Desarrollo de una auditoria

Elaborado por: Nataly Castaño

MEMORANDO
20/03/2024

Nombre
Andrés López Maldonado - Técnico
Dirección
Medellín Antioquia

Asunto: Revisión del cumplimiento del sistema de gestión de calidad en el proceso de trabajo de
campo de la empresa MP S.A.

Estimado Director Técnico:

Quisiera informarle al técnico Andrés López Maldonado que, conforme a lo establecido por
nuestro departamento de gestión, hemos organizado una auditoría interna de calidad
enfocada en el proceso de trabajo de campo. Esta evaluación tiene como finalidad
confirmar la adherencia a los procedimientos y directrices establecidos, asegurando su
alineación con los siguientes criterios: NORMA ISO 9001/2015, MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE CAMPO, MATRIZ DE RIESGOS, FORMATO DE CAMPO.

La auditoría se realizará los días 15 y 16 de mayo de 2024, organizado de la siguiente

manera la sesión de apertura está programada para el 15 de mayo de 2024 a las 7:30 am., y
la sesión de cierre se llevará a cabo el 16 de mayo de 2024 a las 12:00 p.m. Dicha auditoria
la llevará a cabo los auditores Nelson Manrique y Paula Patricia Mendoza, persona
especializadas en el cargo.

Encontrará adjunto el procedimiento y las listas de verificación específicas para esta

auditoría. Asimismo, le agradeceríamos nos informe sobre los nombres, cargos y firmas de
los participantes en la auditoría. Para la sesión de inicio, solicitamos la presencia de los
empleados directamente relacionados con el proceso auditado, así como la disponibilidad
de toda la documentación relevante para cumplir con el plan de auditoría establecido.

Cualquier consulta o aclaración que requiera, por favor, diríjala al auditor líder, el Ing.
Nelson Manrique.

Atentamente,

Nataly Andrea Castaño Aguirre

 Versión NT-002
ACTA DE ASISTENCIA REUNIÓN DE APERTURA
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD Acta 001
No.
Fecha 15/05/2024

OBJETIVO Revisar del cumplimiento del sistema de gestión de calidad de los

departamentos de recursos humanos, financiero y de calidad de la
empresa MP S.A.
Oficina:
FECHA/HORA 15/03/2024 7:30 LUGAR Cl. 82 #50bb-30
a.m. 209

RESPONSABLE Ingeniero Nelson

Manrique
ALCANCE La Auditoria esta proyectada para los procesos del departamento
RECURSOS HUMANOS, FINANCIERO Y CALIDAD. Esta auditoria
aplica para la revisión del cumplimiento de la NORMA ISO 9001
del 2015
CRITERIOS  Norma ISO 9001 /2015.
 Manual de procedimiento de
campo.
 Matriz de riesgos.
 Formato de campo.
FECHA 15 de Mayo del HORA 7:30
APERTURA 2024 a.m.
FECHA CIERRE 16 de Mayo de HORA 12:00
2024 p.m.
NOMBRE ÁREA FIRMA APERTURA FIRMA
CIERRE
Andrea Carvajal Departamento Firma Andrea Firma Andrea
de recursos Carvajal Carvajal
humanos
Pedro Mazo Departamento Firma Pedro Firma Pedro
Rodríguez financiero Mazo Mazo
Rodrígu Rodríguez
ez

Luz Elena Rojas Departamento Firma Luz Firma Luz Elena

de calidad Elena Rojas
Rojas

N DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

°
1 Documentación de
capacitaciones y desarrollo de
nuevos ingresos del personal –
Área Recursos Humanos
Durante la auditoría interna de gestión de
calidad para el proceso de capacitación y
desarrollo, se encontró que la documentación
de la capacitación es completa y precisa,
reflejando un sólido compromiso con el
desarrollo profesional de los empleados. Se
recomienda implementar un sistema de
seguimiento más eficiente para evaluar el

2 Documentación de registros
. contables – Área Financiera
3 Documentación de planes de
. Calidad .- Área de calidad
impacto de la capacitación en el desempeño
laboral.
Durante la auditoría interna de gestión de
calidad para el proceso de registros contables,
se evidencia un respaldo documental en las
transacciones contables claves, apoyando la
integridad y precisión de los registros
financieros.
Durante la auditoría interna del área de calidad,
se encontró una sólida implementación de los
procedimientos de calidad documentados y
una adecuada gestión de registros de calidad.
Se recomienda revisar de manera exhaustiva los
informes de auditoría anteriores para asegurar
que todas las acciones correctivas propuestas
se hayan implementado efectivamente y se
estén monitoreando adecuadamente para
garantizar la mejora continua del sistema de
gestión de calidad.

 TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

En la auditoría de calidad que abarcará los departamentos de calidad, financiero y recursos

humanos, se utilizarán diversas técnicas y estrategias de comunicación para garantizar una
evaluación exhaustiva y efectiva de los procesos. Estas incluirán reuniones de apertura y
cierre con los responsables de cada departamento para establecer expectativas y revisar los
hallazgos, entrevistas con el personal clave para comprender los procedimientos y desafíos
específicos de cada área, revisión de documentos y registros pertinentes, y la presentación
de informes claros y detallados al equipo directivo al finalizar la auditoría. Además, se
fomentará una comunicación abierta y transparente durante todo el proceso para abordar
cualquier preocupación o pregunta que pueda surgir, garantizando así una evaluación
integral y una colaboración efectiva entre los diferentes departamentos auditados.

 TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE

INFORMACIÓN

Se diligenciará lista de chequeo en cada uno de los proyectos:

ITEM ASPECTOS CUMPLE NO OBSERVACIONES

CUMPLE
1 Revisión de Cumple Se revisaron los documentos pertinentes,
documentos incluyendo políticas, procedimientos, registros
de personal, documentación de calidad, registros
contables y de capacitación. Se encontró que la
mayoría de los documentos estaban completos y
actualizados.
2 Entrevistas con Cumple Se realizaron entrevistas con el personal clave de
personal clave los departamentos financiero, de calidad y
recursos humanos. Se obtuvo información
 relevante sobre los procesos y procedimientos
en cada área.
3 Revisión de Cumple Los registros de calidad fueron revisados
registros de meticulosamente. Se encontró que los registros
calidad estaban bien mantenidos y reflejaban
adecuadamente las actividades realizadas en
cada departamento.
4 Observación in Cumple Se realizaron observaciones in situ de los
situ de procesos en los departamentos auditados. Se
procesos verificó que los procesos se llevan a cabo de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
5 Análisis de Cumple Se analizaron los informes y datos disponibles en
informes y los departamentos. Se encontró que la
datos información proporcionada era precisa y
coherente con los registros revisados.

 GENERACIÓN DE HALLAZGOS

FECHA: 16 de mayo de 2024 Auditores: Nataly Castaño y Patricia Naranjo

PROCESO AUDITADO: Calidad, Auditado: Nelson Manrique

financiero y recursos humanos
No. Evidencias Criterios Hallazgos de auditoría C NCM NC
de de m
Auditoría Auditoría
1 Revisión de Docume Se encontró que la
documentos nto ARH mayoría de los
-432 documentos estaban
X
Procedimie completos y
nto de actualizados.
trabajo de

ISO
9001/2015
2 Entrevistas con Formato . Se obtuvo información
personal clave relevante sobre los
entrevista
procesos y
estructurad procedimientos en cada
a área.
X

3 Revisión de Responsabil Se encontró que los

registros de idades, registros estaban bien X
calidad procesos y mantenidos y reflejaban
estándares adecuadamente las
actividades realizadas en
cada departamento.
4 Observación in Procesos de Se verificó que los
cada procesos se llevan a cabo
situ de de acuerdo con los
departament X
procesos o procedimientos
establecidos.
5 Análisis Informes de Se encontró que la
de cada información X
proporcionada era
informes departamen precisa y coherente con
y datos to los registros revisados.

 FINALIZACIÓN Y CIERRE DE AUDITORIA

Versión NT-002
ACTA DE ASISTENCIA REUNIÓN DE APERTURA
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD Acta 001
No.
Fecha 16/05/2024

OBJETIVO Revisar del cumplimiento del sistema de gestión de calidad de los

departamentos de recursos humanos, financiero y de calidad de la
empresa MP S.A.
Oficina:
FECHA/HORA 16/03/2024 12:00 LUGAR Cl. 82 #50bb-30
p.m. 209

RESPONSABLE Ingeniero Nelson

Manrique
ALCANCE La Auditoria está proyectada para los procesos del departamento
RECURSOS HUMANOS, FINANCIERO Y CALIDAD. Esta auditoria
aplica para la revisión del cumplimiento de la NORMA ISO 9001
del 2015.
CRITERIOS  Norma ISO 9001 /2015.
 Manual de procedimiento de
campo.
 Matriz de riesgos.
 Formato de campo.
FECHA 15 de Mayo del HORA 7:30
APERTURA 2024 a.m.
FECHA CIERRE 16 de Mayo de 2024 HORA 12:00
p.m.
NOMBRE ÁREA FIRMA APERTURA FIRMA
CIERRE
Andrea Carvajal Departamento de Firma Andrea Firma Andrea
recursos humanos Carvajal Carvajal
Pedro Mazo Departamento Firma Pedro Firma Pedro
Rodríguez financiero Mazo Mazo
Rodrígu Rodríguez
ez
Luz Elena Rojas Departamento de Firma Luz Firma Luz Elena
calidad Elena Rojas
Rojas

 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Tras llevar a cabo la auditoría interna en los departamentos financiero, de calidad y

recursos humanos, se pudo constatar que en general, los procesos y procedimientos
en cada área están bien establecidos y documentados. Se identificaron áreas de
mejora en cuanto a la documentación de algunas transacciones contables y en el
seguimiento de las acciones correctivas propuestas en auditorías anteriores. Se
recomienda implementar medidas para fortalecer la documentación contable y
mejorar el seguimiento de las acciones correctivas, lo que contribuirá a una gestión
más eficiente y efectiva en cada departamento.

 CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE

1. En el desarrollo interno de una auditoría, es importante tener en cuenta las

siguientes generalidades, revisión de documentos, comunicación, recolección y
verificación, generación de hallazgos de auditoria, conclusiones de auditoria y la
realización de la reunión de cierre.
2. La revisión documental durante la realización de la auditoría, permite
familiarizarse con los procesos, políticas y registros relevantes, proporcionando
una base sólida para la auditoría y asegurando que se evalúen adecuadamente
todos los aspectos relevantes.
3. La comunicación durante la auditoría, implica la comunicación efectiva con el
personal de la organización durante el proceso de auditoría, para obtener
información, aclarar dudas y asegurar la colaboración de todos los involucrados.
4. La recolección y verificación de la información, consiste en recopilar información
relevante para la auditoría, asegurando su exactitud y confiabilidad a través de la
verificación cruzada con diferentes fuentes.
5. La generación de hallazgos de auditoría, se refiere a la identificación y
documentación de desviaciones, deficiencias o áreas de mejora encontradas
durante la auditoría, basadas en los criterios establecidos.
6. La preparación de conclusiones de auditoría, implica el análisis de los hallazgos
de la auditoría para llegar a conclusiones sobre el grado de cumplimiento de los
criterios establecidos y la efectividad de los controles internos.
7. La realización de la reunión de cierre, es la última etapa de la auditoría, donde se
presentan los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones a la dirección y
se discuten para llegar a un entendimiento común sobre los resultados de la
auditoría.
8. Estas generalidades son fundamentales para el desarrollo eficaz de una auditoría
 interna, asegurando que se obtenga la información necesaria, se identifiquen las
áreas de mejora y se comuniquen claramente los resultados a la dirección.

Bibliografía:

https://www.cecep.edu.co/documentos/calidad/norma-iso-19011-2018.pdf