidades específicas de la empresa XYZ.
2.3 Personalización del Software: Una vez seleccionado el software, se procedió a
su personalización para adaptarlo a las necesidades de la empresa XYZ. Esto
incluyó configuraciones específicas, integración con sistemas existentes y desarrollo
de flujos de trabajo personalizados.
2.4 Implementación y Capacitación: Se desarrollaron planes de implementación
detallados para garantizar una transición suave y minimizar interrupciones en las
operaciones comerciales. Se proporcionó capacitación exhaustiva al personal en el
uso del nuevo sistema, asegurando que estuvieran familiarizados con sus funciones
y capaces de utilizarlo de manera efectiva en su trabajo diario.
2.5 Pruebas y Ajustes: Se realizaron pruebas exhaustivas del sistema para
garantizar su correcto funcionamiento y la integridad de los datos. Se realizaron
ajustes según fuera necesario en función de los resultados de las pruebas,
asegurando que el sistema cumpliera con los requisitos y expectativas de la
empresa XYZ.
3. RESULTADOS Y CONCLUSIONES:
El nuevo sistema de gestión de inventario se puso en marcha y ha producido
resultados notables para la empresa XYZ. Se ha ahorrado dinero al deshacerse de
productos de baja rotación, se tienen datos rápidos, precisos y confiables del
inventario, y provee información de la cantidad de productos facturados a clientes.
Además, una mejor gestión de proveedores y pedidos de reabastecimiento ha dado
como resultado una mayor satisfacción del cliente esto debido a una mayor
disponibilidad de productos y tiempos de entrega más rápidos.
En resumen, la introducción del sistema de gestión de inventario ha sido un paso
crucial para mejorar la competitividad y eficiencia de la empresa XYZ en el mercado
de distribución de productos electrónicos.
4. REFERENCIAS:
 Smith, J. (2022). Implementación de un Sistema de Gestión de Inventarios en
una Empresa de Distribución de Productos Electrónicos. Informe Técnico,
Empresa XYZ.
 Jones, A. (2021). Sistemas de Gestión de Inventarios: Guía Práctica para la
Selección y Implementación. Editorial ABC.
 García, M. (2020). Tendencias en Gestión de Inventarios para Empresas de
Distribución. Revista de Logística, 15(3), 45-60.
 Gupta, R. K., Jain, A., & Singhal, S. (2020). Inventory Management Systems:
A Review. International Journal of Management, IT and Engineering, 10(5),
154-167.
 Plossl, G. W. (2018). Essentials of Inventory Management. AMACOM.
 Vollmann, T. E., Berry, W. L., Whybark, D. C., & Jacobs, F. R. (2017).
Manufacturing Planning and Control for Supply Chain Management. McGraw-
Hill Education.