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YOLMAN DIAZ RINCON

ACTIVIDAD 3
a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un
memorando, a la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un
formato para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo
formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la
auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunin de apertura y cierre de la auditora.
CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestin Documental
Lder de Transferencias Documentales
Lder de Archivo Central
Lder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: SEPTIEMBRE 19 de 2014
DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de
la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y
accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.
La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Transferencias
Documentales, el Lder de Archivo Central y por el Lder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en
las instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

YOLMAN DIAZ RINCON
REUNION DE APERTURA
Gerencia de Calidad Fecha: SEPTIEMBRE 19 de 2014
Representante de
Calidad:
Ing. MARHA RIAO
Auditor Lder: SANDRA MAILER SANCHEZ
Equipo Auditor:
YOLMAN DIAZ RINCON
MIREYA SEPULVEDA
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo.
Determinacin del grado de conformidad del sistema de
gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Alcance:
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Metodologa
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.




YOLMAN DIAZ RINCON

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

MARTHA RIAO Representante de
Calidad

SANDRA SANCHEZ Auditor Lder
YOLMAN DIAZ Equipo Auditor
MIREYA SEPULVEDA Equipo Auditor




b) Revisin documental durante la realizacin de la auditora.








Documentos de
Referencia:
TRD. Procedimiento de transferencia documental para
garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la informacin transferida.

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentacin completa

Horario de apertura del servicio.
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en
lugar visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.
Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos
Procedimiento de atencin de trasferencias
documentales de Archivos de gestin a archivo
central.
Procedimiento de entrega y transferencia
documental de archivo central hacia archivo inactivo.
Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de Gestin Documental.



YOLMAN DIAZ RINCON
c) Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de
comunicacin que usar durante la auditora.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de direccin y a la alta
gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estndares de
comunicacin y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
amplia de partes interesadas a desarrollar.
d) Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o
estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la
auditora (ejemplo: lista de Chequeo).
LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificacin: X
Manual de Calidad (Documentacin nivel I) X
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III) X
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) X
Documentacin completa X

Horario de apertura del servicio.
X



Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar
visible.
X



Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. X

e) Generacin de hallazgos de auditora.
se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los
numerales:

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1);
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1);
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1);
8.2.2 Auditora interna (1);
8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No
conformidades encontradas.

Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora
anterior.


YOLMAN DIAZ RINCON
f) Prepare y realice las conclusiones de auditora.
3. INFORME AUDITORA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE AUDITORIA
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema
de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos
reglamentarios
Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la
produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1);
y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditora anterior.

ASPECTOS RELEVANTES
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.
ASPECTOS POR
MEJORAR
La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, del
ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a
partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin
de los procesos por el personal responsable.
La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el
propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.
YOLMAN DIAZ RINCON
RESPONSABILIDAD DE
LA DIRECCION
La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del
negocio de la empresa.
La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que
permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus
causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la
eliminacin de sus causas.
CONFIABILIDAD DE LA
AUDITORIA INTERNA
La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de
auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
parte del auditor principal.
En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.
RESULTADO DEL
SEGUIMIENTO DE LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS DE LA
AUDITORA ANTERIOR.
Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa
para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,
de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior.
Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2),
4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin
implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos
y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.
Fecha de ejecucin: 19 SEPTIEMBRE de 2014
Reunin de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunin de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.







YOLMAN DIAZ RINCON
g) Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

REUNION DE CIERRE
Gerencia de Calidad Fecha: Marzo 29 de 2014
Representante de
Calidad:
MARTHA RIAO.
Auditor Lder: SANDRA SANCHEZ
Equipo Auditor:
YOLMAN DIAZ
MIREYA SEPULVEDA
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo.
Determinacin del grado de conformidad del sistema de
gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Alcance:
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Metodologa
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.


YOLMAN DIAZ RINCON
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

MARTHA RIAO Representante de
Calidad

SANDRA SANCHEZ Auditor Lder
YOLMAN DIAZ Equipo Auditor
MIREYA SEPULVEDA Equipo Auditor




h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los
procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua)

La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC
y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe
tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con
una frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus
procesos, garantizando as la calidad de la labor que desempea en su
campo econmico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma.

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