CONFIPETROL S.A.

GG-ADM1-P-3
PROCEDIMIENTO DE USO DEL SERVICIO DE
MENSAJERÍA
Documento No Controlado

1. OBJETIVO
Definir la forma mediante la cual se debe acceder al servicio de mensajería interno en la Organización.

2. ALCANCE
Este procedimiento tiene cobertura a todos los trabajadores de la Empresa.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. Servicio de Mensajería
Son las actividades relacionadas con envío y reclamo de paquetes y /o correspondencia, trámites en Notarías
y entidades bancarias y demás diligencias requeridas por la Organización, la cuales pueden ser llevadas a
cabo directamente por el mensajero de la Compañía o por terceros contratados para prestar dicho servicio.
3.2. Mensajero
Persona que labora en la Compañía y que entre sus roles y responsabilidades se encuentran las labores de
mensajería.
3.3. RECEP
Recepcionista de la oficina de Bogotá y de Barrancabermeja de la Empresa o quien haga sus veces en otras
sedes administrativas.
3.4. GEST.ADM.
Gestor administrativo
3.5. L.P.
Son los líderes de los diferentes procesos y subprocesos de la Compañía, tales como Gerencial, O&M,
Administrativo, HSEQ, Marketing, Talento Humano, IT, Compras y Contratación, Logística, Contable y
Tributario, Financiero, Nómina, Control Interno y Costos; y Jurídico.
3.6. Revisor
En la oficina de Bogotá es el Gerente Administrativo. En las demás sedes será el correspondiente
GEST.ADM.

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4. RESPONSABILIDADES
4.1. Trabajadores
Programar con el mayor tiempo posible las diligencias que requieren del servicio de mensajería.
Solicitar por intermedio de su L.P. el servicio de mensajería con al menos 24 horas de anticipación.
Verificar la realización de la diligencia en los términos solicitados.
No utilizar el servicio de mensajería de la Compañía para diligencias personales o con fines distintos
al laboral.
4.2. L.P.
Recibir, analizar y autorizar las solicitudes de mensajería del personal a su cargo.
Fomentar y velar por la programación de diligencias con el debido tiempo.
No autorizar diligencias personales o distintas a los fines de la Compañía.
4.3. Revisor
Auditar periódicamente la bitácora de mensajería.
Incluir en la programación mensual aquellas diligencias de carácter periódico y crítico en la
Compañía.
Velar por el cumplimiento del presente procedimiento.
4.4. RECEP.
Recibir de parte de los L.P. las solicitudes de mensajería.
Programar las diligencias acorde a las prioridades, teniendo presente que las solicitudes del proceso
de Marketing catalogadas como urgentes por estar relacionadas con procesos licitatorios priman
sobre otras solicitudes.
Archivar los formatos diligenciados de solicitud de mensajería ADM-GEN1-F-14.
Verificar el correcto diligenciamiento por parte del MENSAJERO del formato bitácora de mensajería
ADM-GEN1-F-15.
Notificar al REVISOR de los casos recurrentes de solicitudes no programadas sin justificación.
4.5. Mensajero
Llevar a cabo correctamente las solicitudes de mensajería realizadas por la Compañía.
Terminar de diligenciar los formatos de solicitud de mensajería ADM-GEN1-F-14.
Diligenciar diariamente el formato bitácora de mensajería ADM-GEN1-F-15.
Siempre solicitar el servicio de escolta de la Policía nacional en los casos en que realice retiros de
sumas de dinero iguales o superiores a un millón de pesos colombianos.
Solicitar y entregar los registros que soporten la realización de las diversas diligencias, tales como
guías de envío, facturas, copia con recibido, etc.
Realizarle al REVISOR las observaciones pertinentes tendientes a mejorar la efectividad de las
labores desarrolladas.
Abstenerse de realizar diligencias de índole personal propia o de otros funcionarios de la Empresa ,
debiendo informar estas situaciones al REVISOR.

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
Software y Hardware de la Empresa.

6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

Seguir las normas de HSE establecidas por la Empresa en las visitas a los diferentes campos.

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7. ASPECTOS AMBIENTALES
El reciclaje, manejo y desecho del papel, carpetas y objetos de almacenamiento magnético utilizado en el
desarrollo de las actividades definidas en este procedimiento seguirán los parámetros establecido en la
Empresa para el manejo de residuos sólidos.

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8.1. Un trabajador de la Empresa tiene una necesidad de mensajería relacionada con los fines de la
Compañía.
8.2. El trabajador realiza la solicitud a través de su L .P. para lo cual diligencia el formato de solicitud de
mensajería ADM-GEN1-F-14.
8.3. El L.P. revisa y autoriza si lo considera necesario la solicitud realizada, para lo cual le hace entrega
al RECEP. del formato de solicitud de mensajería ADM-GEN1-F-14.
8.4. RECEP. recibe el formato de solicitud de mensajería ADM-GEN1-F-14, ingresa la fecha y hora de
recibo y verifica la prioridad con el solicitante.
Se debe tener en cuenta que las solicitudes del proceso de Marketing catalogadas como urgentes por estar
relacionadas con procesos licitatorios priman sobre otras solicitudes.
8.5. RECEP. termina de diligenciar el formato de solicitud de mensajería ADM -GEN1-F-14, registrando a
quién se le asigna la mensajería solicitada teniendo en cuenta:
La diligencia se le debe asignar al MENSAJERO que la Empresa ha contratado para tal fin.
Si el MENSAJERO no puede realizar la diligencia dentro de la fecha y horas requeridas por estar
adelantando otras diligencias previamente asignadas, se debe verificar si la diligencia la puede
realizar el conductor asignado al proceso de Compras y Contratación.
Si la diligencia no puede ser atendida por el MENSAJERO o por el conductor del proceso de
Compras y Contratación, se debe verificar si la diligencia la puede realizar la persona de servicios
generales.
Solo si ninguno de los cargos anteriores puede realizar la diligencia y la misma se requiere de
carácter urgente, RECEP. podrá contratar el servicio con un tercero, en cuyo caso requerirá del visto
bueno del REVISOR.
8.6. RECEP. le entrega al MENSAJERO los formatos de solicitud de mensajerías ADM-GEN1-F-14,
diligenciadas y le indica la programación propuesta.
8.7. MENSAJERO revisa las solicitudes realizadas y reprograma junto con RECEP. las mismas de
acuerdo a las rutas pero respetando las prioridades, registrando la programación definida en el
formato bitácora de mensajería ADM-GEN1-F-15.
8.8. MENSAJERO realiza las diligencias de acuerdo a la programación establecida y le entrega a RECP .
los respectivos soportes documentales indicados en formatos de solicitud de mensajería
ADM-GEN1-F-14.
8.9. MENSAJERO termina de diligenciar el formato bitácora de mensajería ADM -GEN1-F-15 indicando la
duración, fecha y hora de terminación real de la diligencia, así como las observaciones que sean
pertinentes.
8.10. RECEP. archiva el formato bitácora de mensajería ADM-GEN1-F-15 correspondiente a las
diligencias realizadas por MENSAJERO durante el día.
8.11. REVISOR audita periódicamente el registro de los formatos bitácora de mensajería
ADM-GEN1-F-15 y el cumplimiento del procedimiento

9. CRITERIOS DE ACEPTACION
Servicios de mensajería realizados de acuerdo a los formatos solicitud de mensajería
ADM-GEN1-F-14 radicados.
Formato bitácora de mensajería ADM-GEN1-F-15 diligenciado diariamente y archivado.
Solicitudes de mensajería realizadas con al menos 24 horas de anticipación.
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10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Reglamento Interno de Trabajo.

11. ANEXOS
GG-ADM1-F -14. SOLICITUD DE MENSAJERÍA
GG-ADM1-F -15. BITÁCORA DE MENSAJERÍA

12. REGISTRO DE APROBACION

Elaboró Fecha Revisó Fecha de Aprobó Fecha de Custodio

elaboración Revisión Aprobación
Lider de 2-may-11 Representante 2-may-11 Comité de 2-may-11 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestión
Gestión Documental
Lider de 2-may-11 Representante 1-jun-12 Comité de 1-jun-12 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestión
Gestión Documental

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